Ефективна комунікація - ключ до успіху вашого бізнесу

Вступ

Я знаю, що ми часто це чуємо: "Комунікація - це ключ". Але чи так це насправді? Звісно, так! Спілкування є важливим у кожному аспекті нашого життя. Будь то особисті чи професійні стосунки, бізнес-стратегії чи навіть емодзі, які використовуються для пом'якшення суворого тексту - це, до речі, невербальна комунікація.

Зазвичай ми думаємо, що коли щось визначається як обмін інформацією між двома або більше людьми, це стосується лише письмової та усної комунікації.

Однак спілкування - це більше, ніж просто використання слів. Воно також може включати мову вашого тіла, вираз обличчя та тон голосу; кожна з цих речей посилає повідомлення людині, з якою ви розмовляєте.

У бізнес-середовищі ви витрачаєте багато часу на спілкування. Чи то внутрішньо, окреслюючи свої цілі, повторюючи свої принципи, беручи участь у дискусіях та підтримуючи зв'язок з колегами, чи то ззовні, координуючи дії з іншими сторонами, розмовляючи з клієнтами або просуваючи свої товари чи послуги. Або ж назовні, координуючи дії з іншими сторонами, розмовляючи з клієнтами чи просуваючи свої товари чи послуги.

Я вважаю, що успішна форма комунікації - це коли повідомлення розуміють так, як воно було задумано. Без такого розуміння повідомлення може бути неправильно зрозумілим або переданим неправильно, що призведе до помилки або розчарування.

Будь-який бізнес потребує ефективної організаційної комунікації, оскільки без неї неможливо виконати завдання та процедури, які мають бути виконані для того, щоб бізнес працював. З огляду на це, давайте спочатку глибше розглянемо, чому ефективна комунікація є важливою.

Важливість ефективної комунікації

(Джерело)

Комунікація має значний вплив на продуктивність, культуру та ентузіазм організації. Розвиток навичок ефективної комунікації в якості менеджера забезпечує значні короткострокові та довгострокові переваги для вашої компанії. Хороший комунікатор може надихнути свою команду працювати старанніше, досягати кращих результатів та уникати непорозумінь.

Всі ці фактори можуть сприяти успіху компанії - як і вашому власному. Коли працівники беруть безпосередню участь у створенні робочих продуктів і проектів, це допомагає сформувати у них відчуття внеску в майбутнє організації. Це також мотивує їх працювати над підвищенням прибутковості, задоволеності клієнтів і впізнаваності бренду. Працівники, які особисто інвестують у досягнення цілей компанії, більше переймаються іншими аспектами. Наприклад, якщо бренд має позитивну репутацію чудового місця для роботи, це може вплинути на вашу здатність залучати та утримувати найкращі таланти в довгостроковій перспективі.

Одинадцять причин, чому ефективна ділова комунікація - це ключ до успіху

(Джерело)

1. Створює кращу корпоративну культуру

Правильна стратегія бізнес-комунікацій має вирішальне значення для створення позитивної командної культури та робочого середовища. Компанії, які спілкуються прозоро та відкрито, мають набагато здоровішу робочу атмосферу та вищий рівень мотивації та задоволеності працівників.

З іншого боку, організації, які нехтують діловими комунікаціями як засобом покращення культури на робочому місці, страждають від низької залученості, низького рівня задоволеності працівників, низького рівня задоволеності клієнтів та високого рівня плинності кадрів.

2. Покращує зусилля з обміну знаннями

Однією з головних цілей, яку компанії намагаються досягти, інвестуючи у внутрішні комунікації, є покращення практики обміну знаннями. У світі, де працівники постійно розвиваються і навчаються новому, роботодавці повинні забезпечити легкий обмін знаннями в своїх організаціях. Без добре продуманої стратегії внутрішніх бізнес-комунікацій обмін знаннями та знаннями організації страждають.

3. Покращує залученість працівників

Згідно з дослідженням залученості працівників, проведеним компанією Ragan, комунікація керівництва є найважливішим аспектом внутрішньої комунікації, який статистично корелює із залученістю працівників. Команди внутрішніх комунікацій відіграють важливу роль у підтримці, навчанні та інформуванні лідерів про цінність комунікації.

