Важлива документація для власників компаній: 11 видів бізнес-документів, які потрібно мати завжди

Вступ

Мало хто з власників компаній любить паперову тяганину, і ще менше тих, хто хоче відстежувати всю документацію, яка проходить через їхні столи. На жаль, ділові документи є життєво важливими для здоров'я вашої організації, оскільки без них ви ризикуєте потрапити в незручне становище, перебої в роботі і навіть мати юридичні проблеми.

На щастя, це стосується лише кількох типів ділових документів. Тож у цій статті ми навчимо вас розрізняти, що є важливим, а що ні, пояснимо 11 типів важливих ділових документів, які ви завжди повинні зберігати, а також розповімо про переваги, які вони можуть надати вашій компанії.

Що таке ділові документи?

Загалом, діловим документом може бути будь-який аркуш паперу (або його цифровий еквівалент), який хоча б дотично пов'язаний з діяльністю вашої компанії. Але якщо говорити конкретніше, то діловими документами можна вважати записи, які використовуються для передачі, зберігання чи організації інформації в організації.

Чому важливі ділові документи?

Як ви незабаром побачите, ділові документи бувають різних форм, розмірів і, що найважливіше, способів використання. Але чому вони важливі в першу чергу, і які переваги вони можуть запропонувати вашому бізнесу? Що ж, давайте відповімо на ці питання.

• Організація та ефективність: Ділові документи надають структурованості та чіткості вашим операціям, що дозволяє підвищити ефективність, зменшити кількість помилок та забезпечити загальну узгодженість.
• Комунікація та співпраця: Документи також сприяють ефективній внутрішній і зовнішній комунікації, створюючи краще робоче середовище і дозволяючи співробітникам і зацікавленим сторонам досягати найкращих результатів.
• Обмін та управління знаннями: Коли працівники залишають вашу компанію, вони забирають із собою всі свої знання, що призводить до неефективності. Ділова документація дозволяє вам зберегти всю цю інформацію та підтримати зусилля майбутніх співробітників.
• Правовий захист: На жаль, суперечки, судові позови та перевірки є неминучою частиною ведення бізнесу. Але, маючи відповідні ділові документи, ви можете підстрахуватися і пом'якшити негативні наслідки правових інцидентів.
• Планування та прийняття рішень: Бізнес-документи надають безцінну інформацію про вашу діяльність, дозволяючи вам вчитися на минулому та адаптуватися до майбутнього. Завдяки цьому ви завжди можете приймати ефективні рішення на основі даних.
• Моніторинг та оцінка ефективності: Як можна ефективно управляти бізнесом, якщо ви не розумієте, що в ньому відбувається? Відповідь проста - ніяк. На щастя, бізнес-документація дозволяє відстежувати всі важливі показники у (майже) реальному часі.
• Репутація та імідж бренду: Тут цінність бізнес-документів подвійна. По-перше, документація, пов'язана з брендингом, дозволяє вам постійно орієнтуватися на ваших ідеальних клієнтів за допомогою впізнаваного тону голосу (у копіях, медіа, дизайні тощо). Але, по-друге, ефективне управління документами також дозволяє вам працювати ефективніше і створювати більш надійну репутацію навколо вашого бренду.

11 типів важливих бізнес-документів, які потрібно зберігати завжди

Як показано вище, стандартним способом класифікації ділових документів є їхнє використання у вашій компанії. Але щоб визначити кінцевий пункт призначення документа (наприклад, кошик для сміття або шухляда вашого офісного столу), нам потрібно звернути увагу на застарілість.

Слід визнати, що це трохи складно, оскільки концепція виходить за рамки варіантів використання, контенту і навіть цільових відділів. Загалом, найважливіші бізнес-документи, як правило, потрапляють у фінансові, юридичні та маркетингові дужки, але не всі.

Більше того, навіть якщо ви збережете всю документацію, що належить лише до цих категорій, незабаром ваш офіс і комп'ютери будуть переповнені (цифровими) паперовими відходами. Отже, найефективніший спосіб допомогти вам визначити, які документи слід зберігати, - це розповісти вам про них.

#1 Звіти про прибутки та збитки

Ці документи, також відомі як звіти про прибутки та збитки, підсумовують доходи, витрати та чистий прибуток або збиток вашої компанії за певний період. Вони важливі для внутрішніх цілей, зокрема для порівняльного аналізу, планування та прийняття рішень.

Однак їхня справжня цінність проявляється, коли справа доходить до зовнішньої звітності, зокрема, аналізу інвесторів/кредиторів під час поглинань або пошуку інвестицій, а також дотримання податкового законодавства.

Звіти про прибутки та збитки є життєво важливими для оцінки результатів діяльності та фінансового стану вашого бізнесу, а їх відсутність може поставити під сумнів вашу поведінку. У найгіршому випадку це може призвести до припинення фінансування або навіть до проблем з місцевою податковою інспекцією.

(Джерело: Zervant)

#2 Баланси

Як і звіти про прибутки та збитки, баланси надають моментальний знімок фінансового стану вашої компанії на певний момент часу і є важливими з вищезазначених причин. Однак вони відрізняються тим, що фокусуються на активах, зобов'язаннях та акціонерному капіталі вашого бізнесу.

