Технологічний стек для фірм, що надають професійні послуги: Основні інструменти для ефективності

Вступ

Світ професійних послуг передбачає високі ставки: зі зростанням конкуренції фірми перебувають під постійним тиском необхідності надавати більше з меншими витратами. Від управління кількома проектами до забезпечення точного виставлення рахунків, фірми часто борються з неефективністю, яка знижує прибутковість. Але технології пропонують вихід.

Ефективний технологічний стек з правильними інструментами може допомогти професійним фірмам вирішити багато з цих проблем. Дезорганізовані процеси та збої в комунікації при реєстрації оплачуваних годин призводять до втрат майже 9,1 мільярда доларів США на день по всьому світу, при цьому майже кожна п'ята оплачувана година не реєструється. Коли технологічний стек впроваджено правильно, компанії можуть покращити комунікацію, ефективно управляти проектами та досягти фінансової коректності, забезпечуючи при цьому винятковий рівень обслуговування клієнтів.

У цьому блозі ми розглянемо програмне забезпечення для фірм, що надають професійні послуги:

• Спростіть нагляд за проектом
• Сприяти співпраці
• Увімкнути відстеження
• Створюйте точні пропозиції для клієнтів
• Зміцнення відносин з клієнтами

Давайте подивимося, як правильно підібраний стек технологій може перетворити неефективність на конкурентну перевагу.

Програмне забезпечення для управління робочим процесом

За оцінками McKinsey, до 60% професій можуть заощадити 30% свого часу за рахунок автоматизації рутинних процесів. Програмне забезпечення для управління робочим процесом допомагає керувати повторюваними завданнями та операціями. Для бухгалтерських фірм воно забезпечує безперебійне управління клієнтами, дедлайнами та завданнями з дотримання нормативних вимог, централізуючи робочі процеси проектів, зменшуючи ручну працю та мінімізуючи ризик пропущених дедлайнів.

Чому саме програмне забезпечення для керування робочим процесом?

• Автоматизуйте основні та повторювані процеси, щоб звільнити час для критично важливих завдань
• Ефективно працювати з кількома клієнтами та проектами одночасно
• Покращити комунікацію та підзвітність

Найкращі інструменти

Ідеальний технологічний стек для управління робочим процесом - це не лише актуальність, але й інструмент, який впорядковує та революціонізує ваші робочі процеси. Деякі з найкращих на ринку включають Cone, Asana, Monday та ClickUp.

Asana добре відома завдяки своєму рішенню для співпраці з клієнтами, яке допомагає командам планувати та контролювати свої проекти за допомогою зручного інтерфейсу та широкого спектру функцій. Візуалізація проектів, управління завданнями та відстеження прогресу в режимі реального часу в поєднанні з безперебійною інтеграцією дозволяють оптимізувати робочі процеси.

Тим часом, Monday.com вважається піонером у створенні візуальних і простих у використанні дошок. Він пропонує безкоштовні плани, які дозволяють експериментувати з його придатністю для вашої команди. ClickUp також є гідним конкурентом завдяки можливості кастомізації, потужній інтеграції та уніфікованому рішенню.

Програмне забезпечення для управління практикою Cone варто розглянути через такі функції, як робота з декількома завданнями за допомогою пропозицій, електронних листів, управління завданнями та виставлення рахунків - і все це на одній платформі. Серед його основних функцій - автоматичний контроль за клієнтами, централізоване листування, інтегровані сервіси електронної пошти та ефективний клієнтський портал, який працює як для малих, так і для великих команд. Cone також значно дешевший, ніж деякі з його конкурентів. Також розглянемо інші доступні найкращі програми для роботи з документами для бухгалтерів.

Інструменти комунікації та співпраці

Тримати всіх на одній хвилі - будь то ваша команда чи клієнти - може бути непросто. Саме тут комунікаційне програмне забезпечення може допомогти вам правильно організувати спілкування, зробити так, щоб зустрічі проходили гладко, і допомогти вашим проектам просуватися без проблем.

