Як ефективно запобігти крадіжкам часу на робочому місці

Вступ

Бенджамін Франклін, один з батьків-засновників США, був багатьма - письменником, успішним бізнесменом, друкарем, філантропом, політиком і винахідником.

В одному зі своїх есе - "Порада молодому торговцю" - він писав: "Пам'ятайте, що час - це гроші".

Пану Франкліну було б цікаво дізнатися, що його поради молодим торговцям залишаються актуальними навіть через 275 років, особливо для організацій, які прагнуть вирішити проблему "крадіжки часу співробітників ", оптимально використовуючи їхній час.

Крадіжка робочого часу співробітників є серйозною проблемою для організацій, які прагнуть постійно підвищувати рівень продуктивності на робочому місці. Невирішення цієї проблеми може призвести до втрати прибутку, вплинути на перспективи зростання організації і навіть на її довгострокову стійкість.

Коли організації з'ясовують причини низької продуктивності працівників, їм потрібно зануритися в те, чи свідомо або ненавмисно їхні співробітники потурають крадіжці часу. Цей блог допоможе вам зрозуміти все про крадіжку часу, як працівники вдаються до таких практик і як роботодавцям запобігти цьому.

Що таке крадіжка часу?

Джерело зображення

Крадіжка часу - це просто незаконне привласнення працівниками робочого часу, коли вони свідомо чи несвідомо вдають, що працюють, а самі займаються діяльністю, не пов'язаною з роботою. Таким чином, працівники отримують зарплату за години, які вони не відпрацювали, що призводить до зниження продуктивності та випуску продукції для організації.

Крадіжка часу може здатися тривіальною і навіть складною для розуміння, адже вона не схожа на матеріальну крадіжку. Ми звикли думати про крадіжку як про фізичну втрату майна або речей. Ось чому організаціям може бути складно повністю зрозуміти контури крадіжки часу та її вплив на ефективність їхнього бізнесу.

Однак це форма неправомірної поведінки, яка може призвести до величезних втрат виробництва та доходів організації, особливо для великих організацій зі значною кількістю працівників.

Давайте розглянемо це на прикладі організації з 700 працівниками. Якщо кожен працівник краде або привласнює 30 хвилин на день, то організація втрачає 21 000 хвилин або 250 годин продуктивного часу щодня!

Ці цифри можуть перерости в сотні тисяч робочих годин і мільйони доларів у грошовому еквіваленті, підкреслюючи, як крадіжка часу може вплинути на результати бізнесу і навіть поставити під загрозу довгострокову стійкість організації.

Тепер, коли ми зрозуміли, що таке крадіжка часу, давайте розглянемо деякі способи, за допомогою яких працівники крадуть час у своїх роботодавців.

Сім способів, як працівники крадуть час

Винахідливість не має меж, і способів, як співробітники крадуть час, не бракує. Однак нижче ми перерахували сім найпоширеніших способів, за допомогою яких працівники крадуть час у своєї організації.

1. Автоматизація миші

Один з найефективніших способів обману програмних засобів обліку робочого часу - використання автоматизованої миші. Працівники можуть розмістити корпус миші на пристрої, що працює від батарейок або на дистанційному управлінні, яким вони можуть керувати на відстані.

Таким чином, миша продовжує наводитися на екран через певні, заздалегідь визначені проміжки часу, як вважає за потрібне користувач, зберігаючи екран комп'ютера активним. Оскільки програмне забезпечення для відстеження часу припускає, що користувач активний, воно не може зареєструвати будь-яку підозрілу активність і повідомити про крадіжку часу.

2. Відкриття декількох маленьких вікон

Ще один ефективний і водночас простий спосіб крадіжки часу - це відкриття кількох маленьких вікон на екрані комп'ютера. Використовуючи такі вікна, працівники можуть користуватися Інтернетом, спілкуватися з друзями або навіть робити покупки онлайн. При цьому головне, повноекранне вікно залишається відкритим для роботи в офісі. Оскільки деякі типи програмного забезпечення для відстеження робочого часу відстежують повноекранне вікно, їх можна обдурити, щоб зареєструвати працівників як таких, що активно працюють над офісними завданнями.

3. Хронометраж програмного забезпечення для створення скріншотів

Використання цього трюку вимагає певних навичок роботи з програмним забезпеченням, особливо вміння обійти або зламати програмний код, який використовується для відстеження працівників. Працівники можуть зламати програмне забезпечення для відстеження робочого часу, щоб визначити інтервал часу, в який програма робить скріншот екрану комп'ютера користувача.

