Як оптимізувати витрати на SaaS у 2023 році

Вступ

Нещодавнє дослідження BetterCloud показало, що використання SaaS-додатків зросло на 18%, при цьому в середньому використовується 130 додатків порівняно з 110 у 2022 році.

Витрати на програмне забезпечення стали третьою за величиною статтею витрат в організації після витрат на працівників та оренду офісів. Це свідчить про те, що компанії переходять на SaaS-додатки через простоту використання та адаптивність.

Однак у звіті Flexera йдеться про те, що близько 29% витрат на програмне забезпечення SaaS не використовуються командою, що призводить до низької рентабельності інвестицій.

Враховуючи економічний спад у 2023 році, зараз саме час зосередитися на оптимізації витрат на SaaS, поки ще не пізно.

У цій статті ми розглянемо, як організації перевитрачають кошти на SaaS і як оптимізувати витрати на програмне забезпечення та збільшити рентабельність інвестицій.

Що таке оптимізація витрат на SaaS?

Оптимізація витрат на SaaS - це колективні кроки ІТ- та фінансової команди організації, спрямовані на зменшення витрат на програмне забезпечення SaaS. Це безперервний процес, спрямований на аналіз використання додатків, використання ліцензій, тіньових ІТ, відстеження поновлення тощо, з кінцевою метою отримати максимальну віддачу від кожного додатка.

Але перш ніж обговорювати способи скорочення витрат на програмне забезпечення, потрібно визначити, де ви перевитрачаєте кошти.

П'ять причин, чому ви перевитрачаєте на SaaS

Тіньові ІТ або закупівлі

Мається на увазі купівля SaaS-додатків працівниками за допомогою корпоративної кредитної картки без погодження з ІТ- або фінансовим відділом. Дослідження Gartner показало, що від 30% до 40% витрат на програмне забезпечення в організації є наслідком тіньових ІТ через пропущені оновлення та приховані витрати.

(Джерело)

Купівля понад потреби

Всі організації схильні прогнозувати своє зростання і купувати надлишкові ліцензії, що перевищують їхні потреби. Зрештою, більшість ліцензій залишаються невикористаними, що призводить до низької рентабельності інвестицій та марних витрат.

Відсутність видимості застосування та витрат

Основна причина, чому компанії перевитрачають кошти на SaaS, полягає в тому, що вони не мають повного уявлення про програми, які вони використовують, і про витрати на кожну з них. На дворі 2023 рік, а деякі команди все ще використовують електронні таблиці для управління SaaS-додатками.

Пропущені поновлення

Відсутність видимості витрат і відстеження на основі електронних таблиць призводить до пропущених поновлень, а постачальники SaaS скористаються цією можливістю і візьмуть з вас більше грошей. Тіньові ІТ-додатки часто призводять до автоматичного поновлення, що збільшує витрати.

Фінансова команда не зможе виявити це збільшення витрат, оскільки вони не знають, що додаток існує в їхньому стеку SaaS.

Відсутність цінового бенчмаркінгу

Ви можете переплачувати за підписку, якщо не знаєте, скільки платять ваші колеги за подібні додатки. Якщо ви не в курсі останніх цінових орієнтирів, постачальники SaaS зароблятимуть на цьому і стягуватимуть з вас більшу плату за додатки, що призведе до надмірних витрат.

Оптимізація витрат на SaaS у 2023 році

Тепер ви знаєте, як організації перевитрачають кошти на SaaS, але чи знали ви, що все, що вам потрібно, - це одне рішення для оптимізації ваших витрат на SaaS?

Так, вам потрібна лише платформа для управління витратами на SaaS, щоб скоротити витрати на SaaS-додатки та оптимізувати свій портфель SaaS.

Ось як це відбувається:

Отримайте повну видимість SaaS

Платформи управління витратами SaaS мають велику бібліотеку інтеграцій для зв'язку з системами SSO, фінансами та HRIS організації. Ці інтеграції дозволять платформі забезпечити 100% видимість ваших SaaS-додатків, постачальників і відповідних витрат кожного користувача, відділу та центру витрат.

Коли ІТ-команди отримують централізовану видимість портфоліо SaaS, керувати додатками та виявляти тіньові ІТ-програми й дублікати стає простіше. Будь-які несанкціоновані програми в стеку можна усунути, що призведе до збільшення економії.

Фінансові команди також зможуть бачити, скільки кожен відділ витрачає на додатки SaaS. Вони можуть використовувати дані про витрати, порівнювати їх з даними про використання та приймати правильні рішення щодо оптимізації витрат.

Порада: Використовуйте платформу управління SaaS, яка охоплює весь життєвий цикл SaaS - від закупівель і переговорів до забезпечення, управління та поновлення.

Аналізуйте дані про використання додатків

Платформи управління SaaS можуть безпосередньо інтегруватися з додатками SaaS через API і надавати точну інформацію про використання. Фінансові команди можуть аналізувати ці дані про використання, щоб виявити недовикористані програми та розрахувати рентабельність інвестицій на основі витрат.

Аналіз використання покаже потреби команди, як вони користуються додатком і скільки ліцензій використовується. Ви можете використати невикористані ліцензії та перерозподілити їх серед користувачів, які їх потребують, або ж правильно визначити кількість ліцензій під час переговорів про продовження та оптимізувати витрати на SaaS.

Аналіз даних про використання та правильний вибір розміру ліцензій допоможе вам отримати максимальну віддачу від програми та збільшити рентабельність інвестицій.

Консолідуйте програми або постачальників

Консолідація додатків або постачальників стала основною тактикою для фінансових директорів та керівників відділів закупівель для скорочення витрат на SaaS. Консолідація додатків - це процес, під час якого ви виявляєте надлишкові або високовартісні додатки, які слугують схожим цілям, і об'єднуєте їх в єдине рішення.

