リモートでチームの生産性を高める方法

イントロ

コロナウイルスの大流行以前は、リモートワークがもてはやされたが、オフィスワークにはリモートワークにはない利点がいくつかあった。

オフィスワークの利点の中で最も見過ごされているのは、企業が従業員のパフォーマンスに影響を与えることができるという点です。つまり、マネージャーが社員の問題を議論したり、個人的にパフォーマンスを上げるためのインセンティブを与えることができるということです。リモートワークは、チームの生産性を上げたいと考える企業にとって新しい挑戦となります。

最近の在宅勤務へのシフトは、企業の生産性への取り組み方を変えたかもしれませんが、それで終わりではありません。とはいえ、リモートでチームの生産性を高めるために適用できる生産性向上や時間管理のハックはたくさんあります。ここでは、その方法をご紹介します。

従業員の生産性を定義する

生産性とは、与えられた仕事を成功させるために必要な能力を定義したものです。つまり、仕事の効率です。社員が自分の責任を果たせば果たすほど、生産性は高くなります。

生産性という言葉は一般的によく使われる言葉ですが、従業員にとって生産性が何を意味するのか、それぞれの業務内容に応じて定義しておく必要があります。生産性に関する統計や事実を深く掘り下げることは、あなたとあなたのチームが生産性を高める方法についてより良く理解するのに役立ちます。従業員は、自分の仕事がどのように追跡され、判断されているかを知ることで、その後、改善の可能性について話し合うことができます。

また、採用時に定めた責任とビジネス目標から、彼らのパフォーマンスを測定するための単位を設定する必要があります。

広義には、従業員の仕事に関する以下のいずれかの側面に基づいて生産性を測定することになります。

• 与えられたタスクが時間内に完了する率
• 一定時間内に完了したタスクの数
• 標準作業手順書（SOP）で説明されている、与えられた作業を完了する能力
• 上司、同僚、顧客からのフィードバック
• 勤務時間中の対応可能性

これらの属性は、各従業員の職務責任に採用されるべきものです。

カスタマーサポートの場合、生産性の指標は、顧客満足度、平均通話時間、解決したチケットの数です。開発者の場合は、納品されたコード、コード回転率、プロジェクト完了までの時間などが考えられます。マーケティング担当者であれば、リード1件当たりのコスト、獲得コスト、生成されたリードの数などを使用できます。

どのような指標を使うにせよ、その生産性の測定値を伝えてから、業績について話し合うようにしましょう。

明確な在宅勤務ポリシーの策定

在宅勤務は一部の人にとって万能薬に思えるかもしれませんが、現実にはこの勤務形態にはデメリットがあることが分かっています。Bufferの「2019 State of Remote Work」レポートによると、リモートワークの形態で最も多く報告された問題は、勤務時間後に仕事から切り離されること（22％）、孤独（19％）、コミュニケーション（17％）だったそうです。

このような課題を見過ごすのではなく、在宅勤務ポリシーを策定して取り組む必要があります。たとえ、パンデミックによってホームオフィスが主流になったとしても、リモートワーカーの期待を定義する在宅勤務ポリシーを保持しておきたいものです。

このポリシーには、従業員がどのようなツール（ソフトウェアやハードウェア）を使うべきか、どのような時間帯にコミュニケーションをとるべきか、どのように自分自身と会社を守るべきか、などが含まれている必要があります。

リモートワークが従業員にもたらす課題を考慮し、ポリシーは積極的に対応すべきです。例えば、在宅勤務制度では、1日の終業時刻を明記したり、社員が交流できるオンラインイベントを公開したりすることができます。

ポリシーには、さまざまなコミュニケーションチャネル、その使用方法、どのような状況で使用するかを示す必要があります。例えば、個人的な連絡や全社的な連絡にはSlack、より具体的な連絡にはメール、通話にはZoom、プロジェクト管理にはAsanaといった具合です。

また、新しいコンピューター、より高速なインターネット接続、オフィス関連機器（テーブル、椅子など）を必要とする社員には、会社の方針としてボーナスを支給する必要があります。

従業員エンゲージメントプログラムの開発

リモートワークが一時的とはいえ標準的な働き方として急速に普及したことで、多くの社員がその難しさをより深く感じるようになりました。その対策として、従業員が仕事に満足できるような従業員参加型のプログラムを開発することが望まれます。

