Bir Projede Neden Risk Azaltma Planı Uygulamalısınız?

Giriş

Her on işletme veya yeni girişimden yaklaşık sekizinin, bir projede Risk Azaltma Planını yönetmek için özel bir ekibe duyulan kritik ihtiyaçtan habersiz olduğunu biliyor muydunuz? Bu şaşırtıcı istatistik, proaktif risk yönetiminin sıklıkla göz ardı edilen öneminin altını çiziyor.

Günümüzün rekabetçi iş coğrafyasında başarı, yalnızca planları kusursuz bir şekilde uygulamakla değil, aynı zamanda öngörülemeyen durumlara hazırlanmakla da ilgilidir.

Kapsamlı Risk Azaltma Planları uygulayan şirketler milyonlar tasarruf etmiş, itibarlarını korumuş, proje gecikmelerini en aza indirmiş ve operasyonel sürdürülebilirliği sağlamıştır.

Diğer taraftan, proje yönetimi riskinin bu temel yönünü ihmal edenler, önemli mali kayıplar, gecikmeler ve önlenebilecek potansiyel aksaklıklarla karşı karşıya kalırlar. Bu nedenle, ister eski ister işinizde yeni olun, bu risk azaltma hakkında her şeyi ayrıntılı olarak öğrenmek için bu yolculukta bizimle gelin.

Risk Azaltma Planı Neden Önemlidir?

Özellikle bugünlerde Risk yönetimi hakkında bilgi sahibi olmak çok önemlidir. Proje yönetimi ve organizasyonel stratejinin önemli bir bileşenidir ve proje başarısını ve genel istikrarı tehdit eden belirsizliklere karşı proaktif bir savunma görevi görür. Olası zorlukları tanımlamak, etkilerini değerlendirmek ve bunların olasılığını ve şiddetini azaltmak için adımlar atmak bu sürecin bir parçasıdır.

Riskten kaçınmanın ötesine geçerek bir güvenlik ağı oluşturur:

• Sürekli operasyonlar,
• Mali kayıpları önler,
• İtibarı korur ve proje gecikmelerini önler.
• Kazaları ve rahatsızlıkları azaltarak güvenli bir çalışma ortamını teşvik eder.
• Projelerin zamanında ve bütçenin altında tamamlanmasını sağlayarak itibarı korur. Tehditleri ele alarak, para tasarrufu sağlayarak ve üretim duruşlarını azaltarak finansal esnekliği artırır.

Risk azaltma, doğal felaketler veya siber saldırılar gibi krizler sırasında operasyonel sürekliliği sağlarken, itibar yönetimi bir markanın imajını korur.

Neden Bir Risk Azaltma Planı Uygulamalısınız?

Risk Azaltma, her şeyden önce finansal kayıplara karşı koruma sağlar ve diğer taraftan da şirketin kar hanesinin istikrarını güvence altına almaya yardımcı olur. Aynı zamanda, beklenmedik zorluklar karşısında bile hasarı önleyerek değerli bir varlık olan itibarı korur.

Ayrıca etkili risk yönetimi, yasal ahlak kurallarına bağlılık için bir yol haritası sağlamaya yardımcı olan bir pusuladır. Ayrıca karar vericileri paha biçilmez içgörülerle güçlendirerek şirketi başarıya yönlendiren veri odaklı seçimleri kolaylaştırır.

Özünde, hassas bir şekilde uygulanan bir risk azaltma planı sadece bir koruma değildir; günümüzün sürekli gelişen iş ortamında stratejik bir hamledir. Potansiyel tehlikelere karşı güçlendirir, esnekliği teşvik eder ve ilerleme yollarını aydınlatarak başarı için gerekli bir araç haline getirir.

Risk Değerlendirme Kriterleri: Nasıl Belirlenir ve Geliştirilir?