Навіщо потрібні інструменти комунікації?

• Швидко спілкуйтеся в єдиному програмному забезпеченні з будь-ким у компанії за допомогою миттєвих повідомлень
• Працюйте над одним документом зі своєю командою в режимі реального часу.
• Здійснюйте швидкі відеодзвінки, миттєво діліться оновленнями та тримайте своїх клієнтів в курсі подій.

Найкращі інструменти

Найпопулярнішими інструментами для спільної роботи на ринку є Slack, Microsoft та Zoom.

Slack став популярним командним каналом, який використовує обмін повідомленнями в режимі реального часу, щоб учасники могли спілкуватися в будь-який час. Він дозволяє обмінюватися прямими повідомленнями, файлами, аудіо- та відеодзвінками, а також підтримує інтеграцію з такими додатками, як Google Drive, Trello та Zoom, що робить його популярним інструментом для віддаленої роботи.

Тим часом Microsoft Teams має перевагу інтеграції з Microsoft Office 365. Її функції чату та обміну повідомленнями, відеоконференцій, простого обміну файлами та планування зустрічей забезпечують централізований центр для обговорень. \

Zoom набув популярності під час пандемії завдяки своїй здатності проводити масштабні онлайн-зустрічі та спрощенню проведення вебінарів і онлайн-заходів. Такі функції, як екранні конференц-зали та запис, роблять його корисним для корпоративних заходів. Вибір між ними залежить від ваших першочергових комунікаційних потреб та вимог до масштабування.

Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та управління фінансами

Управління фінансами вашої фірми не повинно бути головним болем. Дослідження показують, що використання хмарного бухгалтерського програмного забезпечення скоротило операційні витрати на 50%. За допомогою правильного бухгалтерського програмного забезпечення ви можете відстежувати доходи, витрати, рахунки-фактури та податки без таблиць, що зводять вас з розуму.

Навіщо потрібне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та управління фінансами?

• Використовуйте вбудовані функції звітності та аналізу для прогнозування грошових потоків і прийняття правильних рішень щодо майбутньої фінансової ситуації.
• Записи завжди ведуться охайно, а всі квитанції, необхідні для оподаткування, добре впорядковані.
• Створюйте рахунки та миттєво надсилайте їх, налаштовуйте автоматичні сповіщення, якщо хочете отримати оплату швидше, або навіть здійснюйте платежі онлайн.

Найкращі інструменти

QuickBooks - це популярне бухгалтерське програмне забезпечення, яке використовується як малим, так і середнім бізнесом. Інтуїтивно зрозумілий дизайн і легка взаємодія в поєднанні з такими функціями, як виставлення рахунків, облік витрат, розрахунок заробітної плати та підготовка податкових декларацій, роблять його ефективним. Додатковою перевагою є мобільний додаток.

Xero є близьким конкурентом хмарних рішень для власників бізнесу та бухгалтерів, які працюють разом над веденням своїх рахунків. Окрім функцій QuickBook, він пропонує більш раціональні рішення, що дозволяє бізнесу більше зосередитися на своєму розвитку.

FreshBooks також популярний серед фрілансерів, професійних фірм та представників малого бізнесу, які мають проблеми з виставленням рахунків та обліком робочого часу. На додаток до швидких платіжних рішень, він забезпечує управління пропозиціями та проектами. Cone також працює в цьому просторі, пропонуючи більшість з цих функцій з додатковою перевагою - оптимальною вартістю.

Програмне забезпечення пропозиції

Ідеальна пропозиція може укласти або зірвати угоду. Звіти показують, що лише 36% часу в продажах витрачається на продаж, а решта 65% - на підготовку пропозицій. У таких випадках використання програмного забезпечення для створення пропозицій значно зменшує стрес при створенні пропозицій і підвищує коефіцієнт конверсії. Ці інструменти допомагають створювати, передавати та контролювати пропозиції, щоб гарантувати, що ваші пітчі будуть оптимальними для клієнтів.

Навіщо вам програмне забезпечення для створення заявок?

