Як вибрати відповідний канал управління для вашого бізнесу з оренди житла для відпочинку

Вступ

Управління орендою житла для відпочинку стає набагато складнішим, коли ви починаєте розміщувати одне й те саме житло на кількох платформах бронювання.

Airbnb може приваблювати один тип гостей, Booking.com — інший, а Vrbo допоможе залучити сім’ї та мандрівників, які планують тривале проживання. Присутність на кількох каналах може збільшити охоплення аудиторії та зменшити залежність від будь-якої окремої платформи, але це також створює оперативну проблему: всі налаштування календаря, тарифів та доступності мають залишатися точними скрізь.

Якщо гість бронює три ночі через Airbnb, ці дати мають негайно зникнути з Booking.com та Vrbo. Якщо ви підвищуєте тариф на вихідні, вам, ймовірно, не захочеться входити в чотири різні панелі управління, щоб внести одну й ту саму зміну.

Саме тут програмне забезпечення для управління каналами стає незамінним.

Складність полягає в тому, що на перший погляд багато продуктів здаються майже однаковими. Усі вони обіцяють синхронізацію календарів, інтеграцію з каналами та спрощення управління об’єктами. Відмінності часто стають очевидними лише після того, як оператор починає мати справу з реальними бронюваннями, змінами тарифів, скасуваннями та розширенням портфеля об’єктів.

Ось що насправді слід порівняти операторам оренди житла для відпочинку перед вибором платформи.

Що робить менеджер каналів оренди житла для відпочинку?

Менеджер каналів пов’язує ваш інвентар об’єктів для оренди на час відпустки з веб-сайтами, на яких гості здійснюють бронювання.

Замість того, щоб керувати Airbnb, Booking.com, Vrbo та іншими каналами окремо, оператори можуть контролювати важливу інформацію з однієї централізованої системи. Залежно від програмного забезпечення, це може включати:

• Доступність
• Бронювання
• Тарифи за ніч
• Мінімальний термін проживання
• Обмеження щодо бронювання
• Інформація про об'єкт
• Збори та податки
• Дані про гостей

Найважливішою функцією є синхронізація.

Коли бронювання надходить через одну платформу, менеджер каналів повинен автоматично оновлювати інформацію про наявність вільних місць на інших підключених каналах. Це значно зменшує ризик того, що двоє гостей забронюють одне й те саме житло на ті самі дати.

Тому якість менеджера каналів для оренди житла для відпочинку слід оцінювати не лише за кількістю логотипів, відображених на сторінці інтеграцій. Операторам потрібно звернути увагу на те, як працюють ці зв’язки, які дані синхронізуються та як швидко зміни передаються між системами.

Ця відмінність стає дедалі важливішою у міру зростання обсягу бронювань.

Надайте пріоритет прямим підключенням до основних каналів бронювання

Перше питання, яке слід поставити, є простим:

Чи підключається програмне забезпечення безпосередньо до платформ бронювання, які генерують ваші бронювання?

Для більшості підприємств у сфері оренди житла для відпочинку пріоритетними каналами, ймовірно, є така комбінація:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Регіональні або нішеві платформи бронювання

Однак просто сказати, що платформа «підтримує» Airbnb або Booking.com, не завжди дає достатньо інформації.

Деякі інтеграції набагато глибші за інші.

Надійне пряме підключення може забезпечити автоматичний обмін інформацією про бронювання, ціни, наявність місць, обмеження та іншу інформацію між менеджером каналів та онлайн-агентством (OTA). Більш обмежене підключення може синхронізувати лише календарі.

Це має значення, оскільки синхронізація лише календарів все ще вимагає значного обсягу ручної роботи.

Якщо інформація про наявність місць оновлюється автоматично, а ціни та вимоги щодо мінімального терміну проживання — ні, операторам, можливо, все одно доведеться керувати окремими панелями управління OTA щоразу, коли змінюється їхня цінова стратегія.

Перш ніж підписуватись, перевірте, яку саме інформацію можна надсилати та отримувати через кожну інтеграцію.

Зверніть увагу на двосторонню синхронізацію в режимі реального часу

Швидкість синхронізації — одна з найбільших практичних відмінностей між менеджерами каналів.

Уявіть, що об’єкт доступний у популярні п’ятницю та суботу ввечері.

О 18:03 хтось бронює об’єкт через Booking.com.

О 18:05 інший мандрівник бачить, що на Airbnb є вільні номери на ті самі дати.

Якщо системи не синхронізувалися достатньо швидко, обидва бронювання можуть бути прийняті.

Тепер у оператора виникла проблема.

