İşyerinde Zaman Hırsızlığı Nasıl Etkili Bir Şekilde Önlenir?

Giriş

ABD'nin Kurucu Babalarından biri olan Benjamin Franklin birçok şeydi - yazar, başarılı iş adamı, matbaacı, hayırsever, politikacı ve mucit.

'Genç Bir Tüccara Öğütler' adlı denemelerinden birinde, "Zamanın para olduğunu unutmayın" diye yazmıştır.

Bay Franklin, genç tüccarlara verdiği tavsiyelerin 275 yıl sonra bile geçerliliğini koruduğunu, özellikle de çalışanların zamanını en iyi şekilde kullanırken ' çalışanların zaman hırsızlığı' sorununu çözmeyi amaçlayan kuruluşlar için geçerli olduğunu bilmekten keyif alırdı.

Çalışanların zaman hırsızlığı, işyeri verimlilik seviyelerini sürekli olarak iyileştirmek isteyen kuruluşlar için büyük bir zorluktur. Bu sorunun ele alınmaması kâr kaybına yol açabilir ve kuruluşların büyüme beklentilerini ve hatta uzun vadeli sürdürülebilirliklerini etkileyebilir.

Kuruluşlar düşük çalışan verimliliğinin nedenlerini araştırırken, çalışanlarının bilerek veya bilmeyerek zaman hırsızlığı yapıp yapmadıklarını derinlemesine incelemeleri gerekir. Bu blog, zaman hırsızlığı hakkında her şeyi, çalışanların bu tür uygulamalara nasıl katıldığını ve işveren olarak bunları nasıl önleyebileceğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Zaman hırsızlığı nedir?

Resim Kaynağı

Zaman hırsızlığı, bilerek veya bilmeyerek çalışıyormuş gibi görünerek ve işle ilgili olmayan faaliyetlerde bulunarak çalışanlar tarafından çalışma saatlerinin kötüye kullanılmasıdır. Bu şekilde, çalışanlar çalışmadıkları saatler için ödeme alırlar ve böylece kuruluş için üretkenlik ve çıktı kaybına neden olurlar.

Zaman hırsızlığı, maddi hırsızlığa benzemediği için önemsiz ve hatta anlaşılması zor görünebilir. Hırsızlığı mal veya eşyaların fiziksel kaybı olarak düşünmeye alışkınız. Bu nedenle kuruluşlar zaman hırsızlığının sınırlarını ve iş performansları üzerindeki etkisini tam olarak kavramakta zorlanabilir.

Ancak bu, özellikle çok sayıda çalışanı olan büyük kuruluşlar için kurumsal üretim ve gelirde muazzam bir kayba yol açabilecek bir suistimal şeklidir.

Bunu 700 çalışanı olan bir kuruluş örneğiyle anlayalım. Eğer her çalışan günde 30 dakika çalıyor veya suistimal ediyorsa, kurum her gün 21.000 dakika veya 250 saat üretken zaman kaybediyor demektir!

Bu rakamlar çığ gibi büyüyerek yüz binlerce çalışma saatine ve milyonlarca dolarlık parasal meblağa dönüşebilir ve zaman hırsızlığının iş verimini nasıl etkileyebileceğinin ve hatta uzun vadeli kurumsal sürdürülebilirliği nasıl tehlikeye atabileceğinin altını çizer.

Şimdi zaman hırsızlığının ne olduğunu anladığımıza göre, çalışanların işverenlerinden zaman çalmalarının bazı yollarına bakalım.

Çalışanların Zaman Hırsızlığı Yapmasının Yedi Yolu

Yaratıcılığın sınırı yoktur ve çalışanların zaman hırsızlığı yapmaları için pek çok yol vardır. Ancak, aşağıda çalışanların kurumlarından zaman çalmalarının en iyi bilinen yedi yolunu listeledik.

1. Fare otomasyonu

Zaman izleme yazılım araçlarını aldatmanın en etkili yollarından biri otomatik bir fare kullanmaktır. Çalışanlar, uzaktan çalıştırabilecekleri pille çalışan veya uzaktan kumandalı bir cihazın üzerine bir fare kutusu yerleştirebilirler.

