Вибір правильного програмного забезпечення для управління запасами продуктів харчування та напоїв: Функції, які мають значення

Вступ

Будемо відвертими. Управління харчовим бізнесом - чи то ресторан, чи то бренд снеків, чи то повномасштабне виробництво - іноді нагадує жонглювання однією рукою, коли іншою гасиш пожежу.

А інвентаризація?

Часто саме з них починається пожежа.

Незалежно від того, чи це свіжа продукція, яка псується до того, як ви встигнете її продати, чи пошук джерела помилки в пакуванні, погана система інвентаризації може коштувати вам більше, ніж гроші. Вони забирають час, викликають розчарування персоналу і, що найгірше, можуть підірвати довіру клієнтів.

Саме тому правильне програмне забезпечення для управління запасами харчових продуктів і напоїв має велике значення.

Але з десятками варіантів, як ви знаєте, на що звернути увагу? Як відрізнити те, що дійсно корисно, від того, що є лише яскравим маркетинговим ходом?

Давайте розберемося в цьому разом - без модних слів.

Чому правильна інвентаризація важлива як ніколи

Інвентаризація - це не просто "запаси на полицях". Це ваші інгредієнти, виробничі матеріали, готова продукція. І все це швидко рухається - надходить, використовується, перепаковується, відправляється, повертається або викидається.

Якщо ви покладаєтеся на ручні методи або програмне забезпечення, створене для іншого виду бізнесу, ви, ймовірно, маєте справу з цим:

• Псування або марнотратство, якому можна було запобігти

• Інгредієнти закінчуються в найневідповідніший момент

• Надмірне замовлення, щоб "перестрахуватися"

• Помилки, які повертаються до вас під час аудитів

Ні в кого немає на це часу.

Вам потрібна система, яка дасть вам ясність. Система, яка дозволить вам знати, що де знаходиться, як довго це триватиме і що потрібно зробити - не ускладнюючи при цьому життя.

Поговоримо про те, що насправді має значення

Забудьте про рекламні штучки. Це функції, які дійсно мають значення для щоденної роботи.

1. Інвентаризація, яка оновлюється під час роботи

Уявіть, що ви перевіряєте свої запаси і знаєте, що вони на 100% актуальні. Це не приблизні дані. Не вчорашнє число. А саме те, що знаходиться у ваших морозильних камерах, холодильниках або сухих складах прямо зараз.

Відстеження запасів у режимі реального часу повинно бути таким:

• Показуйте підрахунки в реальному часі в різних місцях

• Миттєво відображайте використання з продажу або виробництва

• Допомагає виявити розбіжності на ранніх стадіях - до того, як вони розростуться в сніжний ком

• Безперешкодна робота зі скануванням штрих-кодів або мобільними інструментами

Справа не в досконалості. Йдеться про те, щоб система повідомляла вам, що відбувається, в той час як це відбувається.

2. Відстеження термінів придатності, що не пропускає жодного удару

Підприємства харчової промисловості не просто зберігають товари на складі - вони зберігають товари, на яких цокає годинник.

Хороше програмне забезпечення допоможе вам запобігти псуванню:

• Позначайте товари, термін придатності яких наближається до завершення

• Пропонуйте, що використати або продати в першу чергу

• Допомагає вашій команді правильно ротувати запаси

• Записуйте інформацію про термін придатності з моменту її отримання

Більше ніяких липких записок на пакуванні. Більше не потрібно гадати, який піддон з сиром піде першим.

3. Рецепти, які синхронізуються з запасами

Незалежно від того, що ви робите - соуси для макаронів, напої в пляшках чи фасовані бутерброди, - ваша система обліку повинна розуміти, що входить до складу вашої продукції.

Це означає, що ви можете:

• Прив'язуйте інгредієнти до кожного пункту меню або продукту

• Зменшуйте запаси сировини по мірі виготовлення продуктів

• Прогнозуйте, що вам знадобиться на основі продажів

• Автоматично оновлюйте витрати, коли ціни постачальників змінюються

Це значно економить час і підвищує точність так, як ніколи не міг би зробити ручний облік.

4. Мобільний доступ і підтримка штрих-кодів

Давайте будемо реалістами: залучення персоналу до робочого столу щоразу, коли їм потрібно перевірити наявність товару на складі, вбиває продуктивність.

