Doğru Yiyecek ve İçecek Envanter Yönetimi Yazılımını Seçmek: Önemli Özellikler

Giriş

Dürüst olalım. İster bir restoran, ister bir atıştırmalık markası veya tam ölçekli bir üretim birimi olsun, bir gıda işletmesini yönetmek bazen bir elinizle yangın söndürürken diğer elinizle hokkabazlık yapmak gibi gelebilir.

Peki ya envanter?

Yangın genellikle burada başlar.

İster satamadan bozulan taze ürünler olsun, ister bir paketleme hatasının kaynağını bulmak olsun, zayıf envanter sistemleri size paradan daha fazlasına mal olabilir. Zaman kaybettirir, personelinizin hayal kırıklığına uğramasına neden olur ve en kötüsü de müşterilerinizin güvenini sarsabilir.

İşte bu noktada doğru yiyecek ve içecek envanter yönetimi yazılımı büyük bir fark yaratır.

Ancak düzinelerce seçenek varken neye bakacağınızı nasıl bileceksiniz? Gerçekten faydalı olanı gösterişli pazarlamadan nasıl ayırırsınız?

Gelin bunu birlikte çözelim - laf kalabalığı yapmadan.

Envanteri Doğru Almak Neden Her Zamankinden Daha Önemli?

Envanter sadece "raflardaki stok" değildir. Malzemeleriniz, üretim malzemeleriniz, bitmiş ürünlerinizdir. Ve hepsi hızla hareket ediyor; geliyor, kullanılıyor, yeniden paketleniyor, gönderiliyor, iade ediliyor veya atılıyor.

Manuel yöntemlere veya farklı bir iş türü için geliştirilmiş bir yazılıma güveniyorsanız, muhtemelen bir sorunla karşı karşıyasınız demektir:

• Önleyebileceğiniz bozulma veya israf

• Mümkün olan en kötü zamanda malzemelerin tükenmesi

• "Güvenli oynamak" için aşırı sipariş verme

• Denetimler sırasında geri dönüp sizi ısıran hatalar

Kimsenin buna ayıracak zamanı yok.

İhtiyacınız olan şey size netlik sağlayan bir sistemdir. Neyin nerede olduğunu, ne kadar süreceğini ve nelerin yapılması gerektiğini, işleri zorlaştırmadan bilmenizi sağlar.

Gerçekten Önemli Olan Şeyler Hakkında Konuşalım

Satış tüyolarını unutun. Bunlar, günlük operasyonlarda gerçek bir fark yaratan özelliklerdir.

1. Siz Çalışırken Güncellenen Envanter

Stoklarınızı kontrol ettiğinizi ve %100 güncel olduğunu bildiğinizi hayal edin. Kabaca bir tahmin değil. Dünden kalma bir sayı değil. Ama şu anda dondurucularınızda, buzdolaplarınızda veya kuru deponuzda tam olarak ne olduğunu.

Gerçek zamanlı envanter takibi gerekir:

• Birden fazla konumda canlı sayımları gösterin

• Satış veya üretimden gelen kullanımı anında yansıtın

• Tutarsızlıkları çığ gibi büyümeden önce erkenden tespit etmenize yardımcı olur

• Barkod tarama veya mobil araçlarla sorunsuz çalışın

Mesele mükemmellik değil. Mesele, size neler olduğunu olduğu sırada söyleyen bir sisteme sahip olmaktır.

2. Bir Ritmi Kaçırmayan Son Kullanma Tarihi Takibi

Yiyecek ve içecek işletmeleri sadece ürün stoklamakla kalmaz, üzerinde saatler olan ürünler de stoklar.

İyi bir yazılım sizi bozulmanın önüne geçirir:

• Son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri işaretleme

• Önce ne kullanacağınızı veya satacağınızı önermek

• Ekibinizin stokları doğru şekilde rotasyona tabi tutmasına yardımcı olmak

• Aldığınız andan itibaren son kullanma bilgilerini kaydetme

Artık ambalaj üzerine yapışkan notlar yok. Artık hangi peynir paletinin önce gideceğini tahmin etmek yok.

3. Envanterle Senkronize Olan Tarifler

İster makarna sosları, ister şişelenmiş içecekler veya önceden paketlenmiş sandviçler yapıyor olun, envanter sisteminiz ürünlerinize neyin girdiğini anlamalıdır.

Bu, yapabileceğiniz anlamına gelir:

• Malzemeleri her bir menü öğesine veya ürüne bağlayın

• Ürünler üretildikçe hammadde stoğunu azaltın

• Satışlara göre neye ihtiyacınız olacağını tahmin edin

• Tedarikçi fiyatları değiştiğinde maliyetleri otomatik olarak güncelleyin

Bu büyük bir zaman tasarrufu sağlar ve manuel takibin asla yapamayacağı şekilde doğruluğu artırır.

4. Mobil Erişim ve Barkod Desteği

Gerçekçi olalım: Stokları kontrol etmeleri gereken her seferinde personeli masaüstüne sürüklemek verimliliği öldürür.