Ця інформація може допомогти їм планувати свою діяльність таким чином, щоб програмне забезпечення для відстеження часу реєструвало їх як таких, що виконують службові обов'язки. Тим часом, у проміжку між двома скріншотами працівник може зручно користуватися Інтернетом або займатися іншими справами, не пов'язаними з роботою.

4. Використання декількох моніторів

Деякі працівники підключають свої ноутбуки до кількох інших моніторів/екранів за допомогою USB-кабелів. Це дозволяє їм працювати з кількома вікнами одночасно, в той час як основне вікно вони використовують для виконання офісних завдань. На жаль, небагато програм для відстеження часу на ринку можуть ідентифікувати та відстежувати кілька моніторів.

Ця прогалина дозволяє деяким працівникам красти час роботодавців.

5. Втручання в програмний код

Це менш поширений спосіб обману програмного забезпечення для відстеження часу. Однак працівники, які знаються на технологіях і програмному забезпеченні, можуть використовувати інструменти для відстеження часу, вносячи зміни до програмного коду.

Деякі програмні інструменти для відстеження робочого часу є вразливими до хакерських атак і фальсифікацій, що створює можливість для працівників змінювати спосіб своєї роботи. Таким чином, такі інструменти реєструють неправдиву інформацію, яку попередньо вносять працівники.

6. Дружній удар

Джерело зображення

Buddy punching як спосіб обману роботодавців щодо використання працівниками робочого часу існує відтоді, як на перший план вийшла концепція хронометражу. Buddy punching передбачає відвідування за дорученням, коли інший працівник відмічає відвідування від імені свого колеги.

Однак організації значною мірою вирішили проблему крадіжки часу, запровадивши біометричні системи обліку робочого часу, де працівники реєструють свою присутність за допомогою сканування сітківки ока, відбитків пальців, систем розпізнавання обличчя тощо.

7. Надмірний непродуктивний інтернет-серфінг

Інтернет-серфінг - це природно, і працівники час від часу заходять в Інтернет, щоб знайти чи перевірити інформацію або отримати уявлення про тему, яку вони, ймовірно, обговорюватимуть зі своїми клієнтами, менеджерами чи колегами. Однак надмірне використання Інтернету, особливо для невиробничих завдань, таких як відповіді на особисті електронні листи, покупки в Інтернеті або читання на теми, не пов'язані з роботою, може призвести до втрати продуктивного робочого часу.

Деякі співробітники також можуть безцільно сидіти в Інтернеті в робочий час, вдаючи, що шукають потрібну інформацію, пов'язану зі службовими завданнями. Щоб впоратися з такими сценаріями, вам може знадобитися попрацювати над тим, щоб надихати своїх співробітників різними способами для підвищення їхньої продуктивності.

Вплив крадіжки часу на бізнес

Дослідження галузі свідчать, що крадіжка робочого часу залишається серйозним джерелом витоку доходів для організацій. Наприклад, галузевий звіт показав, що крадіжка часу призводить до щорічних втрат від 20 до 50 мільярдів доларів США для американських організацій.

Тим часом, компанії по всьому світу втрачають понад 400 мільярдів доларів США через зниження продуктивності праці на робочих місцях! Це серйозні цифри і причина для занепокоєння організацій, які борються з численними кризами, такими як турбулентний ринок праці та невтішні макроекономічні показники на ключових ринках.

Як зупинити крадіжку часу

Нижче наведено кілька способів, як організації можуть зупинити крадіжку часу.

1. Підвищити залученість працівників

Нещодавній галузевий звіт підтвердив, що рівень залученості працівників залишається на рекордно низькому рівні. Лише одна п'ята або 21% світової робочої сили вважає себе активно залученою до роботи. Тим часом рівень стресу серед працівників у 2022 році сягнув 44%, що навіть перевищило показники 2021 року.

Різкий перехід на віддалені та гібридні робочі місця вплинув на баланс між роботою та особистим життям, збільшивши рівень вигорання. Такі виклики вплинули на здатність працівників зосереджуватися на офісних завданнях і балансувати між особистим і професійним життям. Щоб впоратися з цим, організаціям необхідно приділяти час співробітникам, щоб зрозуміти причини їхньої низької продуктивності та необхідності використовувати способи обману програмного забезпечення для відстеження робочого часу.