Потрібно зв’язатися з кимось, можливо, доведеться скасувати бронювання, а це може негативно позначитися на рейтингу об’єкта на платформі бронювання. Що ще важливіше, враження гостя починаються з розчарування, якого можна було уникнути.

Ось чому операторам слід шукати двосторонню синхронізацію, яка відбувається якомога ближче до реального часу.

Двостороння синхронізація означає, що інформація надходить в обох напрямках.

Наприклад:

Booking.com → Менеджер каналів → Airbnb

та

Airbnb → Менеджер каналів → Booking.com

Центральна платформа стає джерелом, через яке координується наявність місць у всій дистрибуційній мережі.

Тому операторам слід задавати потенційним постачальникам такі питання:

• Як швидко синхронізуються нові бронювання?
• Чи оновлюються скасування автоматично?
• Чи синхронізуються зміни цін між каналами?
• Чи синхронізуються правила щодо мінімального терміну проживання?
• Що відбувається, коли збій у з'єднанні?
• Чи отримає оператор сповіщення, якщо синхронізація зупиниться?

Ці питання є кориснішими, ніж просто запитати, чи «інтегрується продукт з Airbnb».

Подумайте, як програмне забезпечення впорається зі зростанням

Програмне забезпечення, яке підходить для однієї квартири, може виявитися невідповідним для управління 30 об’єктами нерухомості.

На початку діяльності може виникнути спокуса вибрати найдешевший інструмент, здатний синхронізувати кілька календарів. Спочатку це може бути цілком достатнім, але подальша зміна операційних систем може спричинити перебої в роботі.

Подумайте, на якому етапі розвитку може перебувати бізнес через два-три роки.

Якщо портфель розшириться, вам можуть знадобитися:

• Масове оновлення цін
• Панелі управління для декількох об'єктів
• Доступ власника
• Права доступу для команди
• Автоматизовані повідомлення
• Призначення завдань
• Управління прибиранням
• Інтеграція з системами управління доходами
• Звіти за об'єктами
• Інтеграція з системами бухгалтерського обліку
• Кілька облікових записів користувачів

У міру зростання кількості об’єктів нерухомості керувати цими вимогами вручну стає дедалі складніше.

Один адміністратор може відразу помітити, коли щось не так з одним календарем. Команда, що управляє 50 об’єктами нерухомості, не може покладатися на те, що хтось щодня вручну перевірятиме кожну пропозицію.

Отже, масштабованість означає не лише те, чи дозволяє програмне забезпечення технічно додавати нові об’єкти. Це означає, що слід запитати себе, чи залишається управління цими додатковими об’єктами керованим.

Перевірте, як система інтегрується з рештою вашої діяльності

Менеджер каналів рідко працює ізольовано.

Компанії, що займаються орендою житла для відпочинку, можуть покладатися на дедалі більший набір програмного забезпечення, що охоплює ціноутворення, спілкування з гостями, бухгалтерський облік, прибирання, платежі та доступ до об’єктів.

Типові інтеграції можуть включати:

• Системи управління об'єктами нерухомості
• Інструменти динамічного ціноутворення
• Бухгалтерські платформи
• Платіжні системи
• Розумні замки
• Програмне забезпечення для управління прибиранням
• Інструменти для обміну повідомленнями з гостями
• Системи управління доходами
• Веб-сайти для прямого бронювання

Перш ніж обирати програмне забезпечення, складіть схему систем, якими ви вже користуєтеся.

Потім визначте, яка платформа має стати центром вашої діяльності.

Наприклад, інструмент ціноутворення може розрахувати оптимальну вартість ночівлі з урахуванням місцевого попиту. Ця вартість потім має надійти до менеджера каналів, який розподіляє її між Airbnb, Booking.com та Vrbo.

Якщо ці системи не інтегруються належним чином, співробітникам, можливо, доведеться переносити інформацію про ціни вручну.

Така сама проблема стосується даних про гостей.

Підтверджене бронювання може вимагати запуску завдань з прибирання, процесів обробки платежів, інструкцій щодо заселення та автоматичних повідомлень. Чим менше ручних перенесень між системами, тим простіше масштабувати роботу.

Визначте, чи потрібен вам менеджер каналів або повноцінна система управління готелем (PMS)

Ще одна важлива відмінність — між спеціалізованим менеджером каналів та повноцінною системою управління об’єктами.

Менеджер каналів в першу чергу зосереджується на розподілі вільних номерів та синхронізації каналів бронювання.

Система управління об’єктом (PMS) зазвичай охоплює ширший спектр операційних завдань.

