Kuidas rakendada äritehnoloogilisi uuendusi ilma tegevust häirimata

Intro

Tänapäeva kiire ärikeskkonnas tähendab konkurentsivõime säilitamine sageli tehnoloogia uuendamist, et vabaneda vananenud tehnoloogiast.

Kahjuks võib tehniliste uuenduste rakendamine tunduda köielkõndimisena. Ühelt poolt on vaja ajakohastada, et pidada sammu tööstusharu suundumustega. Teisest küljest ei saa te endale lubada oma igapäevase tegevuse häirimist.

Hea uudis? Õige lähenemise korral võite saada mõlemast maailmast parima. Siin on kirjeldatud, kuidas rakendada äritehnoloogia uuendusi, ilma et teie toimingud satuksid kaosesse.

Hinnake oma praeguseid süsteeme ja vajadusi

Enne mis tahes tehnoloogiauuendusse sukeldumist astuge sammu tagasi ja hinnake oma praeguseid süsteeme. Mis töötab hästi? Mis takistab teid? Tehke kindlaks oma tegevuse valupunktid ja kitsaskohad. See aitab teil täpselt kindlaks teha, kus on vaja uuendusi, ja vältida muudatuste tegemist lihtsalt nende pärast.

Küsige endalt: Millised on teie ärieesmärgid? Kas soovite suurendada tõhusust, parandada kliendikogemust või laiendada oma tegevust? Teie vastused suunavad teie tehnoloogilisi otsuseid ja tagavad, et uuendused on kooskõlas teie eesmärkidega. Pidage meeles, et mitte iga särav uus tööriist ei ole investeeringut väärt - keskenduge lahendustele, mis pakuvad tõelist väärtust.

Ärge kartke luua sidemeid kolmandate osapoolte tehnoloogiaekspertidega, kes aitavad teil alustada. Äritehnoloogia allhankijatega tegelevad ettevõtted võivad aidata teie sarnastel ettevõtetel uuendada vananenud süsteeme ilma probleemideta.

Kaasake oma meeskond algusest peale

Teie meeskond on teie tegevuse eesliinil, seega on nende panus hindamatu väärtusega. Kaasake nad varakult planeerimisprotsessi. Küsige nende tagasisidet praeguste süsteemide kohta ja selle kohta, milliseid parandusi nad sooviksid näha. See ei aita teil mitte ainult teha paremaid otsuseid, vaid panustab ka teie meeskonda muudatustesse.

Kui teie meeskond tunneb, et teda kuulatakse, võtab ta uue tehnoloogia tõenäolisemalt omaks, kui et ta sellele vastu seisab. Lisaks sellele on neil esmane teadmine võimalikest probleemidest ja nad saavad aidata teil ennetada probleeme enne nende tekkimist.

Valige õige tehnoloogiapartner

Kõik tehnoloogiapakkujad ei ole võrdsed. Otsige partnerit, kes mõistab teie tööstusharu ja kellel on tõestatud edukate rakenduste kogemus. Hea partner teeb teiega koostööd, et vähendada häireid ja tagada sujuv üleminek.

Küsige juhtumiuuringuid või viiteid sarnastelt ettevõtetelt. Veenduge, et nad pakuvad tugevat tuge ja koolitusvõimalusi. Viimane asi, mida soovite, on jääda hätta, kui midagi läheb valesti.

Ütleme, et tegelete oma meditsiiniettevõtte meditsiiniliste dokumentide üleminekuga digitaalsele vormingule. Kui see on nii, siis peaksite tegema koostööd elektrooniliste meditsiiniliste dokumentide (EMR) konverteerimisele spetsialiseerunud tehnoloogiaettevõttega - sellega saate kasutada TrueNorthi ja teiste sarnaste ekspertide EMR-konversiooni.

Looge üksikasjalik rakendusplaan

Hästi läbimõeldud plaan on teie parim kaitse operatiivsete häirete vastu. Jagage rakendusprotsess hallatavateks etappideks. Alustage katseprogrammiga, et katsetada uut tehnoloogiat väikeses mahus. See võimaldab teil tuvastada ja lahendada kõik probleemid enne kogu ettevõtte hõlmavat kasutuselevõttu.

Seadke selged tähtajad ja vahe-eesmärgid, kuid arvestage ka mõningase paindlikkusega. Võib juhtuda ootamatuid viivitusi, seega on oluline, et on olemas puhver. Määrake vastutus konkreetsetele meeskonnaliikmetele, et tagada vastutus ja hoida projekt õigel teel.

Suhtle selgelt ja sageli

Kommunikatsioon on võtmetähtsusega iga tehnilise uuenduse ajal. Hoidke oma meeskonda igal sammul kursis. Selgitage, miks muudatused toimuvad, kuidas need ettevõttele kasulikud on ja mida ülemineku ajal oodata.