Bu şekilde fare, kullanıcının uygun gördüğü periyodik ve önceden tanımlanmış aralıklarla ekranda gezinmeye devam eder ve bilgisayar ekranını aktif tutar. Zaman izleme yazılım aracı kullanıcının aktif olduğunu varsaydığından, herhangi bir şüpheli faaliyeti kaydedemez ve zaman hırsızlığını raporlayamaz.

2. Birden fazla küçük pencere açma

Zaman hırsızlığının bir başka etkili ve basit yolu da bilgisayar ekranında birden fazla küçük pencere açmaktır. Çalışanlar bu pencereleri kullanarak internette gezinebilir, arkadaşlarıyla sohbet edebilir ve hatta çevrimiçi alışveriş yapabilirler. Bu arada, ofisle ilgili faaliyetler için ana, tam ekran pencereyi açık tutarlar. Bazı çevrimiçi zaman takip yazılımları tam ekran pencereyi takip ettiğinden, bunlar çalışanların ofisle ilgili görevlerde aktif olarak çalıştığını kaydetmek için kandırılabilir.

3. Ekran görüntüsü yazılımının zamanlaması

Bu hileyi kullanmak, işletim yazılımında biraz yeterlilik, özellikle de çalışanları izlemek için kullanılan yazılım kodunu atlama veya kırma becerisi gerektirir. Çalışanlar, yazılımın kullanıcının bilgisayar ekranının ekran görüntüsünü aldığı zaman aralığını ayırt etmek için zaman izleme yazılımını hackleyebilirler.

Bu bilgi, zaman takip yazılımının resmi görevlerde bulunduklarını kaydedeceği şekilde faaliyetlerini zamanlamalarına yardımcı olabilir. Bu arada, çalışan iki ekran görüntüsü arasındaki boşlukta rahatça internette gezinebilir veya işle ilgili olmayan görevlerle meşgul olabilir.

4. Birden fazla monitör kullanma

Bazı çalışanlar dizüstü bilgisayarlarını USB kabloları aracılığıyla birden fazla başka monitöre/ekrana bağlar. Bu, ofisle ilgili görevler için ana pencereyi kullanırken aynı anda birden fazla pencereyi çalıştırmalarına olanak tanır. Ne yazık ki, piyasadaki pek çok zaman takip yazılımı birden fazla monitörü tanımlayıp izleyemiyor.

Bu mevcut boşluk, bazı çalışanların işverenlerin zamanını çalmasına olanak sağlamaktadır.

5. Yazılım kodunun kurcalanması

Bu, zaman takip yazılımını kandırmanın daha nadir bir yoludur. Ancak teknoloji ve yazılım konusunda yetkin çalışanlar, yazılım kodunda değişiklik yaparak zaman takip araçlarından faydalanabilirler.

Bazı zaman takip yazılım araçları hacklenmeye ve kurcalanmaya açıktır, bu da çalışanların çalışma şekillerini değiştirmeleri için bir fırsat yaratır. Bu şekilde, bu tür araçlar çalışanlar tarafından önceden beslenen yanlış bilgileri kaydeder.

6. Arkadaş yumruklama

Resim kaynağı

Çalışanların mesai saatlerini kullanmaları konusunda işverenleri aldatmaya yönelik bir araç olarak eşli yoklama, zaman takibi kavramı ortaya çıktığından beri kullanılmaktadır. Eşli yoklama, başka bir çalışanın iş arkadaşları adına yoklamayı işaretlediği vekaleten yoklamayı içerir.

Ancak kuruluşlar, çalışanların retina taramaları, parmak izi taramaları, yüz tanıma sistemleri vb. kullanarak yoklamalarını kaydettikleri biyometrik yoklama sistemlerini kurumsallaştırarak bu zaman hırsızlığı yöntemini büyük ölçüde engellemişlerdir.

