UC Hazırlamayı Otomatikleştirme: Bilmeniz Gerekenler

Giriş

Farklı sektörlerdeki şirketler, farklı özelliklere sahip birleşik iletişim (UC) platformlarına güveniyor. Bunlar arasında sesli arama, video konferans ve sorunsuz işbirliği için anlık mesajlaşma yer alıyor. Ayrıca işgücü verimliliğini artırmaya ve kolaylaştırılmış bir arayüz aracılığıyla iş yürütmeye yardımcı olur.

Çalışanlar için bu deneyim zahmetsizdir çünkü doğru araçlara ve cihazlara sahiptirler. Onlar için her şey yerli yerine oturuyor ancak aynı şeyi UC ekibi için söyleyemezsiniz. UC ekibi bu araçları manuel olarak sağlamaktan ve izlemekten sorumludur.

Manuel UC provizyonu hiç de zahmetsiz değildir ve BT personeli bunu yapmak için sayısız saat harcar. Ayrıca, bir çalışan her işe başladığında eski UC araçlarını ve hizmetlerini kullanıma alır ve izlerler. Çalışan rol değiştirdiğinde, şirketten ayrıldığında veya bir destek sorunu yaşadığında bunu yaparlar.

Hibrit çalışma modellerinin uygulanmasından bu yana, UC ekipleri üzerinde ek bir baskı oluştuğundan bahsetmiyorum bile. Bu nedenle, büyük işletmeler UC ekiplerine de fayda sağlamak için otomasyon platformlarına geçiş yaptı. UC'nin nasıl ortaya çıktığını ve otomasyonunun ilgili tüm taraflara nasıl fayda sağladığını gözden geçirelim.

Birleşik İletişim (UC) Sağlama nedir?

UC hazırlama ve izleme, UC araçlarının optimum kapasitede çalışmasını sağlayan bir süreçtir. Kullanımlarının izlenmesi genellikle BT personeli veya UC hizmet sağlayıcıları tarafından gerçekleştirilir. UC uygulamalarının her zaman kullanılabilir ve en iyi durumda olmasını sağlamaya yardımcı olurlar. Kaç şirketin kullandığını düşünürseniz, BT personelinin hibrit çalışma ortamlarında ne kadar meşgul olduğunu tahmin edebilirsiniz.

Kullanıcı sağlama yazılımı, firmaların UC yönetiminde kullanıcı hesaplarını yönetmesine ve izlemesine yardımcı olur. Diğer yazılımlarla birlikte kullanıldığında, kimlik yönetimi ve erişim kontrol sistemlerini içerir. Yazılım, şirketlerin kullanıcı hesaplarını denetleme sürecini otomatikleştirmesine yardımcı olabilir.

Bu süreç BT personelinin zamandan ve emekten tasarruf etmesine yardımcı olarak üretkenliği ve çalışma süresini artırır. Bu nedenle, otomatik kullanıcı sağlama olarak adlandırılır çünkü hesapları tek tek manuel olarak kontrol etmeleri gerekmez. BT personeline neleri gidermeleri gerektiği konusunda doğru veriler verilir, böylece yalnızca acil konularda yardım etmeleri gerekir.

Yazılım ayrıca şirketlerin güvenliği artırmasına ve kullanıcılarla ilgili sorunların giderilmesine yardımcı olur. Böylece firmalar, pazarlama stratejilerine yardımcı olan kullanıcı faaliyetleri hakkında değerli bilgiler edinebilirler.

Tümleşik İletişimin Tarihçesi Nedir?

(Kaynak: Pexels)

Bir şeyin tarihini anlamak, anlamı ve etimolojisi hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olacaktır. Araçların bile kökenleri ve bir endüstrinin başarılı olmasına nasıl yardımcı oldukları vardır. Kelimelerin gelişigüzel ortaya çıktığını söylerler, peki "birleşik iletişim" terimi nasıl ortaya çıktı?

1980'lerde çoğu şirketin kullandığı Özel Şube Değişimi (PBX) telefon sistemi vardı. Yerel telefon şirketleri, çağrıları merkez ofisten müşteriye yönlendiren analog hatlara sahip bu sistemleri sunuyor ve yönetiyordu.

1990'larda e-postalar daha yaygın hale geldi ve işletmeler İnternet Protokolü (IP) tabanlı ağları tercih etti. IP üzerinden Ses (VoIP) telefon sistemleri olarak bilinen ses teknolojisinde de gelişmeler oldu. Ses trafiğini veri ağları üzerinden ilettikleri bilinmektedir. Bunların popülerliği ve maliyet etkinliği geleneksel PBX sistemlerinin gerilemesine yol açtı.

IP telefon unun gelişmesi, telefonların bilgisayarlarla aynı ağ üzerinde yaşamasına olanak sağladı ve bu da daha fazla olasılık yarattı. Bilgisayarlar ve telefonlar arasında gelişmiş entegrasyon düşüncesi "Birleşik Mesajlaşma" fikrini doğurdu. Bu, kolaylaştırılmış sesli posta, e-posta ve diğer metin tabanlı mesajlaşma sistemlerini içerir.

