5 ефективних інструментів внутрішньої комунікації для покращення бізнес-процесів

Вступ

Запуск стартапу без надійної системи комунікації між відділами та членами команди може бути хаотичним.

Це як оркестр без диригента. Кожен грає на своєму інструменті, але звук не гармонійний.

Щоб завершити проекти вчасно, вам потрібна система комунікації, яка триматиме всіх синхронізованими. Найпростіший спосіб зробити це - використовувати інструмент внутрішньої комунікації.

Більшість інструментів внутрішньої комунікації можуть впоратися з такими завданнями, як обмін текстовими повідомленнями, відеоконференції та планування проектів.

Тим не менш, може бути складно вибрати з різних варіантів в Інтернеті.

Ось чому ми вирішили зібрати найкращі, на нашу думку, п'ять інструментів внутрішньої комунікації, які варто розглянути вам і членам вашої команди.

Додаток для обміну миттєвими повідомленнями: Slack

Slack - це додаток для обміну повідомленнями для бізнесу, який з'єднує людей з потрібною їм інформацією.

Завдяки організованому простору під назвою "Канали" ваша команда може отримати доступ до будь-якої необхідної інформації, незалежно від місця розташування, часового поясу та у зручний для них час.

Таким чином, прийняття правильних рішень з легкістю прискорює реалізацію поточного проекту.

Її користувацький інтерфейс простий у використанні, що допомагає користувачам-початківцям швидко освоїтися з платформою.

Користувачі Slack можуть обмінюватися файлами та здійснювати голосові та відеодзвінки, що робить його чудовим інструментом внутрішньої комунікації.

Він також дозволяє інтегрувати програмне забезпечення та кастомні додатки прямо в Slack. Це допомагає вам і вашій команді економити час і переключатися з одного завдання на інше.

Ціноутворення:

Безкоштовний тарифний план з обмеженими можливостями

Тарифнийплан Бізнес Плюс: $12.50/місяць

Enterprise Grid (контактні продажі)

Функції, що підтримують командну комунікацію

• Канали: Slack допомагає вам створити простір, де ви можете спілкуватися з членами вашої команди на одну тему, щоб усі були на одній хвилі.

Плюси: Ви можете створювати канали для конкретних тем, команд або проектів, щоб підтримувати організованість і доступність розмов. Канали можуть бути публічними або приватними.

Мінуси: Slack має безліч способів сповіщати вас про нові повідомлення, створюючи ефект тригера, який спонукає вас подивитися, що відбувається.

• Прямі повідомлення: Це менша розмова в Slack, яка відбувається поза каналами.

Плюси: Деякі розмови не призначені для загального доступу. Ви можете зайти прямо в їхній DM і надіслати приватні повідомлення членам команди для обговорення тет-а-тет.

Мінуси: історія ваших повідомлень буде похована.

• Обмін файлами: Ви можете ділитися документами, зображеннями, відео та іншими файлами безпосередньо в розмовах Slack.

Плюси: Це дозволяє легко ділитися інформацією та співпрацювати з кимось в режимі реального часу. Це дуже зручно, коли вам потрібна негайна відповідь щодо дедлайну.

Мінуси: Мінімальний обсяг сховища файлів, оскільки ви отримуєте лише стільки, скільки платите за нього як компанія. Slack повільно видаляє файли з часом.

• Інтеграції: Slack дозволив працівникам ефективно працювати з іншим програмним забезпеченням.

Плюси: Slack можна підключити до інших додатків або програмного забезпечення (наприклад, Google Drive, Trello та GitHub) для централізації інформації та автоматизації процесів.

Мінуси: З такою великою кількістю функцій та інтеграцій Slack може бути надто складним для нових користувачів. Може знадобитися деякий час, щоб звикнути до всіх функцій і навчитися їх ефективно використовувати.

• Відео та голосові дзвінки: За допомогою Slack ви можете спілкуватися з членами вашої команди в режимі реального часу за допомогою відео- та голосових дзвінків, щоб виконувати роботу.

Плюси: Простий у використанні.

Недоліки: Під час здійснення відео- або голосових дзвінків зі Slack користувачі можуть помітити деякі проблеми з повільною відповіддю абонента, який приймає виклик.

Інтранет-платформа: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint - це простий спосіб співпраці та обміну інформацією з вашою командою.

SharePoint, яким користуються понад 190 мільйонів людей по всьому світу, змінює способи зв'язку, спілкування та співпраці вашої команди.

Microsoft SharePoint - це веб-платформа для спільної роботи та управління документами, яка працює з різними додатками для зберігання документів та обміну інформацією в організації.

