5 sularaha käitlemise vigu, mis maksavad jaekaubandusettevõtetele raha

Sissejuhatus

Kui teie kassas on pidevalt puudujääke ja te ei suuda selle põhjust leida, siis olete kaugeltki mitte ainus. Väikesed sularaha puudujäägid võivad tunduda tähtsusetud, kuid need kasvavad kiiresti. Enamiku jaemüügiettevõtete jaoks ei ole tegelik probleem vargus. Probleemiks on halvad sularaha käitlemise harjumused, mida pole kunagi käsitletud. Hea uudis on see, et enamik neist probleemidest on lihtne lahendada, kui teate, mida otsida.

Miks sularaha käitlemine on endiselt oluline

Võite arvata, et sularaha on kadumas, kuid see ei ole kogu pilt. Sularaha moodustab endiselt olulise osa jaemüügitehingutest, eriti väikeste ostude puhul ja sellistes valdkondades nagu kiirtoidupoed, restoranid ja butiigid. Uuringud on näidanud, et jaemüügikaupluste sularaha kogukulud moodustavad 4,7% kuni 15,3% tuludest, kui arvestada tööjõu, vigade, varguste ja töötlemisaja kulusid. Kaupluse puhul, mille aastakäive on 500 000 dollarit, tähendab see kuni 76 500 dollarit vältimatut kahjumit.

Siin on viis kõige levinumat viga, mis võivad vähendada teie kasumit, ja kuidas neid parandada.

1. Täielikult käsitsi sularaha loendamine

Kui kogu sularahaprotsess toimub käsitsi, näiteks pangatähtede loendamine, müntide sorteerimine, paberil olevate sissemakseviitade täitmine ja kassalade käsitsi kontrollimine, kulutate rohkem aega ja raha kui vaja. Käsitsi protsessid on aeglased, veaohud ja ei ole skaleeritavad, kui töökoormus suureneb.

Iga tund, mille teie personal kulutab sularaha käsitsi loendamisele, on tund, mida ei kulutata klientide abistamisele või müügi edendamisele. Jaemüüjad, kes lähevad üle kommertspangatähtede loenduritele, vähendavad tihti päeva lõpu kontrollimise aega 30 minutilt alla viie minuti, vabastades tööjõudu produktiivsemateks ülesanneteks.

Uuringud näitavad, et sularaha käitlemise automatiseerimine võib aidata jaemüügikauplusel säästa kuni 500 töötundi kuus. Isegi väikese ettevõtte puhul on usaldusväärse rahatähtede loenduri või pimeda sularaha hoiustamisfunktsiooniga POS-süsteemi abil saavutatav ajasääst märkimisväärne.

Kiired võidud automatiseerimise alustamiseks:

• Investeerige sularaha loendurisse, millel on sisseehitatud võltsingute tuvastamise funktsioon.
• Uuendage oma POS-süsteemi, et jälgida sularahatehinguid ja märgistada lahknevusi
• Kasutage pimeda sularaha sissemakse funktsiooni, et kassapidajad ei näeks enne loendamist kogusummat

2. Meeskonna koolitamata jätmine sularahaprotseduuride osas

Paljud poeomanikud eeldavad, et sularaha käitlemine on intuitiivne. Lihtsalt anna vahetusraha, sulge kassalaegas ja mine edasi. Kuid koolitamata kassapidajad teevad loendamisvigu, langevad kiire vahetusraha pettuste ohvriks ja arendavad välja halvad harjumused, mis nädalast nädalasse vaikselt kasumit vähendavad.

Jaemüügi kahjum on kasvav probleem ettevõtetele kogu riigis. National Retail Federationi 2023. aasta jaemüügi turvalisuse uuring näitas, et USA jaemüügi kahjum ulatus sel aastal 112,1 miljardi dollarini, millest olulise osa moodustasid sisemised vead ja töötajatega seotud probleemid. Kõik see ei ole tahtlik vargus. Suur osa sellest tuleneb ausatest vigadest, mida teevad inimesed, kes pole kunagi õppinud õigeid protseduure.

Mida peaks hõlmama nõuetekohane sularahaalane koolitus:

• Loendage tagasi vahetusraha alates väikseimast nimiväärtusest kuni suurima nimiväärtuseni
• Kontrollige pangatähed enne nende kassasse panemist
• Teatage valitud summa valjusti
• Tühistamiste ja tagasimaksete korrektne töötlemine

Tehke see osaks uute töötajate sisseõppest ja ärge jätke seda uute töötajate enda ülesandeks tööl selgeks saada.

3. Töötamine ilma standardse töökorra järgimiseta

Kui teie sularaha käitlemise protsess varieerub vahetuste või töötajate vahel, kutsute probleeme esile. Ebaühtlane tegevus kahjustab kõike alates kliendikogemusest kuni teie jaemüügi otsinguvõimaluste nähtavuseni. Ilma kirjalike, standardiseeritud protseduurideta puudub võrdlusalus ja erinevusi on peaaegu võimatu jälgida.

Kindel sularaha käitlemise poliitika peaks hõlmama, kuidas loendatakse kassad vahetuse alguses, millal ja kuidas tehakse sularaha sissemakseid, kellel on juurdepääs seifile ja mis juhtub, kui ilmneb erinevus. Mõelge sellele kui oma poe sularaha käitlemise juhendile.