(Джерело: bdc.ca)

#3 Податкові декларації

Як випливає з назви, податкові декларації - це ділові документи, які ви подаєте до місцевої податкової служби (IRS у США), щоб повідомити про свої доходи, відрахування та податкові зобов'язання за будь-який період, а також слугують записом фінансової діяльності вашого бізнесу.

Як ви можете собі уявити, вони є найбільш важливими для забезпечення дотримання місцевих законів, оскільки їх порушення може призвести до штрафів у кращому випадку, а в гіршому - до суду або в'язниці.

(Джерело: AbbyMarketplace)

#4 Рахунки-фактури та квитанції

Ми не сумніваємося, що ви чудово знаєте, що таке рахунки-фактури та квитанції, але щоб нікого не обманути, ці документи підтверджують ваші бізнес-транзакції. Це робить їх надзвичайно важливими з кількох причин, включаючи бухгалтерський облік, суперечки з клієнтами та оподаткування. Впровадження програмного забезпечення для виставлення рахунків є оптимальним рішенням для створення та управління рахунками-фактурами.

(Джерело: Billdu)

#5 Банківські виписки

Банківські виписки, видані банком або іншою фінансовою організацією, підсумовують операції вашого бізнесу за певний період, включаючи депозити, зняття коштів, перекази тощо. Як і інші фінансові документи, вони також відіграють важливу роль у внутрішній бухгалтерії, бюджетуванні та дотриманні податкового законодавства.

Однак вони також допомагають вашій компанії виявляти шахрайство і є життєво важливими для **заявки на кредити** або **пошуку фінансування** від інших суб'єктів господарювання. Це робить їх більш ніж вартими того, щоб зберігати їх у вашій шухляді для безпеки.

(Джерело: Patriot Software)

#6 Звітність по заробітній платі

Здебільшого використовувані для внутрішнього діловодства, платіжні відомості відстежують компенсації працівникам, відрахування та іншу пов'язану з ними інформацію. Вони життєво необхідні для моніторингу ваших витрат, забезпечення дотримання трудового та податкового законодавства, вирішення трудових спорів та доведення вашої невинуватості під час аудиту.

(Джерело: Hourly)

#7 Ліцензії та дозволи на ведення бізнесу

Відійшовши від фінансів, настав час обговорити юридичні бізнес-документи. Ліцензії та дозволи мають кілька очевидних цілей, серед яких надання доступу до унікальних галузей, допуск до участі в певних державних програмах, а також демонстрація вашої компетентності та надійності.

Вже з однієї цієї причини варто зберігати свої дозволи та ліцензії. Однак найголовніша причина полягає в тому, що через їхню природу та діяльність, до якої вони залучені, вам часто доведеться доводити своє право на певні юридичні та ділові дії.

(Джерело: SignNow)

#8 Контракти та угоди

Незалежно від того, чи є ви B2B або B2C бізнесом, контракти та угоди - це ваш хліб з маслом. Вони включають в себе угоди із зовнішніми організаціями, такими як компанії з аутсорсингу програмного забезпечення, які особливо важливі для технологічних компаній. Вони деталізують юридично обов'язкові умови ваших відносин (з клієнтами, партнерами, довіреними особами тощо) і допомагають захистити вас від потенційних судових позовів. Крім того, вони дозволяють відстежувати ваші договірні зобов'язання, щоб переконатися, що ви виконуєте всі свої обов'язки.

(Джерело: Jotform)

#9 Документація з інтелектуальної власності

ІВ - це загальний термін для ділових документів, які встановлюють і захищають права інтелектуальної власності вашого бізнесу, включаючи записи, реєстрацію та патенти. На практиці, наявність цих документів дає численні переваги, головним чином, підтверджуючи ваше право власності на нематеріальні активи вашого бізнесу, запобігаючи потенційній крадіжці або неправомірному використанню, монетизації, ліцензуванню та впізнаваності бренду.

(Джерело: Signaturely)

#10 Страхові записи

Ще один тип бізнес-документів, які варто зберігати завжди, - це страхові записи, оскільки вони відстежують страховий захист вашої компанії, деталізують усю необхідну інформацію та слугують доказом під час страхових випадків. Вони життєво важливі для підтримки належного управління ризиками та забезпечення успішної безперервності бізнесу і відновлення після катастроф. Крім того, вони захищають вашу компанію та співробітників від будь-яких нещасних випадків, які можуть статися на робочому місці.

(Джерело: SampleForms)

#11 Маркетингові записи

Нарешті, маркетингова документація - це документація та дані, пов'язані з маркетинговою діяльністю та стратегіями вашого бізнесу. Вони включають маркетингові дослідження, рекламні кампанії, дані про клієнтів, аналітику, маркетингові плани та рекламні матеріали.

Вони є життєво важливими з різних причин, але їх варто дотримуватися, особливо для підтримки ефективної діяльності та аналізу конкурентів, відстеження інформації про клієнтів і таргетування, забезпечення послідовності маркетингу бренду та довгострокового планування.