Olge läbipaistev võimalike probleemide osas ja selle osas, kuidas te kavatsete neid lahendada. See suurendab usaldust ja vähendab ärevust. Regulaarne ajakohastamine, kas e-kirjade, koosolekute või spetsiaalse projektiportaali kaudu, hoiab kõik ühel ja samal leheküljel.

Anda põhjalik koolitus

Isegi parim tehnoloogia ei anna tulemusi, kui teie meeskond ei oska seda kasutada. Investeerige põhjalikku koolitusse, et tagada sujuv kasutuselevõtt. Paku erinevaid koolitusvorme, näiteks isiklikke seminare, videoõpetusi ja kasutusjuhendeid, et võtta arvesse erinevaid õppimisstiile.

Ärge lõpetage algkoolitusega - pakkuge jätkuvat tuge, kui teie meeskond kiireneb. Kaaluge oma organisatsioonis nn tehnoloogiameistrite määramist, kes saavad aidata oma kolleege ja olla kontaktressursiks.

Testimine ja täiustamine enne täielikku kasutuselevõttu

Enne uue süsteemi täielikku kasutuselevõttu viige läbi põhjalik testimine. Simuleerige reaalseid stsenaariume, et tuvastada võimalikke tõrkeid või ebatõhusust. Koguge oma meeskonnalt tagasisidet ja tehke vajalikud kohandused.

See testimisfaas on oluline, et tuvastada probleemid varakult ja tagada, et tehnoloogia vastab teie vajadustele. Parem on kulutada praegu lisaaega süsteemi täiustamiseks kui hiljem suurte probleemidega tegeleda.

Minimeerimine strateegilise ajastamisega

Tehnoloogia uuendamise puhul on ajastamine kõik. Planeerige rakendamine vähese aktiivsusega perioodidele, näiteks nädalavahetustele või tipptundide välisele ajale. See vähendab mõju teie tegevusele ja annab teie meeskonnale aega kohanemiseks.

Kui seisak on vältimatu, teavitage oma kliente ja sidusrühmi selgelt ajakavast. Pakkuge alternatiivseid lahendusi, näiteks ajutisi lahendusi või pikendatud tugiaega, et vähendada ebamugavusi.

Tulemuslikkuse jälgimine ja tagasiside kogumine

Kui uus tehnoloogia on kasutusele võetud ja töötab, jälgige tähelepanelikult selle toimivust. Jälgige peamisi näitajaid, et mõõta selle mõju teie tegevusele. Kas näete oodatud paranemist tõhususes, tootlikkuses või klientide rahulolus?

Küsige tagasisidet oma meeskonnalt ja klientidelt. Kas neil on mingeid probleeme? Kas on valdkondi, kus süsteemi saaks parandada? Kasutage seda tagasisidet, et teha pidevalt täiustusi ja tagada, et tehnoloogia vastab jätkuvalt teie vajadustele.

Kasutage pilvepõhiseid lahendusi paindlikkuse tagamiseks

Pilvepõhised tehnoloogiad pakuvad võrratut paindlikkust ja skaleeritavust, mistõttu on need ideaalsed ettevõtetele, kes soovivad teha tehnoloogia uuendusi ilma suuremate katkestusteta. Erinevalt kohapealsetest süsteemidest saab pilvelahendusi sageli rakendada järk-järgult, võimaldades testida ja kohandada neid jooksvalt.

Pilveplatvormid võimaldavad ka kaugjuurdepääsu, mis on suur eelis, kui teie meeskond töötab mitmes kohas. Lisaks hoolitseb uuenduste ja hooldusega tavaliselt teenusepakkuja, mis vähendab teie IT-meeskonna koormust. Veenduge, et valite usaldusväärse teenusepakkuja, kellel on tugevad turvameetmed.

Kasutage automatiseerimist ülemineku sujuvamaks muutmiseks

Automatiseerimine võib olla mängu muutja tehniliste uuenduste ajal. Näiteks automaatsed andmemigratsioonivahendid võivad edastada teavet vanast süsteemist uude minimaalse käsitsi sekkumisega. See vähendab vigade ohtu ja kiirendab protsessi.

Samuti saate kasutada automatiseerimist, et tegeleda ülemineku ajal rutiinsete ülesannetega, vabastades oma meeskonna, et keskenduda kriitilisematele tegevustele. Näiteks saavad vestlusrobotid hallata klientide päringuid, kuni teie meeskond uue süsteemiga kurssi jõuab.

Kaasake oma kliendid protsessi

Teie kliendid on teie ettevõtte oluline osa, seega ärge jätke neid tehnilise uuenduse ajal pimedusse. Teavitage kõigist muudatustest, mis võivad neid mõjutada, näiteks ajutistest teenuse katkestustest või uutest funktsioonidest. Olge läbipaistev selle osas, kuidas uuendamine nende kogemust parandab.

