2023 Yılında Bilmeniz Gereken 5 Satın Alma Siparişi Türü

Giriş

İyi yapılandırılmış bir satın alma süreci, kesintisiz iş operasyonları için hayati önem taşır. Satın alımlarınızın her adımını belgelemek görünürlüğü artırır ve tamponların korunması ve karar alma mekanizmasının optimize edilmesi için kritik önem taşır.

Günümüzün dijital iş dünyasında satın alma siparişleri yeni bir önem kazanmıştır. Arz ve talebi kontrol altında tutmada, faturaları takip etmede ve her şeyi uzlaştırarak her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamada kilit bir rol oynarlar.

Bu durum göz önüne alındığında, satın alma siparişi sürecini mümkün olduğunca verimli hale getirmek önemlidir. Bu sadece operasyonel verimliliği artırmak ve işlem süresini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda çalışan memnuniyetini de artırır.

Bu blog, sizin için beş yaygın satın alma siparişi türünü incelemek amacıyla hazırlanmıştır. Her bir türün tedarik sürecinizi nasıl sorunsuz ve başarılı hale getirebileceğini göstereceğiz.

Satın alma siparişi nedir?

Satın alma siparişi, bir alıcının satın alma işlemi için bir tedarikçiye verdiği yasal bir belgedir. Ürün tanımları, miktarlar, fiyatlar, ödeme koşulları, teslimat tarihleri ve diğer ilgili bilgileri içeren tüm işlemi ayrıntılı olarak açıklar.

Üzerinde anlaşmaya varılan şartları kaydeden ve tedarik sürecinde her iki taraf için de referans görevi gören yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir.

Doğru ürünleri almanıza yardımcı olur ve zamanında teslimat, satın almayı basitleştirerek iş operasyonlarınıza netlik ve hesap verebilirlik getirir.

Kaynak

Satın alma siparişi yönetimi: Hızlı bir genel bakış

Bir işletmenin satın alma siparişi sürecinin organize yönetimi, satın alma siparişi yönetimi olarak bilinir. Bir veya daha fazla satın alma siparişi hakkında eksiksiz, güncel bilgilerin kullanılabilirliğini garanti eden yerleşik ilkeler ve prosedürler topluluğudur.

Başından sonuna kadar satın alma siparişlerinin oluşturulması, gözden geçirilmesi, yetkilendirilmesi ve izlenmesini gerektirir.

Bu dahili satın alma prosedürü, tüm satın almalarda uygun görünürlüğü ve dokümantasyonu garanti ederek gelecekteki denetimleri kolaylaştırır.

Satın alma siparişi yönetimi, satın alma yolculuğu için bir yol haritası görevi görür. Neyin, nereden ve ne kadar satın alınacağına dair tüm önemli ayrıntıları sağlar. Bu süreç, işlerin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur ve bilinçli kararlar almak için çok değerli olan işlemlerin kesin bir kaydını tutar.

Satın alma siparişinin amacı nedir?

Sizi aşırı bilgi yüklemeyelim. Satın alma siparişinin ayrılmaz amacı, alıcı ve satıcı arasında resmi bir belge olarak hizmet etmektir. Gelecekteki denetimler ve kayıt tutma için kullanışlı olan tüm önemli satın alma ayrıntılarını ortaya koyar.

Başlangıçta, bir satın alma siparişi yasal olarak bağlayıcı değildir. Ancak, satıcı hüküm ve koşulları kabul ettiğinde, hem alıcı hem de satıcı için yasal olarak bağlayıcı bir belge haline gelir.

SaaS alıcılarının bilmesi gereken satın alma siparişi türleri

Satın alma emirleri söz konusu olduğunda, tek beden herkese uymaz. Tüm satın alma emirlerinin aynı olduğunu düşünmüş olabilirsiniz ancak bu doğru değildir. Gerçekte, her biri farklı bilgi düzeyine sahip beş tür satın alma emri vardır.

Eğer bunları öğrenmeye hazırsanız, bir göz atalım;

1. Standart satın alma siparişi

Standart satın alma siparişi, çoğu alıcının en çok güvendiği sipariştir. Belirli ürün türleri, ürün kalitesi ve miktarı ile tek bir işlem gerçekleştirme niyetini gösterir. Satın alma siparişi, işlemin tamamlanması için gereken tüm bilgileri içerir.

Satın alma siparişi örneği 1:

Kaynak

Standart bir satın alma emri, tek seferlik alımlar için basit ve yaygın bir çözümdür. Alıcının satın alma ayrıntılarını anladığı ve ürün veya hizmeti, tutarı, teslimat planını ve ödeme koşullarını tanımlayabildiği durumlar için uygundur.

