SaaS Uygulama Portföyünüzü Nasıl Optimize Edersiniz?

Giriş

Kuruluşlar, günümüzün rekabetçi pazarında operasyonlarını kolaylaştırmak, üretkenliği artırmak ve müşteri deneyimlerini iyileştirmek için SaaS uygulamalarına büyük ölçüde güvenmektedir. Ancak bu uygulamaların yönetimi sıklıkla göz ardı edilmektedir.

SaaS uygulamalarının yaygınlaşması artık şirketlerde açıkça görülüyor. Productiv tarafından yapılan araştırmaya göre, bir şirkette kullanılan ortalama SaaS uygulaması sayısının 2023 yılında 371'e ulaşması bekleniyor.

Kaynak

Ancak soru şu: Bu uygulamalar ne kadar iyi yönetilebilir?

Bir kurumun kullandığı SaaS uygulamalarının sayısı önemli değildir; önemli olan bu uygulamaların doğru yönetilmediğinde kurumun güvenliğini, gelirini ve büyümesini nasıl etkilediğidir.

Peki, daha fazla iş başarısı için SaaS uygulama portföyünüzü nasıl etkili bir şekilde yönetir ve optimize edersiniz? Bu blog, yönetilmeyen SaaS uygulamalarının işletmeniz üzerindeki olumsuz etkilerinden başlayarak bu optimizasyonu gerçekleştirme adımlarında size rehberlik edecektir.

Yönetilmeyen SaaS uygulamaları: İşletmenize ne zararı var?

Yönetilmeyen SaaS uygulamaları güvenlik ve finansal sorunlar yaratarak işletmenizin kârlılığına ve büyümesine zarar verebilir. Yönetilmeyen SaaS, işletmeler SaaS uygulamalarını yönetmek için tutarlı bir yaklaşıma veya platforma sahip olmadığında ortaya çıkar.

Uygulamalar, BT veya finans ekiplerinin gözetimi olmaksızın dahili bir ekip veya tek bir kullanıcı tarafından satın alındığında ve kullanıldığında ortaya çıkar.

Genellikle, bu yönetilmeyen uygulamalar hataya açık elektronik tablolar kullanılarak takip edilir. SaaS yönetimine yönelik bu manuel yaklaşım ne verimli ne de üretkendir. Artan harcamalar, uyumsuzluk ve SaaS yayılımı gibi karmaşıklıklara yol açar.

Manuel SaaS uygulama yönetimi, 50'den az uygulamayla çalışırken yeterli olsa da 200'den fazla uygulaması olan kuruluşlar için uygun değildir.

Manuel yönetim ile bazı şeyleri kaçırıyorsunuz:

• SaaS portföyünün tamamına kapsamlı bir bakış
• Onaylanmamış başvuru alımlarına ilişkin bildirimler
• Departman bazında SaaS harcama içgörüleri
• Kullanım modeli analizi
• Verimli kullanıcı provizyonu ve de-provizyonu

Yönetilmeyen SaaS'ın Risklerini Anlamak

1. Gölge BT Nedeniyle Artan Harcamalar

Şirket kredi kartları kullanılarak satın alınan yetkisiz SaaS uygulamaları etkin bir şekilde izlenemez. Bu da aşırı harcamalara ve yetersiz lisans kullanımına yol açarak şirketin kârlılığını etkileyecektir. \

2. Yinelenen ve Az Kullanılan Uygulamaların Yükselişi

Zayıf SaaS yönetimi ve merkezi görünürlük eksikliği, yinelenen, ücretsiz ve gereksiz uygulamaları artırarak düşük yatırım getirisi ve güvenlik sorunlarına neden olur. \

3. Veri Güvenliği ve Uyum Riskleri

Yönetilmeyen uygulamalar güvenlik ihlallerine ve hassas bilgilerin kaybolmasına neden olur. Bir uygulama yönetmeliklerle uyumlu değilse, iş operasyonlarınızı da etkileyecektir. \

4. Otomatik Yenilemeler

Yönetilmeyen SaaS finans veya BT ekipleri tarafından takip edilmeyeceğinden, sözleşmeler otomatik olarak yenilenebilir ve bu da harcamaların artmasına neden olabilir. \

5. Verimlilik ve Üretkenlikle İlgili Sorunlar

Yönetilmeyen uygulamalar iletişimde silolar oluşturacak, zayıf işbirliğine yol açacak ve ekip üretkenliğini engelleyerek sonuçta iş operasyonlarını etkileyecektir.