Projenizdeki riskleri önlemek için, olası risklerin bazılarından kaçınmak amacıyla takip edebileceğiniz çeşitli Risk değerlendirme kriterleri vardır. Bu kılavuzda, projeleri daha güvenli ve daha iyi hale getirmek için bu kriterleri nasıl oluşturacağımızı ve kullanacağımızı göreceğiz.

Nasıl Belirlenir?

Birincisi, risk değerlendirme kriterlerini belirlemektir; burada yapmanız gereken tek şey neyin yanlış gidebileceğine ve bunun ne kadar kötü olabileceğine odaklanmaktır. Geçmişteki sorunlara, üstü kapalı tehlikelere ve projeniz ya da durumunuz için neyin en önemli olduğuna bakın. Bu tuzakların gerçekleşme olasılığını ve potansiyel etkilerini düşünün. Bu bilgileri kullanarak tehlikeleri etkili bir şekilde tespit ve tahmin etmenize yardımcı olacak bir kriter listesi oluşturun. Basit ve özel durumunuza uygulanabilir tutmaya çalışın.

Proje Yönetiminde Risk Azaltma Planı Nasıl Geliştirilir?

İlk olarak, Proje Yönetiminde Risk Azaltma Planının Nasıl Geliştirileceğini öğrenmek çok önemlidir. Bunun için, proje yönetiminde, olası sorunlarla başa çıkmak için iyi bir plan yapmak çok önemlidir.

İkinci olarak, ekibinizle konuşarak ve projeye tam olarak bakarak nelerin yanlış gidebileceğini bulun. Bu sorunları sıralayın ve hangilerinin en olası olduğuna ve en çok soruna neden olabileceğine karar verin.

Ardından, bu sorunların ortaya çıkmasını engelleyecek ya da ortaya çıkmaları halinde etkilerini azaltacak yollar bulun. Her plan için ekip üyelerinize belirli görevler verin. Proje ilerledikçe stratejinizi kontrol etmeye ve güncellemeye devam edin.

Ekibinizle konuşun ve talep edilmesi halinde planlarınızı kullanmaya hazır olun. Esnek ve değişime hazır olmak, projenizi tuzaklardan korumak için çok önemlidir.

Risk Azaltma Planı Örnekleri

Örnek 1:

Bir Duracell araba aküsü için SEO ve PPC kampanyası yürütmeniz gereken bir SEO projesine başladığınızı varsayalım. Önceliğiniz, ne beklediklerini bilmek, işin kapsamını netleştirmek ve bütçelerini öğrenmek için paydaşlarla veya yatırımcılarla iletişim kurmak olmalıdır. Zaman çizelgesi hakkında bilgi verdiğinizden ve sonuçlara daha erken ulaşılamazsa ne olacağını tartıştığınızdan emin olun. Kampanyayı uzatmaya istekli olacaklar mı? Ekstra maliyetleri karşılayacaklar mı? Bunun için ekstra bir bütçe harcayacaklar mı?

Soru sormayı bir kez söylediğinizde, risklerle karşılaşma olasılığınız azalacaktır. Her zaman "Neden" ile başlayın ve sonra "Ne", "Nasıl" vb.

Örnek 2:

Bir web geliştirme projesine başladınız ve her şey yolunda gidiyordu. Müşteri başka projelere takıldı ve şimdi geri bildirimi zamanında sağlamıyorlar. Bu nedenle doğru iletişim kurulamadı ve proje uzadı. Anlaşmanızda projenin 6 ayda tamamlanacağını belirtmiştiniz, ancak 9 aya uzadı. Şimdi, bu riskin gerçekleşebileceğinden habersizdiniz. Projeyi yürütmenin maliyeti şimdi cebinizden çıkıyor ve müşteri ekstra tutarı ödemeyi reddediyor.