• За допомогою шаблонів і функцій перетягування ви можете створювати приголомшливі пропозиції, заощаджуючи дорогоцінний час.
• Дізнавайтеся, коли клієнти відкривають ваші пропозиції та скільки часу вони витрачають на кожен розділ, і ефективно відстежуйте подальші дії.
• Програмне забезпечення Proposal може підключатися до ваших CRM та інструментів управління проектами, забезпечуючи синхронізацію для безперебійного робочого процесу.

Найкращі інструменти

Уніфіковане рішення Cone для управління пропозиціями, рахунками та інвойсами з такими функціями, як настроювані шаблони, наприклад, шаблон бухгалтерської пропозиції, чистий клієнтський портал та інтеграція електронного підпису, дозволяє створювати найкращі пропозиції для клієнтів, включаючи виставлення рахунків та здійснення платежів на одній платформі.

Proposify спрощує роботу з пропозиціями завдяки інтерфейсу перетягування та шаблонам пропозицій. Proposify покращує процес подання заявок, дозволяючи командам швидко створювати візуально привабливі документи.

PandaDoc - це ще один варіант, який спрощує створення, розповсюдження та управління пропозиціями. Інтуїтивно зрозумілі функції PandaDoc у поєднанні з аналітичними інструментами спрощують створення пропозицій.

Чи знаєте ви, що для багатьох постачальників професійних послуг маркетинг і SEO мають вирішальне значення для утримання та залучення клієнтів. Маркетингові та SEO-інструменти можуть бути надзвичайно корисними. Вони допомагають компаніям підвищити видимість свого веб-сайту, залучити потенційних клієнтів і стати надійним брендом. Одним з таких інструментів є Rank Tracker, який може допомогти вам у цьому. Він дозволяє відстежувати ефективність вашого сайту, відстежувати рейтинг ключових слів і аналізувати стратегії конкурентів. Ознайомтеся з різними інструментами, такими як трекер рейтингу, веб-аудит та контрольний список SEO, щоб перетворити потенційних клієнтів на лояльних.

Програмне забезпечення CRM

Використовуючи CRM, ви можете керувати даними своїх клієнтів і взаємодіяти з ними у зручний для вас і для них спосіб.

Навіщо потрібна CRM-система?

• Швидко отримуйте дані про клієнта, такі як контактні дані, переглядайте минулі взаємодії та розумійте його вподобання.
• Покращення комунікаційного процесу надсилання повідомлень та подальших дій.
• CRM корисні для відстеження вашого пайплайпу, щоб зрозуміти, які ліди у вас є зараз, наскільки вони якісні, і що ви можете отримати в майбутньому.

Найкращі інструменти

Salesforce займає важливе місце на ринку CRM сьогодні, відома своїми широкими можливостями для кастомізації та наявністю багатого функціоналу. Її функції включають управління потенційними клієнтами та можливостями, управління контактами та обліковими записами, прогнозування продажів, а також автоматизацію робочого процесу та маркетингу.

HubSpot CRM дозволяє компаніям приймати рішення на основі даних, отримуючи аналітику та звіти в режимі реального часу. Функції включають управління контактами, управління чергами, додатки Hubspot, відстеження електронної пошти та звітність про продажі. Багато малих і середніх підприємств використовують HubSpot CRM, оскільки він має коротку криву навчання, а платформа надає безкоштовну пробну версію.

Складайте в стопку.

Інвестиції в правильний технологічний стек - це розумний крок, і він необхідний для зростання. Якщо компанії вдосконалюють свій технологічний стек за допомогою інструментів, які полегшують моніторинг проектів і співпрацю, то організації професійного обслуговування можуть процвітати. Зрештою, оптимізовані робочі процеси не лише підвищують продуктивність, але й покращують якість обслуговування клієнтів. Немає жодних сумнівів у важливості технологічних інструментів для ефективності в наш час. Як фірма, що надає професійні послуги, якщо ви хочете досягти успіху, вам потрібно негайно знайти свою технологічну відповідність.