Переваги табеля обліку робочого часу, про які повинен знати кожен власник бізнесу

Вступ

У сучасному бізнес-середовищі облік робочого часу співробітників має величезне значення. Він дає уявлення про те, як використовуються ресурси і як витрачається час на різні проекти.

Традиційно компанії значною мірою покладалися на табелі обліку робочого часу, які фіксували дані про робочий час у табличному форматі для відстеження робочого часу. Однак з появою технологій багато цифрових організацій перейшли на цифрові табелі обліку робочого часу через їхні незамінні функціональні можливості, а також значно покращили свої фінансові показники та якість виконання проектів.

Отже, в цьому блозі ми обговоримо ключові переваги використання табелів обліку робочого часу для співробітників і те, як це може допомогти впорядкувати обробку заробітної плати, підвищити продуктивність команди та сприяти формуванню позитивних відносин з клієнтами та командами.

Що таке табель обліку робочого часу?

Табель обліку робочого часу - це інструмент, який компанії використовують для відстеження загального робочого часу працівників протягом певного періоду. Компанії можуть використовувати дані про робочий час працівників з табеля для нарахування заробітної плати, виставлення рахунків клієнтам, оцінки виконання проектів та відстеження моделей відсутності на робочому місці. На підприємствах найчастіше використовують три типи табелів обліку робочого часу:

На паперовій основі

Паперові табелі обліку робочого часу, включаючи друковані табелі, перфокарти, журнали тощо, є найбільш традиційними методами обліку робочого часу працівників. Однак ці архаїчні табелі вимагали ручного введення часу і були схильні до людських помилок, порушення безпеки даних та крадіжок часу.

Електронні таблиці

Електронні таблиці змінили макет табеля, зробивши процес обліку робочого часу більш організованим, впорядкованим і менш метушливим. Табличний характер, простота і легкість у використанні роблять електронні таблиці, особливо у форматі Excel, одним з найбільш затребуваних рішень для ведення табеля обліку робочого часу для бізнесу. Насправді, компанії навіть можуть використовувати шаблони табелів обліку робочого часу Excel, доступні в різних форматах, щоб відстежувати час співробітників на щоденній, щотижневій та щомісячній основі.

Цифрові табелі обліку робочого часу

Паперові системи та електронні таблиці мали ряд обмежень з точки зору функціональності, а також були схильні до крадіжки часу, порушення безпеки даних та помилкового введення даних, що призвело до появи цифрових табелів обліку робочого часу, таких як програмне забезпечення для відстеження часу, яке не тільки точно фіксує дані про час, але й пропонує безліч функціональних можливостей, таких як детальна звітність, шляхи узгодження, перевірки та інше.

Джерело зображення

Далі ми заглибимося в те, чому компаніям варто використовувати програмне забезпечення для відстеження часу, також відоме як онлайн-табелі обліку робочого часу, і як воно може допомогти їм підвищити свою прибутковість і компетентність.

10 переваг табеля обліку робочого часу, які повинен знати кожен власник бізнесу {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Точне виставлення рахунків клієнтам

Незалежно від того, чи це бухгалтерська, фрілансерська або будь-яка інша фірма, облік годин, відпрацьованих на кількох проектах, для розрахунку рахунків для різних клієнтів має вирішальне значення.

Для компаній, які беруть з клієнтів погодинну оплату, табель обліку робочого часу слугує для обліку клієнтів і допомагає формувати точні рахунки-фактури.

Цифровий табель обліку робочого часу допомагає компаніям отримати уявлення про контекстні дані про робочий час, витрачений на різні проекти, забезпечуючи правильне та своєчасне виставлення рахунків клієнтам. Це допомагає підтримувати здорові відносини між клієнтами та власниками бізнесу.

Таке програмне забезпечення для відстеження часу також постачається з налаштованими функціями звітності, які розкривають деталі використання часу і допомагають клієнтам бути в курсі того, куди витрачаються їхні гроші і чи були вони використані з користю.

Детальні звіти дозволяють клієнтам бачити, скільки часу ресурси присвятили виконанню різних частин проекту, таким чином слугуючи доказом правильності розрахунку та точності виставлення рахунків.

* Спрощений розрахунок заробітної плати

Табелі обліку робочого часу корисні для організацій, які наймають працівників з погодинною оплатою праці, оскільки вони допомагають організаціям відстежувати робочий час працівників.