2000'li yıllarda IP telefonuna olan talep, geleneksel PBX telefon sistemlerinin değiştirilmesine yol açtı. Telefon sistemini bir IP ağına bağlayabilen devre paketleri oluşturdular. Diğerleri ise şirket ağlarındaki sesli aramaların birden fazla konuma bağlanmasını sağlayan ekipmanlar üretti. Bir noktada, UC çözümleri gerçek zamanlı iletişim hizmetlerinin entegrasyonu ile gelişti.

2010'lara gelindiğinde Microsoft, iş iletişimi alanındaki en büyük oyuncu olan Lync'i piyasaya sürdü. Birçok seçenek vardı ancak Lync çoğu şirketin kullandığı ortamla en iyi şekilde entegre oldu.

Bulut teknolojileri gelişti ve Hizmet Olarak Tümleşik İletişim (UCaaS) adı verilen yeni bir model ortaya çıktı. UCaaS daha yaygın hale geldi ve UC hizmetlerinin sağlanması Bulut'a kaydı. Bulut tabanlı UCaaS, geleneksel VoIP sistemlerinin dağıtımıyla ilişkili sermaye harcamalarını azaltmaktadır.

Bu noktada, UC sistemleri otomatik hale gelmiştir, bu da BT personelinin her şeyi manuel olarak yönetmesine gerek olmadığı anlamına gelir. Sistem çoğu temel görevi yerine getirebilir ve evden çalışan personelinizin sorunsuz bir deneyim yaşamasını sağlayabilir. Ve BT personeline yalnızca sistemde ortaya çıkan sorunları gidermek için ihtiyaç duyulur.

6 Otomatik Tümleşik İletişimin Faydaları

(Kaynak: Pexels)

1. Otomasyon Uygun Maliyetlidir

Bir işletme her zaman maliyetlerini azaltmanın yollarını bulacak ve fırsatlara atlayacaktır. Bu alanlardan biri de UC sistemlerinin otomasyonudur. UC sistemlerinin provizyonunu ve takibini otomatikleştirerek daha fazla tasarruf edebilirler. Bu, insan hatası olasılığını ve manuel süreçlere olan ihtiyacı ortadan kaldıracaktır.

Daha önce, çalışma ortamlarındaki değişimden bu yana BT personelinin UC sistemlerini yönetmede nasıl aşırı çalıştığından bahsetmiştik. Şirket olarak BT personeline ödeme yapmalı ve yan haklarını artırmalısınız. Bu şekilde, sizin için yönettikleri tüm sorunlar için uygun şekilde telafi edilirler. Ancak, UC provizyonunuzu otomatikleştirmek onların iş yükünü hafifletir ve bu da size maliyet tasarrufu sağlar.

2. Şirketin Verimliliğini ve Üretkenliğini Artırır

Otomasyon son zamanlarda çeşitli sektörler için sıcak bir konu haline geldi ve beraberinde çeşitli sorular getirdi. Otomasyon çalışanların yerini alacak mı yoksa sadece iş yükünü hafifletecek mi? SEO alanında, işlerinde onlara yardımcı olan anahtar kelime bulucular ve SERP denetleyicileri var. Ve backlinklerle uğraşırken, backlink denetleyicileri ve monitörleri var.

Kesin olan bir şey var ki, araçlar ve otomasyon işyerinde verimliliği ve üretkenliği artıracaktır. Esasen otomasyon, şirketlerin kârlılıklarını artırmalarına yardımcı olduğu için caziptir.

Süreçleri otomatikleştirerek, firmalar başka yerlere tahsis edilebilecek değerli kaynakları serbest bırakabilir. Bu şekilde, şirketinizin ürün ve hizmetlerini geliştirmeye odaklanabilirsiniz. Örneğin, daha fazla zamanları olduğu için personeliniz toplantı yapabilir ve iyileştirmeler önerebilir. Ve siz de süreci tamamlanıncaya kadar programınıza sığdırabilirsiniz.

Ne olursa olsun, otomasyon şirketinizin tasarruf etmesine ve pazarda rekabet etmesine yardımcı olabilecek kanıtlanmış bir çözümdür. Farklı sektörlerdeki şirketler tarafından uygulandığı için denemekten zarar gelmez.

3. Ağınızda Daha Fazla Görünürlük Elde Edeceksiniz

Geleneksel UC izleme, uygulamalara silo halinde görünümler verir, ancak modern izleme farklıdır. Platformları, BT personelinin UC ortamlarının bütünsel bir görünümüne sahip olmasını sağlar. Bu şekilde, sistemlerinin genel sağlığı hakkında daha iyi bir anlayışa sahip olurlar. Şirketinizin SEO sağlığını kontrol etmeniz gerekiyorsa, Ranktracker size yardımcı olacak bir araca sahiptir.