Örneğin, bir_ SaaS şirketinin işyeri için yeni bir yazıcıya ihtiyacı olabilir. Gerekli yazıcının miktarı ve özelliklerinin yanı sıra teslim tarihini ve üzerinde anlaşılan fiyatı belirten standart bir satın alma siparişi oluştururlar._

Standart bir Satın Alma Emri aşağıdakileri içermelidir:

• Satıcı bilgileri ve ürün açıklaması
• Beklenen teslimat tarihi ve yeri
• Üzerinde anlaşılan ödeme, son ödeme tarihi ve gecikme cezaları.
• Her bir ürünün fiyatlandırma detayları.

2. Planlanan satın alma siparişi

Planlı satın alma siparişi (PPO), alıcıların önceden bir satın alma siparişi sunarak gelecekteki gereksinimleri planlamasına olanak tanır. Ürün, fiyat ve ödeme koşullarının tümü bilinirken, miktar ve teslim tarihi bilgiye dayalı tahminlere dayanır. PPO'lar ofis malzemeleri gibi yarı düzenli harcamalar için uygundur.

Satın alma siparişi örneği 2:

Kaynak

Örneğin, bir kuruluş yazıcı kağıdı ve kırtasiye malzemeleri gibi ofis malzemelerini düzenli olarak sipariş etmektedir. Satın alma departmanı, öngörülen miktarlar ve değişken teslimat tarihleri ile bir satın alma siparişi oluşturmadan önce önceki tüketim modellerini değerlendirir. Gereksinimleri karşılamak için PPO'ları gerektiği şekilde satıcılara gönderirler.

Planlı satın alma siparişleri, standart siparişlerden daha kapsamlı bilgiler içerir ve beklenen ihtiyaçlar için daha verimli tedarik sağlar. Şirketler, beklenen satın alımlara ilişkin ayrıntılı bir genel bakış sunarak envanter yönetimini optimize edebilir ve temel malların tutarlı bir şekilde tedarik edilmesini sağlayabilir.

Planlanan bir Satın Alma Emri aşağıdakileri içermelidir;

• Ürün veya hizmetler hakkında açık ve spesifik bilgiler
• Nakliye ve vergi detayları
• Teslimat talimatları ve fiyatlandırma koşulları
• Her bir ürünün fiyatı.

3. Battaniye satın alma siparişi

Toplu Satın Alma Siparişi (BPO), alıcının satıcı ile indirimli fiyat pazarlığı yapmak için aynı anda birden fazla sipariş vermesidir. Satıcıların ilginç yanı, toplu siparişler için indirim sunmaya daha açık olmalarıdır. İşletmeler BPO aracılığıyla ürünleri daha verimli bir şekilde satın alabilir, fazlalıkları en aza indirebilir ve tedariki kolaylaştırabilir.

Satın alma siparişi örneği 3:

Kaynak

Örneğin, bir işletmenin düzenli olarak yazıcı kartuşu ve kağıt satın alması gerekir. Tek tek sipariş vermek yerine, belirli bir süre boyunca toplu alımlar için tek bir satıcıyla anlaşma yaparlar. BPO, her kalem için miktarı, maliyetleri ve üzerinde anlaşılan indirimleri belirleyerek tedarikin uygun fiyatlı olmasını sağlar.

İş satın alma siparişleri (BPO'lar) söz konusu olduğunda, ürün ve hizmetlerin nasıl hareket ettiğine dair süper net bir pencere gibidirler. Kuruluşların satın alma işlemlerini verimli ve cüzdan dostu hale getirmelerine yardımcı olurlar.

BPO'lar sayesinde alıcılar yeterli miktarda malzemeye sahip olduklarından emin olabilir ve stokların tükendiği o garip anları atlatabilirler. Tek yapmaları gereken ne kadar istediklerini belirtmek ve indirimlerden yararlanmak.

Battaniye Satın Alma Siparişi aşağıdakileri içermelidir:

• Zaman içinde teslim edilecek ürünlerin miktarını belirtin
• Müzakere edilen birim fiyatların, her türlü ek indirim veya ayarlamanın ana hatları
• Ödeme koşulları, kalite standartları, iade politikaları veya cezaları dahil edin
• Her ürün için onaylanmış fiyat bilgisi

4. Sözleşme satın alma siparişi

Sözleşmeli Satın Alma Emri (CPO) en resmi ve yasal olarak uygulanabilir satın alma emridir. Alıcı ve satıcının bir satın alma siparişi vermeden önce satın alma koşullarını açıklayan bir sözleşme imzalamasını gerektirir. Bu anlaşma her iki tarafı da yasal olarak korur.

Satın alma siparişi örneği 4:

Kaynak

Sözleşmeli Satın Alma Emri (CPO), Standart Satın Alma Emrine (SPO) göre daha fazla esneklik sunar ve daha ayrıntılı spesifikasyonları barındırır. Tedarikçilere satın alma siparişlerinin verilmesi, ekstra maliyetlerin yönetilmesi, hataların ele alınması ve iş ortaklığının diğer önemli yönleri için yönergeler belirler.