Мобільні інструменти та сканування штрих-кодів допоможуть вашій команді:

• Підраховуйте запаси швидше

• Отримуйте поставки з меншою кількістю помилок

• Виявляйте та вирішуйте проблеми на місці

• Залишайтеся на роботі замість того, щоб ганятися за паперами

Ви хочете, щоб ваш персонал зосередився на продуктах харчування, а не застряг у боротьбі з системою.

5. Розумні пропозиції щодо закупівель (тому що вам є про що подумати)

Закінчення інгредієнтів збиває з пантелику. Замовляєте забагато? Це гроші на вітер.

Розумна система не просто чекає на вашу реакцію. Вона бачить тенденції та допомагає вам планувати.

Функції, на які варто звернути увагу:

• Автоматичні замовлення на закупівлю на основі точок повторного замовлення

• Прогнозування з урахуванням сезонності та акцій

• Відстеження ефективності роботи постачальників

• Центральне місце для управління замовленнями, квитанціями та поверненнями

Це як мати другу пару очей на ваші покупки - без зарплати.

6. Синхронізується з вашими існуючими інструментами

Інвентаризація не живе в мильній бульбашці. Він пов'язаний з вашими продажами, фінансами, звітністю.

Якщо ваше програмне забезпечення не може спілкуватися з ними:

• Ваша POS-система (точка продажу)

• Ваша бухгалтерська платформа (наприклад, Xero, QuickBooks або MYOB)

• Ваші онлайн-замовлення або електронна комерція

• Ваші постачальники або склад

...ви застрягнете у подвійному записі. І давайте подивимося правді в очі - більше цього нікому не потрібно.

Шукайте програмне забезпечення, яке легко інтегрується. Чим менше кліків, тим краще.

7. Відповідність - це не бонус, а необхідність

Ви вже знаєте про тиск правил безпеки харчових продуктів. Ваше програмне забезпечення для інвентаризації повинно допомогти вам дотримуватися вимог, а не залишати вас в розгубленості під час відкликання або інспекції.

Вам знадобляться такі функції, як

• Відстеження партій та лотів

• Звітність, готова до аудиту

• Відстеження постачальників

• Етикетки для алергенів, дат виробництва або сертифікатів

Ви не отримаєте додатковий кредит за дотримання стандартів безпеки харчових продуктів. Але якщо ви не відповідаєте стандартам? Це дуже швидко стає дуже дорогим.

8. Достатньо простий, щоб персонал міг ним користуватися

Це, мабуть, найчастіше ігнорується.

Інструмент може мати всі навороти світу, але якщо ваші співробітники не користуються ним, це просто ще одна підписка, яка виснажує ваш бюджет.

Шукайте програмне забезпечення, яке:

• Чистий і простий у навігації

• Створено з урахуванням особливостей вашого бізнесу

• Підтримується надійною підтримкою клієнтів (живий чат - це перемога)

• Швидко навчає нових працівників

Пам'ятайте: справа не в тому, наскільки "просунутим" є інструмент. Справа в тому, наскільки добре він вписується у ваш робочий процес.

Питання вартості: Ви переплачуєте чи недоінвестуєте?

Ось правда: деякі програми мають завищену ціну за те, що вони роблять. Інші виглядають дешево на перший погляд, але не мають функцій, які знадобляться вам через кілька місяців.

За що варто платити?

• Економія часу щотижня

• Менше помилок при інвентаризації

• Зменшення псування або втрат запасів

• Краща маржа завдяки точним закупівлям

Справа не лише в ціні. Справа в тому, що програмне забезпечення насправді дає вашому бізнесу.

Заключні думки: Обирайте програмне забезпечення, яке працює як партнер по команді

Вам не потрібне чудодійне рішення. Вам потрібно щось надійне. Щось, що допомагає, а не заважає.

Вибір правильного програмного забезпечення для управління запасами продуктів харчування та напоїв - це більше, ніж просто перелік функцій у контрольному списку. Йдеться про те, наскільки добре воно вписується у ваш ритм, як швидко ваш персонал може освоїтися і наскільки впевнено ви можете приймати рішення на основі того, що воно вам показує.

Ідеального варіанту не існує. Але є той, який підходить саме вам.

А як його знайти? Це варте зусиль