Şirket Sahipleri için Önemli Belgeler: Her Zaman Saklanması Gereken 11 Tür İşletme Belgesi

Giriş

Çok az şirket sahibi evrak işlerinden hoşlanır ve daha da azı masalarının üzerinden geçen tüm belgeleri takip etmek ister. Ne yazık ki, iş belgeleri kuruluşunuzun sağlığı için hayati önem taşır, çünkü onlar olmadan utanma, faaliyetlerinizde aksamalar ve hatta yasal sorunlarla karşılaşma riskiniz vardır.

Neyse ki bu durum yalnızca belirli birkaç ticari belge türü için geçerlidir. Bu nedenle, bu makalede size neyin önemli neyin önemsiz olduğunu nasıl ayırt edeceğinizi öğretecek, her zaman saklamanız gereken 11 tür önemli iş belgesini açıklayacak ve şirketinize sağlayabilecekleri faydaları keşfedeceğiz.

Ticari Belgeler Nedir?

Genel olarak, bir ticari belge, şirketinizin faaliyetleriyle teğet bile olsa ilgili olan herhangi bir kağıt parçası (veya dijital eşdeğeri) olabilir. Ancak daha spesifik olmak gerekirse, iş belgelerini bir kuruluş içindeki bilgileri iletmek, depolamak veya düzenlemek için kullanılan kayıtlar olarak düşünebilirsiniz.

İş Belgeleri Neden Önemlidir?

Birazdan göreceğiniz gibi, iş belgelerinin birçok şekli, boyutu ve en önemlisi kullanım alanı vardır. Peki ilk etapta neden önemlidirler ve işletmenize ne gibi faydalar sağlayabilirler? Hadi buna cevap verelim.

• Organizasyon ve Verimlilik: İş belgeleri operasyonlarınıza yapı ve netlik kazandırarak daha yüksek verimlilik, daha az hata ve her yönden tutarlılık sağlar.
• İletişim ve İşbirliği: Belgeler ayrıca etkili iç ve dış iletişimi kolaylaştırarak daha iyi bir çalışma ortamı yaratır ve çalışanların ve paydaşların mümkün olan en iyi sonuçları elde etmelerini sağlar.
• Bilgi Paylaşımı ve Yönetimi: Çalışanlar şirketinizden ayrıldıklarında tüm bilgilerini de beraberlerinde götürerek verimsizliğe neden olurlar. İş belgeleri, tüm bu bilgileri saklamanıza ve gelecekteki personel çabalarını güçlendirmenize olanak tanır.
• Yasal Koruma: Ne yazık ki, anlaşmazlıklar, davalar ve teftişlerle uğraşmak bir işi yürütmenin kaçınılmaz bir parçasıdır. Ancak ilgili iş belgelerini elinizde tutarak tüm riskleri ortadan kaldırabilir ve yasal olayların olumsuz etkilerini azaltabilirsiniz.
• Planlama ve Karar Verme: İşletme belgeleri, faaliyetleriniz hakkında paha biçilmez bilgiler sağlayarak geçmişten ders çıkarmanıza ve geleceğe uyum sağlamanıza olanak tanır. Bu sayede her zaman etkili, veriye dayalı kararlar alabilirsiniz.
• Performans İzleme ve Değerlendirme: İşletmenizin içinde neler olup bittiğini anlamazsanız işletmenizi nasıl etkili bir şekilde yönetebilirsiniz? Basit - yönetemezsiniz. Neyse ki, iş belgeleri tüm önemli ölçümleri (neredeyse) gerçek zamanlı olarak izlemenize olanak tanır.
• İtibar ve Marka İmajı: Burada iş belgelerinin değeri iki yönlüdür. İlk olarak, markalaşma dokümantasyonu ideal müşterilerinizi tanınabilir bir ses tonuyla (metin, medya, tasarım vb.) tutarlı bir şekilde hedeflemenizi sağlar. Ancak ikinci olarak, etkili belge yönetimi daha verimli çalışmanıza ve markanız etrafında daha güvenilir bir itibar yaratmanıza da olanak tanır.

Her Zaman Saklanması Gereken 11 Önemli İş Belgesi Türü

Yukarıda gösterildiği gibi, iş belgelerini sınıflandırmanın standart yolu, şirketiniz içindeki kullanım durumlarına göre sınıflandırmaktır. Ancak bir belgenin nihai varış noktasını (yani, çöp sepeti veya ofis masanızın çekmecesi) belirlemek için eskime durumuna bakmamız gerekir.

Kuşkusuz bu biraz zor çünkü kavram kullanım durumlarını, içeriği ve hatta hedef departmanları aşıyor. Genel olarak, en önemli iş belgeleri finansal, yasal ve pazarlama parantezlerine girme eğilimindedir, ancak hepsi değil.