Sözleşme Satın Alma Emirleri, özellikle bayilerle çalışırken veya karmaşık tedarik ortamlarında ticari işlemler için güvenli ve verimli bir çerçeve sağlar.

Sözleşme Satın Alma Emri aşağıdakileri içermelidir:

• Üzerinde anlaşmaya varılan sözleşmenin referansı
• Sözleşmenin Kapsamı ve Değişiklikler
• Fesih ve çıkış hükümleri

5. Dijital satın alma siparişi

Dijital Satın Alma Siparişi, satın alma sürecinde üretkenliği ve ekip çalışmasını artıran, satın alma siparişlerini elektronik olarak yönetmeye yönelik modern ve modern bir tekniktir. İşletmeler, satın alma siparişi prosedürünü dijitalleştirerek zamandan tasarruf edebilir, evrak işlerini en aza indirebilir ve doğru kayıt tutmayı sağlayabilir.

Satın alma siparişi örneği 5:

Kaynak

Dijital bir satın alma siparişi oluşturmanın ve paylaşmanın basit bir yolu Microsoft Excel veya Open Office kullanmaktır. Bu sistemler, her bir satın alma siparişi için gereken belirli unsurları içerecek şekilde kolayca değiştirilebilen önceden var olan şablonlar içerir.

Örneğin, ofis malzemeleri satın alan bir işletme, miktarı, ürün açıklamasını ve üzerinde anlaşmaya varılan fiyatlandırmayı iletmek için bir Excel dijital satın alma siparişi şablonu kullanabilir.

Dijital satın alma siparişinin tedarikçiyle paylaşılmasıyla her iki taraf da satın alma bilgilerini net bir şekilde görebilir, bu da daha iyi iletişim ve daha hızlı teslimat sağlar.

Dijital satın alma siparişleri ayrıca daha fazla izleme ve raporlama olanağı sunarak firmaların bütçelerini daha iyi yönetmelerine ve satın alma modellerini değerlendirmelerine olanak tanır. Şeffaflık, alıcılara ve tedarikçilere fayda sağlayarak karşılıklı olarak avantajlı ve verimli bir tedarik süreci sağlar.

Satın alma siparişi nasıl çalışır?

Bir satın alma siparişinin nasıl çalıştığının karmaşıklığını anlamak, süreçlerini optimize etmek isteyen kuruluşlar için kritik öneme sahiptir.

Ürünlere duyulan ihtiyacın anlaşılması

Süreç, alıcının satıcının sağlayabileceği belirli bir ürün veya hizmete ihtiyaç duyduğunu fark etmesiyle başlar. Alıcı, ürünü, gerekli miktarı ve istenen teslim tarihini belirtir.

Örneğin, bir imalat işletmesi, ürünlerine yönelik artan talebi karşılamak için tatil dönemlerinde muazzam miktarda hammaddeye ihtiyaç duyabilir. Alıcı, üretim hedeflerine ulaşmak için yeterli hammaddeye sahip olduğundan emin olmak için gerekli malzeme türlerini ve miktarlarını ve teslimat zaman çerçevesini tam olarak tanımlamalıdır.

Alıcı bir satın alma siparişi oluşturur

Tanımlanan ihtiyaçlara dayanarak alıcı, ürün tanımı, miktarı, fiyatı, teslim tarihi ve ek hüküm ve koşullar gibi tüm ilgili bilgileri içeren bir satın alma siparişi oluşturur. Satın alma siparişi, belirtilen ürün veya hizmetler için satıcıya resmi bir talep olarak gönderilir.

Satın alma sürecinde düzensizlikleri veya gecikmeleri önlemek için alıcı, satın alma siparişinin ayrıntılarının satıcı için kesin ve kapsamlı olduğundan emin olmalıdır.

Örneğin, alıcı ihtiyaç duyulan belirli hammadde türlerini ve miktarlarını, üzerinde anlaşmaya varılan birim maliyetleri ve teslimat tarihini belirleyebilir.

Bir satın alma siparişi satıcı tarafından incelenir

Satın alma siparişi satıcıya gönderildikten sonra, satıcı siparişi dikkatle inceleyerek siparişin kendi envanterine uygun olduğundan ve alıcının talebini yerine getirebileceğinden emin olur.

Örneğin, satıcı istenen ürünlerin stoklarında bulunduğundan ve kararlaştırılan tarihe kadar tedarik edebileceğinden emin olmalıdır. Envanter kontrollerinin göz ardı edilmesi ürün teslimatında sorunlara yol açacaktır; bir alıcı olarak ürünün mevcut olup olmadığını önceden doğrulamanız gerekir.