Залежно від постачальника, PMS може включати:

• Управління бронюваннями
• Спілкування з гостями
• Прибирання номерів
• Оплата
• Звіти
• Прямі бронювання
• Звіти для власників
• Управління командою
• Управління каналами

Для невеликих операторів платформа «все в одному» може бути привабливою, оскільки потрібно підключати менше окремих систем.

Більші або більш спеціалізовані підприємства можуть віддавати перевагу спеціалізованим інструментам для різних функцій.

Універсально правильної конфігурації не існує.

Головне — чітко розуміти, яку саме проблему ви намагаєтеся вирішити. Оплата великої PMS, коли вам потрібна лише надійна синхронізація каналів, може додати зайвої складності. Вибір базового менеджера каналів, коли насправді потрібне комплексне операційне програмне забезпечення, може створити протилежну проблему.

Зверніть увагу на управління тарифами та обмеженнями

Синхронізація доступності привертає найбільшу увагу, оскільки подвійні бронювання спричиняють значні незручності, але управління тарифами є майже настільки ж важливим.

Ціни на оренду житла для відпочинку постійно змінюються.

Оператори можуть коригувати тарифи на основі:

• Вихідні
• Дні державних свят
• Місцеві події
• Сезонний попит
• Наявність місць «в останню хвилину»
• Тривалість проживання
• Заповнюваність
• За скільки часу заздалегідь гості бронюють номери

Внесення змін до цих правил вручну на багатьох платформах є повільним процесом і схильним до помилок.

Ефективний менеджер каналів повинен спрощувати централізоване оновлення тарифів та обмежень бронювання.

Наприклад, оператор може вирішити, що під час великого місцевого заходу:

• Вартість ночівлі слід збільшити на 25%
• Мінімальний термін проживання слід змінити з двох ночей на три
• Бронювання на той самий день слід вимкнути

В ідеалі ці правила можна змінити один раз і поширити на всі відповідні канали бронювання.

Чим простіше централізовано керувати ціноутворенням, тим менше часу операторам доводиться витрачати на обслуговування окремих облікових записів на онлайн-платформах (OTA).

Випробуйте панель управління, перш ніж приймати рішення

Функціонал має значення, але зручність використання теж важлива.

Програмне забезпечення може мати вражаючий перелік інтеграцій, але при цьому щоденне користування ним може викликати розчарування.

Пам’ятайте, що з часом ця система може стати тією панеллю, яку ваша команда відкриватиме щоранку першою.

Уважно оцініть, як швидко ви можете:

• Переглянути сьогоднішні заїзди та виїзди
• Знайти бронювання
• Заблокувати дати
• Налаштувати тариф
• Змінити мінімальний термін проживання
• Визначте, звідки надійшло бронювання
• Переглянути наявність місць у кількох об’єктах
• Виявлення помилок синхронізації

Якщо для виконання рутинних завдань потрібно переходити через кілька меню, це створює додаткові труднощі.

Це особливо важливо, якщо платформою також користуватимуться співробітники, віртуальні асистенти або менеджери з управління нерухомістю.

Система повинна зменшувати потреби в навчанні, а не створювати ще один складний процес, який розуміє лише одна людина.

Не недооцінюйте важливість підтримки клієнтів

Програмне забезпечення для управління каналами продажів знаходиться безпосередньо між вашим асортиментом та платформами, що приносять вам дохід.

Коли щось перестає працювати, підтримка стає надзвичайно важливою.

Уявіть, що в п’ятницю ввечері ви виявляєте, що синхронізація наявності на Airbnb для десяти об’єктів припинилася.

Надіслати електронного листа й отримати відповідь у понеділок — це, мабуть, недостатньо.

Перш ніж укладати угоду, з’ясуйте:

• Години роботи служби підтримки
• Доступність чату в режимі реального часу
• Час відповіді
• Підтримка по телефону
• Обслуговування у вихідні
• Документація
• Допомога з налаштуванням
• Підтримка при міграції

Також слід з’ясувати, як провайдер вирішує проблеми з інтеграцією, пов’язані з OTA.

Іноді програмне забезпечення може працювати коректно, тоді як у зовнішньої платформи бронювання виникають проблеми. Хороша служба підтримки все одно повинна бути здатна виявити проблему та пояснити, які дії має вжити оператор.

Під час процесу купівлі легко не звернути уваги на службу підтримки, оскільки все працює нормально. Її цінність стає очевидною, коли щось йде не так.

Порівнюйте ціни на основі всього портфеля

Моделі ціноутворення канал-менеджерів значно відрізняються.

Провайдери можуть стягувати плату:

• За кожним об'єктом
• За кожне бронювання
• Відсоток від доходу
• Щомісячна передплата
• За кількістю каналів
• За кількістю користувачів
• За допомогою багаторівневих тарифних планів

Платформа, яка здається недорогою для двох об’єктів, може виявитися дорогою для 20.

