İşverenin Bordro Vergileri için Hızlı Kılavuzu

Giriş

Çalışanları ilk kez işe almak, işe alıştırma ve uyumluluktan özellikle karmaşık bir görev olan bordro yönetimine kadar çok sayıda zorluğu beraberinde getirir. Bordro vergilerini hesaplamak ve dosyalamak deneyimli işletme sahiplerinin bile kafasını karıştırabilir. Hatalar ciddi mali cezalara ve hatta cezai sonuçlara yol açabileceğinden, doğru bordro vergisi yönetimi çok önemlidir.

Bu makalenin sonunda, işgücünüz için bordro vergilerini etkin bir şekilde yönetmek ve uyumluluğu sağlamak için gerekli adımları öğrenmiş olacaksınız.

İşveren Bordro Vergileri Nedir?

Bordro vergileri, işverenlerin çalışanların maaş çeklerinden kestiği ve doğrudan devlete havale ettiği vergilerdir. Bu vergiler, Sosyal Güvenlik ve Medicare dahil olmak üzere çeşitli sosyal sigorta programlarının finansmanına yardımcı olur. Hem çalışanlar hem de işverenler bordro vergilerine katkıda bulunurken, bu vergileri kesmek ve devlete iletmek işverenin sorumluluğundadır.

İşveren Bordro Vergisi Türleri

Amerika Birleşik Devletleri'nde işverenler çeşitli bordro vergileri ve kesintilerinden sorumludur. İşte bilmeniz gereken bordro vergisi açıklamalarına genel bir bakış:

Federal Gelir Vergisi

Federal gelir vergisi ücretler ve karlar üzerinden alınır ve ABD hükümetine ödenir. IRS'ye göre bu vergi hem kazanılmış gelirler (maaşlar, ücretler, bahşişler, komisyonlar) hem de kazanılmamış gelirler (faizler, temettüler) için geçerlidir. Hem bireylerden hem de işletmelerden alınabilir.

ABD, artan oranlı bir federal gelir vergisi sistemi kullanmaktadır, yani vergi oranı gelir seviyesi yükseldikçe artmaktadır. Örneğin, yıllık 44.725 $'ın altında kazanan bir çalışan %12 vergi oranı öderken, yıllık 578.126 $'ın üzerinde kazanan biri %37 oranında vergilendirilir. Yıllık 11.000 $'dan az kazanan çalışanlar federal gelir vergisi ödemezler. Teknik olarak bir bordro vergisi olmasa da, federal gelir vergisi stopajı bordro işlemlerinin önemli bir parçasıdır.

Sosyal Güvenlik ve Medicare Vergileri (FICA)

İşverenler, çalışanları için toplu olarak FICA vergileri (Federal Sigorta Katkı Yasası) olarak bilinen Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerine katkıda bulunmalıdır. FICA vergi oranları %10-37 arasında değişmekte olup, işverenler ve çalışanlar arasında eşit olarak paylaştırılır.

• Sosyal güvenlik: Bu vergi, emekliler, geride kalanlar ve engelli bireyler için yardımlar sağlayan Yaşlılık ve Geride Kalanlar Sigortası Güven Fonu (OASI) ve Engellilik Sigortası Güven Fonu'nu (DI) destekler.
• Medicare: Katkı payları Hastane Sigortası Emanet Fonu ve Tamamlayıcı Sağlık Sigortası Emanet Fonu'na gider ve tıbbi masrafların karşılanmasına yardımcı olur.

Federal İşsizlik Vergisi (FUTA)

Federal İşsizlik Vergisi Yasası (FUTA), işsiz kalan işçiler için tazminat ödenmesini sağlayan, işveren tarafından ödenen bir vergidir. Diğer vergilerin aksine, FUTA çalışanların maaş çeklerinden kesilmez, bunun yerine doğrudan işverenler tarafından ödenir.

Emeklilik Programları

İşverenler ayrıca, emeklilikte erişilebilir emeklilik fonları oluşturmak için çalışanların maaşlarının bir kısmını keserek emeklilik programları sunabilir. Bu kesintilerin oranları şirketler ve bireyler arasında değişiklik göstermektedir.