Artık yönetilmeyen SaaS'ın etkilerini ve risklerini bildiğinize göre, SaaS uygulamalarınızı etkili bir şekilde yönetmenin ve bunlardan en iyi şekilde yararlanmanın basit yollarından bahsedelim.

Kaynak

5 SaaS uygulama portföyünüzü optimize etmenin yolları

SaaS'ın hızla benimsenmesi, yönetim zorluklarını ve kısıtlamalarını da beraberinde getirmiştir. Bu sorunları çözmek için, firmaların SaaS uygulama portföylerini optimize etmelerine ve SaaS uygulamalarından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olacak beş yolu burada bulabilirsiniz:

Tam uygulama görünürlüğü elde edin

"MADX araştırması, SaaS kuruluşlarında uygulama görünürlüğü eksikliğinin, SaaS uygulama lisanslarının yetersiz kullanılmasına veya kullanılmamasına yol açtığını bildiriyor. SaaS'ınızın yaklaşık 1/3'ü boşa gidebilir; bu da şirketinizin büyüklüğüne göre yüzlerce, binlerce, hatta milyonlarca dolar anlamına gelebilir."

Kuruluşlar, SaaS uygulamalarını etkili bir şekilde yönetmek için uygulama yığınlarında kapsamlı bir görünürlük elde etmelidir. Bu görünürlük, BT ve finans ekiplerinin hangi uygulamaların kullanıldığını, bunları kimin kullandığını ve ne için kullanıldıklarını belirlemelerine yardımcı olur.

Böyle bir görünürlüğe sahip kuruluşlar, uygulama fazlalığı, onaylanmamış yazılım kullanımı ve zayıf kaynak tahsisinin olumsuz sonuçlarından kaçınabilir.

Karar vericiler, konsolidasyon ve uygulama rasyonalizasyonu yoluyla fazlalıkları ortadan kaldırarak uygulama yığınlarını optimize edebilecekler. Sonuç olarak, SaaS yığını optimize edilecek, iş üretkenliği ve operasyonel verimlilik artacaktır.

Gölge BT'yi önleyin

Gartner'ın raporuna göre, 2022 yılında çalışanların %41 'i BT'nin görünürlüğü dışında teknoloji edinmiş, değiştirmiş veya yaratmıştır ve Gartner bu sayının 2027 yılına kadar %75'e çıkmasını beklemektedir.

BT departmanının bilgisi olmadan SaaS uygulamalarının satın alınması ve kullanılması faaliyetine gölge BT denir. Gölge BT yoluyla edinilen uygulamalar veri güvenliğini riske atabilir, uyumluluk çabalarını engelleyebilir ve iş akışlarının parçalanmasına neden olabilir.

100 görünürlük elde etmek, gölge BT ile mücadelede en kolay çözümdür. İşletmeler, onaylanmamış veya izin verilmemiş uygulamaların SaaS portföylerine girmesini, bunları proaktif olarak izleyerek ve tedarik süreçlerini merkezileştirerek önleyebilirler.

CloudEagle gibi araçlar, sisteminize giren yetkisiz uygulamaları tespit ettiklerinde anında uyarı gönderebilir ve SaaS yönetimine proaktif bir yaklaşım sunar.

Uygulama kullanımını analiz edin

Flexera, SaaS yazılım harcamalarınınyaklaşık %33 'ünün ekip tarafından yeterince kullanılmadığını ve bunun da düşük yatırım getirisine yol açtığınıbelirtti.

SaaS uygulamalarının bir kuruluş içinde nasıl kullanıldığını analiz etmek, önemli optimizasyon içgörüleri sağlar. Karar vericiler, kullanıcı etkinliğini ve katılımını ölçerek hangi uygulamaların en fazla değeri sağladığını ve hangilerinin yeterince kullanılmadığını belirleyebilir.

Bu veri odaklı yöntem, BT ve finans ekiplerinin bilinçli lisans tahsis kararları almalarını sağlayarak kaynakları daha etkili bir şekilde yeniden dağıtmalarına olanak tanır.

