Коли слід використовувати 1099 MISC проти 1099-NEC

Вступ

Коли справа доходить до сплати податків, фрілансери та підрядники повинні бути знайомі з двома важливими формами: 1099-NEC та 1099-MISC. Кожна з них має своє призначення, але часто виникає плутанина щодо того, яку з них використовувати. Протягом багатьох років компанії та самозайняті особи використовували форму 1099-MISC для звітування про доходи, які ще не були оподатковані. Однак із запровадженням форми 1099-NEC у 2020 році, спеціально для компенсацій, які не є винагородою працівникам, ситуація змінилася.

З чого слід почати, подаючи компенсацію для підрядників, які не є постійними працівниками? Яку форму обрати: 1099-NEC чи MISC? Цей посібник пояснить відмінності між цими формами та надасть інформацію про те, як правильно заповнити кожну з них, щоб забезпечити дотримання вимог законодавства при роботі з підрядниками.

Основна інформація про форми 1099 MISC та 1099 NEC

Починаючи з 2020 року, форма 1099 NEC замінила форму 1099 MISC як спеціальну форму для звітування про оподатковувані компенсації непрацівникам перед Податковою службою. Хоча форма 1099 MISC все ще використовується, зараз вона переважно застосовується для звітування про бізнес-платежі, такі як гонорари адвокатів, витрати на охорону здоров'я та оренду.

Що таке форма 1099-MISC?

Форма 1099-MISC - це податковий документ, який використовується для звітування про різні доходи, що перевищують $600 і не є частиною регулярної компенсації. До 2020 року вона використовувалася для звітування про доходи підрядників або фізичних осіб-підприємців, але зараз вона стосується виключно різних виплат.

Згідно з вимогами Податкової служби, компанії та фізичні особи повинні звітувати про такі види платежів:

• Орендні платежі
• Роялті
• Призи та нагороди
• Витрати на адвоката
• Платежі за медичні послуги та охорону здоров'я
• Надходження від страхування врожаю
• Доходи від діяльності рибальських човнів
• Грошові виплати, пов'язані з рибальством
• Виплати в розмірі $10 або більше в рамках брокерських операцій або роялті замість дивідендів чи відсотків, звільнених від оподаткування
• Дохід від прямих продажів споживчих товарів, призначених для перепродажу, перевищує $5 000

Що таке 1099 MISC?

Компанія повинна подати онлайн-форму 1099-MISC, якщо вона заплатила понад 600 доларів США фізичній або юридичній особі за різні витрати, такі як оренда, призи, нагороди або гонорари адвокатів.

Про що слід повідомляти у формі 1099-MISC?

Компанії повинні включити наступну інформацію до форми 1099 MISC:

• Спеціальні поля для конкретних видів доходу, включаючи орендну плату, роялті або призи та нагороди
• Скриньки для утримання федерального або державного прибуткового податку
• Будь-які іноземні активи, що підлягають утриманню відповідно до Закону про податкові вимоги до іноземних рахунків (FATCA)

Що таке 1099 NEC?

Форма 1099-NEC (Non-Employee Compensation) - це податкова форма, яка використовується американськими компаніями для звітування про виплати на суму понад 600 доларів США американським підрядникам, консультантам, фрілансерам та іншим самозайнятим особам, які надають послуги компанії, але не є її постійними працівниками.

Для чого потрібна форма 1099 NEC?

Компанії зобов'язані звітувати та подавати будь-яку річну компенсацію, що перевищує 600 доларів США, виплачену непрацівникам. Ця звітність подається за формою 1099-NEC, яка подається до Податкової служби.

До них належать незалежні підрядники, про виплату доходів яким платники можуть звітувати за формою 1099-ПДФО:

• Фрілансери
• Адвокати
• CPA
• Податкові фахівці
• Агенти з нерухомості, які не отримують винагороду як працівники, що використовують форму W-2

Про що слід повідомляти у формі 1099-NEC?

Подаючи форму 1099-NEC, компанії повинні вказати наступну інформацію:

• Назва, адреса, номер телефону та федеральний ідентифікаційний номер роботодавця (FEIN)
• Ім'я, адреса та податковий ідентифікаційний номер (ІПН) особи, яка не є працівником, як зазначено в її формі W-9
• Державний ідентифікаційний номер (за наявності)
• Загальна сума компенсацій непрацівникам, що перевищує $600, виплачена протягом попереднього року

У чому різниця між 1099 MISC та 1099 NEC

Основна відмінність між формами IRS 1099-NEC та 1099-MISC полягає у їх використанні. Форма 1099-NEC спеціально використовується для звітування про компенсації, що не є винагородою працівникам, і відповідає правилам резервного утримання. Форма 1099-MISC, навпаки, використовується для звітування про різні види різних виплат непрацівникам, а також включає в себе звітність для резервного утримання.