Herhangi bir mali sorundan kaçınmak ve projenizin zamanında tamamlanmasını sağlamak için, anlaşmanızdaki küçük ayrıntılara dikkat edin. Bu şekilde, yeterli kaynağa sahip olduğunuzdan ve müşterinin ek maliyetlerden sorumlu olduğundan emin olabilirsiniz. Daha iyi bir yol, doğru iletişim kurmak ve Kazan-Kazan durumlarıyla sonuçlanan bir anlaşmaya varmaktır.

Risk Azaltma Planı Hakkında Uzman Görüşleri

Skill Success SEO İçerik LideriMarcjean Yutuc şunları söyledi:

"Bir risk azaltma planı uygulamak, olası zorlukları önceden belirlemenize ve bunları ele almak için proaktif adımlar atmanıza yardımcı olur. Bu, proje direncini artırmanın ve işleri yolunda tutmanın bir yoludur."

"Web geliştirme ve SEO konusundaki deneyimlerime göre, bir web sitesinin performansını ve arama motoru sıralamalarını etkileyebilecek teknik sorunlarla karşılaşmak yaygın bir risktir. Bunu ele almak için düzenli web sitesi denetimleri ve performans kontrollerini içeren bir risk azaltma planı oluşturduk. Bu proaktif yaklaşım, stratejilerimizi hızla uyarlamamıza ve optimum web sitesi performansını ve sıralamasını korumamıza yardımcı oluyor."

Er. Mount Shine'ın Kurucusu ve CEO'suAnkit Dhadwal şunları söyledi:

IBM, Walmart veya Finans Kuruluşları gibi risk azaltma planları uygulayan, bunları üst düzeyde uygulayan ve kendi segmentlerinde öncü olan büyük şirketlerden öğrenmeliyiz.

Müşterilerini memnun etmek ve onlara 7/24 yardımcı olmak için hizmetlerini sunmak için her türlü olasılığı hesaplarlar.

Açıklanan Üç Risk Kategorisi

Şimdi, daha iyi anlayabilmeniz için üç Risk kategorisinden ayrıntılı olarak bahsedelim.

1. Önlenebilir riskler

Önlenebilir riskler, yetkisiz eylemler veya süreç hataları gibi kurum içi tehditlerdir. Firmalar, hiçbir stratejik fayda sağlamadıkları için bunları en aza indirmeyi hedeflemelidir. Bunları yönetmek için, aşırı maliyetlerden kaçınmak amacıyla bazı hatalara izin verilen bir bölge oluşturun. Süreçlerin izlenmesi ve etik davranışların teşvik edilmesini içeren vizyoner önleme çok önemlidir. Karmaşık olmakla birlikte, bu tehlikeleri anlamak ve daha iyi yönetmek için kaynaklar mevcuttur.

2. Strateji riskleri

Şirketler büyük ödüller elde etmek için isteyerek Strateji riskleri alırlar. Bu riskler, çoğunlukla kaçınmaya çalıştığımız risklerden farklıdır. Bu risklerle başa çıkabilmek için şirketlerin akıllı bir risk yönetim sistemine ve bu risklere yol açan sorunlarla mücadele edecek parlak bir ekibe ihtiyacı vardır. Bu sistem riskli girişimleri durdurmaz, ancak kötü şeylerin olma olasılığını kontrol etmeye ve azaltmaya yardımcı olur. Ayrıca sorunların ortaya çıkması halinde de bunlarla başa çıkılmasına yardımcı olur. Bu yaklaşım, şirketlerin rakiplerinden daha önemli riskler üstlenmesine ve ödüller kazanmasına olanak tanır. Fırtınalı denizlerde yelken açmak gibi - riskli ama büyük potansiyele sahip.