Dahası, sadece bu kategorilerde yer alan tüm belgeleri saklasanız bile, kısa süre içinde ofisinizin ve bilgisayarlarınızın (dijital) kağıt atıklarla dolup taştığını göreceksiniz. Bu nedenle, hangi belgeleri saklamanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olmanın en etkili yolu, size onlar hakkında her şeyi anlatmaktır.

#1. Gelir Tabloları

Kâr ve zarar veya kazanç tabloları olarak da bilinen bu belgeler, şirketinizin belirli bir dönemdeki gelirlerini, giderlerini ve net gelir veya zararını özetler. Kıyaslama, planlama ve karar verme gibi dahili nedenler için önemlidirler.

Bununla birlikte, gerçek değerleri dış raporlama, daha spesifik olarak satın almalar veya yatırım arayışları sırasında yatırımcı/alacaklı analizi ve vergi uyumu söz konusu olduğunda ortaya çıkmaktadır.

Gelir tabloları işletmenizin performansını ve mali sağlığını değerlendirmek için hayati önem taşır ve bunların yokluğu davranışlarınız hakkında şüphe uyandırabilir. En kötü senaryoda, bu durum finansmanınızın kesilmesine ve hatta yerel vergi dairenizle başınızın derde girmesine neden olabilir.

(Kaynak: Zervant)

#2. Bilançolar

Gelir tabloları gibi, bilançolar da şirketinizin belirli bir zamandaki mali durumunun anlık görüntüsünü sağlar ve yukarıda belirtilen nedenlerden dolayı önemlidir. Bununla birlikte, işletmenizin varlıklarına, yükümlülüklerine ve hissedar özkaynaklarına odaklanmaları bakımından farklılık gösterirler.

(Kaynak: bdc.ca)

#3. Vergi Beyannameleri

Adından da anlaşılacağı üzere, vergi beyannameleri, herhangi bir dönem için gelirinizi, kesintilerinizi ve vergi yükümlülüklerinizi bildirmek için yerel vergi dairenize (ABD'de IRS) sunduğunuz ve işletmenizin mali faaliyetlerinin bir kaydı olarak hizmet veren ticari belgelerdir.

Tahmin edebileceğiniz gibi, yerel yasalara uyumu sağlamak için en önemlileridir, çünkü bunları ihlal etmek sizi en iyi ihtimalle para cezalarına, en kötü ihtimalle de mahkeme salonuna veya hücreye düşürebilir.

(Kaynak: AbbyMarketplace)

#4 Faturalar ve Makbuzlar

Fatura ve makbuzları çok iyi bildiğinizden şüphemiz yok, ancak kimseyi geride bırakmamak için bu belgeler ticari işlemlerinizi onaylar. Bu da onları muhasebe, müşteri anlaşmazlıkları ve vergilendirme gibi çeşitli nedenlerle son derece önemli hale getirir. Faturalama yazılımının kullanılması, fatura oluşturmak ve yönetmek için en uygun çözümdür.

(Kaynak: Billdu)

#5 Banka Hesap Özetleri

Bir banka veya başka bir finans kuruluşu tarafından düzenlenen banka hesap özetleri, para yatırma, para çekme, transfer ve daha fazlası dahil olmak üzere işletmenizin belirli bir dönemdeki işlemlerini özetler. Diğer mali belgelerde olduğu gibi, bunlar da dahili defter tutma, bütçeleme ve vergi uyumluluğunda önemli bir rol oynar.

Bununla birlikte, şirketinizin dolandırıcılığı tespit etmesine de yardımcı olurlar ve **kredi başvurularında **veya **diğer ticari kuruluşlardan fon arayışında ** hayati önem taşırlar. Bu da onları saklamak için çekmecenizde tutmaya fazlasıyla değer kılar.

(Kaynak: Patriot Software)

#6 Bordro Kayıtları

Öncelikle dahili kayıt tutma için kullanılan bordro kayıtları, çalışan ücretlerini, kesintileri ve diğer ilgili bilgileri takip eder. Harcamalarınızı izlemek, iş ve vergi yasalarına uyumu sağlamak, çalışanların ücret anlaşmazlıklarını çözmek ve denetimlerde masumiyetinizi kanıtlamak için hayati önem taşırlar.

(Kaynak: Hourly)

#7 İşletme Ruhsatları ve İzinleri

Mali durumdan devam edersek, yasal iş belgelerini tartışmanın zamanı geldi. Lisanslar ve izinler, benzersiz sektörlere erişim izni vermek, belirli hükümet programlarından yararlanmanızı sağlamak ve **uzmanlığınızı **ve güvenilirliğinizi göstermek gibi çeşitli bariz kullanımlara hizmet eder.