Valdkond	Mida standardiseerida
Kassade seadistamine	Fikseeritud algsumma iga vahetuse jaoks
Sularaha limiidid	Kassas enne raha väljavõtmist lubatud maksimumsumma
Sularaha väljavõtmine	Kes neid teostab, kuidas neid dokumenteeritakse, kes allkirjastab
Turvaline juurdepääs	Piiratud kindlate juhtidega, kellel on registreeritud sissepääs
Kõrvalekalded	Selge protsess ülemäärade/puudujääkide teatamiseks ja uurimiseks

Kui kõik järgivad sama protsessi, on vigu ja kahtlast tegevust lihtsam märgata. Tegevuste standardimine on sama oluline ka kohaliku otsingu kaudu poodi külastajate arvu suurendamisel, kus järjepidevus samuti tasub end ära.

4. Vahetuste vahetuse kokkuleppimise vahelejätmine

Siin on stsenaarium, mis mängitakse igapäevaselt läbi jaemüügikauplustes: üks kassapidaja lõpetab oma vahetuse, järgmine hüppab kassasse ja keegi ei loenda vahepealset kassalauakappi. Kui numbrid ei klapi sulgemisel, pole võimalik välja selgitada, milline vahetus probleemi põhjustas.

Iga kord, kui kassasahtel vahetab omanikku ilma loendamiseta ja kontrollimiseta, tekib vastutuse puudumine. Need lüngad suurenevad aja jooksul. Lahendus on lihtne: iga vahetuse vahetuse korral tuleb kassasahtel täielikult üle loendada, ideaalis nii lahkuva kui ka uue töötaja poolt allkirjastatult. See võtab vaid paar minutit, kuid võib aasta jooksul säästa sadu, kui mitte tuhandeid dollareid jälgimata kahjudest.

5. Kassaprotsesside auditeerimata jätmine

Te ei juhiks oma äri ilma varusid kontrollimata. Miks siis raha auditeerimist vahele jätta? Paljud jaemüügikauplused teevad kontrolli ainult siis, kui on ilmne probleem, mis tähendab tavaliselt, et kahju on juba tehtud.

Regulaarsed sularaha auditeerimised on üks tõhusamaid kontrollimeetmeid, mida saate rakendada. Sertifitseeritud pettuste uurijate ühingu 2024. aasta aruande kohaselt toimub ligikaudu kolmandik pettustest seetõttu, et ettevõtetel puuduvad sisekontrollimeetmed. Need aitavad vigu varakult avastada ja toimivad tugeva hoiatava tegurina. Töötajad on vähem kaldunud reegleid rikkuma, kui nad teavad, et sularaha arvestust kontrollitakse regulaarselt.

Lihtne ja toimiv auditeerimiskava:

• Nädalas: kontrollige juhuslikult kahte või kolme sahtlit POS-andmete põhjal
• Kuu jooksul: vaadata läbi kõik sularaha sissemaksete andmed ja märkida mustrid
• Kvartali jooksul: sularaha käitlemise standardprotseduuride ja töötajate nõuetele vastavuse täielik läbivaatamine

KKK

Kui tihti peaksin oma kassasahtleid kontrollima?

Kontrollige vähemalt iga vahetuse alguses ja lõpus. Kui mitu kassapidajat jagavad ühte kassaaparaati, loendage ja kontrollige iga vahetuse ajal. Igapäevane kontrollimine on hädavajalik, et jälgida erinevusi.

Milline on mõistlik kassalaekade limiit väikesele poele?

Enamiku väikeste jaemüüjate puhul on see 200–500 dollarit. Õige summa sõltub teie keskmisest tehingu suurusest, sellest, kui tihti kliendid maksavad sularahas, ja teie piirkonna turvalisuse profiilist.

Kui palju maksavad sularaha käitlemise vead tegelikult?

NRF teatas, et 2022. aastal oli USA jaemüügi kadu 112,1 miljardit dollarit, millest märkimisväärne osa oli seotud haldus- ja töötajate vigadega, mitte otsese vargusega. Isegi 5–10 dollari suurused igapäevased erinevused võivad ühe poe puhul aastas kokku anda tuhandeid dollareid.

Kas peaksin kaaluma sularahata maksmise kasutuselevõttu?

Sularahata maksmine kõrvaldab sularaha käitlemise probleemid, kuid võõrandab kliente, kes eelistavad või peavad maksma sularahas. Paljud osariigid ja linnad nõuavad nüüd seadusega, et ettevõtted aktsepteeriksid sularaha. Parem lähenemisviis on pigem oma protseduuride karmistamine kui sularaha täielik kaotamine.

Milline on kõige mõjukam muudatus, mida ma teha saan?

Rakendada kirjalikke standardseid sularaha käitlemise protseduure. See loob vastutuse, annab auditeerimise aluse ja tagab, et kõik töötajad järgivad sama protsessi. Kõik muu tugineb sellele alusele.

Olulisemad järeldused

• Käsitsi sularaha loendamine raiskab tööaega ja suurendab vigade arvu. Põhiline automatiseerimine tasub end kiiresti ära.
• Koolitamata kassapidajad on üks suurimaid vältimatute sularahakaotuste allikaid jaemüügis.
• Kirjalikud SOP-d loovad vastutuse ja muudavad lahknevused palju lihtsamini jälgitavaks.
• Kontrollige alati kassalauad vahetuste vahetumisel. Ärge kunagi laske kassalaual vahetuda ilma seda üle lugemata.
• Regulaarsed sularahaauditid hoiavad ära pettusi ja aitavad avastada probleeme enne, kui need lumepallina kasvavad.