4. Посилює міжвідомчу співпрацю

Надзвичайно складно підтримувати ефективну міжвідомчу комунікацію всередині компанії без сильного комунікаційного плану. Співробітники повинні мати можливість взаємодіяти та співпрацювати без зайвих зусиль, щоб бути більш продуктивними. Наприклад, відділи досліджень і маркетингу повинні бути на одній хвилі, а бізнес-офіс та ІТ-відділ повинні працювати синхронно.

5. Підвищує задоволеність та утримання клієнтів

Краща ділова комунікація також означає кращу задоволеність клієнтів. Якщо в організації погана комунікація, це призводить до двох наслідків, коли йдеться про обслуговування та задоволеність клієнтів: По-перше, працівники, які контактують з клієнтами, не матимуть необхідної інформації. По-друге, клієнти відчують низький моральний дух співробітників і матимуть негативний досвід.

Насправді, дослідження показало, що ставлення співробітників має значний вплив на задоволеність клієнтів, що потім призводить до збільшення доходів.

6. Усунення перевантаження електронної пошти

Від оновлення інформації про хід роботи до запитів на дані, робочих завдань, взаємодії з працівниками та зворотного зв'язку, запрошень на зустрічі, комунікації з клієнтами та постачальниками, доставки документів та привітань з днем народження - зазвичай все це відбувається за допомогою електронної пошти в компаніях.

За даними Radicati, середньостатистичний бізнес-працівник витрачає 25% свого робочого дня на рутину, пов'язану з електронною поштою. Однак лише деякі з них варті нашої негайної допомоги. Багато листів, які ми отримуємо, не мають до нас жодного відношення. Перевантаження електронною поштою зменшується у внутрішніх бізнес-комунікаціях, які використовують ефективні платформи для залучення та співпраці співробітників.

7. Зменшує плинність кадрів

Компанії з більш залученими та задоволеними працівниками мають значно нижчий рівень плинності кадрів. Щоб залучити й утримати на робочому місці міленіалів і представників молодого покоління, роботодавці повинні постійно інформувати своїх співробітників про те, що стосується їхньої роботи.

З іншого боку, занадто багато нерелевантної інформації часто призводить до стресу, відсторонення, розчарування і, як наслідок, до зниження рівня утримання працівників.

8. Краща комунікація для віддалених працівників

Віддалені команди - це шлях майбутнього. Згідно зі статистикою, до 2028 року 73% усіх бізнес-відділів найматимуть віддалених працівників. Більше того, у заможних країнах, таких як США, цей показник може з часом перевищити 75%.

Це вимагає нового підходу до комунікації, лідерства та управління. Дистанційні команди стикаються з різноманітними комунікаційними проблемами, включаючи координацію між часовими поясами, подолання інформаційних бар'єрів та мовних і культурних перешкод. Крім того, відстань заважає членам команди відчувати свою приналежність один до одного. Однак, покращення внутрішньокорпоративних комунікацій може суттєво вплинути на те, як співпрацюють та взаємодіють віддалені команди.

9. Усунення комунікаційних бар'єрів

Інформаційні бар'єри виникають тоді, коли є занадто багато несуттєвого матеріалу. Таким чином, життєво важлива для працівника інформація може бути швидко втрачена. Ефективні внутрішні комунікації в компанії, а також використання відповідних комунікаційних інструментів мають вирішальне значення для подолання цієї проблеми.

10. Підвищує захист інтересів працівників

Коли роботодавці знають, як ефективно спілкуватися зі своїми працівниками, вони набагато успішніше перетворюють їх на амбасадорів бренду. Досягти амбасадорства бренду не так складно, як вважають багато компаній. Насправді, щасливі працівники із задоволенням долучаються до програм бренд-амбасадорства.

Існує чотири основні способи, як бренд-амбасадорство та адвокація співробітників можуть допомогти компанії в її діяльності:

• Підвищення впізнаваності бренду
• Покращуйте бренд роботодавця та залучайте якісних кандидатів
• Активізуйте маркетингові зусилля
• Збільшити продажі

Як бізнес може працювати над ефективним процесом комунікації?