Sadece bu nedenle bile izin ve ruhsatlarınız elinizde tutmaya değer. Ancak, en önemli neden, doğaları ve dahil oldukları faaliyetler nedeniyle, genellikle belirli yasal ve ticari eylemler için uygunluğunuzu sunmanız gerekecek olmasıdır.

(Kaynak: SignNow)

#8 Sözleşmeler ve Anlaşmalar

İster B2B ister B2C işletmesi olun, sözleşmeler ve anlaşmalar sizin ekmek teknenizdir. Bunlar, özellikle teknoloji odaklı işletmeler için çok önemli olan yazılım dış kaynak şirketleri gibi harici kuruluşlarla yapılan anlaşmaları içerir. İlişkilerinizin **yasal olarak bağlayıcı koşullarını ** (müşteriler, ortaklar, mütevelliler vb. ile) detaylandırır ve sizi olası davalara karşı korumaya yardımcı olurlar. Ayrıca, tüm sorumluluklarınızı yerine getirdiğinizden emin olmak için sözleşmeden doğan yükümlülüklerinizi takip etmenize olanak tanırlar.

(Kaynak: Jotform)

#9 Fikri Mülkiyet Dokümantasyonu

Fikri mülkiyet, kayıtlar, tescil ve patentler dahil olmak üzere işletmenizin fikri mülkiyet haklarını belirleyen ve koruyan ticari belgeler için kullanılan şemsiye bir terimdir. Uygulamada, bunları elde tutmak, başta işletmenizin maddi olmayan varlıklarına sahip olduğunuzu kanıtlamak, potansiyel hırsızlığı veya kötüye kullanımı caydırmak, para kazanma, lisanslama ve marka bilinirliği olmak üzere çok sayıda fayda sağlar.

(Kaynak: Signaturely)

10 # Sigorta Kayıtları

Şirketinizin sigorta kapsamını takip ettikleri, ilgili tüm bilgileri detaylandırdıkları ve talepler sırasında kanıt görevi gördükleri için her zaman saklanması gereken bir diğer iş belgesi türü de sigorta kayıtlarıdır. İyi bir risk yönetimini sürdürmek ve başarılı bir iş sürekliliği ve felaket kurtarma sağlamak için hayati önem taşırlar. Ayrıca, şirketinizi ve çalışanlarınızı işyerinde meydana gelebilecek kazalara karşı korurlar.

(Kaynak: SampleForms)

#11 Pazarlama Kayıtları

Son olarak, pazarlama kayıtları, işletmenizin pazarlama faaliyetleri ve stratejileriyle ilgili belge ve verileri ifade eder. Bunlar arasında pazar araştırması, reklam kampanyaları, müşteri verileri, analizler, pazarlama planları ve promosyon malzemeleri yer alır.

Bunlar çeşitli nedenlerle hayati önem taşımakla birlikte, özellikle etkili performans ve rakip analizinin sürdürülmesi, müşteri içgörülerinin ve hedeflemenin izlenmesi, marka pazarlama tutarlılığının sağlanması ve uzun vadeli planlamanın mümkün kılınması için elde tutulmaya değerdir.

(Kaynak: SlideTeam)

Ticari Belgeler Nasıl Sınıflandırılır?

Tanımlarının geniş kapsamı nedeniyle, ticari belgelerin kategorizasyonunun oldukça çeşitli olması şaşırtıcı olmamalıdır. Tipik olarak, içeriklerine ve işlevlerine göre aşağıdaki türlerde sınıflandırılırlar:

