7 найкращих SaaS-платформ для управління витратами у 2023 році

Вступ

Чи знали ви, що витрати на програмне забезпечення є третьою за величиною статтею витрат в організації після витрат на працівників та оренду офісу?

Так, додатки SaaS, на відміну від традиційних додатків, легше придбати. Будь-хто, хто має доступ до корпоративної кредитної картки, може придбати SaaS-додаток без погодження з ІТ- або фінансовим відділом.

Ці неконтрольовані витрати, які технічно називають "тіньовими ІТ", збільшують кількість безкоштовних і несанкціонованих додатків у вашому портфоліо SaaS. Приховані від ІТ- та фінансових відділів, ці програми можуть призвести до пропущених поновлень, а в найгіршому випадку - до витоку даних.

Саме тут у гру вступають SaaS-платформи для управління витратами. У цій статті ми розглянемо сім найкращих платформ, доступних сьогодні, та обговоримо переваги використання такого програмного забезпечення.

Що таке платформа управління витратами SaaS?

Платформа управління витратами SaaS - це програмне рішення, призначене для оптимізації та впорядкування процесів закупівель, витрат та управління витратами SaaS-додатків.

Він може інтегруватися з вашими фінансовими системами, системами SSO та HRIS, щоб надати компаніям повну інформацію про витрати на SaaS, тіньові ІТ та допомогти ефективно контролювати витрати.

ІТ- та HR-команди можуть використовувати прозорість, яку пропонує платформа управління витратами SaaS, для виявлення тіньових ІТ та усунення дублікатів програм. Ці інструменти також мають нагадування в режимі реального часу та робочі процеси, щоб запобігти автоматичному поновленню та допомогти вашій команді вчасно продовжити контракт SaaS.

Збільшення витрат на SaaS через пропущені поновлення, тіньові ІТ тощо вплине на ваші бюджетні рішення та доходи, якщо їх не контролювати. Отже, давайте розглянемо найкращі інструменти управління витратами на SaaS, які можуть допомогти оптимізувати ваші витрати на SaaS.

Топ-7 платформ для управління витратами SaaS

CloudEagle

CloudEagle лідирує, оскільки це одна з найбільш комплексних платформ для управління витратами в цьому списку. Завдяки широким можливостям управління додатками, оптимізації витрат, закупівель, управління постачальниками та зручному інтерфейсу CloudEagle стала платформою для малого та середнього бізнесу та підприємств.

CloudEagle може інтегруватися з вашими внутрішніми системами SSO, фінансами та HRIS. Це дозволить вам отримати 100% видимість вашого стеку SaaS, відстежувати використання додатків, виявляти недостатньо використовувані та дублюючі додатки, а також тримати під контролем тіньові ІТ-процеси.

Платформа також пропонує автоматизовані робочі процеси для оптимізації процесу закупівель та продовження контрактів, заощаджуючи цінний час та зусилля вашої команди. З CloudEagle управління контрактами та рахунками-фактурами стає легким, оскільки ви можете зберігати їх в одному місці та легко відстежувати.

Експерти CloudEagle з купівлі SaaS допоможуть вам знайти потрібне програмне забезпечення та провести переговори від вашого імені, щоб придбати потрібне програмне забезпечення за правильною ціною. Крім того, CloudEagle відмінно справляється з моніторингом поновлення. За 90 днів до закінчення терміну дії договору CloudEagle надсилає нагадування через Slack та електронну пошту, а також передає їх різним зацікавленим сторонам, доки договір не буде продовжено.

Особливості

• Прозорість додатків і точна інформація про використання
• Автоматизоване забезпечення та депровізіювання користувачів
• Робочі процеси для закупівель та поновлення
• Сповіщення про нестачу для закупівель та поновлення
• Послуги з підтримки при покупці
• Механізм рекомендацій постачальників на основіштучного інтелекту
• Управління ліцензіями та контрактами
• Спеціальні звіти.