Для детального ознайомлення IRS надає інструкції щодо заповнення форм 1099-NEC та 1099-MISC, висвітлюючи їхні конкретні цілі та відмінності.

Які штрафи передбачені за пропуск строку подання форм 1099-MISC та 1099-NEC?

Порушення термінів подання 1099 MISC до 2024 року та 1099-NEC може призвести до штрафних санкцій, які залежать від того, наскільки пізно ви їх подали:

• Штраф у розмірі $50, якщо ви подаєте заяву протягом 30 днів.
• Штраф у розмірі $100, якщо ви подаєте декларацію із запізненням більше ніж на 30 днів, але до 1 серпня.
• Штраф у розмірі $260, якщо ви подаєте заявку до або після 1 серпня.

Точна сума буде залежати від того, коли ви подасте правильну декларацію. Якщо ви не можете податидекларацію вчасно, ви можете попросити про відстрочку, подавши** **Форму8809 до Податкової служби.

Форми 1099-MISC та 1099-NEC: як заповнити кожну з них

Готуючись до подання форм 1099, насамперед необхідно переконатися, що вони заповнені та подані вчасно. Ключова відмінність між формами 1099-MISC та 1099-NEC:

• Форма 1099-MISC: 31 березня, якщо подається в електронному вигляді (28 лютого, якщо подається в паперовому вигляді)
• Форма 1099-NEC: 31 січня

Нижче наведено розбивку процесу заповнення для кожної форми:

1. Подача документів до податкової інспекції

Копія А: Подання цієї форми до податкової служби є важливим для обох форм. Існує два способи подачі:

• Електронна подача: Це найшвидший спосіб, який використовує систему FIRE (подача інформації в електронному вигляді) Податкової служби США. Це допомагає зменшити кількість помилок і пришвидшити процес подання.
• Паперова подача: Це повільніший варіант, коли ви надсилаєте свої форми поштою на певну адресу за місцезнаходженням вашого бізнесу. Багато бухгалтерських програм або сервісів оплати послуг підрядників можуть подавати звітність в електронному вигляді від вашого імені.

2. Надсилання копій одержувачу

Надішліть одержувачу їхні копії (Копія Б і Копія 2). За їхньої згоди ви можете надіслати їх в електронному вигляді. Постачальники програмного забезпечення або послуг часто можуть виконати цей крок за вас.

3. Вимоги до державної реєстрації

Вимоги до подачі форм 1099-MISC і 1099-NEC відрізняються в різних штатах. Деякі штати вимагають подавати ці форми до штату, інші - ні.

Штати, звільнені від заповнення форми 1099, включають Аляску, Флориду, Іллінойс, Неваду, Нью-Гемпшир, Нью-Йорк, Південну Дакоту, Теннессі, Техас, Вашингтон і Вайомінг. Підприємствам, що працюють у цих штатах, не потрібно подавати форму 1099 до штату.

Вимоги до заповнення декларації можуть змінюватися, тому завжди перевіряйте актуальну інформацію в податковому органі кожного штату.

Кращі практики заповнення форм 1099-MISC та 1099-NEC

Помилки у формах 1099 є поширеним явищем, тому важливо пам'ятати, що вам може знадобитися подати більше однієї форми або взагалі не подавати жодної, залежно від ваших платежів:

• Тільки 1099-MISC: Використовується для звітування про конкретні типи виплат, крім заробітної плати.
• Тільки 1099-NEC: Використовується для звітування про компенсації, що не є винагородою працівникам.
• Обидві форми: Необхідна при оплаті послуг незалежного підрядника на суму понад 600 доларів США та при оплаті оренди на суму понад 600 доларів США.
• Жодної форми: Не потрібна, якщо незалежному підряднику платять лише $300 за рік і не здійснюють інших платежів.

Якщо вам потрібно подати одну з цих форм, переконайтеся, що ви дотрималися термінів подачі і що вся інформація є точною, включаючи ідентифікаційний номер платника податків або номер соціального страхування одержувача.

Висновок

Розуміючи важливі відмінності між формами 1099-MISC і 1099-NEC, компанії та незалежні підрядники можуть забезпечити дотримання податкового законодавства, спростивши при цьому процеси управління фінансами. Точно звітуючи про ці платежі за відповідною формою, компанії не тільки відповідають вимогам IRS, але й ведуть чіткий облік, що може сприяти безперешкодному здійсненню фінансових операцій та поданню звітності. Завжди консультуйтеся з податковим фахівцем, якщо у вас є сумніви щодо того, яку форму використовувати.