Захист персональних даних клієнтів у GDPR-сумісному маркетингу: Кращі практики

Вступ

Загальний регламент про захист даних (GDPR) набув чинності кілька років тому, і з плином часу у багатьох галузях виникло питання: як GDPR вплинув на маркетинг? Відповідь полягає в тому, що GDPR дійсно суттєво вплинув на маркетингові підходи. Всі організації різного розміру і майже у всіх галузях, які працюють з ЄС і Великобританією, повинні дотримуватися цього регламенту, щоб уникнути юридичних проблем. Тому GDPR є регіональним за задумом, але глобальним по суті.

У цій статті ми пояснюємо, що GDPR означає для маркетологів, і пропонуємо найкращі практики, які організація може запровадити в маркетингу, щоб ефективніше захищати інформацію про клієнтів відповідно до GDPR. Ці практики допоможуть вам зменшити ймовірність виникнення юридичних проблем, погіршення репутації та серйозних штрафів.

Що таке GDPR для маркетологів?

GDPR був запроваджений Європейською комісією та набув чинності у 2018 році з метою покращення захисту даних резидентів ЄС. У цій сфері GDPR визначає шляхи та засоби захисту даних користувачів від крадіжки, неправильного використання та продажу відповідними суб'єктами. GDPR визначає два суб'єкти з різними обов'язками відповідно до закону: контролери даних (суб'єкти, які володіють та зберігають конфіденційні дані) та процесори даних (суб'єкти, які оперують даними на користь контролерів).

Ключовими принципами GDPR, які формують основний фокус всього закону, є наступні:

• Законність, прозорість і справедливість
• Обмеження щодо призначення
• Мінімізація даних
• Точність
• Обмеження щодо зберігання
• Безпека
• Підзвітність

Для маркетологів GDPR означає необхідність розробити чесний і прозорий підхід до даних клієнтів. Точніше кажучи, до чутливих даних, які можуть бути цінними або ідентифікувати особу, слід ставитися з повагою. Організація може збирати такі дані лише після отримання чіткої згоди від власника даних (клієнта), робити виключно необхідні записи та забезпечувати точність даних. Окремою важливою деталлю є зобов'язання організації використовувати необхідні засоби для надійного захисту даних клієнтів.

Найкращі практики захисту даних клієнтів у маркетингу за GDPR

Як компанії захищають інформацію про клієнтів відповідно до GDPR? Спеціально для маркетологів існують перевірені часом рішення та практики, які допомагають забезпечити захист конфіденційних даних, а також дотримання вимог Загального регламенту про захист даних. Ознайомтеся з наведеними нижче рекомендаціями та застосовуйте їх, щоб підвищити ефективність захисту даних у вашій організації загалом і надійніше захистити дані клієнтів зокрема.

Збирайте тільки необхідні дані та отримуйте згоду клієнтів

Зменшення обсягу зібраних даних є одним з найефективніших способів для організації знизити ризики втрати даних і злому. Хакери прагнуть отримати доступ до баз даних з якомога більшою кількістю даних, оскільки більша кількість і ширший тип записів, до яких вони отримують доступ, можуть безпосередньо збільшити їхні прибутки. Якщо організація не зберігає великі обсяги даних про клієнтів, кіберзлочинці можуть не націлюватися на ці бази даних.

Як маркетолог, ви можете і повинні збирати лише ті дані, які необхідні для поточних маркетингових цілей. Перегляньте свої робочі процеси та шаблони збору даних, а також проаналізуйте практику збору даних, щоб перевірити, чи дійсно використовуються зібрані вами записи. Якщо деякі дані не використовуються або не мають значного впливу на досвід ваших клієнтів, подумайте про те, щоб відмовитися від збору таких даних і видалити записи, які вже є у вашому розпорядженні.

Крім того, згідно з GDPR, ви повинні повідомити своїм клієнтам про дані, які ви збираєте, і отримати їхній чіткий дозвіл на цей збір. З іншого боку, повинна бути передбачена можливість відмовитися від збору даних у будь-який момент. Відповідно до GDPR, збір конфіденційних даних без дозволу клієнта може призвести до юридичних штрафів.

Аудит списків розсилки

Знову ж таки, чим більший обсяг даних у сховищі вашої організації, тим вищий ризик витоку даних. Таким чином, регулярний аудит списків розсилки - це практика GDPR у сфері email-маркетингу, яку ви повинні інтегрувати. Клієнти, які скасували підписку на ваші email-промо-акції, інформаційні бюлетені та інші маркетингові матеріали, повинні бути видалені з бази даних. Крім того, вам може знадобитися відсортувати адреси клієнтів відповідно до їхніх категорій підписки на електронну пошту, щоб уникнути надсилання їм маркетингових матеріалів, які вони не хочуть отримувати.

Розгляньте можливість автоматизації процесу очищення списків розсилки, щоб відповідати вимогам GDPR у сфері маркетингу, заощадити час і покращити взаємодію з користувачами завдяки більш персоналізованим листам.

Зібрати команду з управління даними

Сучасні організації, навіть невеликі, збирають, зберігають і обробляють терабайти даних для маркетингових та інших цілей. Маючи команду з управління даними на борту, ви можете класифікувати записи, визначати пріоритети для використання та контролювати їх відповідно до вимог законодавства щодо захисту даних. Кваліфіковані фахівці з управління даними допоможуть вам забезпечити вищий рівень безпеки даних клієнтів, а також заощадити витрати і час на робочі процеси зберігання, пошуку та захисту даних.