Ціноутворення

Стартовий план коштує $1000 на місяць.

Нарешті

Finly - це передове хмарне рішення для управління фінансами, створене для відстеження та управління витратами, понесеними користувачами та операціями в організації. Особливістю Finly є те, що він може відстежувати та обробляти всі витрати, незалежно від того, чи це паперові квитанції, чи цифрові записи.

Finly оснащений технологією оптичного розпізнавання символів (OCR), яка дозволяє інструменту витягувати з чеків необхідну інформацію, включаючи дату, дані про постачальника та витрачену суму. Потім ця інформація обробляється для автоматичного створення вичерпних звітів про витрати.

Потім ці звіти надсилаються менеджерам на перевірку та затвердження. Після затвердження вони потрапляють до фінансової команди для відшкодування, що забезпечує своєчасну і точну обробку витрат співробітників.

Якщо у вашому стеку SaaS є дублікати додатків через тіньові ІТ, Finly може допомогти вам знайти, хто придбав додаток, проаналізувавши квитанції або рахунки-фактури. Використовуючи інструменти управління фінансами, такі як Finly, організації можуть підвищити відповідальність за тіньові закупівлі та вжити заходів для запобігання їх повторенню.

Особливості

• Автоматизовані робочі процеси
• Відстеження активності та витрат
• Управління реімбурсацією
• Автоматизуйте платежі за контрактами
• Керуйте оплатою замовлень на закупівлю
• Система бюджетного контролю
• Управління платежами за корпоративними кредитними картками

Ціноутворення

Доступні три цінові рівні: Малий бізнес, Швидке зростання та Підприємство. Яким типом бізнесу ви займаєтеся? Ви швидкозростаючий стартап? Ви можете зв'язатися з командою Finly для уточнення деталей.

Пандус.

На відміну від інших платформ з цього списку, Ramp пропонує унікальне рішення, яке не дозволить співробітникам купувати SaaS-додатки без дозволу ІТ-відділу: Корпоративна картка Ramp.

Як корпоративна картка може захистити співробітників від тіньових покупок?

Ці картки можна налаштувати по-різному. Наприклад, ви можете призначити певний бюджет для картки, щоб запобігти перевитратам, а також обмежити витрати на цих картках, щоб оптимізувати витрати.

З бізнес-картками Ramp бюджетування SaaS стає легким, оскільки кожному відділу можна призначити спеціальну корпоративну картку із заздалегідь визначеним бюджетом, пристосованим до їхніх потреб. Такий підхід підвищує підзвітність і запобігає тіньовим закупівлям.

Окрім візитівок, Ramp також є надійною платформою для управління витратами та роботою з постачальниками. Вона спрощує процеси оплати завдяки точному збору та перевірці квитанцій, забезпечуючи безперебійну роботу користувачів.

Особливості

• Управління постачальниками та витратами
• Встановіть ліміти витрат на візитки
• Чорний список постачальників для запобігання небажаним покупкам
• Заборонити постачальникам стягувати більшу плату під час автоматичного поновлення
• Зіставляйте транзакції з потрібним постачальником
• Заздалегідь визначені робочі процеси затвердження для закупівель
• Централізуйте всі витрати на співробітників і SaaS для легкого управління.

Ціноутворення

Доступна безкоштовна пробна версія. Вам потрібно зв'язатися з командою, щоб дізнатися більше про ціни.

Spendesk

Spendesk - це інтуїтивно зрозуміле рішення для управління витратами, яке допомагає компаніям ефективно керувати витратами на користувачів і додатки. Воно пропонує різноманітні динамічні функції, такі як автоматизація витрат, віртуальні картки, співставлення рахунків за допомогою OCR тощо, для оптимізації управління витратами.

Вона дозволяє компаніям автоматизувати витрати, що повторюються, зменшуючи ручну роботу, заощаджуючи час і підвищуючи продуктивність команди. Ця функція автоматизації впорядковує процес управління витратами та забезпечує послідовність.