• İdari: Dahili idari amaçlar için kullanılan bu belgeler, bir işletme içindeki iletişimi, koordinasyonu ve organizasyonu kolaylaştırır. Notları, dahili e-postaları, toplantı gündemlerini, çalışan programlarını vb. içerirler.
• Yasal ve Düzenleyici: Yasal ve düzenleyici yükümlülüklere uymak için gerekli olan bu belgeler, işletmenin haklarını ve çıkarlarını korumak için yasal çerçeve içinde çalışmasını sağlamaya yardımcı olur. Sözleşmeler, anlaşmalar, lisanslar, izinler, hizmet şartları, gizlilik politikaları ve daha fazlasını içerirler.
• Finansal: İşlemler ve diğer mali faaliyetlerle ilgili olan bu belgeler etkili muhasebe, vergilendirme ve mali analiz için gereklidir. Mali tablolar, faturalar, makbuzlar, satın alma siparişleri, gider raporları ve daha fazlasını içerirler.
• Pazarlama ve Satış: Potansiyel müşterileri çekmek ve müşteriye dönüştürmek ve işletmenin ürün ve hizmetlerini tanıtmak için kullanılan bu belgeler satışları artırır ve gelir yaratır. Broşürleri, el ilanlarını, reklamları, ürün/hizmet açıklamalarını, pazarlama planlarını, müşteri referanslarını vb. içerir.
• İnsan Kaynakları: İK belgeleri, uygun çalışan yönetiminin, iş kanunlarına uyumun ve şirket ile personeli arasında etkili iletişimin sağlanmasına yardımcı olur. İş sözleşmeleri, iş tanımları, performans değerlendirmeleri, eğitim materyalleri, disiplin kayıtları, İK süreçlerini kolaylaştırmak için İK yazılımı geliştirme ve daha fazlasını içerir.
• Operasyonel: Günlük operasyonları desteklemek için kullanılan bu belgeler verimlilik, tutarlılık ve kaliteyi sağlamak için çalışanlara kılavuz ve talimatlar sağlar. Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'ler), süreç akış şemaları, envanter kayıtları, bakım günlükleri vb. içerirler.
• Proje: Proje yönetimine özgü bu belgeler, kilometre taşlarının izlenmesine, kaynakların tahsis edilmesine ve dikkatli planlama, izleme ve yürütme yoluyla projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur. Proje planları, programlar, İş Dağılım Yapıları (WBS), ilerleme raporları, risk değerlendirmeleri ve daha fazlasını içerirler.
• Dış Yazışmalar: Müşteriler, tedarikçiler ve ortaklar gibi dış paydaşlarla iletişimde yer alan bu belgeler, iş ilişkilerinin kurulmasına yardımcı olur ve sorunsuz etkileşimleri ve işbirliklerini kolaylaştırır. Mektuplar, e-postalar, teklifler, fiyat teklifleri, satın alma siparişleri, sözleşmeler vb. içerirler.

Bu kategorizasyon hakkında daha iyi bir fikre sahip olmak, şirketinizdeki ticari belgelerin önemini ve kullanımını anlamak açısından önemlidir. Ancak, sizi buraya getiren soruyu yanıtlamanıza yardımcı olmayacaktır - hangi kağıtları atmanız güvenli, hangilerini saklamanız gerekir. Şimdi bu sorunun cevabını verelim.

İş Belgelerini Yönetmenin En İyi Yolu Nedir?

Günümüzde, tüm hayati iş belgelerimizi barındırmak için şişkin klasörlere ve taşan masa çekmecelerine güvenmek zorunda olmadığımız için şanslıyız. Doküman Yönetim Yazılımı (DMS), sadece evrak işlerinin yıpranmış sinirleriniz üzerindeki etkisini azaltmakla kalmayıp aynı zamanda çevre üzerindeki etkisini de azalttığı için işinizde kullanabileceğiniz en iyi araçlardan biridir.

DMS, kaynakları tek bir kullanışlı arayüzden depolamanıza, düzenlemenize ve paylaşmanıza olanak tanıyarak iş belgelerini yönetmenin açık ara en iyi yolu haline gelir. Ancak bu tamamen sorunsuz olduğu anlamına gelmez. En modern deneyimin keyfini çıkarmak ve verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, operasyonlarını güçlendirmek için yine de birkaç seçenek stratejisi kullanmanız gerekecektir.

Bunlar şunları içerir:

• Açık Adlandırma ve Etiketleme Politikalarının Oluşturulması
• Belge Depolamayı Merkezileştirme
• Erişim Hiyerarşisi Oluşturma
• Yedekleme ve Felaket Kurtarmanın Uygulanması
• Belge İş Akışı ve İşbirliğini Etkinleştirme

Özet olarak

Gösterdiğimiz gibi, iş belgeleri işletmeniz ve hukuk, finans, pazarlama ve daha fazlası dahil olmak üzere departmanlardaki tüm operasyonları için hayati kaynaklardır. Ve bunlardan en iyi şekilde yararlanmanın ilk anahtarı, uzun vadede değer taşıyanları taşımayanlardan ayırabilmektir.

Bu makalede, her zaman saklamanız gereken 11 iş belgesini gördünüz ve bunun neden böyle olduğunu anladınız. Ancak işiniz henüz bitmedi. Şimdi mevcut dahili belge yönetimi politikalarınızı yeniden değerlendirmeniz ve ekiplerinizin çabalarını etkinleştirip etkinleştirmeyeceğinizi belirlemeniz gerekiyor.

Nihai sonucunuz ne olursa olsun, iyileştirme için her zaman yer olduğunu unutmamalısınız. Ve bu, tüm belgelerinizi buluta aktararak ofis masanızın çekmecesinde boşaltabileceğiniz bir oda olabilir.