Mobil araçlar ve barkod tarama ekibinize yardımcı olur:

• Envanteri daha hızlı sayın

• Teslimatları daha az hata ile alın

• Sorunları yerinde tespit edin ve düzeltin

• Evrak işlerini takip etmek yerine yerde kalın

Personelinizin sistemle boğuşmasını değil, yemeğe odaklanmasını istersiniz.

5. Akıllı Satın Alma Önerileri (Çünkü Düşünecek Yeterince Şeyiniz Var)

Malzemelerin bitmesi her şeyi bozar. Çok fazla sipariş vermek mi? Para boşa gider.

Akıllı bir sistem sadece sizin tepki vermenizi beklemez. Trendleri görür ve plan yapmanıza yardımcı olur.

Aranacak özellikler:

• Yeniden sipariş noktalarına dayalı otomatik satın alma siparişleri

• Mevsimselliğe veya promosyonlara göre ayarlanan tahmin

• Tedarikçi performans takibi

• Siparişleri, makbuzları ve iadeleri yönetmek için merkezi bir yer

Satın alımlarınızda ikinci bir gözün olması gibi - maaş olmadan.

6. Mevcut Araçlarınızla Senkronize Olur

Envanter bir balonun içinde yaşamaz. Satışlarınızla, mali durumunuzla ve raporlamalarınızla bağlantılıdır.

Eğer yazılımınız konuşamıyorsa:

• Satış noktası (POS) sisteminiz

• Muhasebe platformunuz (Xero, QuickBooks veya MYOB gibi)

• Çevrimiçi siparişleriniz veya e-ticaret

• Tedarikçileriniz veya deponuz

...çift giriş yapmak zorunda kalırsınız. Ve kabul edelim ki kimsenin daha fazlasına ihtiyacı yok.

Kolay entegre olan bir yazılım arayın. Ne kadar az tıklama olursa o kadar iyi.

7. Uyumluluk Bir Bonus Değildir - Bir Zorunluluktur

Gıda güvenliği yönetmeliklerinin baskısını zaten biliyorsunuz. Envanter yazılımınız, bir geri çağırma veya denetim sırasında sizi zor durumda bırakmamalı, uyumlu kalmanıza yardımcı olmalıdır.

Aşağıdaki gibi özellikler isteyeceksiniz:

• Parti ve lot takibi

• Denetime hazır raporlama

• Tedarikçi izlenebilirliği

• Alerjenler, üretim tarihleri veya sertifikalar için etiketler

Gıda güvenliği standartlarını karşıladığınız için ekstra kredi almazsınız. Ama yetersiz kalmak? Bu gerçekten pahalıya patlar, hem de çok hızlı.

8. Personelin Gerçekten Kullanabileceği Kadar Basit

Bu, en çok göz ardı edilen özellik olabilir.

Bir araç dünyadaki tüm zil ve düdüklere sahip olabilir, ancak personeliniz onu kullanmazsa, bütçenizi tüketen başka bir abonelikten başka bir şey değildir.

Şöyle bir yazılım arayın:

• Temiz ve gezinmesi kolay

• Sizin iş türünüz düşünülerek tasarlandı

• Sağlam müşteri desteği ile desteklenir (canlı sohbet bir kazançtır)

• Yeni işe alınanlara hızlı eğitim

Unutmayın: Önemli olan aracın ne kadar "gelişmiş" olduğu değildir. Gerçek iş akışınıza ne kadar iyi uyduğu ile ilgilidir.

Maliyet Sorusu: Fazla mı ödüyorsunuz yoksa az mı yatırım yapıyorsunuz?

Gerçek şu: Bazı yazılımlar yaptıkları işe göre aşırı pahalı. Diğerleri yüzeyde ucuz görünür, ancak aylar içinde ihtiyaç duyacağınız özelliklerden yoksundur.

Ne için ödeme yapmaya değer?

• Her hafta tasarruf edilen zaman

• Daha az envanter hatası

• Azaltılmış bozulma veya kayıp stok

• Doğru satın alma sayesinde daha iyi marjlar

Bu sadece fiyatla ilgili değil. Yazılımın işletmenize gerçekte ne sağladığı ile ilgilidir.

Son Düşünceler: Takım Arkadaşı Gibi Çalışan Yazılımları Seçin

Mucizevi bir çözüme ihtiyacınız yok. Güvenilir bir şeye ihtiyacınız var. Engelleyen değil, yardımcı olan bir şey.

Doğru yiyecek ve içecek envanter yönetimi yazılımını seçmek, bir kontrol listesindeki özelliklerden daha fazlasıdır. Bu, ritminize ne kadar iyi uyduğu, personelinizin ne kadar hızlı bir şekilde gemiye binebileceği ve size gösterdiklerine dayanarak ne kadar güvenle karar verebileceğinizle ilgilidir.

Mükemmel bir seçenek yoktur. Ama sizin için doğru olan bir tane var.

Peki ya bulmak? Bu çabaya değer