Uygulama kullanımını analiz etmek, uygulamanın gerekli görevi tamamlamalarına gerçekten yardımcı olup olmadığını belirlemenize yardımcı olacaktır. Eğer yardımcı olmuyorsa, uygulamadan kurtulun ve ekibinizin faydalı bulacağı yeni bir uygulama bulun.

Ayrıca, halihazırda var olan uygulamaların potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için çalışan eğitimi veya gelişmiş süreçler için fırsatlar sunar.

Kullanılmayan lisansları veya uygulamaları ortadan kaldırın

Yetersiz lisans kullanımı şirketler için büyük bir güçlüktür ve savurgan harcamalara neden olur. İşletmeler, uygulama görünürlüğü ve kullanım araştırması verilerini kullanarak satıcılarla pazarlık yapabilirler.

Gerçek kullanım modelleri hakkında bilgi sahibi olan işletmeler, lisans sayısının gerçek talebe karşılık gelmesini sağlayan lisans koşullarını müzakere edebilir. Lisansları yalnızca talebe göre satın alın; fazla satın alma yatırımın boşa gitmesine ve düşük yatırım getirisine yol açacaktır.

Yığınınızı optimize etmenin bir başka akıllıca yolu da iki veya daha fazla uygulamayı tek bir uygulamada birleştirmektir. Örneğin, pazarlama ekibiniz pop-up'lar için OptinMonster kullanıyorsa ve satış ekibi e-postalar için Mailchimp'e güveniyorsa, bu işlevleri her iki görevi de yerine getirebilecek HubSpot'ta birleştirebilirsiniz.

Farklı kullanım durumları için iki farklı uygulama yerine tek bir uygulama kullanarak yazılım harcamalarını daha kolay takip edebilir ve azaltabilirsiniz.

Bu prosedür israfı azaltır ve yazılım satın almaya yönelik daha uygun maliyetli ve stratejik bir yaklaşımı teşvik eder.

Bir SaaS yönetim platformu kullanın

Yukarıda belirtilen tüm stratejileri gerçekleştirmek için ilgili özelliklere sahip sağlam bir SaaS yönetim yazılımına ihtiyacınız olacaktır. Bu platformlar uygulama yönetimi üzerinde %100 görünürlük ve merkezi kontrol sağlayarak sözleşme yönetimi, lisans dağıtımı ve yenileme takibi gibi süreçleri kolaylaştırır.

SaaS yönetim platformları dahili SSO, HRIS ve Finans sistemlerinizle entegre olabilir. Bu entegrasyonlar, platformun tüm SaaS yığınınızı görmesini ve harcamalarınızla birlikte tek bir yerde düzenlemesini sağlar.

BT'yi olduğu gibi tespit edebilen gelişmiş araçlarınız varken neden uygulamaları izlemek için elektronik tablolara güvenesiniz ki? Bu araçlar ayrıca çok fazla manuel çalışma gerektirmeden SaaS uygulamalarınızı optimize etmenize de yardımcı olabilir.

Yalnızca görünürlük sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yinelenen ve gereksiz uygulamaları ortaya çıkararak maliyet optimizasyonu fırsatları da sağlar. Kullanımı analiz edebilir, ortadan kaldırabilir ve portföyünüzü optimize edebilirsiniz.

Sonuç

SaaS uygulama portföyünüzü optimize etmek, yazılım harcamalarınızı hızla artırabileceğinden, çok çeşitli SaaS uygulamaları kullanan kuruluşlar için çok önemlidir.

SaaS uygulama portföyünüzü etkili bir şekildeyönetmek , büyümeyi artırmak, riskleri azaltmak ve operasyonel mükemmelliği sağlamak için kritik öneme sahiptir. Yeterli yönetimin ihmal edilmesi kaynakların boşa harcanmasına, güvenlik sorunlarına, harcamaların artmasına ve iş akışlarının parçalanmasına neden olabilir.

Bu makalede uygulama portföyünüzü optimize etmenin beş basit yolu ele alınmıştır: uygulama görünürlüğünden gölge BT'yi önlemeye, tüketimi izlemeye, lisanslamayı optimize etmeye ve bir SaaS yönetim platformu seçmeye kadar. Bunlar, kuruluşların portföylerini optimize etmek için kullandıkları denenmiş ve doğru yaklaşımlardır.

İyi optimize edilmiş bir SaaS uygulama portföyü, kurumsal büyüme, inovasyon ve uzun vadeli başarının itici gücü olarak hizmet eder.