Віддалені команди в соціальних мережах: Як ефективно комунікувати

Вступ

У 2023 році багато команд у соціальних мережах працюють віддалено, частково або повністю. Мало того, що багато компаній зберегли гібридну політику або політику віддаленої роботи після пандемії. Повністю віддалена робота також дозволяє командам залучати найкращі таланти, які може запропонувати ринок праці.

Однак координувати роботу віддаленої команди в соціальних мережах може бути непросто. Особливо, коли йдеться про комунікацію.

Як ви можете переконатися, що всі знаходяться на одній сторінці? Щоб робочі процеси йшли безперебійно? Як мінімізувати втрати на тертя та непорозуміння?

Ось сім інструментів і стратегій, які ви можете використовувати для ефективної комунікації зі своєю віддаленою командою в соціальних мережах.

Перейдіть на єдину систему документообігу

(Джерело: Freepik)

Для початку вам потрібно визначитися з однією платформою для спільної роботи з документами, якої всі будуть дотримуватися. Так, це базово. Тим не менш, багато команд все ще втрачають занадто багато часу, надсилаючи документи туди-сюди та без потреби конвертуючи їх між форматами файлів.

Обирайте єдину хмарну систему для спільної роботи з документами, яка дозволяє ділитися, спільно створювати та редагувати текстові документи, електронні таблиці та презентації. Незалежно від того, чи це підбиття підсумків другого кварталу, презентація стратегії або річний звіт, наявність єдиної центральної системи значно полегшує створення цілісного документа з мінімальною кількістю розчарувань.

Наразі найпоширенішими хмарними рішеннями є Google Workspace та Microsoft 365. Обидва пропонують різноманітні типи файлів та інтегруються з великою кількістю інших бізнес-додатків.

Пріоритети хмарних рішень

Говорячи про хмарні рішення, ви повинні визначити їх пріоритетними для якомога більшої кількості робочих процесів, а не лише для обміну документами.

Зберігання файлів, графічний дизайн, редагування відео. Для всього цього існують сучасні хмарні інструменти. І вони роблять життя віддалених команд набагато простішим.

Наприклад, скажімо, один із членів вашої команди малює графіку для ролика в Instagram або посту з відгуком про ваш новий продукт. Якщо він робить це у Photoshop на своєму особистому ноутбуці, тільки він може працювати над цим. І якщо він захворіє або буде недоступний з інших причин, ви залишаєтесь у підвішеному стані.

Більш ефективним рішенням є використання хмарного інструменту дизайну, такого як Canva. Уся ваша команда має доступ до всіх дизайнів. Якщо ви правильно називаєте файли та проєкти, кожен може знайти та відредагувати те, що йому потрібно.

Спробуйте асинхронні зустрічі

Далі розгляньте можливість переходу на асинхронні відеодзвінки, особливо якщо члени вашої команди перебувають у різних часових поясах.

Відеодзвінки - це чудовий спосіб для членів команди взаємодіяти, ділитися ідеями, демонструвати свої останні розробки, отримувати відгуки про складні концепції та згуртовуватися. Однак вони також поглинають величезну кількість часу. І їх може бути складно організувати, особливо якщо ваша команда міжнародна.

Асинхронні наради, навпаки, дозволяють вам записати свій внесок у вигляді відеокліпу, включно зі скріншотами, а потім поділитися ним за допомогою простого посилання. Решта членів вашої команди можуть переглянути його, коли матимуть час. Крім того, вони можуть перевірити автоматичну стенограму на наявність найцікавіших фрагментів, прискорити або сповільнити перегляд, а також відреагувати за допомогою коментарів або власного відео.

Це дозволяє ефективно передавати набагато більше і складнішу інформацію, ніж електронною поштою, але позбавляє від необхідності шукати час, який підходить для всіх, щоб налаштувати відеодзвінок.

Централізуйте бізнес-телефонію

Ще один чудовий спосіб підвищити ефективність комунікації - скористатися послугою централізованої бізнес-телефонії.

Як і багато інших інструментів з цього списку, сучасні сервіси бізнес-телефонії, як правило, працюють у хмарі. Це означає, що ваша команда може отримати доступ до них з будь-якого місця, незалежно від того, де вона знаходиться.

Крім того, вони мають набагато більше каналів, ніж звичайні голосові дзвінки. Відеодзвінки, миттєві повідомлення, чат і електронна пошта також часто включені.

Крім того, багато провайдерів пропонують чудові додаткові функції, часто засновані на штучному інтелекті, щоб полегшити вам життя. Наприклад, деякі сервіси пропонують автоматичну розшифровку дзвінків і резюме розмов. Це спрощує ведення протоколів зустрічей.

Використовуйте командну роботу на основі повідомлень

(Джерело: Freepik)

Ви втомилися від нескінченних ланцюжків електронної пошти? І пропускати важливі повідомлення через те, що хтось забув натиснути "відповісти всім"?

Тоді, можливо, вам варто перейти на інструменти для командної роботи на основі повідомлень. За останні кілька років Slack та Discord, зокрема, стали сильними конкурентами в цій галузі. І на це є вагомі причини.

Ці інструменти дозволяють ефективно структурувати комунікацію між членами команди. Хоча ви можете надсилати повідомлення напряму, більшість обмінів структуровані за каналами.

Наприклад, у вашій команді є робоча група, якій доручено розробити нову стратегію для короткого відеоконтенту у відповідь на можливу заборону TikTok у США. Замість того, щоб члени цієї робочої групи переписувалися електронною поштою, ви можете створити для них канал Slack для обміну повідомленнями та документами. Таким чином, ніхто не буде турбуватися про те, що пропустить важливу інформацію.

Використовуйте пакети для управління проектами

Якщо ви працюєте над більшими або складнішими проектами, або вам потрібно координувати велику команду, подумайте про використання інструменту управління проектами.

Вони мають складніший функціонал, ніж вищезгадані інструменти для спільної роботи. Вони дозволяють призначати ролі, визначати дедлайни, встановлювати залежності між завданнями та уточнювати робочі процеси.

Кожен член команди бачитиме призначені йому завдання та дату, до якої вони мають бути виконані. Крім того, якщо ви хочете перевірити статус проекту, ви можете легко візуалізувати його у вигляді дошки Канбан або діаграми Ганта.

Виберіть найкращий інструмент для віддаленого управління соціальними мережами

Нарешті, є інструмент управління соціальними мережами, який ви використовуєте. У віддаленій команді вибір інструменту, який найкраще відповідає вашим потребам, може бути дещо складним. Існують різні пріоритети.

Подумайте, скільки користувачів допускають різні інструменти в різних планах. Чи можна вказати робочі процеси та різні дозволи для різних ролей. Чи є можливість зберігати та редагувати чернетки, залишати коментарі та пропозиції.

Це може здатися елементарним, але багато чудових інструментів для управління соціальними мережами насправді не включають цих функцій, а отже, не дуже добре підходять для віддалених команд.

Висновок

Робота у віддаленій команді може стати чудовим досвідом для вмотивованих експертів з соціальних мереж. І ви можете зібрати фантастичну, цілеспрямовану та продуктивну команду, щоб вивести гру вашого бізнесу в соціальних мережах на новий рівень.

Тобто до тих пір, поки комунікація працює безперебійно.

Інтегрувавши вищезгадані інструменти та стратегії у свої робочі процеси, ви зможете забезпечити саме це. Це допоможе вам звести до мінімуму розчарування, непорозуміння та втрати через тертя. І переконайтеся, що вся ваша команда може синхронно працювати над досягненням спільних цілей.