Dijital Dönüşüm İşletme Verimliliğini Nasıl Artırabilir?

Giriş

Disney'in 2000'li yılların başında 80 yıllık şirketi müşterilerin hayal gücüne geri döndüren olağanüstü dijital dönüşüm yolculuğunu hatırlıyor musunuz? Disney, dijital teknolojileri kullanarak tema parklarını ve yayıncılık işlerini yeniden canlandırdı, 2009'da Marvel'ı satın aldı ve 22 milyar ABD dolarını aşan bir dizi gişe rekortmeni film sundu. Bu, efsanevi CEO Bob Iger'in dijital teknolojilerin kuruluşları nasıl yeniden canlandırabileceğini örnekleyen müdahaleleri sayesinde mümkün oldu.

Resim Kaynağı

Neredeyse yirmi yıl sonra dijital dönüşüm, işletmeler için önemli finansal etkileri olan çok daha büyük bir tuval haline geldi.

Önde gelen bir sektör raporu, işletmelerin dijital dönüşüm girişimlerinden önemli kazançlar elde ettiklerini ortaya koyuyor. Her on iş liderinden yedisi, gelirlerinin 1,5 kat daha fazla artacağına inanıyor ve %66'sı önümüzdeki iki yıl içinde daha yüksek kurumsal kârlılık bekliyor.

Bu bulgular, belirsizlik karşısında giderek daha fazla çeviklik ve dayanıklılık arayan kuruluşların dijital dönüşüme eşi benzeri görülmemiş bir şekilde odaklandığının altını çiziyor.

İşletmelerin, müşterilerine rakiplerinden daha iyi ve daha hızlı hizmet verebilmek amacıyla çok sayıda veriyi kullanarak hızlı ve doğru kararlar alabilmeleri için çevik olmaları gerekir. Çevik kuruluşlar, karar vericilerin vasıflı işgücü eksikliği veya rekabet avantajını korumak için işgücüne beceri kazandırma ihtiyacı gibi iç ve dış zorluklara hızlı bir şekilde yanıt vermelerine yardımcı olacak araçlara ve süreçlere sahiptir.

Esneklik çünkü esnek kuruluşlar belirsizliklerle yüzleşmeye daha hazırdır. İş akışlarını bozmadan veya müşteri hizmet seviyelerini etkilemeden insanları, süreçleri ve teknolojik değişiklikleri öngören ve yöneten kuruluşlar, öngörülemeyen zorluklar ve sürekli yangınla mücadele nedeniyle sekteye uğrayanlara göre daha iyi konumdadır.

Dijital dönüşüm, oraya daha çabuk ulaşmaları için bir bilet!

Dijital dönüşüm genellikle dramatik bir kurumsal tepki gerektiren büyük ölçekli bir girişim olarak yanlış anlaşılır. Bunun yerine, işletmelerin genel verimliliklerini artırarak dijital iş ortamından en iyi şekilde yararlanmak için stratejiler, süreçler ve yapılar benimsedikleri deneysel, keşif odaklı bir yaklaşımdır.

Ancak dijital dönüşüm tamamen teknoloji odaklı bir kuruluş haline gelmekle ilgili değildir.

Bu aynı zamanda müşterilerle ve silo halindeki iş fonksiyonlarını, süreçleri ve teknoloji platformlarını ele alarak ve daha yüksek verimlilik ve üretkenlik sağlamak için bunları düzene sokarak ihtiyaçlarına daha iyi hizmet vermekle de ilgilidir.

Aynı zamanda Yapay Zeka (AI) ve makine öğrenimi (ML) gibi gelişmekte olan teknolojilerin operasyonlar, iş stratejileri ve rekabet üzerindeki etkisini ve bunların iş gücünü nasıl güçlendirip optimize edebileceğini anlamakla da ilgilidir. Ayrıca müşterilerin ve çalışanların uzmanlıklarından ve girdilerinden yararlanmak ve dijital liderlik modeline uyum sağlamak için bunlardan yararlanmakla ilgilidir.

