5 помилок у роботі з готівкою, які коштують роздрібному бізнесу грошей

Вступ

Якщо у вашій касі постійно не вистачає грошей і ви не можете зрозуміти, чому, ви не самотні. Невеликі розбіжності в готівці можуть здаватися незначними, але вони швидко накопичуються. Для більшості роздрібних підприємств справжня проблема полягає не в крадіжках, а в поганих звичках поводження з готівкою, які ніколи не виправлялися. Хороша новина полягає в тому, що більшість цих проблем легко вирішити, якщо знати, на що звернути увагу.

Чому поводження з готівкою все ще має значення

Ви можете думати, що готівка відходить у минуле, але це не зовсім так. Готівка все ще становить значну частку роздрібних транзакцій, особливо для невеликих покупок і в таких галузях, як міні-маркети, ресторани та бутикові магазини. Дослідження показали, що загальна вартість готівки для роздрібних магазинів становить від 4,7% до 15,3% доходу, якщо врахувати витрати на оплату праці, помилки, крадіжки та час обробки. Для магазину, який заробляє 500 000 доларів на рік, це до 76 500 доларів втрат, яких можна було б уникнути.

Ось п'ять найпоширеніших помилок, які можуть зменшувати ваші прибутки, та способи їх виправлення.

1. Повна залежність від ручного підрахунку готівки

Якщо весь процес обробки готівки здійснюється вручну, наприклад, підрахунок купюр, сортування монет, заповнення паперових квитанцій про депозит та ручне узгодження касових ящиків, ви витрачаєте більше часу та грошей, ніж необхідно. Ручні процеси є повільними, схильними до помилок і не масштабуються, коли справи йдуть жваво.

Кожна година, яку ваш персонал витрачає на ручний підрахунок готівки, — це година, яка не витрачається на допомогу клієнтам або стимулювання продажів. Власники роздрібних магазинів, які переходять на комерційні лічильники банкнот, часто скорочують час звірки наприкінці дня з 30 хвилин до менше ніж п'яти хвилин, звільняючи робочу силу для більш продуктивних завдань.

Дослідження показують, що автоматизація обробки готівки може допомогти роздрібному магазину заощадити до 500 робочих годин на місяць. Навіть для невеликого підприємства економія часу завдяки надійному лічильнику банкнот або POS-системі з функцією сліпого депозиту готівки є значною.

Швидкі перемоги для початку автоматизації:

• Інвестуйте в лічильник купюр із вбудованою функцією виявлення підробок
• Оновіть свою POS-систему, щоб відстежувати готівкові транзакції та позначати розбіжності
• Використовуйте функції сліпого депонування готівки, щоб касири не бачили суми до підрахунку

2. Відсутність навчання персоналу процедурам роботи з готівкою

Багато власників магазинів вважають, що обробка готівки є інтуїтивно зрозумілою. Просто видайте решту, закрийте ящик і продовжуйте роботу. Але ненавчені касири роблять помилки під час підрахунку, потрапляють на шахраїв, які швидко змінюють купюри, і розвивають погані звички, які тихо з'їдають прибуток тиждень за тижнем.

Втрати в роздрібній торгівлі є зростаючою проблемою для підприємств по всій країні. Опитування Національної федерації роздрібної торгівлі щодо безпеки в роздрібній торгівлі за 2023 рік показало, що втрати в роздрібній торгівлі США того року сягнули 112,1 млрд доларів, причому значну частину склали внутрішні помилки та проблеми, пов'язані з працівниками. Не всі ці втрати є навмисними крадіжками. Значна частина їх є наслідком щирих помилок людей, які ніколи не навчилися правильним процедурам.

Що має охоплювати належне навчання з роботи з готівкою:

• Перераховуйте решту від найменшого номіналу до найбільшого
• Перевіряйте банкноти перед тим, як класти їх у ящик
• Голосно оголошуйте суму, яку ви видаєте
• Правильно обробляйте анулювання та повернення коштів

Включіть це в програму адаптації нових співробітників і не залишайте це на розсуд нових співробітників, які повинні розібратися в цьому на роботі.

3. Робота без стандартних операційних процедур

Якщо процес роботи з готівкою відрізняється від зміни до зміни або від співробітника до співробітника, ви накликаєте на себе проблеми. Непослідовність операцій шкодить усьому: від досвіду клієнтів до видимості вашого роздрібного бізнесу в пошукових системах. Без письмових, стандартизованих процедур немає базових показників для порівняння, і розбіжності стає майже неможливо відстежити.

Надійна політика роботи з готівкою повинна охоплювати порядок підрахунку каси на початку зміни, час і спосіб здачі готівки, осіб, які мають доступ до сейфу, та дії у разі виявлення розбіжностей. Вважайте це інструкцією з роботи з готівкою у вашому магазині.

