Чому вдосконалення процесів є життєво важливим для зростання агенції

Вступ

Розвивати SEO-агентство непросто. Але якщо у вашому бізнесі немає налагоджених робочих процесів, ви не просто пливете за течією, у вас є свинцеві грузила, прив'язані до вас.

Удосконалення процесів є життєво важливим для зростання будь-якого бізнесу. Однак для SEO це ще важливіше.

Ваша команда - це ваш найбільший ресурс (і найбільша стаття витрат) як організації, що надає професійні послуги. І якщо у вас немає систем для оптимізації робочих процесів SEO, ви будете витрачати свій прибуток, намагаючись створити цінності для клієнтів.

У цій статті ми розповімо про реальну вартість неефективних процесів у вашому SEO-агентстві та про те, що ви можете зробити, щоб оптимізувати робочі процеси вже сьогодні.

Справжня ціна неефективних процесів у вашому SEO-агентстві

Витрати на неефективні процеси підкрадаються зненацька.

В середньому працівники витрачають:

• 1,8 години на день на пошук документів
• 30 годин на місяць зустрічей (або 1,2 години на день)
• 4,1 години щодня у своїй поштовій скриньці

Ого.

Тож не дивно, що середньостатистичний офісний працівник має близько 2 годин 53 хвилин продуктивності на день.

Час порахувати, скільки це коштує вашому агентству.

За даними Indeed, середня зарплата SEO-фахівця становить $54 579. Якщо припустити, що вони продуктивні лише 3 з 8 годин на день (37,5%), ви втрачаєте близько $34 111,87 на рік на продуктивності на одного працівника.

Працювати з підрядниками, а не з працівниками?

Припустимо, ваші підрядники працюють 30 годин на тиждень за $50 на годину (нижня межа для ставок SEO). Але вони продуктивні лише 37,5% часу.

Тоді ви втрачаєте $45 000 на рік (30 годин на тиждень х $50 за годину х 48 тижнів - це $72 000 х 0,625 за відсоток втраченого часу).

Звичайно, це приблизні підрахунки.

Тим не менш, це показує, скільки часу і грошей йде на адміністрування та інші завдання, які безпосередньо не приносять клієнту результатів. Іншими словами, на роботу, яка знаходиться за межами компетенції.

Неефективні процеси виснажують ваш персонал

Витрати зростають і з інших причин. В результаті неефективних процесів ваш персонал працює менш продуктивно і відчуває більший стрес.

Це негативно впливає на ваш бізнес. Стресові працівники, поховані під горою адміністративних завдань, не мають часу зосередитися на досягненні результатів для своїх клієнтів.

Гірше того, ваша команда, як правило, буде працювати поза робочим часом, щоб впоратися із завданнями та надолужити згаяне.

Хоча таким чином ви можете повернути частину грошей, які втрачаєте на неефективних процесах, у довгостроковій перспективі це коштуватиме вам дорожче. Ваші співробітники будуть ображатися на вас. Якість їхньої роботи погіршиться. І вони не захочуть працювати у вашому агентстві.

Зрештою, вони підуть з вашої організації до більш ефективної агенції.

Це шкодить культурі вашого робочого місця. Вигорілі працівники, як правило, тягнуть за собою інших працівників. В результаті ваше робоче місце може стати токсичним.

Управління плинністю кадрів також є дуже дорогим. Зазвичай, заміна працівника коштує близько 1,5х - 2х зарплат праців ника.

Майте на увазі, що при цьому не враховуються витрати, пов'язані з негативним впливом на культуру на робочому місці, існуючих клієнтів та загальний бренд.

Справжня причина високої плинності кадрів у вашому агентстві

З заголовків новин "Велика відставка", "Інфляція" та "Тихе звільнення" можна легко зробити висновок, що всі і всюди незадоволені своєю роботою.

Але це не зовсім так.

Існує багато способів покращити культуру на робочому місці (краще спілкування, більше похвали, вища зарплата, кращі пільги), але всі вони ігнорують справжню причину незадоволеності. Люди звільняються з надмірно напруженої роботи, де брак структури та керівництва робить просту роботу набагато складнішою.

SEO вимагає часу.

Вам потрібен час на дослідження, створення та оптимізацію активів. Крім того, за допомогою аналітики надзвичайно легко пов'язати результати із зусиллями вашої команди. Тиск, який чиниться на команду, щоб досягти результатів через смугу перешкод неефективності, може швидко виснажити її.

Ось чому ваші робочі процеси є основою успіху вашого бізнесу.

Без чітко визначених процесів, підкріплених шаблонами, інструментами та стандартними операційними процедурами (СОП), вашій команді буде важко швидко досягти результату.

Натомість вони занурюються в калейдоскоп рутинних завдань, які поглинають їхні дні, а дедлайни та необхідність досягати результатів викликають у них стрес.

Зрештою, їм набридне і вони підуть.

Як покращити процеси у вашому SEO-агентстві (5 кроків)

Якщо проблема в неефективних процесах, то рішенням є їхнє вдосконалення.

Будьте готові. Зміни - це важко.

І як власнику SEO-агентства, вам доведеться витратити додатковий час і попрацювати заздалегідь. Це буде нелегко. Але воно того варте.

Виконайте ці п'ять кроків, щоб оптимізувати процеси у вашій організації.

1. Складіть схему робочих процесів

Ви не можете виправити процеси, поки не визначите, які процеси у вас вже є.