Gartner dijital dönüşümü "BT modernizasyonundan (örneğin bulut bilişim) dijital optimizasyona ve yeni dijital iş modellerinin icadına kadar her şey olarak tanımlıyor. Bu terim, kamu sektörü kuruluşlarında, hizmetlerin çevrimiçi hale getirilmesi veya eski modernizasyon gibi mütevazı girişimleri ifade etmek için yaygın olarak kullanılmaktadır."

İşletmelerin Dijital Dönüşüm Yolculuğuna Başlamalarını Gerektiren En Önemli Nedenler

Resim Kaynağı

1. Çalışan Verimliliğini ve Bağlılığını Düşürmek

Küresel işgücü piyasalarında süregelen bozulma, Büyük İstifa gibi çalışanların öncülük ettiği bir dizi trendle birlikte, sürekli tükenmişlik ve heves eksikliğinin yarattığı zorlukların altını çiziyor. Uzaktan ve hibrit iş yerleri, iş uygulamalarının çoğalmasına yol açarak ekip üyeleriyle iletişim ve işbirliğini zorlaştırdı. Ayrıca, zaman çizelgelerini manuel olarak doldurmak gibi idari görevler, verimli çalışma saatlerinden çalıyor ve onları monoton faaliyetlerle meşgul ediyor.

Bu tür zorluklar, işletmeleri süreçleri otomatikleştirmeye ve müşteri ilişkileri kurma ve beceri geliştirme gibi üretken faaliyetler için çalışanlara zaman kazandırmaya teşvik etti. Teknoloji müdahaleleri, yeni yetenekleri elde tutmak ve çekmek için çok önemlidir; kuruluşların bunları temel çalışan değer tekliflerinin bir parçası olarak nasıl giderek daha fazla ördükleri de bunu göstermektedir.

Örneğin, yapay zeka destekli bir zaman ve katılım yönetim sisteminden yararlanmak, her çalışan için günde 20-30 dakikaya kadar tasarruf sağlayabilir - bu da onları heyecanlandıran ve meşgul eden faaliyetler için yüzlerce mesai saatini kolayca serbest bırakabilir. Pratik açıdan, kuruluşunuzda önemli sayıda çalışan varsa, toplam zaman tasarrufu zaman içinde kolayca yüzlerce çalışma saatine ulaşabilir. Özünde, bir zaman ve katılım yönetim sisteminin benimsenmesi operasyonel etkinliği artırırken, aynı zamanda çalışan bağlılığını ve refahını da teşvik eder ve bunların tümü daha dinamik ve üretken bir işyerine yol açar.

2. Verileri Anlamlandırma İhtiyacı

Uzaktan ve hibrit işyeri modellerinin benimsenmesindeki ani artış, vardiyalı çalışanlar gibi yeni çalışan türleri ve daha küresel ve çeşitlendirilmiş bir iş gücü, muazzam miktarda veri yaratıyor. Eski sistemler ve manuel süreçler, eyleme geçirilebilir içgörüler sunmak için verileri doğru ve hızlı bir şekilde değerlendirecek donanıma sahip değildir.

Sonuç olarak, karar vericilerin iş kararları almak için yön ipuçlarını bulmak üzere mevcut verileri anlamlandırmak için önemli ölçüde zaman ve çaba harcaması gerekir. Bu manuel yaklaşım, yöneticilerin iş açısından kritik girişimler üzerinde çalışmak veya ekiplerinin uyumunu ve becerilerini geliştirmek için kullanabilecekleri verimli çalışma saatlerinin kaybına yol açmaktadır.

3. Yumuşak Becerilere Artan Odaklanma

İletişim, işbirliği, empati, zaman yönetimi ve fikir birliği yaratma becerisi kilit beceriler olarak ortaya çıkmaktadır. Kuruluşlar, çalışanlarının bu becerileri edinmesi ve bunlardan yararlanması için doğru olanakları yaratmalıdır. Bunu yapmak, çalışanların zamanını boşaltmayı gerektirir.

Mercer'in Yetenek Değerlendirme Uygulamaları Raporu 'na göre, yaygın algının aksine, şirketlerin yaklaşık %80'i dışarıdan işe alım yapmak veya geçici çalışan istihdam etmek yerine şirket içinde yetenek geliştirmeyi tercih ediyor. Şirketlerin yaklaşık dörtte üçü (%73) süreçleri otomatikleştirmeyi ve insan müdahalesini azaltmayı planlıyor.