Перегляньте спосіб збору персональних даних

Сюди входить принаймні робочий процес збору даних і шлях, який вони проходять перед тим, як потрапляють до вашого сховища. Подумайте про перевірку форми цільової сторінки, яку ви використовуєте, щоб попросити клієнтів надати необхідні дані. Крім того, GDPR вимагає, щоб організації додавали інформаційні спливаючі вікна для відвідувачів сайту про збір даних, і знову ж таки, отримували їхню явну згоду, яка дозволяє вам збирати персональні дані.

Наступним важливим кроком тут є моніторинг інших джерел конфіденційних даних (якщо ваша організація є збирачем або обробником даних відповідно до вимог контракту). Нарешті, вам потрібно зрозуміти, які треті сторони можуть отримати доступ до цих даних на цьому шляху. Пам'ятайте, що GDPR вимагає укладання юридичних договорів між різними суб'єктами, які працюють з конфіденційною інформацією клієнтів, і розгляньте можливість виключення третіх осіб без договірних зобов'язань з вашого ланцюжка постачання даних.

Обмежуйте та контролюйте доступ до даних

Як і у випадку зі сторонніми підрядниками, захист даних клієнтів всередині організації - це питання контролю доступу. Проаналізуйте, які дані та доступ до них потрібні для виконання своїх обов'язків тим чи іншим відділам і членам команди. Потім надайте цим відділам і членам команди лише ті рівні доступу до даних і дозволи, які їм потрібні. Дотримуйтесь принципу найменших привілеїв (PoLP) та інтегруйте рішення для контролю доступу на основі ролей (RBAC), щоб ефективно та швидко керувати дозволами на доступ до даних для команд.

Навчіть свій персонал

Ще раз повторюємо, що GDPR - це комплексний акт, який є обов'язковим для будь-якої організації, що збирає персональні дані резидентів ЄС. Юридичні наслідки та штрафи, передбачені цим актом, є суворими, і навіть незначна помилка співробітника може спричинити судовий процес. Таким чином, працівники та керівники повинні знати вимоги та нюанси закону GDPR, щоб зменшити ймовірність людських помилок. Подумайте про проведення комплаєнс-тренінгу для кожного новачка та запровадьте тематичні тести, наприклад, раз на рік, щоб підтримувати кваліфікацію працівників у сфері GDPR не лише у вашій маркетинговій команді, а й в інших відділах.

Перегляньте свої підходи до захисту даних та безпеки

Загрози кібербезпеці постійно розвиваються, оскільки кіберзлочинці винаходять нові способи проникнення в захищені системи та отримання доступу до конфіденційних даних. Якими б не були ваші заходи безпеки, як маркетолог ви завжди повинні прагнути покращити захист маркетингових даних. Щоб зробити це ефективно, вам потрібно налаштувати робочі процеси перегляду ІТ-безпеки, які дозволять вам бути в курсі останніх тенденцій у сфері кіберзахисту.

Розгляньте можливість впровадження регулярних робочих процесів повномасштабного тестування на проникнення з фахівцем з безпеки, який намагається пройти через захист організації. Таким чином, ви зможете виявити вразливості у ваших рівнях безпеки, а потім впровадити виправлення до того, як хакери зможуть використати їх для здійснення реального злому. Складність сучасних інфраструктур, а також еволюція інструментів кібератак роблять створення непереможного захисного периметру майже неможливим.

Крім того, вам слід переглянути дані, які ви зберігаєте. Якщо є дані, які ви не використовуєте в маркетингових цілях (і які не будете використовувати в майбутньому), подумайте про їх видалення. Таким чином ви зменшите потенційні вразливості вашої організації, а також знизите ймовірність витоку конфіденційних даних навіть після успішного зламу.

Регулярно створюйте резервні копії

Що є одним з найбільших ризиків для організації, яка зберігає дані клієнтів? Зазвичай хтось скаже, що це крадіжка або витік даних. Однак GDPR передбачає покарання за інший частий наслідок порушення безпеки - втрату даних. Крім того, втрата конфіденційних даних, таких як клієнтська база після, наприклад, успішної атаки вірусу-здирника, може спричинити значні труднощі для діяльності організації та її прибутковості в майбутньому.

Незалежно від того, які заходи безпеки застосовуються до інфраструктури вашої організації, зловмисники завжди на крок попереду будь-якого захисту. Це означає, що рано чи пізно ваш захист дасть збій, що поставить під загрозу ваші дані.

Резервне копіювання, яке являє собою окрему відновлювану копію даних, що зберігається в іншому сховищі, є єдиним

надійний спосіб зберегти контроль над необхідними даними після великих катастроф, пов'язаних з їх втратою. Розгляньте можливість використання NAKIVO Backup & Replication, якщо ви використовуєте продукти Microsoft для організації обміну та управління даними у вашій організації. Незалежно від того, якою є ІТ-інфраструктура, прагніть автоматизувати резервне копіювання конфіденційних даних та забезпечити швидке відновлення, щоб у будь-який момент задовольнити запити щодо дотримання вимог GDPR.

Висновок

Загальний регламент про захист даних є обов'язковим для організацій, які збирають персональні дані резидентів ЄС. Щоб забезпечити відповідність GDPR та покращити захист даних клієнтів у маркетинговій діяльності, вам слід:

• Мінімізуйте збір даних: збирайте та зберігайте лише те, що вам потрібно;
• Регулярно проводити аудит розсилки;
• Створіть команду з управління даними для оптимізації збору, використання та захисту конфіденційних даних;
• Знайте, як і звідки ви отримуєте дані;
• Обмежте доступ до даних за допомогою моделі RBAC та дотримуйтесь принципу найменших привілеїв;
• Переконайтеся, що працівники знають вимоги GDPR і дотримуються їх;
• Регулярно оновлюйте свої підходи до захисту даних;
• Інтегруйте робочі процеси резервного копіювання в ІТ-середовище вашої організації.