Залучені працівники з меншою ймовірністю витрачатимуть свій робочий час на невиробничі завдання і створюватимуть більшу цінність для організації. Для цього роботодавці можуть проводити різні заходи із залучення працівників, щоб підвищити продуктивність і сприяти боротьбі з крадіжками робочого часу.

2. Ефективно комунікувати

Ефективна комунікація є більш важливою, ніж будь-коли, особливо в той час, коли особиста взаємодія стає все рідшою, а віддалена робота набуває все більшого поширення. Організації повинні не лише ефективно комунікувати, щоб залучити співробітників, але й допомогти їм зрозуміти необхідність систем обліку робочого часу.

Організації повинні переконати своїх працівників у тому, що використання таких механізмів обліку робочого часу - це не мікроменеджмент, а надання їм більш дієвого розуміння того, як можна розширити їхні можливості для участі у виконанні більш важливих завдань. Бізнес-лідери повинні взяти на себе ініціативу і допомогти інституціоналізувати такі практики в організації, виступаючи в ролі творців змін.

Читайте також: 5 ефективних інструментів внутрішньої комунікації для покращення бізнес-процесів

3. Програмне забезпечення для відстеження часу на борту

Джерело зображення

Впровадження програмного забезпечення для відстеження часу є стратегічним кроком для компаній, які прагнуть підвищити продуктивність і запобігти крадіжкам часу. Впровадивши інструмент для відстеження часу, такий як Replicon, організації можуть точно контролювати робочий час і діяльність співробітників, зменшуючи ризик крадіжки часу. Ці передові рішення пропонують розуміння завдань і термінів виконання проектів у режимі реального часу, забезпечуючи підзвітність і прозорість на робочому місці. Деякі з цих інструментів пропонують табелі обліку робочого часу на основі штучного інтелекту та мобільні табелі, які допомагають організаціям фіксувати дані про час і відвідуваність, бронювати відгули та ефективно керувати робочими графіками в будь-який час і в будь-якому місці.

4. Забезпечити гнучкий графік роботи

Джерело зображення

Роботодавці можуть допомогти працівникам досягти кращого балансу між роботою та особистим життям, запровадивши гнучкий графік роботи. Гнучкий графік роботи може допомогти працівникам керувати своїм особистим життям та обов'язками таким чином, щоб їм не потрібно було брехати, що вони перебувають онлайн у "фіксовані" години, або вигадувати хитромудрі способи обдурити програмне забезпечення для відстеження часу.

Це дозволило б їм зосередитися на роботі та жити більш спокійним життям, що сприяло б підвищенню рівня їхньої продуктивності, а в довгостроковій перспективі принесло б користь організації, допомігши їй виграти війну за таланти!

Ви можете спробувати гнучкий графік, коли працівники можуть працювати певну кількість годин, але самі обирають, коли їм працювати, або навіть спробувати стислий робочий тиждень, наприклад, 4/10, 9/80 або 2-2-3, який дозволяє працівникам відпрацювати робочий тиждень менше, ніж за стандартні п'ять днів, щоб отримати більше вільного часу, коли вони можуть займатися своїми особистими справами.

5. Зосередьтеся на результатах

Організаціям необхідно розвивати культуру, в якій працівники та керівники зосереджуються на результатах, а не на часі, витраченому на проект або завдання. Це може бути зміною усталеної парадигми, коли "витрачений час" вважається мірилом продуктивності.

Однак, щоб досягти таких змін, потрібні довгострокові втручання та відданість, оскільки культурні зміни потребують тривалого часу, щоб проявитися.

6. Ретельно проводити аудит

Аудит того, як працівники витрачають свій час, може дати глибоке розуміння загальноорганізаційних тенденцій, які керівники можуть використати для створення дорожніх карт для вдосконалення. Наприклад, організація може автоматизувати адміністративні завдання, якщо її працівники витрачають більше часу на адміністративну діяльність, ніж на виконання критично важливих для бізнесу завдань.

Висновок {#conclusion}

Останні кілька років були бурхливими для організацій по всьому світу. Зменшення прибутку, значне падіння витрат клієнтів, війна за таланти та збільшення витрат на людські ресурси вимагають пильного погляду на способи усунення витоків доходів. І вирішення проблеми крадіжки робочого часу працівниками - це простий, але дуже ефективний спосіб покращити фінансові результати.