Завдяки своїй високій гнучкості організації використовують SharePoint для створення інтрамережі (або внутрішньої інтернет-системи), яка працює як будь-який інший веб-сайт, для кожного проекту, команди, відділу та підрозділу.

Підсайти можна створювати для певного відділу або команди. Через ці централізовані, безпечні простори користувачі можуть отримувати доступ до документів, ділитися ними та редагувати їх.

Функції, що підтримують командну роботу та спільний доступ до документів

• Зовнішній обмін файлами та контентом:

SharePoint дозволяє зберігати документи і папки разом із зовнішніми користувачами, надаючи їм контрольований доступ.

Плюси: SharePoint економить час. Ви можете легко отримати доступ до спільних файлів і документів.

Мінуси: Ви можете зіткнутися з проблемами безпеки.

• Керування вмістом: SharePoint організовує та керує вмістом за допомогою бібліотек, списків, метаданих, управління записами та політик зберігання.

Крім того, документи можуть проходити процес затвердження для забезпечення якості та відповідності стандартам.

Плюси: SharePoint дозволяє вашій команді зберігати та збирати цінні організаційні дані та документи.

Мінуси: хоча інтерфейс SharePoint простий у використанні, все одно може знадобитися багато тренувань, щоб переконатися, що ваша команда використовує його правильно.

• **Командні сайти: **SharePoint надає групам користувачів місце для перегляду та спільної роботи над вмістом, даними та новинами.

За:

• Ваша команда може співпрацювати над контентом, даними та працювати над документами одночасно.

Мінуси:

• Нетехнічним користувачам може бути складно налаштовувати та кастомізувати його.
• Комунікаційні сайти: діліться повідомленнями та обмінюйтеся ними між організаціями за допомогою динамічних підсайтів, що налаштовуються.

За:

• Ефективний для трансляції повідомлень та інформації між організаціями.
• Дозволяє створювати динамічні та брендовані підсайти.
• Інтеграція з іншими програмами Office 365 для всебічного спілкування.

Мінуси:

• Створення та підтримка різних підсайтів може вимагати певних технічних знань.
• Доступний у мобільних додатках, щоб забезпечити спільну роботу членів команди будь-де.

За:

• Забезпечує спільну роботу в дорозі для членів команди, які використовують пристрої на Android, iOS та Windows.
• Мобільні додатки надають доступ до інтрамереж, сайтів команд та контенту.

Мінуси:

• Мобільні додатки можуть не пропонувати ті самі функції та можливості, що й десктопні версії.
• Автоматизуйте бізнес-процеси, створюючи оповіщення та робочі процеси.

За:

• Впорядковує та автоматизує робочі процеси та сповіщення.
• Допомагає підвищити продуктивність та узгодженість бізнес-процесів.
• Інтеграція з Power Automate для широких можливостей автоматизації.

Мінуси:

• Налаштування складних робочих процесів може вимагати технічних знань.
• Функції пошуку, які допомагають знаходити потрібних людей і важливий контент.

За:

• Потужні пошукові можливості для пошуку релевантних людей та контенту.
• Допомагає швидко знаходити важливу інформацію та ресурси.
• Персоналізовані результати пошуку для користувачів.

Мінуси:

• Релевантність пошуку іноді буває складно налаштувати під конкретні потреби.

Програмне забезпечення для управління проектами: ClickUp

ClickUp - це універсальний інструмент для управління проектами, який пропонує рішення для команд для виконання всіх видів робіт, спільної роботи над завданнями та спрощення робочих процесів.

Забезпечення приємного досвіду для членів вашої команди, щоб вони працювали ефективно та досягали хороших результатів.

Завдяки гнучкій ієрархічній інфраструктурі ваша команда може організовувати проекти, керувати завданнями та підзадачами, а також відстежувати цілі у зручний для них спосіб.

Інтегруючи понад 1000+ робочих інструментів, таких як Slack, Google Drive, Figma та Loom, ви можете пришвидшити процес управління проектами та наблизити свою команду на крок до мети.

ClickUp пропонує вам широкий вибір цін, щоб ви могли насолоджуватися найкращим і підвищити продуктивність на щабель вище.

Ціноутворення

Безкоштовний план "Назавжди " (найкращий для особистого користування)

Необмежений тарифний план (найкращий для невеликих команд) -

$7 на місяць на одного учасника.

Бізнес-план (найкраще підходить для команд середнього розміру) - $12 на місяць.