3. Dış riskler

Dış riskler, doğal afetler, siyasi mayalanma ve karlılıktaki değişimler gibi bir şirketin kontrolü dışındaki olaylardır. Bunları tahmin etmek ve yönetmek zordur. Bunlarla başa çıkmak için şunları deneyin:

• Tanımlamak için: Haberleri izleyerek ve gerçek siteler tarafından sağlanan resmi verileri kullanarak çevreniz hakkında düzenli olarak bilgi sahibi olun.
• Azaltmak için: Dış risklerle başa çıkmak için hazırlıklı olmak ve yedek planlar yapmak önemlidir. Örneğin: Önceden AT&T yol yardımı almak, yolda kalıp birinin size yardıma geleceğini düşünmekten çok daha iyi bir seçenektir. Aynı içerik, herhangi bir alanda herhangi bir senaryo ile alınabilir.
• Uyarlanabilirlik oluşturmak için: Hazır ve esnek olun, risklerin farkında olun ve uyum sağlamak için teknoloji ve stratejilere yatırım yapın.

Unutmayın ki Harici riskler zor olabilir, ancak yönetilebilir planlama, akıllı ekip ve çalışabilirlikle hepimiz bunun üstesinden gelebiliriz.

Risk Yönetiminin Risk Azaltmadan Farkı Nedir?

Risk yönetiminden bahsedecek olursak, bu bir şirketi güvende tutmak için hazırlıklı olmak gibidir. X Şirketi adında bir şirketin büyük bir anlaşma yapmayı düşündüğünü hayal edin. Bu onlara çok kâr getirebilir ama aynı zamanda bir takım sorunlar da yaratabilir. Bu yüzden, finans sorunları, hisse senedi sorunları veya yasal konular gibi yanlış gidebilecek her şeyi kontrol ederler. Bu sorunların ne kadar olası olduğunu ve ne kadar kötü olabileceğini hesaplarlar.

Şimdi, işte işin güzel kısmı: Risk yönetimi sadece bir şeylere "hayır" demek değildir. Ortaya çıkmaları halinde sorunlarla başa çıkmanın akıllı yollarını aramakla ilgilidir. Yani, X Şirketi anlaşmaya "hayır" demeyebilir, ancak bazı yöntemleri değiştirerek ve yedek planlara sahip olarak anlaşmayı daha güvenli hale getirebilir.

Riskten Kaçınma ile Beklenmedik Durum Planlaması Arasındaki Fark

Bir işle uğraşırken veya bir projeyi yürütürken, tehditlerle karşı karşıya kalmak büyük bir meseledir, ancak uygun bir planlama ve önlemlerle hepimiz bununla başa çıkabiliriz. Risk, tehlike ve fırsat gibi her iki şekilde de olabilir. Ancak bu tehditlerle başa çıkmanıza yardımcı olacak iki önemli strateji vardır ve bunlar riskten kaçınma ve acil durum planlamasıdır.

Riskten kaçınma, ihtiyatlı ve muhafazakar davranarak tehlikelerden tamamen kaçınmak anlamına gelir. Örneğin, bir şirket piyasa istikrarlı hale gelene kadar yeni işçi alımını erteleyebilir. Ancak aşırı temkinli olmak büyümeyi engelleyebilir.

Beklenmedik durum planlaması ise beklenmedik durumlar için hazırlık yapar. Tehlikeleri tanımlamayı, etkilerini değerlendirmeyi ve gerçekleşmeleri halinde bunlarla başa çıkmak için planlar yapmayı içerir. Örneğin, bir şirket çalışanlarını ve müşterilerini elinde tutmayı planlayabilir.

Her iki strateji de önemlidir; doğru dengeyi bulmak etkili risk yönetimi için çok önemlidir. Bu, talep edildiğinde muhafazakar olmakla ve beklenmedik zorluklar ortaya çıktığında yanıt vermeye hazır olmakla ilgilidir.