Kui uus tehnoloogia hõlmab kliendile suunatud vahendeid, näiteks uuendatud veebisaiti või rakendust, kaaluge varajase tagasiside saamiseks beetaversiooni pakkumist. See mitte ainult ei tekita elevust, vaid aitab teil ka tuvastada ja parandada probleeme enne ametlikku turuletulekut.

Õppida teistelt ettevõtetelt

Te ei pea tehnilisi uuendusi tehes ratast uuesti leiutama. Vaadake inspiratsiooni teistelt oma valdkonna ettevõtetelt. Kuidas nad on edukalt rakendanud uusi tehnoloogiaid? Milliste väljakutsetega on nad kokku puutunud ja kuidas nad need ületasid?

Osalege tööstuskonverentsidel, liituge veebifoorumitega või võrkuge kolleegidega, et koguda teadmisi. Teiste kogemustest õppimine võib aidata teil vältida tavalisi lõkse ja kiirendada oma rakendusprotsessi.

Investeerige muudatuste juhtimisse

Muutused on rasked, isegi kui need on paremuse poole. Seepärast on muudatuste juhtimine nii oluline osa iga tehnoloogilise uuenduse puhul. Struktureeritud lähenemine muudatuste juhtimisele aitab teie meeskonnal kiiremini kohaneda ja vähendada vastuseisu.

Alustage uuenduse visiooni ja kasu selge sõnastamisega. Rääkige oma meeskonna võimalikest muredest või hirmudest. Paku pidevat tuge ja tähista väikseid võite. Mida rohkem suudate muuta üleminekut koostööks, seda sujuvamalt see kulgeb.

Mõõtke investeeringu tasuvust (ROI), et kinnitada oma investeeringut.

Pärast uuendamise lõpuleviimist võtke aega, et mõõta selle investeeringu tasuvust (ROI). Kas näete oodatud paranemist tõhususes, tootlikkuses või klientide rahulolus? Kasutage andmeid, et kinnitada, kas uuendamine oli aega ja ressursse väärt.

Kui tulemused ei vasta ootustele, ärge paanitse. Kasutage andmeid, et teha kindlaks parandamist vajavad valdkonnad ja teha vajalikud kohandused. Mõnikord on uue süsteemi eeliste täielikuks ärakasutamiseks vaja pisut täpsustada.

Ole valmis ootamatusteks

Ükskõik kui hästi sa ka ei planeeriks, on alati võimalus, et midagi läheb valesti. Seepärast on oluline, et teil oleks olemas situatsiooniplaan. Tehke kindlaks võimalikud riskid ja töötage välja strateegiad nende leevendamiseks.

Näiteks, kui uus süsteem ebaõnnestub, kas saate kiiresti tagasi pöörduda vana süsteemi juurde? Kas teil on olemas varuressursid, et tulla toime suurenenud toetustaotlustega? Ootamatusteks valmisolek aitab teil lahendada probleeme minimaalsete häiretega.

Turvalisuse ja andmete terviklikkuse seadmine prioriteediks

Uue tehnoloogia rakendamisel peaks turvalisus olema alati esmatähtis. Andmekaitserikkumised ja küberrünnakud võivad halvata teie tegevust ja kahjustada teie mainet. Veenduge, et uus süsteem vastab tööstusstandarditele ja eeskirjadele, mis sõltuvad teie ettevõttest.

Tehke koostööd oma IT-meeskonna või tehnikapartneriga, et viia enne ja pärast uuendamist läbi turvaaudit. Krüpteerige tundlikud andmed, rakendage mitmefaktorilist autentimist ja kehtestage tugev juurdepääsukontroll. Ärge unustage regulaarselt varundada oma andmeid, et vältida andmete kadumist ülemineku ajal.

Tähistage edu ja õppige protsessist

Kui uuendus on lõpule viidud ja töötab tõrgeteta, võtke hetkeks aega, et tähistada oma edu. Tunnustage oma meeskonna rasket tööd ja kasu, mida uus tehnoloogia teie ettevõttele toob.

Samal ajal mõtiskle rakendamise protsessi üle. Mis läks hästi? Mida oleks võinud teha paremini? Dokumenteerige need õppetunnid, et teavitada tulevastest tehnilistest uuendustest ja tagada pidev täiustamine.

Viimased sõnad

Ettevõtte tehniliste uuenduste rakendamine ei pea olema häiriv katsumus. Kui hindate oma vajadusi, kaasate oma meeskonna, valite õige partneri, planeerite hoolikalt ja nii edasi, saate moderniseerida oma tegevust minimaalse seisakuga.

Õige lähenemise korral saate uue tehnoloogia enesekindlalt kasutusele võtta, teades, et olete oma ettevõtte tulevase kasvu ja pikaajalise edu jaoks valmis, ilma et ohverdaksite oma igapäevase tegevuse tõhusust ja stabiilsust. Nii et astuge edasi, astuge see samm edasi. Teie tulevikuvalmis ettevõte tänab teid.