**Підприємницький план** (найкращий для багатьох великих команд) - Зверніться до відділу продажів

Інтеграція комунікації в робочі процеси управління проектами

• Організуйте свої проекти у ClickUp, створюючи пробіли та папки. Це допоможе створити середовище для вашої роботи.

За:

• Визначає чітку та організовану структуру проекту.
• Працюйте між різними проектами та робочими місцями.

Мінуси:

• Може бути складним для перших користувачів через велику кількість опцій.
• Для спілкування використовуйте розділ коментарів, щоб обговорити деталі, надати оновлення та поставити запитання. Ви також можете згадати членів команди, щоб привернути їхню увагу.

За:

• Заохочує сфокусовані дискусії в рамках конкретних завдань.
• Допомагає спрямувати комунікацію до потрібних людей.
• Уся комунікація контекстуально пов'язана з роботою.

Мінуси:

• Може стати непосильним, якщо ним погано керувати, особливо у великих проектах.
• Налаштуйте вигляд завдань у ClickUp відповідно до вимог вашого проекту та стилю спілкування. Вибирайте між списками, дошками або календарями, щоб знайти той вид, який вам найбільше підходить.

За:

• Виберіть вид (списки, дошки, календарі), який відповідає вашому робочому процесу.
• Візуалізуйте роботу так, щоб вона була максимально корисною для вашої команди.
• Фільтри та опції сортування для точного налаштування представлень завдань.

Мінуси:

• Крива навчання в налаштуванні та конфігуруванні подань, особливо для нових користувачів.
• Якщо відстеження часу є важливим для вашого проекту, скористайтеся функцією відстеження часу в ClickUp. Це дозволить вам фіксувати робочий час і підтримувати прозорість щодо зусиль, вкладених у проект.

За:

• Легко відстежуйте та звітуйте про робочий час для кращого управління проектами.
• Інтеграція з додатками для відстеження часу або вбудованим таймером ClickUp.
• Розуміння того, як розподіляється час між завданнями та проектами.

Мінуси:

• Вимагає дисципліни для послідовного відстеження часу, що може бути обтяжливим для деяких членів команди.
• Розширені функції хронометражу можуть бути обмежені порівняно зі спеціалізованими інструментами для відстеження часу

Інструмент для відеоконференцій: Zoom

Zoom - один з найпопулярніших на ринку програмних інструментів для відеоконференцій, який об'єднує людей, сприяє співпраці та підвищує продуктивність.

Zoom - це хмарна платформа для відеоконференцій, яка дозволяє віртуально зустрічатися з колегами за допомогою відео- або аудіо-зв'язку, або і того, і іншого, якщо особиста зустріч неможлива.

Це важливий інструмент для малих, середніх і великих команд, які хочуть залишатися на зв'язку і продовжувати свої щоденні робочі процеси з мінімальними перебоями.

Завдяки простим у використанні функціям, серед яких зустрічі один на один, групові відеоконференції, спільний доступ до екрану та запис, ви та ваша команда отримаєте максимум користі від ефективної розробки стратегії та прийдете до бажаного завершення кожного онбордінг-проекту.

Ціноутворення

Базовий тарифний план - безкоштовний тарифний план, який дозволяє проводити групові зустрічі до 100 учасників тривалістю 40 хвилин.

Pro Plan - $15.99/£11.99 на місяць, що дозволяє створювати особистий ідентифікатор зустрічі для повторюваних зустрічей Zoom і записувати зустрічі протягом 30 годин з 5 ГБ хмарного сховища.

Бізнес-план - $19.99/£15.99 на місяць. Ви можете брендувати свої зустрічі в Zoom, використовуючи URL-адреси та логотипи компанії, а зустрічі в Zoom записуються. Він має 30-годинні часові обмеження для до 300 учасників, з 5 ГБ хмарного сховища.

Бізнес Плюс - вартість $25.00 на місяць з мінімум 10 користувачами. 30-годинні наради, 10 ГБ хмарного сховища та до 300 учасників.

Джерело: Zoom_

План для підприємств - цей рівень призначений для підприємств з чисельністю працівників понад 1000 осіб, і вам потрібно буде зв'язатися з відділом продажів, щоб визначити ціну.