5 Şirketin Risk Azaltma Planlarını Uygulamada Karşılaştığı Kısıtlar

Risk azaltma planlarını uygulamak, çeşitli kısıtlamalar nedeniyle şirketler için zorlayıcı olabilir:

1. Finans

Hepimiz biliyoruz ki, ister acemi olun ister uzun yıllardır şirketinizi/organizasyonunuzu yönetiyor olun, finansal kısıtlamalar tekrar tekrar karşınıza çıkıyor. Sorun değerlendirmesi, sigorta ve acil durum önlemleri için bütçe ayırmak bütçeleri zorlayabilir. Küçük şirketler yeterli yatırım yapmakta zorlanabilir ve bu da onları yeterli destekle hafifletilebilecek beklenmedik tehlikelere karşı savunmasız bırakabilir.

2. Kaynak Eksikliği

İşletmelerde risk azaltma planlarını uygulamak zaman, finansman ve beceri gibi kaynak kısıtlamaları nedeniyle zor olabilir. Sorunları tespit etmek, değerlendirmek ve planlamak için zaman gereklidir.

Sınırlı finansman, risk yönetimi araçlarına ve uzmanlara yatırım yapılmasını engelleyebilir ve potansiyel olarak kötü stratejiler uygulanmasına neden olabilir.

Uzmanlık, karmaşık tehlikeleri anlamak ve ele almak için hayati önem taşır, ancak küçük işletmelerin şirket içinde daha fazlasına ihtiyacı olabilir. Şirketler kaynaklarını akıllıca tahsis etmeli, potansiyel olarak dış kaynak veya teknoloji kullanmalıdır.

Yüksek etkili tuzaklara öncelik vermek ve yaratıcı problem çözme, acil ve uzun vadeli gereklilikleri dengelerken kısıtlamaları yönetmek için hayati önem taşır.

3. Bilgi

Hepimizin bildiği gibi, bilgi her şeyin anahtarıdır. Şirketlerinizin sınırlı yeterlilik ve bilgi eksiklikleri nedeniyle risk azaltma planlarını uygulamak için yardıma ihtiyacı varsa. O zaman, tüm tuzakları, inanılmaz derecede karmaşık olanları anlamak zorlaşacaktır.

Daha az bilgi sahibi olmak veya hiç bilgi sahibi olmamak eksik planlara yol açarak şirketleri savunmasız bırakabilir. Bu sorunu çözmek için eğitime yatırım yapmalı, uzmanlarla çalışmalı ve bu tür sorunları önlemek için güncel bilgileri toplamalıdırlar.

4. İletişim

Firmanızı kolaylıkla yönetmenin bir diğer önemli yönü de İletişimdir. Teslim tarihleriyle uğraşırken ve projelerle ilgilenirken çok meşgul olduğunuzdan, zayıf bilgi akışı ve net iletişim kanallarının eksikliği bir engel oluşturabilir. Bu duvarlar, risklerin zamanında tespit edilmesi, değerlendirilmesi ve azaltma stratejilerinin etkili bir şekilde takip edilmesi önünde bir engel oluşturabilir. Bu nedenle, ekip ile lider arasında açık ve sürekli bir iletişim olması çok önemlidir. Ve bu size kesinlikle istediğiniz sonuçları verecektir.

5. Riski Ölçmek Mümkün Değil

Şirketler çoğunlukla çeşitli kısıtlamalar nedeniyle riski ölçmekte zorlanırlar. Bunlar arasında modern iş ortamının karmaşıklığı, ortaya çıkan tehlikeler için gerçek verilerin eksikliği, tahminde belirsizlik ve kaynak sınırlamaları yer almaktadır. Bu zorluklar, etkili risk azaltma planlarının geliştirilmesini ve uygulanmasını zorlaştırmaktadır.

İşletmeniz İçin En İyi 5 Risk Azaltma Planı Stratejisi

Şimdi işiniz için uygulayabileceğiniz en iyi beş Risk Azaltma planı stratejisinin neler olduğunu görelim.