Може бути й навпаки. Більша щомісячна абонентська плата може виявитися вигіднішою для великого оператора, якщо вона включає необмежену кількість бронювань або додаткові об’єкти за низькою граничною вартістю.

Розраховуйте вартість, виходячи з вашого фактичного портфеля, а не порівнюючи початкові ціни, вказані в заголовках.

Також перевірте, чи включені важливі функції.

Недорогий тарифний план може стати набагато дорожчим, якщо додати:

• Додаткові канали
• Автоматизація
• Функція прямого бронювання
• Додаткові користувачі
• Звіти
• Доступ до API
• Преміум-підтримка

Найкориснішим критерієм порівняння є загальні операційні витрати, а не лише рекламована щомісячна плата.

Порівняйте системи управління каналами продажів

Однією з труднощів при виборі такого типу програмного забезпечення є те, що веб-сайти постачальників, як правило, описують свої продукти, використовуючи схожу лексику.

Майже всі пропонують інтеграцію.

Майже всі обіцяють автоматизацію.

Майже всі заявляють, що їхня система проста у використанні.

Істотні відмінності зазвичай криються в деталях: методи синхронізації, функції, що підтримуються для кожного OTA, ціноутворення в міру розширення портфеля, якість підтримки та глибина інтеграції.

Ось чому перед тим, як зупинити свій вибір на певній платформі, має сенс порівняти найкращі варіанти менеджерів каналів для оренди житла на час відпустки.

Складіть короткий список на основі ваших реальних операційних потреб, а не просто вибирайте постачальника з найдовшим переліком функцій.

Просте порівняння може виглядати так:

Вимоги	Постачальник А	Постачальник B	Постачальник C
Пряме підключення до Airbnb	Так	Так	Так
Підключення до Booking.com	Так	Так	Так
Підключення до Vrbo	Так	Обмежене	Так
Двостороння синхронізація тарифів	Так	Так	Так
Доступність у режимі реального часу	Так	Обмежена	Так
Інтеграція динамічного ціноутворення	Так	Ні	Так
Інструменти для управління кількома об'єктами нерухомості	Сильні	Базові	Потужні
Підтримка 24/7	Так	Ні	Ні
Ціни на 20 об'єктів нерухомості	$$$	$$	$$$

Конкретні критерії залежатимуть від вашого бізнесу, але такий аналіз змусить вас порівнювати те, що насправді має значення, а не покладатися на маркетингові обіцянки.

Проведіть тестування в реальних умовах

Якщо є можливість, скористайтеся безкоштовною пробною версією або демонстрацією, перш ніж переносити весь портфель.

Не обмежуйтеся лише переглядом панелі управління.

Перевірте ситуації, які трапляються під час звичайної роботи.

Наприклад:

1. Змініть вартість за ніч і переконайтеся, що вона відображається на підключених каналах.
2. Зарезервуйте дату та переконайтеся, що вона зникне з інших календарів.
3. Створіть тестове бронювання та перевірте, як швидко оновлюються календарі.
4. Скасуйте бронювання та переконайтеся, що дати знову стають доступними.
5. Змініть правило щодо мінімального терміну проживання.
6. Додайте ще одного учасника команди та перевірте права доступу.
7. Зверніться до служби підтримки з реалістичним запитанням.

Тестування в реальних умовах виявляє відмінності, які важко виявити на сторінці з цінами.

Правильне програмне забезпечення має полегшувати роботу, а не ускладнювати її

Мета програмного забезпечення для управління каналами збуту полягає не просто в тому, щоб підключити якомога більше веб-сайтів для бронювання.

Воно має спрощувати ведення бізнесу.

Надійна система дає операторам впевненість у тому, що інформація про наявність місць є точною, тарифи розподіляються правильно, а бронювання з різних платформ управляються з одного місця.

Тому найкращий вибір залежить від структури бізнесу.

Господар, який має два об’єкти, може надавати пріоритет простоті та ціні. А менеджер, що управляє 50 об’єктами, може приділяти набагато більше уваги масовому управлінню, автоматизації, інтеграції та підтримці.

Важливо дивитися далі, ніж просто перелік функцій.

Оцініть якість підключень, швидкість синхронізації, те, як платформа інтегрується з рештою вашого програмного забезпечення, та чи зможе вона й надалі підтримувати бізнес у міру розширення портфеля.

Коли всі ці елементи на місці, розміщення об’єктів нерухомості на декількох каналах бронювання перестає створювати зайву адміністративну роботу і починає виконувати те, для чого було призначене спочатку: приносити більше бронювань.