2023'te SaaS Harcamaları Nasıl Optimize Edilir?

Giriş

BetterCloud tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırma, SaaS uygulamalarının kullanımının %18 oranında arttığını ve 2022 yılında 110 uygulamaya kıyasla ortalama 130 uygulamanın kullanıldığını ortaya koymuştur.

Yazılım harcamaları, bir kurumda çalışan ve ofis kiralama harcamalarından sonra en yüksek üçüncü harcama haline gelmiştir. Bu da şirketlerin SaaS uygulamalarını kullanım kolaylığı ve uyarlanabilirlik için benimsediğini gösteriyor.

Ancak Flexera tarafından hazırlanan bir rapor, SaaS yazılım harcamalarının yaklaşık %29'unun ekip tarafından yeterince kullanılmadığını ve bunun da düşük yatırım getirisine yol açtığını belirtmektedir.

2023'teki ekonomik gerileme göz önüne alındığında, şimdi çok geç olmadan SaaS harcama optimizasyonuna odaklanmanın tam zamanı.

Bu makalede, kuruluşların SaaS'a nasıl fazla harcama yaptığını ve yazılım harcamalarını nasıl optimize edip yatırım getirisini artırabileceklerini inceleyeceğiz.

SaaS harcama optimizasyonu nedir?

SaaSharcama optimizasyonu, bir kuruluşun BT ve finans ekiplerinin SaaS yazılım maliyetlerini azaltmak için attıkları ortak adımları ifade eder. Uygulama kullanım analizi, lisans kullanımı, gölge BT, yenileme takibi vb. konulara odaklanan ve nihai hedefi her uygulamadan maksimum değer elde etmek olan devam eden bir süreçtir.

Ancak yazılım harcamalarını azaltmanın yollarını tartışmadan önce, nerede fazla harcama yaptığınızı belirlemeniz gerekir.

SaaS için fazla harcama yapmanın beş yolu

Gölge BT veya satın alımlar

Çalışanların BT veya finans ekiplerinin onayı olmadan kurumsal bir kredi kartı kullanarak bir SaaS uygulaması satın alması anlamına gelir. Gartner'ın araştırması, bir kurumdaki yazılım harcamalarının %30 ila %40'ının, kaçırılan yenilemeler ve gizli maliyetler nedeniyle gölge BT'den kaynaklandığını bildirmiştir.

(Kaynak)

İhtiyacın ötesinde satın alma

Tüm kuruluşlar büyümelerini tahmin etme ve ihtiyaçlarının ötesinde fazla lisans satın alma eğilimindedir. Sonuçta, çoğu lisans kullanılmayacak, bu da düşük yatırım getirisi ve boşa harcama ile sonuçlanacaktır.

Uygulama ve harcama görünürlüğü eksikliği

Şirketlerin SaaS için aşırı harcama yapmalarının en büyük nedeni, kullandıkları uygulamaların ve her bir uygulama için yapılan harcamaların tam görünürlüğüne sahip olmamalarıdır. Yıl 2023 ve bazı ekipler SaaS uygulamalarını yönetmek için hala elektronik tablolar kullanıyor.

Kaçırılan yenilemeler

Harcama görünürlüğünün ve elektronik tablo tabanlı takibin olmaması, yenilemelerin kaçırılmasına neden olur ve SaaS satıcıları bu fırsattan yararlanarak sizden daha fazla ücret talep eder. Gölge BT uygulamaları genellikle otomatik yenilemelere yol açarak harcamaların artmasına neden olur.

Finans ekibi bu artan harcamayı tespit edemeyecektir çünkü uygulamanın SaaS yığınlarında var olduğunu bilmemektedirler.

Fiyat kıyaslamasının olmaması

Benzer uygulamalar için emsallerinizin ne kadar ödediğini bilmiyorsanız abonelikler için fazla ödeme yapabilirsiniz. En son fiyatlandırma kriterlerinden haberdar değilseniz, SaaS satıcıları bundan faydalanacak ve uygulamalar için sizden daha fazla ücret talep ederek fazla harcama yapmanıza neden olacaktır.

2023'te SaaS harcamalarınızı optimize etme

Artık kuruluşların SaaS için nasıl aşırı harcama yaptığını biliyorsunuz, ancak SaaS harcamalarınızı optimize etmek için ihtiyacınız olan tek şeyin bir çözüm olduğunu biliyor muydunuz?

Evet, SaaS uygulamalarındaki maliyetleri azaltmak ve SaaS portföyünüzü optimize etmek için yalnızca bir SaaS harcama yönetimi platformuna ihtiyacınız var.