Найкращі практики для проведення продуктивних віртуальних зустрічей

• Визначте порядок денний: Заздалегідь складіть чіткий порядок денний, окресливши цілі зустрічі та теми для обговорення. Це допоможе учасникам підготуватися до зустрічі.
• Складайте розклад з розумом: Обирайте час зустрічей, який підходить для всіх учасників, і тримайте тривалість зустрічей якомога коротшою, щоб охопити всі ключові питання, але при цьому переконатися, що всі вони були висвітлені.
• Перевірте технологію: Перед зустріччю переконайтеся, що ваш акаунт і обладнання Zoom працюють належним чином. Перевірте камеру, мікрофон та інтернет-з'єднання.
• Залучайте учасників: Заохочуйте активну участь, ставлячи запитання, використовуючи опитування або дозволяючи учасникам ділитися екранами чи вимикати звук, коли це необхідно.
• Вимикайте звук, коли не говорите: Вимикайте мікрофон, коли не говорите, щоб мінімізувати фоновий шум і відволікаючі фактори.
• Запис: Запишіть зустріч для тих, хто не може бути присутнім на ній, а потім поділіться записом для довідки.
• Фон: Виберіть професійний або нейтральний фон, щоб зберегти полірований вигляд.

Collaboration Suites: Поняття

Notion змінив спосіб роботи команд завдяки універсальному, зручному та адаптивному пакету для співпраці, який дає змогу командам бути більш продуктивними, організованими та креативними.

Це більше, ніж просто інструмент.

Notion - це комплексний інструмент "все в одному", який можна використовувати для різних цілей: ведення нотаток, управління завданнями, управління знаннями та базами даних. Це одна з особливостей, яка виділяє його серед інших - універсальність.

Завдяки інтерфейсу перетягування, Notion надає користувачам шаблони для налаштування робочого простору відповідно до їхніх потреб і швидкого початку роботи.

Будучи однією з найпотужніших платформ для спільної роботи, користувачі можуть призначати завдання, встановлювати дедлайни, відстежувати прогрес поточних проектів або навіть керувати цілою компанією саме так, як вони цього хочуть.

Потужна функція пошуку дозволяє користувачам з великими обсягами даних за лічені секунди знайти конкретну нотатку, завдання або запис у базі даних.

Ось 5 способів, як ви можете використовувати Notion для роботи:

• Відстежуйте цілі
• Створюйте системи проектування
• Автоматизуйте за допомогою API
• Відстежуйте та керуйте контентом
• Керуйте складними проектами

Ціноутворення

Вільний план: Найкраще підходить для тих, хто хоче організувати кожен куточок свого життя та роботи

Ціна: Безкоштовно

Plus Plan: Найкраще підходить для невеликих груп, яким потрібен інструмент для планування та організації.

Ціна: $8 за користувача на місяць/річний рахунок ($10 за користувача/щомісячний рахунок)

Бізнес-план: Найкраще підходить для компаній, які використовують Notion для об'єднання кількох команд та інструментів.

Ціна: $15 за користувача/місяць, що виставляється щорічно ($18 щомісяця)

Джерело: Поняття_

**Підприємство: **Розширені засоби керування та підтримка для управління всією організацією.

**Ціна: **Звертайтеся до відділу продажів

**Функції, що підтримують командну взаємодію**

• Співпраця в режимі реального часу: Кілька членів команди можуть одночасно працювати над одним документом або сторінкою, що полегшує спільну роботу в режимі реального часу.

За:

• Кілька користувачів можуть працювати над документом одночасно.
• Легка комунікація всередині документів.
• Відстежуйте зміни та повертайтеся до попередніх версій.

Мінуси:

• Для співпраці в режимі реального часу потрібне підключення до Інтернету.
• Доступно лише для користувачів з обліковими записами Notion.
• Спільний робочий простір: Notion дозволяє створити спільний робочий простір для вашої команди, окремих людей або всього Інтернету, що полегшує організацію та колективний доступ до інформації на сторінках, над якими ви працюєте.

За:

• Ви можете створювати спільні робочі простори відповідно до ваших потреб.
• Вся інформація про команду в одному місці.
• Призначте дозволи, щоб контролювати, хто може переглядати та редагувати контент.

Мінуси:

• Труднощі в навчанні налаштуванню та кастомізації.
• Вільний план обмежує розмір робочого простору.
• База даних і шаблони: Ви можете створити власну базу даних і налаштувати робочий простір за допомогою шаблонів для спільного управління проектами, завданнями та іншою інформацією.

За:

• Легко впорядковуйте та фільтруйте дані.
• Широкий вибір шаблонів для різних випадків використання.
• Створюйте шаблони відповідно до конкретних потреб.

Мінуси:

• Початкове налаштування бази даних може зайняти багато часу.
• Шаблони можуть не відповідати вимогам вузької ніші
• Управління завданнями: Функції управління завданнями та проектами в Notion дозволяють командам відстежувати прогрес і призначати завдання членам команди.

