Ekibinize göre harika bir toplantı kültürü elde edin

Giriş

Ortalama bir çalışan toplantılarda 6 saat geçiriyor. Yöneticiler ise haftada ortalama 23 saatlerini toplantılarda geçiriyor ve araştırmalara göre bu sayı giderek artıyor. Toplantılar, işyerinde çok fazla zaman ve enerji alan bir faaliyettir. Kültürel açıdan üzerinde çok az düşünülüyor ve bu sorun üzerinde yeterince çaba harcanmıyor. Toplantılar, şirket kültürünün en kritik ancak göz ardı edilen alanlarından biridir.

Bu ilgisizliğin pek çok nedeni var. Bunları etkili kılmak için net bir sürecin olmaması. Bilgi paylaşımının bazen son dakika ve gayri resmi olması. Toplantılar üzerine yapılan çalışmalar geniş ve çeşitlidir, ancak toplantıların çılgınca farklı doğası göz önüne alındığında, eyleme geçirilebilir çok az çıkarım olma eğilimindedir.

Hybryd'de geçtiğimiz yılı her türden kuruluşta toplantıları iyileştirmeye adadık. Yüzlerce deney ve denemeden toplantıların nasıl aktığını öğrendik. Aşağıda temel bulgularımızdan birkaçı yer alıyor.

Toplantılar kültürü ön planda tutacak şekilde yürütülür

Kültür bir şirketin ruhudur, insanları nasıl hareket edecekleri ve etkileşimde bulunacakları konusunda yönlendiren inançlar ve davranışlar bütünüdür. Yeni üyeleri işe aldığınızda toplantılar ekibin nasıl etkileşime girdiğidir. Toplantılar, yeni ekip arkadaşlarınıza kültürünüz hakkında en iyi ipuçlarını veren şeydir. Bunu gerçekten fark edecekleri yer toplantılardır. Toplantılar kurumunuza açılan bir penceredir.

Toplantılar kültürü nasıl yeniden güçlendirebilir?

• Bir toplantıya davet edilen kişiler toplantının ne hakkında olduğunu biliyor mu?
• Toplantının hangi sonuca ulaşmak için düzenlendiğini biliyorlar mı?
• Toplantı lideri bilgileri zamanında paylaşıyor mu?
• Katılımcılar fikirlerini paylaşırken kendilerini rahat hissediyorlar mı?
• Toplantı sonuçları ve kararları toplantıya katılmayan kişiler için erişilebilir mi?
• Sadece belirli bir grup insan tarafından mı erişilebilirler?

Toplantılar oluşturmak istediğiniz kültürü pekiştirir

Bazı toplantı uygulamaları sizi arzu ettiğiniz kültürden uzaklaştırırken, diğer toplantı uygulamaları olumlu bir kültürü pekiştirir. Müşteriler bize hem sonuçları hem de kültürü iyileştirmek istedikleri için geldiler. Şirketler genellikle yeni toplantı süreçleri, üst düzey liderlikle yapılandırılmış toplantılar ve toplantı için kapsayıcı bir çerçeve getirdiler. Sorun, ekibin bu süreçleri benimsemesini sağlamaktır.

Daha iyi sonuçlar elde etmenin anahtarı, ekip üyelerinin çerçeveyi benimsemesini kolaylaştırmaktır. Açık, kullanımı kolay ve ihtiyaç duyduklarında yanlarında olmalıdır.

İşte bir toplantı kahramanı olmanıza yardımcı olacak en iyi uygulamalardan bazıları:

• Bir hedef belirleyin, spesifik ve eyleme geçirilebilir olduğundan emin olun.
• Toplantılarda hiçbir şeyin atlanmadığından emin olmak için bir gündem belirleyin.
• Ajandalar aynı zamanda toplantı başladığında tüm ekibinizin aynı sayfada olmasını sağlar.
• Toplantı başlangıcına kadar kapatılması gereken bilgi boşlukları olduğunda ön çalışma.
• Notlar, hatta küçük hatırlatmalar bile şirket genelinde bilgi paylaşımını artırmaya yardımcı olur.
• Eylemlere notlar atamak, proje başarısını sağlamak için toplantılar arasında hesap verebilirliğe yardımcı olur.

Bu sistemin kullanıldığı ilk birkaç toplantıdan sonra hem sonuçlarda hem de çalışan bağlılığında belirgin bir değişim göreceksiniz. Hedef başarısı ve hesap verebilirlik her şirkete ve kültürüne yardımcı olur.

Kültürünüz toplantılarınızı nasıl etkilemeli?

Kültürünüz toplantı süreçlerinize ve toplantılarınızın nasıl yürütüldüğüne rehberlik etmelidir. Yeni hibrit çalışma dünyasında ekipler genellikle karma modellerle çalışıyor. Kültürü dikkatle takip etmek her zamankinden daha önemlidir. Ekiplerinizin yaptığı toplantılar, şirketin sahip olduğu değerleri ve hedefleri ifade etmek için çok sayıda fırsat sunar.

Herkesin zamanına saygı duymak, açık bir şekilde iletişim kurmak ve kolay bilgi aktarımı toplantılar yoluyla kültürü desteklemenin yollarından sadece birkaçıdır. Açık hedefler, gündemler ve ön çalışma, yolunuzda size yardımcı olabilecek önemli araçlardan sadece birkaçıdır.