7. Üretken olmayan aşırı internet gezintisi

İnternette gezinmek doğaldır ve çalışanlar zaman zaman araştırma yapmak veya bilgileri doğrulamak ya da müşterileri, yöneticileri veya iş arkadaşlarıyla etkileşime girecekleri bir konu hakkında fikir edinmek için interneti ziyaret ederler. Ancak, özellikle kişisel e-postaları yanıtlamak, çevrimiçi alışveriş yapmak veya işle ilgili olmayan konular hakkında okumak gibi üretken olmayan görevler için internette aşırı gezinmek, verimli çalışma saatlerinin kaybına yol açabilir.

Bazı çalışanlar, bazı resmi görevlerle ilgili bilgi arıyormuş gibi davranarak mesai saatleri içinde anlamsızca internette gezinebilir. Bu tür senaryolarla başa çıkmak için, çalışanlarınızın performansını artırmak üzere onlara çeşitli şekillerde ilham vermeye çalışmanız gerekebilir.

Zaman hırsızlığının işletmeler üzerindeki etkisi

Sektör bulguları, zaman hırsızlığının kuruluşlar için ciddi bir gelir kaçağı kaynağı olmaya devam ettiğini göstermektedir. Örneğin bir sektör raporu, zaman hırsızlığının ABD kuruluşları için yıllık 20 milyar ABD Doları ile 50 milyar ABD Doları arasında bir kayba neden olduğunu ortaya koymuştur.

Bu arada, işletmeler küresel olarak 400 milyar ABD dolarından fazla işyeri verimliliği kaybına uğramaktadır! Bunlar ciddi rakamlardır ve çalkantılı bir işgücü piyasası ve kilit pazarlardaki iç açıcı olmayan makroekonomik göstergeler gibi çoklu krizlerden geçen kuruluşlar için endişe kaynağıdır.

Zaman hırsızlığı nasıl durdurulur

Aşağıda, kuruluşların zaman hırsızlığını durdurabilecekleri bazı yollar belirtilmiştir.

1. Çalışan bağlılığını artırın

Yakın zamanda yayınlanan bir sektör raporu, çalışan bağlılığı seviyelerinin tüm zamanların en düşük seviyesinde olduğunu teyit etti. Küresel işgücünün yalnızca beşte biri ya da %21'i aktif olarak angaje olduğunu belirtiyor. Bu arada, çalışan stresi 2022'de %44 ile 2021 rakamlarından bile daha yüksekti.

Uzaktan ve hibrit iş yerlerine ani geçiş, iş-yaşam dengesini etkileyerek tükenmişlik oranlarını artırdı. Bu tür zorluklar, çalışanların ofisle ilgili görevlere odaklanma ve kişisel ve profesyonel yaşamlarını dengeleme becerilerini etkiledi. Bununla başa çıkmak için kuruluşlar, düşük verimlilik oranlarının arkasındaki nedenleri ve zaman izleme yazılımını aldatmanın yollarını kullanma ihtiyacını anlamak için çalışanlarla zaman geçirmelidir.

Bağlılığı yüksek çalışanların mesai saatlerini üretken olmayan işlerle harcama olasılığı daha düşüktür ve kurum için daha fazla değer yaratırlar. Bunun için işverenler, üretkenliği artırmak ve zaman hırsızlığı sorununu azaltmaya katkıda bulunmak için çeşitli çalışan bağlılığı faaliyetleri üstlenebilirler.

2. Etkili iletişim kurun

Etkili iletişim, özellikle yüz yüze etkileşimlerin sıklığı azaldıkça ve uzaktan çalışma daha yaygın bir hal aldıkça, her zamankinden daha kritik bir önem taşıyor. Kuruluşlar yalnızca çalışanların ilgisini çekmek için değil, aynı zamanda zaman takip sistemlerine olan ihtiyacı anlamalarına yardımcı olmak için de etkili iletişim kurmalıdır.

Kuruluşlar, çalışanlarının bu tür zaman takip mekanizmalarını kullanmanın onları mikro yönetmek değil, daha yüksek değerli görevlere nasıl katılabilecekleri konusunda onlara daha eyleme geçirilebilir içgörüler sunmak olduğu fikrini benimsemelerini sağlamalıdır. İş dünyası liderleri, değişim yaratanlar olarak hareket ederek bu tür uygulamaların kurum genelinde kurumsallaşmasına yardımcı olma konusunda öncülük etmelidir.

