Як підвищити продуктивність вашої команди віддалено

Вступ

Незважаючи на всі фанфари, які отримувала віддалена робота до пандемії коронавірусу, офісна робота мала ряд переваг, які не може заперечити її віддалений аналог.

Однією з найбільш недооцінених переваг офісної роботи є те, що вона дозволяє компаніям впливати на ефективність роботи своїх співробітників. Незалежно від того, чи означає це, що менеджер може обговорювати будь-які проблеми працівника або особисто заохочувати його до підвищення продуктивності, віддалена робота створює нові виклики для компаній, які хочуть підвищити продуктивність своєї команди.

Нещодавній перехід на віддалену роботу, можливо, змінив підхід компаній до продуктивності, але це ще не кінець. З огляду на це, існує багато хаків для підвищення продуктивності і тайм-менеджменту, які ви можете застосувати для підвищення продуктивності вашої команди віддалено. Ось як ви можете це зробити.

Визначте продуктивність для своїх співробітників

Продуктивність визначає здатність працівника успішно виконувати поставлене завдання. Іншими словами, це ефективність роботи; чим краще працівник може виконувати свої обов'язки, тим продуктивнішим він буде.

Оскільки продуктивність - це таке загальне і часто вживане слово, вам потрібно визначити, що воно означає для ваших співробітників у контексті їхніх робочих обов'язків. Глибоке занурення в статистику та факти продуктивності може допомогти вам і вашій команді краще зрозуміти, як бути продуктивними. Ваші співробітники повинні знати, як відстежується та оцінюється їхня робота, щоб потім можна було обговорити потенційні покращення.

Одиниці виміру, які ви використовуєте для відстеження їхньої роботи, повинні випливати з обов'язків, визначених під час найму, а також з ваших бізнес-цілей.

У широкому сенсі, вимірювання продуктивності базуватиметься на будь-якому з наведених нижче аспектів роботи вашого співробітника:

• Швидкість, з якою дане завдання виконується вчасно
• Кількість завдань, виконаних за певний проміжок часу
• спроможність виконати певне завдання відповідно до стандартної операційної процедури (SOP)
• Відгуки, отримані від керівників, колег та/або клієнтів
• Доступність в робочий час

Кожна з цих ознак має бути адаптована до робочих обов'язків кожного працівника.

Для агента з підтримки клієнтів показниками продуктивності можуть бути оцінка задоволеності клієнтів, середній час дзвінка та кількість вирішених тикетів. Для розробника показниками можуть бути доставлений код, відтік коду і час, необхідний для завершення проекту. Для маркетолога можна використовувати вартість ліда, вартість придбання та кількість згенерованих лідів.

Незалежно від того, які показники ви використовуєте, повідомте про вимірювання їхньої продуктивності до того, як ви сядете обговорювати їхню ефективність.

Розробити чітку політику щодо роботи з дому

Робота з дому може здатися панацеєю для деяких, але реальність показала, що така форма роботи має свої недоліки. Звіт Buffer " Стан віддаленої роботи у 2019 році" виявив, що найпоширенішими проблемами, про які повідомляли працівники, які працюють віддалено, були відключення від роботи після закінчення робочого дня (22%), самотність (19%) та комунікація (17%).

Замість того, щоб ігнорувати ці виклики, вам потрібно вирішувати їх, розробляючи політику роботи з дому. Навіть якщо домашні офіси стали мейнстрімом через пандемію, ви хочете зберегти політику роботи з дому, яка визначає очікування віддалених працівників.

Політика повинна передбачати, які інструменти повинні використовувати ваші співробітники - програмне або апаратне забезпечення, в який час вони повинні бути доступні для спілкування, як вони повинні захищати себе і компанію, серед іншого.

Враховуючи виклики, які дистанційна робота ставить перед працівниками, ваша політика повинна вирішувати їх на випередження. Наприклад, у вашій політиці щодо роботи з дому може бути зазначено, коли закінчується робочий день, або повідомлено про публічні онлайн-заходи, де ваші співробітники можуть спілкуватися та налагоджувати зв'язки.

У вашій політиці мають бути визначені різні канали комунікації, способи їх використання та за яких обставин. Наприклад, ви можете використовувати Slack для особистих та корпоративних комунікацій, електронну пошту для більш конкретних комунікацій, Zoom для дзвінків та Asana для управління проектами.

Як правило, Ваша компанія повинна також виплачувати бонуси працівникам, які потребують нових комп'ютерів, швидшого підключення до Інтернету та офісного обладнання (наприклад, столів, стільців тощо).

Розробити програму залучення співробітників

У зв'язку з різким переходом на дистанційну роботу як стандартну, хоча і тимчасову, багато працівників відчують на собі всі ті виклики, які вона створює. На противагу цьому ви хочете розробити програму залучення працівників, щоб вони залишалися задоволеними своєю роботою.