Bu, kuruluşların idari görevleri otomatikleştirerek azaltmaya ve kurum içi iş güçlerinin beceri profilini geliştirmeye odaklanmaya istekli oldukları anlamına geliyor.

4. Kâr Marjları Üzerinde Daha Büyük Baskı

Müşteri harcamaları önemli ölçüde azaldı ve bu da kâr marjları üzerinde ek bir baskı oluşturdu. Ayrıca, müşteriler artık proje kapsamındaki değişikliklerin, manuel hataların ve gerçek zamanlı görünürlük ve gözetim eksikliğinin alt satırları etkileyebileceği sabit teklifli projelere daha fazla yöneliyor. Sonuç olarak, işletmeler arka uç süreçlerini ve iş akışlarını dijitalleştirmenin ve projelerini daha iyi yönetmek için gerçek zamanlı görünürlük elde etmenin yollarını araştırıyor. Odak noktası, daha yüksek verimlilik ve üretkenlik sağlamak için insanları ve süreçleri optimize etmektir.

Bu zorluklar, teknolojinin benimsenmesi ve dijital dönüşümün neden C-suite için temel kurumsal öncelikler olarak ortaya çıktığını göstermektedir. Dijital dönüşüm, daha yüksek kârlılıkla doğrudan bağlantılı olan iş verimliliğine yardımcı olur.

Şöyle yapacağız:

Dijital Dönüşüm Sorun Noktalarını Nasıl Çözebilir ve Verimliliği Nasıl Artırabilir?

Resim Kaynağı

Dijital dönüşümün en önemli faydalarından biri, gelişmiş müşteri katılımı ve yönetiminde yatmaktadır. HubSpot 2022 Yıllık Hizmet Durumu Raporu, müşteri hizmetleri ekiplerinin %93'ünün müşterilerin markalarından beklentilerinin her zamankinden çok daha yüksek olduğuna inandığını ortaya koyuyor. Bu da kuruluşların onlara kişiselleştirilmiş ve çok kanallı hizmetler sunması ve azalan dikkat sürelerini yakalamak için sürekli yenilik yapması gerektiği anlamına geliyor.

Kaynakları yönetirken ve müşterilere uzaktan veya hibrit bir kurulumda hizmet verirken bunu yapmak özellikle zordur. Yapay zeka destekli bir profesyonel hizmetler otomasyon aracının devreye alınması gibi dijital dönüşüm girişimleri, bir kuruluşun kaynak yönetimi yeteneklerini önemli ölçüde geliştirebilir.

Küresel kaynak havuzuna gerçek zamanlı görünürlük, kaynak önerileri ve tahsisi ve her bir kaynağın becerilerini, sertifikalarını ve uzmanlık seviyelerini takip etme yeteneği ile kuruluşlar, yöneticilerini sürekli olarak yüksek kaliteli müşteri deneyimi sunmak için ihtiyaç duydukları araçlarla donatabilir.

Disney'in CEO'su Bob Iger, "Disney bugün tema parkları, stüdyo eğlenceleri, interaktif medya platformları ve fiziksel mağazalarında her gün tüketicilerin ilgisini çekmek, onları eğlendirmek ve onlarla etkileşime geçmek için dijitalden yararlanıyor" diyerek dijital dönüşümün müşteri bağlılığını nasıl artırabileceğine değiniyor.

Dijital dönüşümün diğer bazı önemli avantajları aşağıda listelenmiştir:

1. Geliştirilmiş Kurumsal Çeviklik ve Ölçeklenebilirlik

Çalkantılı bir iş ortamı, kuruluşların yüksek vasıflı işgücü eksikliği gibi herhangi bir olumsuz gelişmenin etkisini ortadan kaldırmak için hızlı ve sorunsuz bir şekilde ölçek büyütmesini veya küçültmesini gerektirir. Benzer şekilde, bir kuruluşun uluslararası genişlemeden veya küresel bir işgücünden işe alma eğiliminden yararlanmak için dijital temellerine sahip olması gerekir.