Şöyle olacak:

Tam SaaS görünürlüğü elde edin

SaaS harcama yönetimi platformları, bir kuruluşun SSO, finans ve HRIS sistemlerine bağlanmak için kapsamlı bir entegrasyon kütüphanesine sahiptir. Bu entegrasyonlar, platformun SaaS uygulamalarınıza, satıcılarınıza ve her bir kullanıcı, departman ve maliyet merkezinin ilgili harcamalarına %100 görünürlük sağlamasına olanak tanıyacaktır.

BT ekipleri SaaS portföyü üzerinde merkezi bir görünürlük elde ettiklerinde, uygulamaları yönetmek ve gölge BT uygulamalarını ve yinelenen uygulamaları belirlemek kolaylaşır. Yığındaki tüm yetkisiz uygulamalar ortadan kaldırılabilir ve bu da tasarrufların artmasını sağlar.

Finans ekipleri de her departmanın SaaS uygulamaları için ne kadar harcama yaptığını görebilecek. Harcama verilerini kullanabilir, kullanım verileriyle karşılaştırabilir ve doğru maliyet optimizasyonu kararları verebilirler.

Profesyonel ipucu: Satın alma ve müzakerelerden tedarik, yönetim ve yenilemelere kadar tüm SaaS yaşam döngüsünü kapsayan bir SaaS yönetim platformu kullanın.

Uygulama kullanım verilerinizi analiz edin

SaaS yönetim platformları, API'ler aracılığıyla SaaS uygulamalarıyla doğrudan entegre olabilir ve doğru kullanım bilgileri sağlayabilir. Finans ekipleri bu kullanım verilerini analiz ederek yeterince kullanılmayan uygulamaları belirleyebilir ve harcamaya dayalı yatırım getirisini hesaplayabilir.

Kullanım içgörüleri ekibin gereksinimlerini, uygulamayı nasıl kullandıklarını ve kaç lisansın kullanıldığını gösterecektir. Kullanılmayan lisanslardan yararlanabilir ve bunları ihtiyacı olan kullanıcılara yeniden tahsis edebilir veya yenileme görüşmeleri sırasında lisans sayısını doğru boyutlandırabilir ve SaaS harcamalarını optimize edebilirsiniz.

Kullanım verilerini analiz etmek ve lisansları doğru boyutlandırmak, bir uygulamadan maksimum değeri elde etmenize ve yatırım getirinizi artırmanıza yardımcı olacaktır.

Uygulamaları veya satıcıları birleştirin

Uygulama veya satıcı konsolidasyonu, SaaS harcamalarını azaltmak için CFO'lar ve kurumsal satın alma yöneticileri için başvurulan bir taktik haline geldi. Uygulama konsolidasyonu, benzer amaçlara hizmet eden gereksiz veya yüksek harcama yapan uygulamaları belirlediğiniz ve bunları tek bir çözümde birleştirdiğiniz bir süreçtir.

Örnek vermek gerekirse, Satış ekibinizin satış etkinleştirme için Salesloft'u, pazarlama ekibinin e-posta pazarlama için Mailchimp'i ve müşteri ekibinin CRM amacıyla Hubspot'u kullandığı bir senaryoyu ele alalım.

Satıcı konsolidasyonu, Salesloft ve Mailchimp işlevlerinin kapsamlı satış etkinleştirme, e-posta pazarlama ve CRM yetenekleri sunan Hubspot'ta birleştirilmesini ifade eder.

(Kaynak)

Kuruluşunuz bu araçları konsolide ederek operasyonları kolaylaştırabilir, SaaS yönetimini basitleştirebilir ve SaaS tasarruflarını artırabilir.

Profesyonel ipucu: Uzun vadeli, güvenilir tedarikçilerinizin uygulamalarını birleştirmediğinizden emin olun.

Sözleşme yenilemelerini otomatikleştirin

Elektronik tablolarınızdan kurtulun. Bunlar yaklaşan yenilemeler hakkında proaktif uyarılar göndermeyecektir. Yenilemelerin önüne geçmek için otomatik bir yenileme yönetim sistemine ihtiyacınız var. Neyse ki, bir SaaS yönetim platformu sözleşme yenilemelerini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.

Otomatik yenilemeler can sıkıcı olabilir. Bir yenileme yönetimi platformu, sözleşme tarihine göre bir yenileme takvimi oluşturacak ve son tarihten 90 gün önce iş akışlarını başlatarak otomatik yenilemeleri önlemenize yardımcı olacaktır.

CloudEagle gibi SaaS yönetim platformları Slack ile entegre olabilir ve yenileme tarihi gelmeden 90 gün önce otomatik yenileme uyarıları gönderebilir. Bu size uygulama kullanımınızı analiz etmek ve lisanslarınızı doğru boyutlandırmak ve harcamalarınızı optimize etmek için bir müzakere stratejisi hazırlamak için yeterli zaman verecektir.