Нещодавнє опитування Gallup показало, що 32% респондентів відчувають себе залученими до своєї роботи, тоді як інші 50% і 17% заявили, що не залу чені або не працюють, відповідно.

Програма залучення спрямована на те, щоб пов'язати ваших співробітників з вашою організацією, підвищити їх поточний рівень залученості до бажаного, оптимального рівня. Високий рівень залученості працівників сприяє утриманню персоналу, формуванню почуття лояльності та підвищенню продуктивності праці одночасно.

Для початку вам потрібно провести опитування, яке виявить поточний рівень сприйняття залученості. Запитайте своїх співробітників:

• Як Ви ставитеся до своєї нинішньої ролі?
• Що б Ви хотіли змінити у своїй роботі?
• Наскільки Ви задоволені балансом між роботою та особистим життям?

Створюйтесвою програму залучення на основі поєднання найкращих практик та рішень для усунення проблем, виявлених під час опитувань. Поширені найкращі практики включають розробку програм винагороди на основі балів, пропозицію оздоровчих програм та сприяння налагодженню зв'язків у межах компанії.

Ваша програма також повинна враховувати відгуки ваших співробітників і показувати, що ваша компанія піклується про їх емоційне та професійне благополуччя. Відкрито діліться цією програмою з існуючими та новоприйнятими працівниками, щоб сформувати правильні очікування з самого початку.

Заохочення балансу між роботою та особистим життям

Опитування Buffer показує, що баланс між роботою та особистим життям є проблемою для віддалених працівників. Окреме опитування, проведене серед 1 004 штатних працівників у США, показало, що 29% віддалених працівників заявили, що мають проблеми з балансом між роботою та особистим життям, а 31% сказали, що їм потрібен вихідний день для відновлення психічного здоров'я.

Навіть якщо ваші співробітники теоретично можуть вимкнути комп'ютери в будь-який момент, більшість з них є відповідальними людьми, які серйозно ставляться до своєї роботи. Для вашої компанії це може здатися чудовою новиною, але для ваших співробітників таке ставлення негативно позначається на їх продуктивності.

Ваша компанія повинна активно заохочувати баланс між роботою та особистим життям, пояснюючи - або примушуючи, якщо це необхідно, - коли ваші співробітники повинні припиняти роботу, за яких обставин і в який час вони повинні бути доступними.

Найкращий спосіб зробити віддалених працівників щасливими - це дозволити їм самим визначати свій робочий час. Якщо тільки їм не доводиться стикатися з клієнтами в певних часових поясах (наприклад, агенту з підтримки клієнтів або торговому представнику), більшість працівників можуть виконувати більшість, якщо не всі, свої обов'язки в будь-який час.

Крім того, ви можете сказати їм, що вони повинні працювати певну кількість годин у той самий час, що й більшість працівників, і дозволити їм заповнювати інші робочі години за власним бажанням.

Розглянути можливість обміну методами підвищення продуктивності, які стимулюють відключення від роботи, як, наприклад, техніка Помодоро. Вони також можуть використовувати програми для відстеження часу, які сповіщають їх після того, як вони відпрацювали певну кількість годин поспіль.

Дослідження міжнародної кадрової компанії Robert Half показало, що працівники, які відчувають баланс між роботою та особистим життям, вдвічі щасливіші, більш продуктивні та демонструють більшу лояльність до своїх роботодавців, ніж ті, хто намагається знайти баланс.

Вимірюйте продуктивність вашої команди

Показники, які ви використовуєте для відстеження ефективності роботи ваших співробітників, є основою, на якій базується ваша тактика підвищення продуктивності. Це особливо важливо для віддалених працівників, які не мають механізмів прямого зворотного зв'язку, якими користуються офісні працівники, що працюють на місці.

Співробітники люблять отримувати зворотній зв'язок, якщо він є результатом об'єктивного, прозорого аналізу, а не особистих уподобань. Ваші співробітники можуть використовувати цей зворотний зв'язок для підвищення ефективності своєї роботи, що, в свою чергу, впливає на їхню задоволеність роботою та залученість.

Візьміть показники, які ви визначили, як пояснювалося раніше в статті, і визначте ціль, якої повинні досягти ваші співробітники. Ця мета може ґрунтуватися на минулих даних, галузевих показниках або внутрішніх обговореннях між керівниками та працівниками.

Визначте графік перевірки показників кожного працівника - принаймні, щоквартально. Крім того, розбийте кожну ціль на щомісячні та щотижневі цілі і попросіть своїх керівників відстежувати їх виконання.

Проаналізуйте, як кожен працівник досягає своїх цілей, і надайте відповідний зворотний зв'язок на основі цих даних. Розробити план вдосконалення, якщо працівник або команда не досягли своїх цілей, і запропонувати громадську підтримку, коли вони їх перевиконують.