Kuruluşlar, gerekli teknoloji platformları ve süreçleri olmadan çeviklik ve ölçeklenebilirlik sağlamakta zorluk çekebilir. Çalışanlar silo halinde veya manuel sistemler nedeniyle genellikle fazla çalıştıklarından ve istenen çevikliği ve ölçeklenebilirliği sağlamak için gereken teknoloji desteğinden yoksun olduklarından, bu durum kurumsal üretkenliği de etkiler.

Dijital dönüşüm, bir işletmenin yalnızca mevcut zorluklarıyla başa çıkmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kaynaklarının ve finansmanının yönetimini iyileştirmenin yollarını sunarken uzun vadeli tahmin modelleri oluşturmasına da yardımcı olur.

2. Uzun Vadeli Maliyet Tasarrufları

Deloitte'un Küresel Maliyet Azaltma Araştırması, maliyet azaltmanın küresel bir kurumsal zorunluluk haline geldiğini ortaya koyuyor. Raporda, "Maliyet azaltma her bölgede standart bir iş uygulaması haline geldi ve küresel katılımcıların yüzde 86'sı şirketlerinin önümüzdeki 24 ay içinde maliyet azaltma girişimlerinde bulunacağını söylüyor" deniliyor. İş çıktısını artıran ve giderleri azaltan kuruluşlar kar marjlarını iyileştirebilir.

Dijital dönüşüm, kuruluşların makroekonomik görünüm gibi dış etkenlerin yan etkilerine karşı koyabilecek geçici çözümler oluşturmak için düzenli aralıklarla büyük meblağlar harcamak zorunda kalmaması nedeniyle uzun vadeli maliyet tasarrufu sağlar.

Bunun yerine, kuruluşlarının gereksinimleriyle uyumlu bir dijital ekosistem kurabilir ve çalışanlarını, iş fonksiyonlarını ve süreçlerini güçlendirirken teknoloji platformları ve modernizasyonla ilgili maliyetleri aktif bir şekilde yönetebilirler.

3. Yetenekleri Çeken ve Elde Tutan Geleceğe Hazır Bir İşyeri Yaratmak İçin

Yapay zeka ve makine öğrenimi gibi yeni teknolojileri benimseyen işletmeler, işgücü ihtiyaçlarını daha iyi tanımlayabiliyor ve onlar için daha sorunsuz bir deneyim yaratabiliyor. Bu şekilde kuruluşlar kendilerini geleceği kucaklamaya hevesli cazip işverenler olarak konumlandırıyor. Son derece rağbet gören, çekişmeli ve yüksek vasıflı işgücü arasında bir çekim yaratabiliyorlar.

Bu tür istihdam fırsatları, beceri matrislerini genişletmek ve onları zorlu ve ödüllendirici işlere maruz bırakmak için en son teknolojilerle çalışmak isteyen çalışanlar için cazip tekliflerdir.

Teknoloji ve dijital ekosistemlerin, COVID-19 salgınının zorlu günlerinde tüm kuruluşların iş sürekliliğini korumasını nasıl sağladığı hakkında çok şey yazıldı. İşletmelerin, kesintilerin şoklarına dayanabilecek ve gelişmelerine izin verebilecek geleceğe dönük bir ekosistem oluşturmaları gerekiyor. Bu şekilde, dijital dönüşüm işletmeleri geleceğe hazırlayabilir.

4. Manuel Hataları Azaltın

Hata yapma olasılığı daha yüksek olduğu için manuel hatalar kuruluşlara pahalıya mal olur. Örneğin, ücret ve işgücü uyumluluğunu manuel olarak veya farklı sistemler kullanarak yönetmek verimsiz ve hataya açık olabilir. Bunu yapmak idari ek yüke, artan iş yüküne ve bordro hesaplamalarında potansiyel yanlışlıklara neden olarak çalışan memnuniyetsizliğine ve potansiyel yasal anlaşmazlıklara yol açabilir.