Satıcı satın alma siparişini analiz eder ve onaylar

İncelemenin ardından satıcı, alıcının şartlarını karşılıyorsa satın alma siparişini onaylayacaktır. Satın alma siparişinin onaylanması, satıcının siparişte belirtilen belirli ürünü gecikme olmaksızın sağlama sözünü gösterir.

Satın alma siparişi gerçekleştirme

Onaylanan satın alma siparişi ile satıcı, müşteriye belirtilen ürün veya hizmetleri sağlayarak siparişi tamamlar. Bu aşama, ürünlerin teslim edilmesini veya üzerinde anlaşmaya varılan hizmetlerin sağlanmasını gerektirir.

Fatura ödendi

Bu son aşamada alıcı, satıcının ödeme koşullarına göre faturayı ödemekle yükümlüdür. Ödeme, faturada belirtildiği gibi alınan ürün veya hizmetler için onaylanır.

Örneğin, alıcı, üzerinde anlaşılan ödeme koşulları dahilinde teslim edilen hammaddeler için faturayı öder.

Tipik bir satın alma siparişi süreci bu şekilde işler. Siparişin oluşturulması ile başlar ve alıcı ile satıcının fatura onayı ile sona erer.

Her kuruluşun kendi satın alma siparişi ayarı vardır; bazıları fatura sürecinden önce kalite kontrolleri içerir, ancak üst düzey yönü aynı kalır.

SaaS yönetim platformu satın alma siparişi yönetimini nasıl kolaylaştırabilir?

Tedarik iş akışı

CloudEagle gibi SaaS yönetim platformlarının tedarik iş akışlarını kullanarak bir satın alma siparişi oluşturmayı basitleştirebilirsiniz. Kullanıcı satın alma talebini ilettiğinde iş akışı tetiklenecek ve onay sürecini hızlandırmak için ilgili paydaşlar e-posta ve Slack aracılığıyla uyarılacaktır.

Satın alma talebi onaylandıktan sonra, satın alma siparişini oluşturabilir ve fiyatlandırma koşullarını ekleyebilirsiniz.

Destekli satın alma

Satıcılarla doğru fiyatlandırma koşullarını müzakere etmek, bunu tek başınıza yaparsanız çok zor olabilir. Bu durumda, ağır işleri SaaS satın alma uzmanlarına bırakabilirsiniz. Bu uzmanlar fiyatlandırma koşulları, SLA'lar ve diğer önemli maddelerin pazarlığını sizin adınıza ustalıkla yaparak doğru ürünleri doğru fiyata almanızı sağlar.

Sözleşme yönetimi

Ürün teslim edildikten sonra fatura sürecini tamamlayın ve tüm gerekli belgeleri tek bir yerde saklamak için bir SaaS yönetim platformunun sözleşme yönetimi modülünü kullanın. Böylece, bir dahaki sefere satın alma işlemini veya sözleşmeyi gözden geçirmek istediğinizde, ilgili belgelere birkaç tıklamayla kolayca erişebilirsiniz.

Sonuç

İşte bunlar; her türlü ürün veya hizmeti satın almak için alıcılar ve satıcılar arasında kullanılan yaygın satın alma siparişi türleridir.

Her satın alma emri belirli bir amaca hizmet eder ve artıları ve eksileri vardır. Nihayetinde, göndermek istedikleri satın alma emri türüne karar vermek SaaS alıcısının sorumluluğundadır.

Herkesin senkronize olduğundan ve bilinçli bir karar verdiğinizden emin olmak için satın alma siparişlerini göndermeden önce gözden geçirmeleri için finans ve satın alma ekiplerinden paydaşları dahil edin.

Eklediğimiz örneklerden ilham alın, SaaS satın alma yazılımını kullanın ve sorunsuz satın alma işlemleri için satın alma siparişlerinizi oluşturmaya başlayın.

İyi şanslar.

SSS

1. Satın alma siparişi ile fatura arasındaki fark nedir?

Satın alma siparişleri, satın alma sürecini izlemek ve takip etmek için alıcılar tarafından satıcılara verilirken, faturalar sipariş yerine getirildikten sonra satıcılar tarafından müşterilere verilir.

2. Satın Alma Siparişi Sözleşme Olarak Değerlendirilir mi?

Bir satın alma siparişi teslimatı, faturalandırmayı, satın alınan belirli ürün veya hizmetleri, yasal şartları ve ödemeyi belirtir. Bir satın alma siparişi satıcı tarafından kabul edildiğinde, müşteri ile tedarikçi arasında yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme haline gelir.

3. Satın Alma Emirlerinin faydaları nelerdir?

Satın Alma Siparişlerini Kullanmanın Avantajları

• Gelen siparişleri takip edin.
• Tekrarlardan kaçının
• Sipariş hatalarını en aza indirin.
• Yasal evraklar
• Verimliliği artırın
• Ölçeklendirme yardımı