Vad är BLUF-metoden och varför är den användbar inom kommunikation?

Introduktion

Termen ¨BLUF¨ står för en förkortning av ¨Bottom Line Up Front¨. Denna fras betyder att det viktigaste med webbsidan eller texten är i början. Denna struktur förutsätter att den viktigaste informationen placeras i början av texten, inte i slutet av den. På så sätt kan läsaren läsa snabbt och tydligt förstå det viktigaste i meddelandet.

Intressant nog används en sådan struktur för inmatning av information i stor utsträckning inom militär kommunikation i USA. Huvudsyftet är att göra budskapet mer exakt och tydligt så att det går att förstå. BLUF-principen skiljer sig från en mer traditionell stil som placerar rekommendationer och slutsatser i slutet efter fakta och argument.

Låt oss modellera situationen när en kund ger en uppgift till en designer. I exemplet till vänster används inte BLUF-principen, medan den används i exemplet till höger.

Utan BLUF-principen	Med BLUF-principen
¨Om en vecka lanserar vi en webbplats och planerar att ha en aktion för kunder. Hittills har vi funderat på var vi ska placera den relevanta informationen... (här är förklaringarna) Vi vill att du skapar en banner för webbplatsen med information om åtgärder under veckan.¨	¨Vivill att du skapar en banner för webbplatsen med information om åtgärder under veckan. Om en vecka lanserar vi en webbplats och planerar att ha en aktion för kunder. Hittills har vi funderat på var vi ska placera den relevanta informationen... (här är förklaringarna).¨

Det här är ett ganska grovt exempel, men ett mycket påtagligt sådant. Känner du skillnaden?

I det första fallet ger vi den inledande informationen i början. Därefter talar vi om uppgiften. I det andra fallet beskriver vi uppgiften och går därefter in på detaljer. Här förstår den tänkta designern vad han eller hon förväntas göra och förstår bättre de följande uppgifterna. Därför är det tydligt för honom eller henne från början varför allt berättas på detta sätt eftersom de känner till sin huvuduppgift. Det är logiskt, eller hur?

Var används BLUF-metoden?

BLUF kan bokstavligen användas inom alla områden där det är viktigt att snabbt och effektivt förmedla huvudidén till publiken. Kolla in följande exempel:

I verksamhet:

• i affärsbrev och presentationer för att väcka intresse hos en kund eller investerare;
• i rapporter och analysmaterial för att ge läsarna den viktigaste informationen om innehållet;
• i reklammaterial för att fånga potentiella kunders uppmärksamhet.

Inom utbildning:

• i föreläsningar och seminarier för att hjälpa studenterna att bättre förstå ämnet;
• i böcker och handböcker för att göra materialet bättre och mer lättförståeligt;
• i texter och prov för att ge eleverna möjlighet att fokusera på viktigare frågor.

Inom journalistiken:

• i nyhetsartiklar för att hjälpa läsarna att få en tydligare uppfattning om de viktigaste händelserna;
• i analytiska material för att hjälpa till att hitta vägen ut i svåra situationer;
• i intervjuer för att lyfta fram de mest intressanta uttrycken.

Dessutom används BLUF-metoden i marknadsföring (inklusive e-postmarknadsföring), sociala nätverk, annonser, presentationer och annat material. Dessutom kan BLUF-metoden användas i vanlig korrespondens för att ge den viktigaste informationen till en samtalspartner snabbare och mer exakt. Så du kommer att spara mycket tid.

Vilka är de främsta fördelarna med BLUF-metoden?

När du placerar huvudinformationen i början av texten drar antingen författaren eller läsaren nytta av den:

1. Fördelar för författaren: BLUF-metoden hjälper dig att strukturera dina tankar och koncentrera dig på det viktigaste. Tack vare den blir skrivstilen kortare och mer kraftfull för att behålla läsarens uppmärksamhet. Med BLUF-metoden kan du dessutom uttrycka din synpunkt eller rekommendation redan i början. Så att det inte finns någon plats för missförstånd eller tvivel.
2. Fördelar för läsaren: BLUF-metoden gör det lättare att förstå en text. Den tvingar heller aldrig läsaren att läsa extra saker eller leta efter svar i slutet av texten. Dessutom ger BLUF-metoden läsaren möjlighet att bestämma om han eller hon vill lära sig mer om materialet eller inte. Den tar alltså hänsyn till läsarens mål och intressen.

Hur fungerar BLUF-metoden?

1. Du bestämmer målet och målgruppen för ditt budskap (exakt vad och till vem du vill berätta det).
2. Formulera huvudtanken och slutsatsen (vad du vill att din läsare ska veta och göra efter att ha läst ditt budskap).
3. Placera denna huvudtanke och slutsats i början av din text. Se till att den inte är längre än 1 eller 2 meningar. Du kan använda BLUF-markering för att markera denna del av texten.
4. Backa upp din huvudtanke och slutsats med fakta, argument och detaljer som bör placeras i fallande ordning efter betydelse. Undvik extra information eller upprepningar.
5. Avsluta din text med en uppmaning till handling eller ett CV om det är nödvändigt.

Sammanfattningsvis innebär BLUF-metoden att man placerar den viktigaste tanken i början, medan de följande uppgifterna måste placeras i fallande ordning efter betydelse.

I vilka fall bör man inte använda BLUF?

BLUF-metoden är inte universell trots sina fördelar. Det finns flera fall där den kan vara ganska skadlig, till exempel när:

1. Du måste öppna kärnan i meddelandet steg för steg: I dessa fall kommer läsaren inte att få författarens direktiv om BLUF-metoden används.
2. Det är viktigt att intressera läsaren. Du kommer inte att bli intresserad av budskapet och det kommer att bli mindre intressant om BLUF-metoden används.
3. Ditt budskap är komplicerat och kräver förtydligande. Läsaren kanske inte får all information om du använder BLUF-metoden.

Detta är de främsta anledningarna till att BLUF-metoden inte används i skönlitteratur, vetenskapliga artiklar och juridiska dokument. Det kan dock finnas undantag. I dessa fall är det bättre att steg för steg mata in informationen och systematiskt leda tanken framåt.

Avslutande tankar

BLUF är ett användbart instrument som hjälper till att förbättra kommunikationen och förmedla de viktigaste idéerna och tankarna på ett mer effektivt sätt. Det gör alla meddelanden tydligare, kortare och mer konsekventa. Dessutom respekterar och värdesätter den läsarnas tid. Dessutom används den inom olika kommunikationsområden där tydlighet och snabb informationsöverföring är avgörande.

Slutligen vill vi ge dig några grundläggande råd:

1. Använd BLUF-metoden endast i de fall då det behövs.
2. Gör huvudtanken tydlig och begriplig.
3. Glöm inte att ange de ytterligare uppgifter som krävs för att förstå meddelandet.
4. Kontrollera om BLUF-metoden motsäger målet med meddelandet eller inte.

Det är viktigt att ta hänsyn till sammanhanget och målet med ett meddelande innan du bestämmer dig för om du ska använda BLUF-metoden eller inte. Med lite övning kommer du dock lätt att kunna förstå om det finns någon nödvändighet.

Tack för din uppmärksamhet!