Şirketlerin %42 'si bir tür gelir kaçağı yaşamaktadır ve manuel hatalar bu önlenebilir kayba büyük katkıda bulunmaktadır. Kuruluşlar gelir kaçağını tespit etmekte ve önlemekte zorlanırlar çünkü nadiren çok sayıda meydana gelir. Ancak, çalışma saatlerindeki verimlilik kaybı gibi düzenli hatalar, işletmelere finansal olarak zarar veren büyük meblağlara dönüşür.

Bir imalat şirketi, manuel ücret hesaplama ve uygunluk takibinin uluslararası operasyonlarında ortalama %5'lik bir bordro hata oranına yol açtığını keşfetti. Bu, 10.000 çalışandan oluşan bir işgücüyle, ödeme dönemi başına yaklaşık 500 bordro hatası anlamına geliyordu ve memnuniyetsiz çalışanlara ve boşa harcanan idari kaynaklara yol açıyordu.

5. Kurum Çapında İşbirliğini Geliştirin

Pandemi çalışma şeklimizi değiştirdi. Kuruluşlar hibrit ve uzaktan çalışma modellerini benimsedikçe, kültürlerini incelemeli ve bilgi paylaşımı ile işbirliğini teşvik etmelidirler. Bunlar, özellikle müşteriler ve çalışanlar öncelikli olarak çevrimiçi çalıştığında, sorunsuz operasyonlar ve paydaş deneyimi sağlayan önemli unsurlardır.

Dijital dönüşüm, satış, teslimat, İK ve finans ekipleri arasındaki bilgi paylaşımını artırmaya yardımcı olabilir ve kuruluş genelinde daha yüksek katılım ve işbirliği sağlayabilir. Ayrıca, süreçleri ekipler arasında entegre eden, gerçek zamanlı veri ve içgörüler sunan çözümler, talep-beceri açığını azaltır ve çalışan verimliliğini artırır.

Dijital Dönüşüm Önemlidir!

Teknoloji göz korkutucu olabilir! Nefes kesen yenilikler ve yıkıcı iş modelleri geleneksel bilgeliğe meydan okuyor ve C-suite'i kurumsal stratejilerini ve süreçlerini yeniden değerlendirmeye zorluyor.

Ne yazık ki, her şey yolunda gitmedi.

Dijital dönüşüm genellikle yıkıcı bir süreç olarak algılanmaktadır. Bu yanlış varsayım, kurumsal yapıdaki belirli çevrelerin direnişine yol açmış ve dijital süreçlerin iş fonksiyonlarına nüfuz etme görevini karmaşıklaştırmıştır.

Üst düzey yöneticiler, akıl hocası ve değişim yaratıcısı rolünü üstlenerek bu gerçek veya algılanan endişelerin giderilmesine öncülük etmelidir. Örnek olarak liderlik etmeli ve dijital dönüşümün çalışanların değil manuel süreçlerin yerini almak olduğunu açıkça ifade etmelidirler. Günümüzün modern iş yerlerinde gerekli araçlarla onları güçlendirmek içindir.

Küçük adımlarla başlamak ve çalışanların elde edeceği faydaları göstermek, teknolojinin daha fazla benimsenmesini sağlamak için iyi bir başlangıç olabilir. Zaman takibi gibi basit görevlerin otomatikleştirilmesi, çalışanlara dijital dönüşümün günlük yaşamlarına nasıl kusursuzluk katabileceği konusunda ilk elden deneyim kazandırabilir ve onları daha üretken görevlerle meşgul olmaları için serbest bırakabilir. En iyi yetenekleri çekmeye ve elde tutmaya ve çalışan kaybını azaltmak için onları daha iyi entegre etmeye yönelik kurumsal odağı keskinleştirmeye yardımcı olabilir.

Bu nedenle işletmeler yeni teknolojileri benimserken çalışanlarının bu teknolojileri nasıl benimsemesini istediklerini de ifade etmelidir. Belirsizliklerin üstesinden daha iyi gelmenin ve paydaşlarının sürekli gelişen taleplerini verimli bir şekilde yönetmenin anahtarı burada yatıyor.

Sonuç olarak, dijital dönüşüm nihai bir hedef değil, devam eden bir süreçtir. Entegre, çevik ve esnek olma sürecidir ve bu da iş verimliliğini artırmak için iş gücünü optimize edebilir.

Ve üretkenlik para demektir!