Навігація майбутнім ландшафтом автоматизації у фінансах

Вступ

У сучасному швидкоплинному бізнес-середовищі залишатися конкурентоспроможним означає бути в курсі технологічного прогресу. Однією зі сфер, де технології досягли значних успіхів, є автоматизація фінансових процесів (FPA).

За оцінками, близько 80% фінансових процесів мають потенціал для автоматизації. Водночас лише близько третини компаній стверджують, що частина операцій у їхніх фінансових відділах повністю автоматизована.

У цій статті ми розглянемо, що таке автоматизація фінансових процесів, її переваги, які процеси можна автоматизувати та як почати впроваджувати FPA у своєму бізнесі.

Що розуміють під сучасною автоматизацією фінансових процесів?

Автоматизація фінансових процесів - це використання технологій для автоматизації ключових завдань, пов'язаних з фінансами. Це передбачає використання програмних інструментів, які можуть виконувати повторювані та трудомісткі завдання без втручання людини, підвищуючи тим самим ефективність і точність.

Мета FPA - не замінити фінансових фахівців, а дати їм можливість зосередитися на більш стратегічних завданнях, звільнивши їх від рутинної роботи. Переваги такого підходу перераховані в наступному розділі.

Які переваги дає автоматизація фінансів?

Автоматизація у сфері фінансових послуг приносить користь компанії та її працівникам у багатьох аспектах. Ось основні з них:

• Підвищення ефективності. Автоматизація значно прискорює фінансові операції та мінімізує ручну роботу, що призводить до прискорення обробки рахунків-фактур, нарахування заробітної плати та фінансової звітності.
• Точність і відповідність. Автоматизовані системи зменшують кількість людських помилок, забезпечуючи більш надійну фінансову звітність. Вони також допомагають відповідати складним фінансовим нормам.
• Скорочення витрат. Автоматизація у фінансах зменшує потребу в обширній ручній обробці, тим самим скорочуючи витрати на робочу силу і запобігаючи дорогим помилкам.
• Покращене прийняття рішень. Доступ до фінансових даних та аналітики в режимі реального часу дозволяє бізнесу швидко приймати обґрунтовані рішення.
• Масштабованість. Автоматизовані системи легко пристосовуються до зростаючих навантажень, дозволяючи бізнесу розвиватися без відповідного збільшення фінансового персоналу.
• Підвищення задоволеності працівників. Насправді, мало кому з працівників подобається виконувати нудні завдання, які не дають їм змоги проявити свої найкращі знання та творчі здібності. Виключення таких процесів може позитивно вплинути на психічний стан працівників.

Коротше кажучи, автоматизація фінансових процесів - це не просто операційна модернізація, а скоріше стратегічна необхідність для того, щоб залишатися конкурентоспроможними в сучасному бізнес-середовищі.

Якщо у вас немає власної команди фінтех-розробників програмного забезпечення, вам, швидше за все, знадобиться зовнішня допомога, щоб скористатися всіма перевагами автоматизації. Надійний постачальник послуг з розробки ф інтех-програм на замовлення може проконсультувати і провести необхідні дослідження, планування та впровадження. Звернення до фінтех-розробників на аутсорсинг - це правильне рішення для більшості компаній, які шукають масштабовану та інвестиційно ефективну розробку фінансового програмного забезпечення, що не порушує існуючі процеси, а навпаки, покращує їх.

Тепер перейдемо до розгляду того, які саме процеси можна максимально автоматизувати за допомогою методів та інструментів автоматизації фінансів. Важливо зазначити, що повністю виключити участь людини в усіх цих операціях, можливо, не вдасться. Однак зменшення кількості нудних і схильних до людських помилок процесів вже може принести значні переваги. ~~ ~~

Що можна автоматизувати у фінансах?

Є кілька ключових сфер у фінансах, де автоматизація може бути дуже корисною. До них відносяться