Ayrıca okuyun: İş Akışınızı İyileştirmek İçin 5 Etkili Dahili İletişim Aracı

3. Yerleşik bir zaman izleme yazılımı

Resim Kaynağı

Bir zaman takip yazılımı kullanmak, daha fazla üretkenlik ve zaman hırsızlığını önlemek isteyen işletmeler için stratejik bir harekettir. Replicon gibi bir zaman takip aracını benimseyen kuruluşlar, çalışanların çalışma saatlerini ve faaliyetlerini doğru bir şekilde izleyerek zaman hırsızlığı riskini azaltabilir. Bu gelişmiş çözümler, görevler ve proje zaman çizelgeleri hakkında gerçek zamanlı bilgiler sunarak işyerinde hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlar. Bu araçlardan bazıları, kuruluşların zaman ve katılım verilerini yakalamasına, izin rezervasyonu yapmasına ve çalışma programlarını her zaman, her yerde verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olan yapay zeka destekli zaman çizelgeleri ve mobil zaman çizelgeleri sunar.

4. Esnek çalışma saatlerine olanak sağlayın

Resim kaynağı

İşverenler esnek çalışma saatleri sağlayarak çalışanların daha iyi bir iş yaşamı elde etmelerine yardımcı olabilirler. Esnek çalışma saatleri, çalışanların kişisel yaşamlarını ve sorumluluklarını, "sabit" saatlerde çevrimiçi oldukları konusunda yalan söylemelerine veya zaman izleme yazılımını kandırmak için ustaca yollar bulmalarına gerek kalmayacak şekilde yönetmelerine yardımcı olabilir.

Bu da onların işlerine odaklanmalarına ve daha stressiz bir yaşam sürmelerine olanak tanıyarak üretkenlik düzeylerinin artmasına yardımcı olacak ve süregelen yetenek savaşını kazanmalarına yardımcı olarak uzun vadede kuruluşa fayda sağlayacaktır!

Çalışanların belirli sayıda saat çalışabileceği ancak ne zaman çalışacaklarını seçebilecekleri esnek çalışma düzenlemelerini deneyebilir veya hatta çalışanların çalışma haftası saatlerini standart beş günden daha kısa sürede tamamlamalarına olanak tanıyan 4/10, 9/80 veya 2-2-3 gibi sıkıştırılmış çalışma haftası programlarını deneyerek kişisel faaliyetlerini gerçekleştirebilecekleri daha fazla izin alabilirsiniz.

5. Sonuçlara odaklanın

Kuruluşlar, çalışanların ve yöneticilerin bir proje veya görev için harcanan zamandan ziyade sonuçlara odaklandığı bir kültür geliştirmelidir. Bu, 'harcanan zamanın' üretkenliğin ölçütü olarak kabul edildiği yerleşik paradigmadan bir değişiklik olabilir.

Ancak, kültürel değişikliklerin ortaya çıkması uzun zaman aldığından, bu tür değişikliklerin yapılması uzun vadeli müdahaleler ve kararlılık gerektirir.

6. Özenle denetleyin

Çalışanların zamanlarını nasıl harcadıklarını denetlemek, liderlerin iyileştirmeler için yol haritaları oluşturmak üzere kullanabilecekleri kuruluş genelindeki eğilimler hakkında derin bilgiler sağlayabilir. Örneğin, işgücü idari faaliyetlere iş açısından kritik görevlerden daha fazla zaman harcıyorsa, bir kuruluş idari görevleri otomatikleştirebilir.

Sonuç {#conclusion}

Geçtiğimiz birkaç yıl küresel olarak kuruluşlar için çalkantılı geçti. Azalan kâr marjları, müşteri harcamalarındaki önemli düşüş, yetenek savaşları ve artan insan kaynakları maliyetleri, gelir kaçaklarını kapatmanın yollarının araştırılmasını zorunlu kılıyor. Çalışanlar arasında zaman hırsızlığı sorununu ele almak, kârlılığı artırmanın kolay ama son derece etkili bir yoludur.