Область	Що стандартизувати
Налаштування каси	Фіксована початкова сума для кожної зміни
Ліміти готівки	Максимальна сума, дозволена в касі перед здачею
Зняття готівки	Хто їх виконує, як вони документуються, хто їх підписує
Безпечний доступ	Обмежений для певних менеджерів із зареєстрованим входом
Розбіжності	Чіткий процес повідомлення та розслідування надлишків/нестач

Коли всі дотримуються одного й того самого процесу, легше виявити помилки або підозрілу діяльність. Стандартизація операцій є настільки ж важливою, коли йдеться про залучення відвідувачів за допомогою локального пошуку, де послідовність також приносить свої плоди.

4. Пропуск звірки при зміні зміни

Ось сценарій, який щодня розгортається в роздрібних магазинах: один касир закінчує свою зміну, наступний сідає за касу, і ніхто не підраховує касу між змінами. Коли наприкінці робочого дня цифри не збігаються, неможливо з'ясувати, яка зміна спричинила проблему.

Кожен раз, коли каса переходить до інших рук без підрахунку та перевірки, це створює відсутність відповідальності. Ці прогалини з часом збільшуються. Вирішення проблеми просте: кожна зміна зміни вимагає повного підрахунку каси, в ідеалі підписаного як працівником, що йде, так і працівником, що приходить. Це займає лише кілька додаткових хвилин, але може заощадити сотні, а то й тисячі доларів у вигляді не відстежених втрат протягом року.

5. Ніколи не перевіряйте свої касові процеси

Ви не будете вести свій бізнес, не перевіряючи запаси. То чому ж пропускати аудит готівки? Багато роздрібних магазинів проводять звірку лише тоді, коли виникає очевидна проблема, що зазвичай означає, що шкода вже завдана.

Регулярні аудити готівки — один з найефективніших заходів контролю, які ви можете впровадити. Згідно з доповіддю Асоціації сертифікованих експертів з питань шахрайства «2024 Report to the Nations», приблизно третина випадків шахрайства трапляється через відсутність внутрішнього контролю в компаніях. Аудит дозволяє виявити помилки на ранній стадії і є потужним засобом стримування. Співробітники рідше йдуть на порушення, коли знають, що підрахунок готівки регулярно перевіряється.

Простий графік аудиту, який працює:

• Щотижня: Випадкова перевірка двох або трьох випадкових ящиків на відповідність POS-записам
• Щомісяця: Переглядати всі записи про грошові депозити та відзначати закономірності
• Щоквартально: повний перегляд стандартних операційних процедур поводження з готівкою та дотримання їх співробітниками

Часті запитання

Як часто слід проводити звірку касових ящиків?

Як мінімум, звіряйте на початку та в кінці кожної зміни. Якщо кілька касирів користуються однією касою, підраховуйте та перевіряйте при кожній зміні. Щоденне звіряння є обов'язковим для відстеження розбіжностей.

Яка сума в касі є прийнятною для невеликого магазину?

Для більшості невеликих роздрібних магазинів — від 200 до 500 доларів. Правильна сума залежить від середнього розміру транзакції, частоти оплати готівкою та рівня безпеки у вашому регіоні.

Скільки насправді коштують помилки в обробці готівки?

NRF повідомила про 112,1 млрд доларів збитків у роздрібній торгівлі США в 2022 році, значна частина яких пов'язана з адміністративними помилками та помилками співробітників, а не з прямими крадіжками. Навіть щоденні розбіжності в розмірі від 5 до 10 доларів можуть скласти тисячі доларів на рік для одного магазину.

Чи варто розглядати можливість переходу на безготівкові розрахунки?

Відмова від готівки усуває проблеми з обробкою готівки, але відштовхує клієнтів, які вважають за краще або змушені платити готівкою. Зараз багато штатів і міст законодавчо вимагають від підприємств приймати готівку. Кращим підходом є посилення процедур, а не повна відмова від готівки.

Яка зміна матиме найбільший вплив?

Впровадження письмових стандартних операційних процедур для роботи з готівкою. Це створює відповідальність, дає вам базу для аудиту та гарантує, що кожен працівник дотримується однакового процесу. Все інше будується на цій основі.

Ключові висновки

• Ручне підрахування готівки витрачає робочий час і збільшує кількість помилок. Базова автоматизація може швидко окупитися.
• Ненавчені касири є одним з найбільших джерел втрат готівки в роздрібній торгівлі, яких можна уникнути.
• Письмові стандартні операційні процедури створюють відповідальність і значно полегшують виявлення розбіжностей.
• Завжди звіряйте каси під час зміни змін. Ніколи не дозволяйте касі переходити до інших рук без підрахунку.
• Регулярні аудити готівки запобігають шахрайству та виявляють проблеми, перш ніж вони набудуть значного масштабу.