最近のギャラップ社の世論調査によると、仕事に従事していると感じている回答者は32％で、残りの50％と17％はそれぞれ従事していない、または従事していないと答えています。

エンゲージメントプログラムは、従業員と組織を結びつけ、現在のエンゲージメント感情を望ましい最適なレベルまで高めることを目的としています。高い従業員エンゲージメント率は、定着率、忠誠心、生産性を一挙に促進することが分かっています。

まずは、現在のエンゲージメントレベルを明らかにするための調査を実施する必要があります。従業員に聞いてみてください。

• 現在の職務をどのように感じていますか？
• 仕事について変えたいと思うことは何ですか？
• ワーク・ライフ・バランスにどの程度満足していますか？

エンゲージメントプログラムは、ベストプラクティスと、調査で見つかった問題を解決するためのソリューションを組み合わせて構築します。一般的なベストプラクティスとしては、ポイント制の報酬プログラムの開発、ウェルネスプログラムの提供、全社的なネットワーク形成の促進などがあります。

また、このプログラムは、従業員からのフィードバックを受け、会社が従業員の精神的・職業的な幸福に配慮していることを示すものでなければなりません。このプログラムを既存の従業員や新しく採用した従業員とオープンに共有し、最初から正しい期待を抱かせるようにしましょう。

ワークライフバランスの推進

Bufferの調査によると、リモートワーカーにとってワークライフバランスは問題であることがわかります。米国在住のフルタイム社員1,004人を対象に行った別の調査では、リモート社員の29％がワークライフバランスに悩んでいると答え、31％がメンタルヘルスで休みが必要になったことがあると回答しています。

たとえ理論上、社員がいつでもパソコンを閉じることができたとしても、ほとんどの社員は責任感が強く、真剣に仕事に取り組んでいます。会社にとっては喜ばしいことですが、従業員にとっては、このような態度は生産性を低下させることになります。

会社は、社員がいつ、どんな状況で仕事をやめ、何時に出社すればよいかを説明し、必要であれば強制することで、ワーク・ライフ・バランスを積極的に推進する必要があります。

リモートワーカーを幸せにする最善の方法は、労働時間を自由に設定できるようにすることです。カスタマーサポートや営業担当のように特定の時間帯に顧客と接する必要がない限り、ほとんどの社員はいつでも自分の責任のほとんどを果たすことができます。

あるいは、「ほとんどの仕事と同じ時間帯に一定の勤務をしなければならない」と伝え、それ以外の勤務時間は好きなように埋めさせるという方法もあります。

ポモドーロ・テクニックのように、仕事から解放されるような生産性向上テクニックを共有することも検討しましょう。また、連続勤務時間が一定時間に達すると通知されるタイムトラッキングアプリを利用するのもよいでしょう。

グローバルな人材派遣会社ロバートハーフの調査によると、ワークライフバランスを経験した労働者は、バランスを取るのに苦労している労働者に比べて、2倍の幸福感と高い生産性、そして雇用主への高い忠誠心を示していることがわかりました。

チームの生産性を測定する

従業員の作業効率を把握するための指標は、生産性向上のための戦術の基礎となるものです。これは、オフィスワーカーのような直接的なフィードバックが得られないリモートワーカーにとって特に重要なことです。

個人的な好みではなく、客観的で透明性のある分析によるものであれば、従業員はフィードバックを受けることに好感を持ちます。社員はこのフィードバックをもとに仕事の効率を高め、ひいては仕事の満足度やエンゲージメントに影響を与えることができるのです。

冒頭で説明したように、定義した指標をもとに、社員が到達すべき目標を定めます。この目標は、過去のデータ、業界のベンチマーク、またはマネージャーと従業員の社内での議論に基づいて設定することができます。

各従業員の指標をチェックするスケジュールを決め、少なくとも四半期ごとに実施する。また、各目標を月単位、週単位に分解し、上司にそのパフォーマンスを追跡してもらう。

各従業員の目標達成状況を分析し、データから適切なフィードバックを行う。従業員やチームが目標を達成できなかった場合は改善計画を立て、目標を超えた場合は公的な支援を行う。