Devlet Gelir Vergisi

Eyalet gelir vergisi düzenlemeleri, oranları ve dilimleri eyaletler arasında büyük farklılıklar gösterir. Bazı eyaletler sabit bir orana sahipken, diğerleri aşamalı bir sistem kullanır. Florida ve Teksas gibi birkaç eyalet ise eyalet gelir vergisi uygulamamaktadır. İşverenler, çalışanların maaş çeklerinden uygun eyalet gelir vergisini kesmeli ve bunu eyalet vergi dairesine havale etmelidir.

Eyalet İşsizlik Vergisi (SUTA)

Eyalet İşsizlik Sigortası (SUI) veya yeniden istihdam vergisi olarak da bilinen SUTA, yerinden edilen işçiler için işsizlik yardımlarını finanse eder. Çoğu eyalette SUTA'ya yalnızca işverenler katkıda bulunur. Oranlar ve vergilendirilebilir ücret matrahları eyalete göre değişir. Örneğin, Florida'da oran, her çalışanın yıllık ücretinin ilk 7.000 $'ı için geçerlidir.

Yerel Vergiler

İşverenler ayrıca şehirler veya belediyeler tarafından talep edilen yerel bordro vergilerini de kontrol etmelidir. Hem işverenler hem de çalışanlar yerel hizmetleri ve altyapıyı finanse eden bu vergilere katkıda bulunabilir. Örneğin Philadelphia, şehirde çalışan hem yerleşik hem de yerleşik olmayan kişilere Ücret Vergisi uygulamaktadır. İşverenler bu vergiyi ücretlerden kesmeli ve şehre havale etmelidir. Bu vergilerin oranları ve kullanımı bölgeye göre değişir ve genellikle kamu güvenliği ve park bakımı gibi şehir hizmetlerini destekler.

Bordro ve gelir vergileri arasındaki fark nedir?

Hem bordro vergileri hem de çalışan gelir vergisi istihdamla ilgili olsa da, doğaları gereği farklıdırlar.

• Bordro vergileri: Bunlar hem işverenler hem de çalışanlar tarafından paylaşılır ve çalışanın maaşının bir yüzdesi olarak hesaplanır ve işveren bu miktarı eşleştirir. Bunlar öncelikle Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinden oluşur.
• Çalışan gelir vergisi: Bu artan oranlı vergi yalnızca çalışanın sorumluluğundadır. Vergi oranı, bireyin vergilendirilebilir geliri arttıkça yükselir. Çalışanın W-4 formuna dayanarak, işverenler bu vergiyi çalışanın maaş çekinden keser ve devlete havale eder.

İşveren Bordro Vergilerini Nasıl Hesaplarım?

Yeni başlayanlar için maaş bordrosunun hesaplanması, vergileri oluşturan tüm bireysel vergilerin toplanmasını içerir. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Brüt kazançları belirleyin: Düzenli saat veya maaş ücretleri, fazla mesai, ikramiyeler, komisyonlar ve bahşişler dahil olmak üzere herhangi bir kesinti yapılmadan önce çalışanın toplam gelirini belirleyin.

2. Sosyal Güvenlik vergisini hesaplayın: Brüt kazancı Sosyal Güvenlik vergi oranının işveren payı olan %6,2 ile çarpın.

3. Medicare vergisini hesaplayın: Çalışanın brüt ücretini Medicare vergi oranının işveren payı olan %1,45 ile çarpın.

4. Federal İşsizlik Vergisini (FUTA) hesaplayın: Her çalışanın yıllık ücretinin ilk 7.000 $'ını %6'lık FUTA vergi oranı ile çarpın. Bazı durumlarda, FUTA vergi oranını %0,6'ya kadar düşürebilen %5,4'e kadar bir kredi almaya hak kazanabilirsiniz.

5. Eyalet İşsizlik Vergisini (SUTA) hesaplayın: Bu hesaplama eyalete göre değişir. Genel olarak, çalışanın ücretinin bir kısmını eyaletinizin SUTA vergi oranıyla çarpacaksınız.

6. Toplam işveren bordro vergileri: İşveren bordro vergilerinin toplam tutarını belirlemek için hesaplanan tüm vergileri toplayın.

Bordro Vergileri Ne Zaman Ödenir?