• Обробка рахунків-фактур. Автоматизація може допомогти керувати всім життєвим циклом інвойсу від отримання до оплати, скорочуючи час обробки та мінімізуючи помилки.
• Управління витратами. Автоматизовані системи можуть впорядкувати процеси звітування, затвердження та відшкодування витрат, забезпечуючи дотримання політик та пришвидшуючи час обробки.
• Бюджетування та прогнозування. Інструменти автоматизації можуть збирати дані з різних джерел для більш точного і своєчасного бюджетування та прогнозування. Це включає прогнозний аналіз для передбачення майбутніх фінансових умов і тенденцій.
• Фінансова звітність. Автоматизація може швидко генерувати комплексні фінансові звіти та звіти, пропонуючи важливу інформацію про фінансовий стан компанії.
• Дотримання податкового законодавства. Автоматизація забезпечує точні податкові розрахунки та своєчасну подачу звітності, зменшуючи ризик накладання штрафів. Це може суттєво допомогти бухгалтерам у їхній щоденній рутині.
• Розрахунок заробітної плати. Автоматизація розрахунку заробітної плати забезпечує точну і своєчасну компенсацію працівникам, а також відповідні податкові відрахування і дотримання трудового законодавства.
• Управління активами: Відстеження та управління активами, дані про які зберігаються в різних документах, стають ефективнішими завдяки автоматизації, забезпечуючи оптимальне використання та економію коштів.
• Управління ризиками та комплаєнс: Автоматизовані системи можуть відстежувати та звітувати про ризики на основі історичних даних бізнес-процесів і забезпечувати відповідність різним регуляторним вимогам.

Автоматизація цих та, можливо, інших процесів може значно спростити роботу фінансового відділу та зробити її більш ефективною.

Приклади програмних рішень, які можна використовувати для автоматизації фінансового документообігу, наведені на зображенні нижче:

Джерело зображення: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Якщо ви зацікавлені у вивченні сучасних програмних рішень для SEO-команд, прочитайте іншу статтю в нашому блозі.

Як почати з фінансової автоматизації?

Незалежно від процесу, який ви плануєте автоматизувати, або програмного рішення, яке ви будете використовувати для автоматизації фінансів, вам потрібно пройти певну процедуру, щоб правильно впоратися з цим втручанням. Ось покроковий процес впровадження автоматизації у фінансовому відділі:

1. Визначте ваші поточні процеси. Почніть з оцінки поточних фінансових процесів, щоб виявити сфери, схильні до неефективності або помилок. Ця оцінка допоможе вам визначити операції, які найбільше виграють від автоматизації.
2. Визначте чіткі цілі для запланованої автоматизації фінансів. Встановіть конкретні цілі щодо того, чого ви хочете досягти за допомогою автоматизації: скорочення витрат, підвищення точності або поліпшення дотримання нормативних вимог.
3. Виберіть відповідні програмні рішення. Вивчіть та оберіть інструменти автоматизації фінансових процесів, які відповідають потребам вашого бізнесу. Ключовими факторами при цьому мають бути масштабованість, сумісність з існуючими системами, зручність для користувача та підтримка з боку постачальника.
4. Інвестуйте в навчання. Розкажіть своїй команді про нові системи. Персоналізована цифрова освіта та навчання персоналу має вирішальне значення для плавного переходу та повного використання переваг автоматизації. Цей етап проекту, швидше за все, буде йти паралельно з впровадженням.
5. Плануйте інтеграцію та впроваджуйте її поетапно. Переконайтеся в можливості безперешкодної інтеграції інструментів автоматизації з вашими поточними системами, такими як ERP або програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку, щоб уникнути перебоїв у роботі. Потім почніть з автоматизації кількох процесів і поступово розширюйте їх. Такий поетапний підхід дозволить вашій команді комфортно адаптуватися до нової технології.
6. Моніторинг та адаптація. Постійно оцінюйте продуктивність ваших автоматизованих систем і вносьте необхідні корективи. Це допоможе вам краще адаптувати роботу прийнятого програмного забезпечення до ваших процесів і забезпечити високу продуктивність команд, які з ним працюють.

Ви можете ознайомитися з одним із програмних дизайнів розробленого на замовлення високоінтегрованого фінансового додатку для автоматизації на інфографіці нижче:

Джерело зображення: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Існує низка інших можливих підходів до впровадження фінансової автоматизації у вашій цифровій інфраструктурі. Якщо ви не маєте власної експертизи, вам, швидше за все, доведеться звернутися до постачальника послуг з фінтех-розробки, щоб усе налаштувати.

Фінальний дубль

Впровадження автоматизації фінансових процесів є майже стратегічним імперативом для бізнесу, який прагне ефективності, точності та зростання. Автоматизувавши рутинні фінансові завдання, компанії можуть перенаправити свою увагу та ресурси на стратегічне планування та ініціативи зростання.

Визначивши ключові процеси для автоматизації, розробивши та інтегрувавши відповідне програмне рішення, а також навчивши команди працювати з ним, бізнес може досягти нових висот ефективності у своїх фінансових відділах.