Програмне забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR) дозволяє Spendesk автоматично зіставляти рахунки-фактури з заявками на витрати. Це допомагає точно співвідносити витрати з відповідними рахунками та спрощує процес узгодження.

Як і Ramp, Spendesk також надає одноразові віртуальні кредитні картки, які можна використовувати для безпечних онлайн-покупок в межах організації. Ці картки можна налаштувати з лімітами витрат і заздалегідь визначеними бюджетами, щоб запобігти перевитратам користувачів на продукти та послуги.

Особливості

• Віртуальні картки та дебетові картки клієнтів
• Контроль бюджету на картках
• Відстежуйте фінансові та бухгалтерські операції в режимі реального часу
• Створюйте заздалегідь визначені правила витрат
• Легко керуйте підписками на додатки
• Відшкодування витрат.

Ціноутворення

Ви можете отримати індивідуальну пропозицію від команди на основі ваших вимог.

"Пейхоук

Наступним у нашому списку найкращого програмного забезпечення для управління витратами SaaS є Payhawk, який поєднує корпоративні картки, управління кількома організаціями, управління витратами та кредиторською заборгованістю в одній платформі.

Це уніфіковане рішення покращує видимість грошових потоків, оптимізує витрати та спрощує планування в масштабах всієї Групи, дозволяючи компаніям застосовувати ефективний та раціональний підхід до управління своїми фінансовими процесами.

Корпоративні картки мають функції управління витратами, такі як ліміти витрат, політики та правила для налаштування бюджетів і контролю індивідуальних та командних витрат. Ви можете відстежувати використання в режимі реального часу та заморозити картку і подальші транзакції, якщо користувачі беруть участь у тіньових покупках.

Найкращий аспект карток Payhawk полягає в тому, що вам не потрібно керувати окремими картками. Функція автоматизації облікового запису дозволить вам відстежувати та керувати картками оптом. Ви можете встановити бюджет і правила витрат і застосувати їх до всього відділу одним кліком.

Особливості

• Проактивний контроль бюджету та витрат
• Масове управління картками
• Створюйте картки зі спільними, заздалегідь визначеними бюджетами
• Управління витратами
• Доступні робочі процеси затвердження
• Доступний мобільний додаток Payhawk

Ціноутворення

• Преміум-картки - 199 євро/місяць
• Витрати "все в одному" - 299 євро/місяць
• Підприємство - Індивідуальна пропозиція на основі вимог

Збільшити витрати

Expensify - це хмарна система управління бізнес-витратами, яка забезпечує управління витратами та транзакціями за допомогою обробки даних у режимі реального часу.

Вона пропонує ряд функцій для оптимізації відстеження витрат, аналізу моделей витрат користувачів, управління відносинами з постачальниками, створення надійного бюджетного плану, управління надходженнями та процесами відшкодування.

Expensify також пропонує корпоративні кредитні картки, щоб допомогти фінансовим відділам контролювати та ефективно управляти своїми витратами. Ви можете встановити розумні ліміти для кожної картки, щоб контролювати витрати. Після досягнення ліміту картка буде вимкнена до моменту схвалення попередньої витрати.

Ви можете створювати розумні, вичерпні звіти про витрати, компілюючи індивідуальні та групові витрати з настроюваним форматуванням. Ви можете ділитися цими звітами з колегами, менеджерами або бухгалтерією для спільної роботи та прийняття розумних рішень.

Особливості

• Система виявлення шахрайських агентів для комплаєнсу
• Управління витратами та рахунками-фактурами
• Централізована організація поїздок та персональні платежі
• Розширені автоматизовані робочі процеси та інтеграції
• Пріоритетна підтримка
• Додаток для сканування чеків.

Ціноутворення

• Доступна безкоштовна версія з обмеженими функціями
• Тарифний план Collect коштує $5 за користувача/місяць з карткою Expensify
• Тарифний план "Контроль" коштує $9/користувач/місяць з карткою Expensify.