Програмне забезпечення для відстеження часу відстежує загальну кількість робочих і понаднормових годин, що допомагає компаніям справедливо і точно оплачувати працю працівників відповідно до кількості відпрацьованих годин.

Це програмне забезпечення також веде облік робочого часу, відпусток, нарахувань, понаднормових, відпускних тощо, допомагаючи підприємствам ефективно управляти заробітною платою працівників, а також надбавками та додатковою оплатою.

Крім того, за допомогою табелів обліку робочого часу роботодавці можуть легко дотримуватися правил нарахування заробітної плати, що стосуються понаднормових, надбавок за позмінність тощо, щоб відповідати обов'язковим вимогам законодавства.

Крім того, у разі виникнення конфліктних ситуацій при нарахуванні заробітної плати, роботодавці/менеджери завжди можуть звернутися до даних табеля обліку робочого часу, щоб перевірити робочий час і загальну кількість годин, присвячених конкретним проектам.

Таким чином, цифрові табелі обліку робочого часу скорочують час і витрати, що витрачаються на адміністративні завдання, звільняючи персонал від ручної обробки даних про час, щоб вони могли приділити увагу більш продуктивній роботі, яка може принести користь організації.

* Запобігає мікроменеджменту

Керівники команд або супервайзери часто здійснюють мікроменеджмент діяльності працівників, щоб контролювати, над чим вони працюють і скільки часу їм потрібно для виконання завдання.

Джерело зображення

За допомогою табелів обліку робочого часу менеджери можуть позбутися необхідності мікроменеджменту співробітників і легко дізнатися, над чим вони працюють, скільки часу вони витратили на виконання своїх завдань і як загалом використовуються їхні ресурси.

Таким чином, табелі обліку робочого часу позбавляють менеджерів від нагляду та мікроменеджменту своїх команд, зменшуючи ймовірність конфліктів між менеджерами та членами команди.

* Краще прогнозування та оцінка

Однією з головних переваг використання цифрових табелів обліку робочого часу є те, що їхні дані можна використовувати для оцінки ресурсів, таких як час, праця та витрати для майбутніх проектів.

Наприклад, перед тим, як команда приступає до нового проекту, їй потрібно оцінити його специфіку, зокрема, терміни, етапи та необхідні ресурси. У такому випадку менеджер може використати дані табеля обліку робочого часу з попередніх проектів, де характер завдань схожий на той, що виконується зараз.

Таким чином, за допомогою історичних даних про раніше виконані проекти бізнес може покращити свою оцінку трудовитрат, вартості та термінів для майбутніх проектів, запобігти перевитратам та забезпечити своєчасну реалізацію проекту.

* Управління завданнями та визначення пріоритетів

"Табелі обліку робочого часу дозволяють організаціям краще управляти робочим процесом, визначати сфери для вдосконалення та стратегічно розподіляти ресурси, що сприятиме успішному виконанню проектів і позитивно впливатиме на кінцевий результат".

Табелі обліку робочого часу є цінним інструментом для визначення характеру завдань і часу, який зазвичай потрібен для їх виконання.

Менеджери можуть перевірити дані табеля обліку робочого часу, щоб визначити, які проекти та завдання займають більше пропускної здатності співробітників, а які - менше. За допомогою цього аналізу менеджери можуть приймати обґрунтовані рішення щодо визначення пріоритетів, розподілу та управління завданнями.

Наприклад, менеджери та роботодавці можуть відмовитися від проектів, які не приносять великої користі та споживають більше ресурсів.

Також менеджери можуть зрозуміти, які завдання забирають багато часу, а які - менше. Цей аналіз допомагає їм покращити робочий процес, визначаючи пріоритетність завдань таким чином, що термінові завдання можуть бути виконані першими, а завдання з пізнішими термінами - пізніше. Наприклад, якщо відділ продажів працює над адмініструванням та аутріч-завданнями, які займають багато пропускної здатності, однак, якщо їм потрібно працювати над персоналізованими холодними ли стами для клієнтів, які займають відносно менше часу і є більш пріоритетними, то їх можна попросити працювати над листами в першу чергу.

Джерело зображення

* Розуміння тенденцій продуктивності

Табелі обліку робочого часу не лише відстежують дані про робочий час працівників, але й допомагають керівникам визначити тенденції продуктивності та виявити сфери, де працівники відстають.