Bu noktadan itibaren farklı uygulamalara, ofis konumlarına ve belirli çalışanlara dalabilirler. Ardından raporlamayı otomatikleştirebilir ve bu verilere dayalı eğilimleri belirleyebilirler. Bu özellik, kapasite planlaması ve yazılım lisanslamasının doğru boyutlandırılmasında yardımcı olur.

Örneğin, şirketiniz ofislerindeki telekomünikasyon hatlarının sayısını azaltabileceğini keşfetti. Bunun nedeni daha fazla çalışanın evden çalışmayı tercih etmesidir, ancak bu lisanslamayı artırmanız gerektiği anlamına gelir. Bu kurulumda harici erişim kapasitesini de artırmanız gerekecek.

4. Otomasyon Ölçeklendirmenize Yardımcı Olabilir

Ölçeklendirebilmek iş dünyasında büyüme için hayati önem taşır. Ve otomasyon bunu yapmanın en etkili yollarından biridir. Daha önce de belirtildiği gibi, süreçleri otomatikleştirmek şirketlerin kaynaklarını serbest bırakmasına yardımcı olur. Ve bu kaynakları başka yerlere tahsis etmelerini sağlayarak gelişime yer açar.

Sağlama otomasyonu ayrıca şirketlerin iş için en uygun süreçleri seviyelendirmesine yardımcı olur. Bu süreçler basit işlerden veri girişi ve pazarlama gibi karmaşık süreçlere kadar uzanabilir. Hangi iş alanı olduğu pek önemli değil çünkü artık neredeyse her şey otomatikleştirilebiliyor. Bu da hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak daha fazla yol olduğu anlamına geliyor.

5. Otomasyon Riski Azaltır ve Hataları En Aza İndirir

Geleneksel provizyonda, BT personelinin manuel yapılandırma hataları yapma ihtimali yüksektir. Ayrıca karmaşık platformlarda çok sayıda adım olduğunda yanlışlıkla yanlış ayarları seçebilirler.

Ancak UC ekipleri, UC'yi otomatikleştirerek bu deneyimi basitleştirebilir ve standartlaştırılmış politikalar oluşturabilir. Bu politikalar insan hatalarını önlemeye ve çalışan rolleri arasında tutarlılığı sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca cihazların doğru uygulamalar ve araçlarla doğru şekilde donatılmasını sağlarlar.

Riski azaltabilmek, kamu sektöründe ve diğer yüksek düzeyde düzenlemeye tabi sektörlerde önemlidir. Örneğin, finansal hizmetler ve sağlık hizmetlerinin katı uyumluluk standartlarını karşılaması gerekir. Sonuçta, bu sektörlerde bir çalışana veya eski çalışana yanlış erişim sağlamak felakete yol açabilir.

6. Otomasyon Çalışan Deneyimini İyileştirir

Hibrit çalışmanın yükselişi, daha fazla çalışanın ofis dışında çalışması anlamına geliyor ve bu da UC araçlarını gerektiriyor. Aksi takdirde, uzaktan işbirliği sorunsuz olmayacak ve çalışanlar düşük kaliteli bir deneyim yaşayacaktır. Ancak daha fazla görünürlük ve otomatik raporlama sayesinde BT personeli bu araçları izleyebilir.

Sesli ve görüntülü arama kalitesinin tutarlı olmasını sağlamak için donanım ve hipervizörlere göz kulak olabilirler. Bu, dijital çalışanın görevlerinin ve deneyiminin aksamasını önleyecektir. Ancak bir şeyler ters giderse, modern UC izleme platformları ekibin sorun gidermesini kolaylaştırır.

Örneğin, BT personeli çalışan faaliyetlerini simüle etmek için sentetik bir trafik testi yapabilir. Bu şekilde, sorunun kaynağının bant genişliği mi yoksa gecikme mi olduğunu belirleyebilirler. Verilen örneklerin yanı sıra tespit edebilecekleri pek çok sorun vardır.

Sonuç

Birleşik iletişim sistemi fikri çok eskilere dayanıyor ve şu anki haline evrildi. Teknolojik gelişmeler araçları daha iyi ve hayatı çalışanlar için daha kolay hale getirmeye devam ediyor. Hibrit çalışma alanları bir norm haline gelmeden önce, BT personelinin UC hükümlerini manuel olarak tutmak gibi bir sorunu yoktu. Ancak şimdi, her şeyi manuel olarak yönetmek son derece stresli, dolayısıyla otomasyonun şafağı.

Otomatik kullanıcı hazırlama ve bir bütün olarak hazırlama yazılımından birçok fayda sağlanır. Örneğin, uygun maliyetlidir ve iş yerinde verimliliği ve üretkenliği artırır. Ayrıca ağınız hakkında daha iyi bilgi sahibi olursunuz ve bu da hata riskini azaltmaya yardımcı olur. Ve tüm bunlar dijital çalışan deneyimini geliştirmeye yardımcı olur, böylece işleri sorunsuz ilerler. Tüm bunlar olurken otomasyon, şirketinizin büyüme ölçeğine yardımcı olarak rekabete ayak uydurmanızı sağlar.