Unutmayın, yenileme görüşmeleri, kullanılmayan lisansları ortadan kaldırmak, kullanıma dayalı fiyatlandırma planlarını düşürmek ve satıcıları konsolide etmek için satıcıyla pazarlık yapmanıza olanak tanır, bu nedenle görüşmelerinizde başarılı olmanız gerekir.

Profesyonel ipucu: Sözleşmeyi yeniden müzakere etmeyi planlıyorsanız, müzakerelerinize erken başlayın veya bildirim süresi sona ermeden önce satıcılara seçiminizi bildirin.

Fiyat kriterleri ile müzakerelerinizde üstünlük sağlayın

Satıcı müzakereleri, SaaS harcama optimizasyon sürecinizin başarısında önemli bir rol oynar. Becerikli müzakereler daha fazla SaaS maliyet tasarrufu sağlayabilirken, yetersiz müzakereler harcamaları istemeden artırabilir.

Yenileme görüşmeleri, lisanslarınızı doğru boyutlandırmanıza, kapsama göre gereksiz uygulamaları ortadan kaldırmanıza ve bir satıcı ile indirim veya uygun bir fiyatlandırma süresi için yeniden pazarlık yapmanıza olanak tanır.

Ancak SaaS tedarikçileriyle görüşmelere başlamadan önce, emsallerinizin benzer bir uygulama için ne kadar ödediğini görmek için fiyatlandırma karşılaştırmalarını analiz edin. Uygun fiyatlandırma, indirimler veya ek özellikler için pazarlık yapmak üzere kıyaslamaları kaldıraç olarak kullanın.

Bazı durumlarda, satın alma ekibiniz stratejik görevlerle dolu olabilir ve tedarikçilerle pazarlık yapacak zamanı olmayabilir. Endişelenmeyin; müzakerelerinizi SaaS satın alma uzmanlarına yaptırabilirsiniz.

Bu destekli alıcılar, genişletilmiş satın alma ekibiniz gibi hareket edecektir. İhtiyaçlarınızı ve uygulama kullanımınızı analiz edecek, pazar araştırması yapacak, en son fiyat kriterlerini belirleyecek ve en iyi fiyatlandırma koşullarını ve indirimleri güvence altına almak için sizin adınıza satıcılarla pazarlık yapacaklardır.

Profesyonel ipucu: SaaS satıcıları zekidir; müzakerelere hazırlıksız girmekten kaçının çünkü gereğinden fazla ödeme yapmaya kolayca ikna edilebilirsiniz. Net bir müzakere stratejisi hazırlayın ve ardından devam edin.

Bonus

SaaS bütçeleme

SaaS harcamalarını optimize etmenin beş yolunu tartıştık. Bu taktiklere kefil olabiliriz çünkü dünyanın dört bir yanındaki CFO'lar, satın alma müdürleri ve operasyon yöneticileri bunları kullanıyor.

Ancak en iyi uygulama, harcamalarınız üzerindeki kontrolü kaybettikten sonra son dakikada harcamaları azaltmak için çabalamak yerine SaaS yığınınızı ve harcamalarınızı optimize etmektir.

Profesyonel ipucu: Sürekli iyileştirme yerine operasyonel mükemmelliğe odaklanın

Operasyonel mükemmelliğe ulaşmak için SaaS bütçelemesine önem vermeniz gerekir. Tam görünürlük elde edin, kullanımı analiz edin, gereksinimleri anlayın ve bütçenizi buna göre ihtiyacı olan uygulamalara ve ekiplere tahsis edin.

• Her departman için bütçe limitleri belirleyin.
• Düzenli bütçe denetimleri gerçekleştirin
• Gerektiğinde bütçeleri kullanın ve yeniden tahsis edin.

Yine de kullanımı analiz etmek, harcama yapmak ve bütçe ayırmak için bir SaaS yönetim platformuna ihtiyacınız olacak, bu nedenle doğru platformu seçmeyi göz ardı etmeyin.

Profesyonel ipucu: Verimsizlikleri önlemek için bütçeyi tahsis etmeden önce gereksinimleri anlamak üzere tüm paydaşları bir araya getirin.

Sonuç

2023'teki ekonomik gerileme göz önüne alındığında, kuruluşların potansiyel büyümeyi tahmin ederek fazla uygulama veya lisans satın almak yerine SaaS harcamalarını optimize etmeye odaklanmalarının tam zamanıdır.

Nerede fazla harcama yaptığınızı bilmek SaaS maliyet optimizasyon sürecini kolaylaştıracaktır. Bu makalede, finans ve BT ekiplerinin SaaS harcamaları üzerinde tam kontrol sağlamak için kullanabilecekleri uygulanabilir ipuçları sunduk.

Unutmayın, SaaS harcama optimizasyonu asla sona ermez; bu döngüsel bir süreçtir ve CloudEagle gibi doğru SaaS yönetim platformuyla operasyonel mükemmelliğe ulaşabilir ve kar hanenizi artırabilirsiniz.