Наприклад, менеджери можуть переглядати дані табеля обліку робочого часу співробітників, щоб дізнатися, які завдання споживають найбільше пропускної здатності, а над якими вони можуть працювати порівняно швидко.

Ці дані допомагають керівникам виявити, в чому працівники відстають, а в чому досягають успіху. Відповідно до часу, витраченого на виконання роботи, менеджери можуть використовувати їх для різних проектів з конкретними потребами.

Крім того, менеджери можуть визначити ресурси, які витрачають занадто багато часу на виконання типових завдань порівняно з іншими працівниками, і забезпечити їх необхідним навчанням та настановами для підвищення ефективності їхньої роботи.

Насправді, маючи програмне забезпечення для відстеження часу, менеджери можуть створювати звіти для конкретних сфер, щоб краще оцінити роботу співробітників, тенденції продуктивності та рівень робочого навантаження. Така детальна інформація може допомогти їм краще розподіляти ресурси, ефективніше розподіляти завдання та оптимізувати робочий процес, щоб підвищити загальну продуктивність і ефективність.

* Оптимальне використання ресурсів

Одне з найбільших занепокоєнь для бізнесу - це те, чи їхні працівники однаково добре виконують свої обов'язки і чи не витрачають вони свій час на неробочі справи.

Табель обліку робочого часу відстежує, над чим працювали співробітники, скільки часу і над якими проектами. Така чітка видимість даних про час роботи ресурсів гарантує, що ресурси не будуть ані недовикористані, ані перевикористані, а за потреби їхні завдання можна буде делегувати, щоб запобігти вигоранню працівників.

Крім того, якщо менеджери виявляють, що пропускна здатність ресурсів використовується на повну потужність і для розподілу роботи потрібно більше ресурсів, вони можуть вказати на необхідність тимчасового найму або найму великої кількості працівників і звернутися до керівництва з проханням найняти додаткові ресурси.

* Інформування клієнтів про хід виконання проекту

У проектах, орієнтованих на клієнта, табель обліку робочого часу може творити чудеса, оскільки дозволяє клієнтам бачити детальну розбивку часу, витраченого на різні завдання, і робити висновки про хід виконання проекту.

Цей аналіз не лише допомагає клієнтам розібратися в складних деталях проекту, але й дозволяє команді залучати клієнтів до проектної подорожі, гарантуючи, що їхні очікування щодо термінів узгоджуються з командою та вносячи корективи, коли це є необхідним.

* Краще управління проектами та своєчасна реалізація

Табель обліку робочого часу дає цілісне уявлення про час, витрачений на виконання кількох завдань, і дозволяє зменшити розширення обсягу робіт у проекті.

Таким чином, маючи дані табеля обліку робочого часу, менеджери можуть усунути вузькі місця проекту, залучити більше ресурсів, якщо це необхідно, порівняти реальні та фактичні терміни і прийняти обґрунтовані рішення, щоб не допустити відхилення проекту від плану.

Ця можливість бачити дані табеля в режимі реального часу допомагає менеджерам оптимізувати робочий процес і час від часу приймати проактивні рішення, щоб утримувати проект на належному рівні і забезпечувати своєчасне виконання робіт.

* Зменшення кількості незапланованих відлучок

Якщо у вас немає надійної системи обліку відсутності працівників або ви використовуєте для цього ручний процес, модель відсутності на роботі може залишитися непоміченою, а працівники не знатимуть, чого від них очікують.

Цифрові табелі обліку робочого часу відстежують незаплановані прогули і позначають, якщо вони стали тенденцією. Виявивши закономірності прогулів у деяких співробітників, менеджери можуть вжити проактивних заходів, щоб мінімізувати їх появу, підвищити залученість і допомогти працівникам дотримуватися необхідних правил і положень організації.

Підсумок

У бізнес-середовищі важлива кожна мить, а табелі обліку робочого часу дають змогу компаніям збирати дані про робочий час працівників та аналізувати їх для прийняття обґрунтованих рішень. Компанії можуть використовувати будь-який спосіб обліку робочого часу - паперовий чи електронний. Однак схильність до помилок, крадіжок часу та ручної обробки робить їх некомпетентними для сучасного використання і розчищає шлях для програмного забезпечення для відстеження часу. Як згадувалося раніше, сучасні табелі обліку робочого часу не лише покращують використання ресурсів, але й допомагають компаніям отримувати інформацію про ключові бізнес-показники в реальному часі для кращого прийняття рішень.