Для ілюстрації розглянемо сценарій, коли ваш відділ продажів використовує Salesloft для стимулювання продажів, маркетинговий відділ - Mailchimp для email-маркетингу, а клієнтський відділ - Hubspot для CRM.

Консолідація постачальників означає об'єднання функцій Salesloft і Mailchimp у Hubspot, який пропонує комплексні можливості для стимулювання продажів, електронного маркетингу та CRM.

(Джерело)

Консолідувавши ці інструменти, ваша організація може впорядкувати операції, спростити управління SaaS та збільшити економію на SaaS.

Порада відпрофесіонала: переконайтеся, що ви не консолідуєте додатки ваших довгострокових постачальників, яким ви довіряєте.

Автоматизуйте продовження договорів

Позбудьтеся електронних таблиць. Вони не будуть надсилати проактивні сповіщення про майбутні продовження. Вам потрібна автоматизована система управління поновленнями, щоб випереджати їх. На щастя, платформа управління SaaS може допомогти вам автоматизувати продовження контрактів.

Автоматичне продовження може бути неприємним. Платформа управління продовженням створить календар продовження на основі дати контракту та ініціює робочі процеси за 90 днів до кінцевого терміну, допомагаючи вам запобігти автоматичному продовженню.

Платформи управління SaaS, такі як CloudEagle, можуть інтегруватися зі Slack і надсилати автоматичні сповіщення про поновлення за 90 днів до настання дати поновлення. Це дасть вам достатньо часу, щоб проаналізувати використання програми та підготувати стратегію переговорів, щоб правильно підібрати розмір ліцензій та оптимізувати витрати.

Пам'ятайте, що переговори про поновлення дозволяють вам домовитися з постачальником про ліквідацію невикористаних ліцензій, зниження цінових планів на основі використання та консолідацію постачальників, тому ви повинні провести переговори на високому рівні.

Порада: Якщо ви плануєте переглянути умови договору, розпочніть переговори заздалегідь або повідомте постачальників про свій вибір до закінчення періоду попередження.

Перемагайте в переговорах за допомогою цінових орієнтирів

Переговори з постачальниками відіграють важливу роль в успіху вашого процесу оптимізації витрат на SaaS. Вмілі переговори можуть призвести до більшої економії витрат на SaaS, тоді як неадекватні переговори можуть ненавмисно збільшити витрати.

Переговори про продовження дозволять вам правильно підібрати розмір ліцензій, усунути зайві додатки, виходячи з обсягу роботи, і домовитися з постачальником про знижку або вигідні умови ціноутворення.

Але перед тим, як розпочати переговори з постачальниками SaaS, проаналізуйте цінові бенчмарки, щоб дізнатися, скільки платять ваші колеги за подібні додатки. Використовуйте бенчмарки як важіль, щоб домовитися про вигідні ціни, знижки або додаткові функції.

У деяких випадках ваша команда закупівельників може бути перевантажена стратегічними завданнями і не мати часу на переговори з постачальниками. Не хвилюйтеся, ви можете доручити ведення переговорів експертам із закупівель SaaS .

Ці асистенти закупів ельників стануть вашою розширеною командою закупівельників. Вони аналізуватимуть ваші вимоги та використання додатків, проводитимуть дослідження ринку, визначатимуть найновіші цінові орієнтири та вестимуть переговори з постачальниками від вашого імені, щоб забезпечити найкращі цінові умови та знижки.

Порада відпрофесіонала: Постачальники SaaS розумні; уникайте вступати в переговори непідготовленими, оскільки вас можуть легко схилити до того, щоб ви заплатили більше, ніж потрібно. Підготуйте чітку стратегію переговорів, а потім приступайте до них.

Бонус

Бюджетування SaaS

Ми обговорили п'ять способів оптимізації витрат на SaaS. Ми можемо ручатися за цю тактику, оскільки фінансові директори, керівники відділів закупівель та операційні менеджери по всьому світу використовують її.

Але найкраща практика полягає в тому, щоб оптимізувати свій стек SaaS і витрати, а не намагатися скоротити витрати в останню хвилину після того, як ви втратили контроль над ними.

Порада від професіонала: зосередьтеся на операційній досконалості, а не на постійному вдосконаленні

Щоб досягти операційної досконалості, вам потрібно зробити акцент на бюджетуванні SaaS. Отримайте повну видимість, проаналізуйте використання, зрозумійте вимоги та розподіліть свій бюджет відповідно до програм і команд, які цього потребують.

• Встановіть бюджетні ліміти для кожного відділу.
• Проводити регулярний аудит бюджету
• Використовуйте та перерозподіляйте бюджети, коли це необхідно.

Тим не менш, вам знадобиться платформа управління SaaS для аналізу використання, витрат і розподілу бюджету, тому не забувайте про вибір правильної платформи.

Порада: Зберіть усіх зацікавлених осіб разом, щоб зрозуміти вимоги перед розподілом бюджету, щоб уникнути неефективності.

Висновок

З огляду на економічний спад у 2023 році, організаціям давно пора зосередитися на оптимізації своїх витрат на SaaS, а не на купівлі надлишкових додатків чи ліцензій, прогнозуючи потенційне зростання.

Знання того, де ви перевитрачаєте кошти, полегшить процес оптимізації витрат на SaaS. У цій статті ми надали практичні поради, які фінансові та ІТ-команди можуть використати, щоб отримати повний контроль над своїми витратами на SaaS.

Пам'ятайте, що оптимізація витрат на SaaS ніколи не закінчується; це циклічний процес, і за допомогою правильної платформи управління SaaS, такої як CloudEagle, ви можете досягти операційної досконалості та збільшити свій прибуток.