Spendflo

Spendflo - це комплексна платформа для управління SaaS та управління витратами з багатьма функціями для управління всім життєвим циклом SaaS, від управління додатками до закупівель та управління витратами.

Прискорте процес купівлі SaaS, автоматизувавши робочі процеси затвердження. Витрачайте менше часу на ручну роботу і дозвольте своїй команді зосередитися на більш стратегічних завданнях для управління витратами на SaaS.

Spendflo може легко інтегруватися з вашими внутрішніми SSO та фінансовими системами для відстеження даних про витрати. Ви можете отримати 360-градусну картину того, скільки ваша команда витрачає на кожен додаток. Порівняйте заплановані витрати з фактичними і підрахуйте, де ви недоотримали або переплатили. Це допоможе вам ефективно планувати бюджет.

Проаналізуйте дані про використання кожного додатка, визначте недовикористані ліцензії та правильно підберіть їхній розмір, щоб збільшити економію на SaaS, що суттєво вплине на ваш фінансовий результат.

Особливості

• Керуйте заявками та контрактами з одного місця
• Аналітика витрат і точне відстеження використання
• Автоматизовані робочі процеси узгодження та асистована закупівля
• Оцінка ризиків постачальників
• Провести опитування настроїв
• Керуйте портфелем, витратами та безпекою з однієї платформи.

Ціноутворення

Стартовий план коштує $2,500 на місяць (рахунок виставляється щорічно), і ціна зростає залежно від ваших річних витрат.

Переваги використання програмного забезпечення для управління витратами

Впровадження платформи управління витратами SaaS може принести багато переваг вашому бізнесу. Ось кілька ключових переваг:

Оптимізація витрат

Платформа управління витратами допомагає вам контролювати ваші витрати на SaaS завдяки інтеграції SSO та фінансів, що дає змогу виявити непотрібні ліцензії та відмовитися від зайвих послуг, що призводить до значної економії коштів.

Прозорість і централізоване відстеження

За допомогою платформи управління витратами ви можете отримати огляд усього стеку SaaS з висоти пташиного польоту та консолідувати всі свої SaaS-додатки в одному місці, що дозволяє легко відстежувати, контролювати та керувати ними. Повна прозорість запобігає тіньовим ІТ, дублікатам і надлишковим додаткам та забезпечує відповідність політиці компанії.

Оптимізовані робочі процеси

Програмне забезпечення для управління витратами може автоматизувати повторювані завдання, такі як обробка рахунків-фактур, відстеження витрат і робочі процеси затвердження, зменшуючи ручну працю і підвищуючи продуктивність.

Відстеження використання

Завдяки інтеграційним можливостям програмного забезпечення для управління витратами ви можете відстежувати використання додатків у режимі реального часу. Визначте невикористовувані та недостатньо завантажені програми та зробіть необхідні оптимізації, щоб контролювати свої витрати.

Управління контрактами та їх продовженням

Ці платформи надають комплексні можливості для управління активами, дозволяючи відстежувати умови контрактів, автоматизувати їх продовження та вести переговори з постачальниками про кращі пропозиції за допомогою асистентів закупівельників.

Висновок

Ось сім найкращих платформ для управління витратами на SaaS, на які варто звернути увагу у 2023 році. Витрати на програмне забезпечення стали неконтрольованим тягарем для фінансових команд через відсутність складної системи для управління всім портфелем SaaS.

Ви можете використовувати такі платформи, як CloudEagle та Spendflo, для кращого управління SaaS та процесами управління витратами. Отримуйте повну інформацію про те, що використовують ваші команди і на що вони витрачають кошти, та приймайте необхідні рішення щодо оптимізації, щоб збільшити економію на SaaS.

Такі платформи, як Ramp та Expensify, надають корпоративні віртуальні кредитні картки, які можна використовувати для контролю витрат вашої команди та утримання витрат у межах бюджету.

Тож, який вибір для вас?