(Джерело: SlideTeam)

Як класифікуються ділові документи?

Зважаючи на широку сферу їх визначення, не дивно, що класифікація ділових документів є досить різноманітною. Зазвичай їх класифікують за змістом і функціями на такі види:

• Адміністративні: Використовувані для внутрішніх адміністративних цілей, ці документи полегшують комунікацію, координацію та організацію всередині компанії. До них належать службові записки, внутрішні електронні листи, порядок денний зустрічей, графіки роботи працівників тощо.
• Юридичні та регуляторні документи: Ці документи, необхідні для дотримання правових і регуляторних зобов'язань, допомагають гарантувати, що бізнес працює в межах правового поля, захищаючи свої права та інтереси. Вони включають контракти, угоди, ліцензії, дозволи, умови надання послуг, політику конфіденційності тощо.
• Фінансові: Пов'язані з транзакціями та іншою фінансовою діяльністю, ці документи необхідні для ефективного бухгалтерського обліку, оподаткування та фінансового аналізу. До них належать фінансові звіти, рахунки-фактури, квитанції, замовлення на купівлю, звіти про витрати тощо.
• Маркетинг і продажі: Ці документи використовуються для залучення та перетворення потенційних клієнтів на клієнтів, а також для просування продуктів і послуг компанії, стимулюють продажі та приносять дохід. До них належать брошури, флаєри, рекламні оголошення, описи продуктів/послуг, маркетингові плани, відгуки клієнтів тощо.
• Кадрове діловодство: Кадрові документи допомагають забезпечити належне управління персоналом, дотримання трудового законодавства та ефективну комунікацію між компанією та її працівниками. До них відносяться трудові договори, посадові інструкції, атестації, навчальні матеріали, дисциплінарні записи, розробка програмного забезпечення для оптимізації кадрових процесів тощо.
• Оперативні: Використовуються для підтримки щоденних операцій, ці документи містять керівні принципи та інструкції для працівників для забезпечення ефективності, послідовності та якості. Вони включають стандартні операційні процедури (СОП), технологічні схеми, інвентаризаційні записи, журнали технічного обслуговування тощо.
• Проект: Ці документи, призначені для управління проектами, допомагають відстежувати етапи, розподіляти ресурси та забезпечувати успішне завершення проекту завдяки ретельному плануванню, моніторингу та виконанню. Вони включають плани проекту, графіки, структури розбиття робіт (WBS), звіти про хід виконання, оцінки ризиків тощо.
• Зовнішня кореспонденція: Ці документи, задіяні в комунікації із зовнішніми зацікавленими сторонами, такими як клієнти, постачальники та партнери, допомагають налагодити ділові стосунки та сприяють безперешкодній взаємодії та співпраці. До них належать листи, електронні листи, пропозиції, комерційні пропозиції, замовлення на закупівлю, контракти тощо.

Краще уявлення про цю категоризацію важливе для розуміння важливості та використання ділових документів у вашій компанії. Однак це не допоможе вам відповісти на питання, яке привело вас сюди в першу чергу - які документи безпечно викидати, а які варто зберігати. Що ж, давайте відповімо на нього прямо зараз.

Як найкраще керувати діловими документами?

Сьогодні нам пощастило, що нам не доводиться покладатися на об'ємні папки та переповнені шухляди столів, щоб зберігати всю важливу ділову документацію. Програмне забезпечення для керування документами (DMS) - один із найкращих інструментів для вашого бізнесу, оскільки воно не лише зменшує вплив паперової роботи на ваші нерви, але й на навколишнє середовище.

DMS дозволяє зберігати, організовувати та ділитися ресурсами з одного зручного інтерфейсу, що робить її найкращим способом управління бізнес-документами. Однак це не означає, що він абсолютно безпроблемний. Якщо ви хочете насолоджуватися максимально спрощеною роботою та максимізувати свою ефективність, вам все одно доведеться застосувати кілька стратегій вибору, щоб розширити можливості її роботи.

До них відносяться:

• Встановлення чіткої політики найменування та маркування
• Централізоване зберігання документів
• Створення ієрархії доступу
• Впровадження резервного копіювання та аварійного відновлення
• Увімкнення документообігу та співпраці

Підсумовуючи

Як ми вже з'ясували, ділові документи є життєво важливими ресурсами для вашого бізнесу та всіх його операцій у різних відділах, включаючи юридичний, фінансовий, маркетинговий та інші. І перший ключ до їх максимального використання - це вміння відокремити ті з них, які мають довгострокову цінність, від тих, що не мають.

У цій статті ви ознайомилися з 11 діловими документами, які ви завжди повинні зберігати, і зрозуміли, чому це так. Однак ваша робота ще далека від завершення. Тепер вам потрібно переоцінити поточну політику управління внутрішніми документами та визначити, чи сприяє вона зусиллям вашої команди, чи заважає їм.

Незалежно від вашого остаточного висновку, ви повинні пам'ятати, що завжди є місце для вдосконалення. І це може бути місце, яке ви можете звільнити в шухляді свого офісного столу, перенісши всю документацію в хмару.