Ви можете використовувати дошку, стікери, папір для нотаток або такі додатки, як LucidChart чи Creately. Вам не потрібні наворочені технології. Але додатки краще підходять для віддалених агентств, тому що вони полегшують співпрацю.

Приклад робочого процесу онбордінгу клієнта, відображеного на наочних діаграмах

Оберіть проблемну ділянку у вашому бізнесі та почніть складати карту робочих процесів. Ви хочете бути якомога детальнішими.

Це може бути щось невелике, наприклад, пошук недоліків у вашому процесі оптимізації існуючих посад. Або ж це може бути більш складний робочий процес, наприклад, спроба оптимізувати процес адаптації нових клієнтів.

Після того, як ви виділили кроки в кожному процесі, запросіть свою команду до співпраці та перегляду. Вони проконтролюють, щоб ви нічого не пропустили.

2. Виявлення неефективності

Дуже легко побачити проблеми, коли ви все спланували.

Ви помітите вузькі місця, надмірності та інші уповільнення. Виділіть ці зони та обговоріть, чи потрібні вони вашій команді.

3. Знайти рішення

У вас є три шляхи для покращення робочих процесів:

• Усунути: Видаліть будь-який непотрібний процес.
• Консолідувати: об'єднати надлишкові процеси.
• Вдосконалюйтеся: Використовуйте інструменти, тренінги та шаблони для оптимізації процесів.

Більшу частину свого часу ви витрачатимете на вдосконалення процесів. Але є кілька важливих моментів, на які слід звернути увагу, перш ніж приймати будь-яке рішення.

Перш за все, поговоріть зі своєю командою, перш ніж впроваджувати будь-які нові інструменти. У них можуть бути інші рекомендації. Або їм може не сподобатися інструмент, який ви обрали. Ви хочете, щоб вони інвестували в будь-які нові платформи. Інакше ви витратите гроші на інструменти, якими ніхто не користується.

Крім того, навчання та шаблони вимагають часу та ресурсів для створення. Але в кінцевому підсумку це того варте. Замість того, щоб щоразу починати з нуля, ваша команда може виконати роботу в кілька кліків.

Найголовніше - створюйте відеоінструкції для складних процесів. Виписані СОПи корисні, але відео чітко окреслюють кроки, які має зробити ваша команда. Це заощадить час і допоможе уникнути розчарувань.

4. Модернізуйте свої процеси

Почніть з найбільш проблемних (неефективних) робочих процесів. Використовуйте дані, зібрані на перших кроках, для покращення процесів.

SEO передбачає низку процесів з детальними інструкціями на кожному кроці. Вам потрібні чітко визначені СОПи та відеоінструкції для складних кроків. Для простих завдань вам знадобляться детальні інструкції.

Люди по-різному обробляють інформацію. Чим більше деталей, комунікації та вказівок ви надаєте, тим легше вашій команді швидко і точно виконувати завдання.

А якщо ви впроваджуєте нові платформи, вам також потрібно буде створити процеси для навчання вашої команди роботі з цими інструментами.

Для досягнення найкращих результатів важливо мати когось, хто безпосередньо пов'язаний з робочим процесом, щоб наповнити його конкретним змістом. Це максимізує ефективність і гарантує, що ваша команда дотримується процесу.

Це трудомісткий процес, який вимагає багато часу та ресурсів. Він може розчаровувати і викликати головний біль. Але ви інвестуєте в майбутній успіх свого бізнесу. Це того варте.

5. Відстежуйте результати та рефлексуйте

Після того, як ваш новий процес буде впроваджено, ви повинні відстежувати результати і рефлексувати над робочим процесом. Після завершення завдання ви повинні попросити кожного члена команди поміркувати над робочим процесом.

Поставтесвоїй команді ці запитання щодо вдосконалення процесів:

• Що спрацювало?
• Що не спрацювало?
• Що можна було б покращити?
• А ви б його покращили?
• Чи є щось ще про цей процес, чим би ви хотіли поділитися?

Якщо ви цього ще не робите, вам варто відстежувати час, який ваша команда витрачає на виконання завдань.

З цим потрібно бути обережним, щоб це не виглядало як мікроменеджмент. Натомість, поясніть своїй команді, що хронометраж - це спосіб визначити, де "час відстій". Таким чином, ви зможете визначити пріоритети, які робочі процеси слід оптимізувати в першу чергу.

Без відстеження часу ви не можете бути впевнені, чи покращують ваші зміни робочі процеси.

Нарешті, вам слід організувати регулярні зустрічі для перегляду процесів і впровадження нових пропозицій від вашої команди. Це забезпечить оптимізацію роботи вашого SEO-агентства.

Не забувайте про це критично важливе завдання з покращення процесів

Ви не можете нічого покращити у своєму SEO-агентстві без підтримки керівництва. Дуже важливо розглядати вдосконалення процесів як інвестиції у вашу організацію.

Ви розробляєте розумніші способи роботи, щоб забезпечити кращі результати для своїх клієнтів, зменшити стрес для своєї команди та винагородити кожного з них. Зрештою, ви не зможете залучати нових клієнтів і збільшувати прибуток, якщо потонете в адміністративній роботі.

Проте, вона розвалиться без подальших дій з боку керівництва.

Ви повинні підтримувати і стимулювати зміни. Прислухайтеся до розчарування вашої команди та клієнтів. Заохочуйте всіх. Підкресліть, як ці вдосконалення процесів зроблять роботу менш напруженою і більш приємною.

З правильним мисленням, підходом і послідовністю ви можете створити більш приємне робоче місце і оптимізоване, більш прибуткове SEO-агентство.