İşte çeşitli bordro vergi formları rehberlerinin doldurulması için son tarihler:

1. Form 940: Yıllık Federal İşsizlik Vergisi Yasası (FUTA) vergisini bildirmek için kullanılan bu formun bir sonraki yılın 31 Ocak tarihine kadar doldurulması gerekmektedir.
2. Form 941: Bu form, çalışanların maaş çeklerinden kesilen gelir vergileri, Sosyal Güvenlik vergisi ve Medicare vergisinin yanı sıra Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinin işveren payını bildirmek için kullanılır. Son ödeme tarihleri:

• İlk çeyrek için 30 Nisan (1 Ocak - 31 Mart)
• İkinci çeyrek için 31 Temmuz (1 Nisan - 30 Haziran)
• Üçüncü çeyrek için 31 Ekim (1 Temmuz - 30 Eylül)
• Dördüncü çeyrek için 31 Ocak (1 Ekim - 31 Aralık)

3. Form 944: Yıl için 1.000 $ veya daha az bordro vergisi borcu olan işverenler için bu formun bir sonraki yılın 31 Ocak tarihinde doldurulması gerekmektedir.
4. Form W-3'ü doldurun: Bu iletim formu, yıl için düzenlenen tüm W-2 Formlarının A Kopyası ile birlikte Sosyal Güvenlik İdaresine (SSA) gönderilir. Tüm çalışanlar için toplam kazançları, Sosyal Güvenlik ücretlerini, Medicare ücretlerini ve kesintileri bildirir. Bu formun bir sonraki yılın 31 Ocak tarihine kadar gönderilmesi gerekmektedir.

Bordro Vergilerini Ödememenin Cezaları Nelerdir?

Bordro vergisi yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi, IRS tarafından önemli cezaların uygulanmasına neden olabilir:

• Yatırılmaması: Bordro vergilerinin zamanında yatırılmaması halinde, gecikilen gün sayısına bağlı olarak ödenmeyen verginin %2'si ile %15'i arasında değişen cezalar uygulanır.
• Dosyalamada başarısızlık: Bordro vergi formlarının geç doldurulmasına ilişkin cezalar genellikle beyannamenin geciktiği her ay veya bir ayın bir kısmı için ödenmemiş verginin %5'i ile %25'i arasında değişmektedir.
• Güven fonu kurtarma cezası: Çalışanlardan bordro vergisi kesiyor ancak bunları vergi makamlarına havale etmiyorsanız, ödenmemiş bordro vergilerinin tamamına eşit bir cezaya maruz kalabilirsiniz, bu da yükümlülüğü etkili bir şekilde iki katına çıkarır.
• Çalışanların yanlış sınıflandırılması için ceza: Çalışanların bağımsız yüklenici olarak yanlış sınıflandırılması, ücretlerin %1,5'i, çalışandan kesilmeyen FICA vergilerinin %40'ı ve ödenmesi gereken FICA vergilerinin işveren payının %100'ü dahil olmak üzere cezalara neden olabilir.

Bordro Vergilerimi Elektronik Ortamda Nasıl Dosyalayabilirim?

IRS, bordro vergi formlarının elektronik olarak doldurulması için iki seçenek sunmaktadır:

1. Formları kendiniz gönderin: Formları doğrudan IRS'nin e-dosya sistemi aracılığıyla gönderebilirsiniz.

2. Yetkili bir IRS e-dosya sağlayıcısı kullanın: Bordro vergi formlarını sizin adınıza göndermesi için yetkili IRS e-dosya sağlayıcısı bulma hizmeti aracılığıyla bir vergi uzmanı bulabilirsiniz.

Sonuç

Bordro vergilerini anlamak, ayrıntılara titizlikle dikkat edilmesini gerektiren kritik bir sorumluluktur. Her bir bordro vergisi türünün hesaplanmasından ilgili dosyalama son tarihlerine uyulmasına kadar olan süreç, özellikle yeni işverenler için göz korkutucu görünebilir.

Federal, eyalet ve yerel vergi yasaları hakkında bilgi sahibi olmayı unutmayın ve uyum ve doğruluğu sağlamak için vergi uzmanlarına danışmaktan asla çekinmeyin. Bordro vergi yükümlülüklerinizi anlayarak ve en iyi uygulamalara bağlı kalarak, bordro işlemlerini daha verimli hale getirebilir ve istenmeyen mali sonuç riskini azaltabilirsiniz.