(Джерело)

1. Використовуйте правильні інструменти комунікації

Інструменти, які ви використовуєте для спілкування в команді, можуть мати великий вплив на ефективність комунікаційного процесу. Якщо ви використовуєте інструменти, які працюють повільно, не дуже зручні у використанні або потребують багато часу на навчання, то це може викликати розчарування у співробітників.

Таке розчарування може призвести до непорозумінь і втрати продуктивності та часу. Як наслідок, реальні повідомлення можуть стати розмитими в процесі роботи. Тому обов'язково проведіть дослідження щодо правильних інструментів командної комунікації, а потім робіть вибір з розумом.

Враховуйте потреби вашого бізнесу. Офісні телефонні системи для малого бізнесу можуть ідеально підходити для вашої компанії, але великі організації можуть мати інші вимоги.

2. Знати, про що ви говорите

Мудреці говорять, бо мають що сказати; дурні говорять, бо мусять щось сказати. - Платон

Незалежно від того, чи говорите ви з клієнтом, колегою або діловим партнером у професійній якості, ви завжди говорите від імені когось іншого, а не від себе. Ви можете представляти свою організацію, службу чи відділ.

Ви завжди повинні усвідомлювати, від чийого імені ви говорите і чому ви спілкуєтеся. Перш ніж говорити, подумайте про наступне:

1. Для кого я говорю?
2. Чому я говорю?

3. Не ображайте людей

Не ображайте інших так само, як виходите з себе. Як хороший комунікатор у бізнесі, пам'ятайте, що ваша мета полягає в тому, щоб привести аудиторію у відповідність з вашими цілями. Люди набагато менше схильні слухати вас, співпрацювати з вами, якщо ви проявляєте неповагу до них у будь-який спосіб.

Крім того, образа іншої людини дає їй новий захист, якого їй раніше не вистачало. Тепер у центрі уваги опиняється ваше ставлення, а повідомлення, яке ви щиро намагаєтесь донести, губиться на задньому плані.

4. Слухайте уважно і з увагою

Під час дискусії ви насправді не слухаєте, і ваша увага зосереджена на тому, що ви збираєтеся сказати далі, а не на тому, що говорить співрозмовник. Ви можете неправильно витлумачити або проігнорувати важливі компоненти їхнього повідомлення, що може призвести до безрезультатних рішень. Приділення співрозмовнику всієї своєї уваги - це перший крок до ефективної комунікації.

5. Зберігайте позитивну мову тіла

Вміння контролювати мову свого тіла абсолютно необхідне для спілкування. Візуалізуючи лінію, яка проходить від грудей до стелі або неба і м'яко тягне вас вище, ви можете потренуватися стояти прямо. Будьте обережні, щоб не переборщити. Ви хочете виглядати настільки природно, наскільки це можливо.

6. Слідкуйте за складними емоціями

Іноді складні умови викликають сильні емоції. Якщо ми хочемо покращити комунікацію, ми повинні вміти розпізнавати власні емоції та керувати ними. Ми також повинні вміти адекватно реагувати на прояви гніву чи незадоволення інших.

Незважаючи на те, що ми спілкуємося з іншими щодня, деякі люди не були навчені або не мали можливості практикувати відповідні техніки спілкування.

Почніть спілкуватися краще вже сьогодні

Щороку комунікативні навички очолюють список навичок, затребуваних роботодавцями. Причиною цього є те, що комунікація - це те, що підтримує наші професійні та особисті стосунки на належному рівні. Це те, як ми проявляємо турботу, каталізуємо зміни та досягаємо поставлених цілей. Це достатня причина, щоб удосконалювати та продовжувати розвивати ці важливі навички. На щастя, ми всі можемо навчитися спілкуватися краще.

Розуміння стилів спілкування допоможе вам бути почутими, незалежно від того, з ким ви розмовляєте. А це життєво важлива частина того, як керувати іншими та допомагати їм побачити вашу точку зору.

Пам'ятайте, що більшість людей поєднують різні стилі спілкування і можуть змінювати їх залежно від настрою та ситуації. Ваше завдання як комунікатора і лідера - переконатися, що всі вас розуміють, незалежно від того, з ким ви маєте справу. Незалежно від вашого стилю, якщо ви розробите спосіб спілкування з командою, який вам підходить, ви на шляху до успіху вашого бізнесу.