1. C-Suit Yöneticisinin Katılımı

İşletmeniz veya kuruluşunuz için etkili risk azaltma stratejileri uygulamak için C-suite yöneticilerinin aktif katılımı gerekir. Bu nedenle, risk farkındalığı kültürünü teşvik etmek, kaynakları akıllıca tahsis etmek ve birlikteliği sağlamak için net iletişim kanalları kurmak amacıyla tehdit değerlendirmesine öncelik vermek çok önemlidir.

2. Riski üstlenin ve kabul edin

Riskin üstlenilmesi ve kabul edilmesi hayati bir rol oynar ve bunun için bütçe de dahil olmak üzere olası risklerin toplu olarak tanımlanması, değerlendirilmesi ve kabul edilmesi gerekir. Sonuçların değerlendirilmesi tehlikelerin önceliklendirilmesine yardımcı olur ve kırılganlıkların tanınması vizyoner risk yönetimini mümkün kılar. Bu strateji, ekip üyeleri ve paydaşlar arasında maliyet, program ve performansla ilgili riskler için katılımcı anlayışı ve etkili azaltma planlarını teşvik eder.

3. Riskten Kaçınma

Ne zaman bir iş kurmaya kalksanız ya da aslında uzun süredir bu ligde olan biri olsanız, Risk sizi asla yalnız bırakmayacak bir şeydir. Riskten kaçınamazsınız ancak kapsamlı bir maliyet planlamasının bütçe aşımlarını önlemesi gibi ona karşı hazırlıklı olabilirsiniz. Bazı stratejilerin uygulanması, projenin başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlayarak ekiplerin zamanında, bütçe dahilinde ve istenen kalitede teslimat yapmasına yardımcı olur. Riskten kaçınma çoğu şirketin yaptığı önemli bir hatadır, bu nedenle farkında olmak ve hazırlıklı olmak her zaman sloganınız olmalıdır.

4. Risk Kontrolü

Daha sonra, hatırlamanız gereken şey, proje yönetiminde Riski Kontrol Etmenin, tuzakları azaltmak için stratejiler uygulamayı içerdiğidir. Maliyet kontrolü için ekipler bütçeleri izler, operasyon ve karar alma süreçlerine odaklanır ve bütçe aşımlarını önlemek için destek kusurlarını tespit eder. Program kontrolü için görevler çeşitlendirilir ve zaman gölgeleme proje zaman çizelgelerinin yönetilmesine yardımcı olur. Performans riskleri, proje performansını korumak için görev yönlendirme, kalite kontrol ve proaktif sorun çözümü yoluyla hafifletilir.

5. Riski izleyin ve izleyin

Dikkatli risk değerlendirmesi proje yönetiminde hayati önem taşır. Bu tema maliyet, program ve performans izleme konularını ele almaktadır. Finansal ihtiyatlılık, program güncellemeleri ve vizyoner problem çözme başarı için çok önemlidir. Performans izleme, test ve değerlendirme yoluyla kalite, etkinlik ve kaynak optimizasyonunu içerir. Teknoloji ve iyileştirme kültürü, kuruluşları proje başarısı için güçlendirir.

Son Düşünceler

Son olarak, bir risk azaltma planı, üç kritik görevi yerine getirdiği için projeniz için çok önemlidir:

• Esnek Kalmanıza Yardımcı Olur: Ayarlamalar yapabilmeniz ve projenizi yolunda tutabilmeniz için sorunları erken tespit etmenizi sağlar.
• Koruma: Projenizi bütçenize zarar verebilecek pahalı sorunlardan koruyan sadık bir muhafız olarak hayal edin.
• Yenilikçi Problem Çözmeyi Teşvik Eder: Ekibinizi yaratıcı çözümler bulmaya motive eder, bu da projenizin daha verimli çalışmasını sağlar.

Bu nedenle, güvenilir bir risk azaltma stratejisi kullanmayı sürekli aklınızda tutun. Sizi engelleri aşmaya ve korkusuzca başarıya ulaşmaya teşvik eden güvenilir bir danışman görevi görür.