За:

• Візуалізуйте завдання та проекти за допомогою дошок.
• Просте управління завданнями за допомогою чекбоксів.
• Слідкуйте за дедлайнами.

Мінуси:

• Деякі користувачі віддають перевагу спеціалізованим інструментам керування завданнями за більш розширені можливості.
• Управління завданнями може бути менш інтуїтивно зрозумілим для новачків у Notion.
• Інтеграція з інструментами: Notion додає широкий спектр додатків та інструментів, таких як Slack, Google Drive та інші, для оптимізації робочих процесів.

За:

• Підтримує різні інтеграції через сторонні додатки та Zapier.
• Доступ до API для кастомних інтеграцій.
• Розширення веб-кліппера для швидкого захоплення контенту.

Мінуси:

• Обмежена кількість вбудованих інтеграцій у порівнянні зі спеціалізованими інструментами.
• Для деяких інтеграцій може знадобитися платний тарифний план або сторонні послуги.

Фактори, які слід враховувати при виборі інструменту внутрішньої комунікації

Тепер, коли ви знайомі з цими інструментами, вибір інструменту для використання є надзвичайно важливим.

Вибір найкращого інструменту для вашого бізнесу значною мірою залежить від ваших цілей та кількості людей, яких ви хочете охопити.

Отже, зі зростанням вашої команди зростає потреба у пошуку високоякісних інструментів для комунікації та документування, щоб полегшити та покращити взаємодію в команді, що є ключовим ринковим фактором для полегшення поточних проектів.

Отже, як вибрати правильний інструмент для вашого бізнесу?

Потреби та цілі бізнесу

Обираючи інструмент комунікації, перш за все, потрібно вирішити проблему, але для деяких компаній вона може бути іншою.

Комусь може знадобитися інструмент для спілкування в режимі реального часу, щоб полегшити комунікацію, тоді як іншим може знадобитися розширений функціонал, наприклад, управління проектами, спільний доступ до документів або відеоконференції.

Що б це не було, розуміння потреб вашого бізнесу також узгоджується з вашою метою отримати ці інструменти - підвищити продуктивність, полегшити комунікацію або покращити робочий процес.

Зручність для користувача

Складний інтерфейс перешкоджатиме впровадженню та перекреслить ідею про те, що він має вирішувати проблеми.

Зручний інтерфейс є ключовим фактором при виборі інструменту комунікації, оскільки добре продуманий інтерфейс скорочує час навчання вашої команди або співробітників.

Простий у використанні інструмент, швидше за все, стане невід'ємною частиною повсякденної діяльності організації.

Інтеграційні можливості

Ваш інструмент комунікації повинен мати можливість з'єднуватися з іншими інструментами та системами, які ви використовуєте у вашій організації, такими як: управління проектами, CRM або платформи електронної пошти.

Цей зв'язок створює безперебійні робочі процеси, зменшуючи потребу в ручному введенні даних і підвищуючи загальну ефективність.

Крім того, вибір інструменту внутрішньої комунікації дозволяє вашій організації ефективно використовувати наявні інвестиції в програмне забезпечення та створює цифрове середовище, яке відповідає вашим конкретним бізнес-потребам і цілям.

Вартість

Баланс між вартістю інструменту та його здатністю сприяти успіху вашої організації - це те, що робить його економічно ефективним вибором.

Економічно ефективний вибір комунікаційного інструменту для використання гарантує, що ваша організація зможе розумно розподіляти свої ресурси, оптимізуючи рентабельність інвестицій.

Окрім витрат на придбання, при виборі інструменту внутрішньої комунікації важливо також враховувати витрати на підписку, технічне обслуговування та кастомізацію.

Таким чином, ви вирівнюєте бюджет вашої організації, щоб ваш інструмент не виснажував фінансові ресурси.

Висновок

Коли справа доходить до комунікації всередині вашої організації, те, як ви передаєте повідомлення, так само важливо, як і те, що ви надсилаєте.

Тому використання інструментів внутрішньої комунікації у вашому бізнесі гарантує, що ваша команда буде активно залучена до виконання роботи або проекту.

П'ять розглянутих інструментів - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion та Zoom - мають свої особливості для задоволення потреб вашої організації.

Будь то управління завданнями, спільна робота над проектами, обмін документами або чат-повідомленнями - у нас є інструмент для будь-яких бізнес-вимог.

Безкоштовні пробні версії та демо-версії - ідеальний спосіб визначити, чи підходять ці інструменти саме вам.

Отже, незалежно від переваг, функцій чи бюджету, які ви маєте при виборі найкращого інструменту для вашого бізнесу, ви повинні враховувати потреби вашого бізнесу.