Vill du arbeta bättre hemifrån? Skapa en rutin

Intro

Trenden med distansarbete i företagsvärlden har lett till en viss lättnad för många som vill arbeta hemifrån.

Du har din bärbara dator på din arbetsplats medan du dricker kaffe eller någon annan vätska under en lugn morgon och strävar efter maximal produktivitet. Oftast uppnår du dock knappt optimal produktivitet.

Att arbeta hemifrån känns som den mest fridfulla miljön att arbeta i, men ibland är det svårare än att arbeta från företagets kontor.

I den här artikeln går vi igenom orsakerna till varför det kan vara svårare att arbeta hemifrån och vilka produktivitetshacks som kan ändra på detta.

Förstå att kontoret och hemmet är två olika platser

Oavsett om du är nybörjare på distansarbete eller om du har arbetat hemifrån i flera år, finns det en stor skillnad mellan ditt hem och din arbetsplats när du arbetar. Skillnaden märks när du byter arbetsplats från kontoret till hemmet och vice versa.

I de flesta fall kommer du att ha svårt att arbeta hemma eftersom det inte känns som en naturlig arbetsplats som du är van vid. För många är hemmet en trygg plats där de kan koppla av efter långa arbetstimmar. Det är också centrum för det personliga livet och erbjuder ett personligt utrymme för en själv, vänner och familj.

Vilka är då de vanligaste utmaningarna som människor möter när de arbetar hemifrån?

Utmaning 1: Att göra den stora övergången från kontoret till hemmet

Tills du börjar arbeta hemifrån och får en hel rad problem, kommer du att tro att hemarbete är lösningen på din produktivitet och andra arbetsplatsproblem.

Hemma kämpar du mot de största monstren - distraktioner och dålig tidsplanering. Enligt Maurie Backman kan problemen med att arbeta hemifrån sammanfattas i press, sociala interaktioner och struktur.

Att arbeta tillsammans med andra människor skapar en känsla av kamratskap med dina arbetskamrater. Här förstår ni de utmaningar som ni alla står inför, stödjer varandra och ger det sociala samspelet och den sociala sammanhållningen som behövs på jobbet.

Till skillnad från på arbetsplatsen kan du knappast göra samma sak hemma. Interaktionen med dina nära och kära kommer inte att ge dig det verkliga värde du jagar som interaktion med kollegor. Det specifika syftet, dvs. arbetet, ger verkligt värde i samspelet med arbetskamrater i motsats till dina vänner och din familj.

Utöver de sociala interaktionerna ger arbete på kontoret dig en känsla av struktur och större motivation för att uppnå dina arbetsmål. Du kommer knappast att känna dig sugen på att sätta på stereon eller göra personliga saker på kontoret som är tidsödande.

Liksom ett bibliotek är den optimala, lugna och fridfulla platsen för studier, är kontoret den mest optimala platsen för arbete. Utan fysisk separation mellan privatliv och arbete blir det svårt att mentalt uppnå det bästa tillståndet för att arbeta hemifrån.

Utmaning 2: Livsförändringar

För veteraner som arbetar på distans kan utmaningarna vara mer externa än interna när det gäller att arbeta hemifrån. När din livssituation förändras kan det vara svårt att bibehålla samma produktivitet och uppnå målen.

Om du nyligen har gift dig eller om familjen har fått en nyfödd, kan arbetet äventyras när du arbetar från din bostad. Med en person som du bryr dig om eller vill tillbringa en hel del tid med blir frestelsen för stor, vilket gör att du inte kan fokusera på jobbet.

Det betyder dock inte att hemarbete alltid leder till ett episkt misslyckande när det gäller produktivitet! Det finns alltid ett sätt att förvandla dåliga dagar till de bästa dagarna, i det här fallet en dålig arbetsplats till en perfekt arbetsplats för en själv. Det enklaste men bästa sättet att vända hela berättelsen om att arbeta hemifrån är att göra en daglig rutin.

Vad är en rutin?

Begreppet rutin avser en serie saker som man gör i en viss ordning, baserat på aktiviteterna och tiden på dagen. Med andra ord innebär rutin det normala sätt på vilket vi hanterar våra dagliga uppgifter och aktiviteter på vår att-göra-lista. Vi har medvetet och omedvetet vissa rutiner i vårt dagliga liv, t.ex. vår hygienrutin, våra arbetstider eller när vi hanterar tvätten.

På samma sätt som dåliga vanor lätt bildas och blir svåra att bryta, är en dålig rutin en stor utmaning när det gäller att få fram det bästa ur dig på jobbet. Dåliga rutiner kan dock förvandlas till bättre vanor som leder till att vi använder vår tid bättre.

Varför behöver vi en rutin?

Den främsta effekten av en rutin i våra liv är att våra sinnen och kroppar blir förutsägbara. För korta stunder i livet är spontanitet fortfarande viktigt, men för en hållbar livsstil kommer en rutin att utgöra en struktur för ett pålitligt liv.

Med en bra rutin följer massor av fördelar, bland annat:

• Bättre beslutsfattande
• Ökad produktivitet och fokus
• Ökad måluppfyllelse
• Förbättrad hälsa
• Mer kontroll över den personliga tiden
• Minskad press och stress
• Bättre sömn
• Förmåga att hantera svåra situationer

Det finns många fler fördelar med en rutin, men de ovan nämnda fördelarna är tillräckliga skäl för att överväga att ha en rutin.

Hur man skapar en rutin

Det kan vara enkelt att skapa en rutin, men du måste investera både tid och uthållighet. Nedan följer de tre stegen för att skapa en optimal rutin för dina behov av distansarbete.

#1- Planera! Planera! Planera!

Du kan bli tvungen att bestämma dig för vad du behöver försäkra dig om. I det här fallet är det dina arbetsmål som gäller. Sätt upp ett mål för ditt arbetsschema. Även om det finns mycket att hantera är det lämpligt att börja i liten skala. Ha din arbetsrutin planerad i faser.

Det första steget är att svara på frågorna om var och när du kommer att arbeta. Därefter kan du förbättra dina tidsrutiner i enlighet med dagens olika delar, det vill säga morgon, eftermiddag och kväll, så att allt faller på plats.

#2- Genomföra

Medan de flesta människor gör upp planer för sitt arbete för att uppnå en rutin, är det bara ett fåtal som genomför dem. Om du planerar att förverkliga stora drömmar som kan sätta dig under press kommer genomförandeprocessen alltid att vara ett problem. Försök därför att inte ha så mycket i din rutin. När allt kommer omkring handlar en rutin om vanor som du kan upprepa, undvik därför uppgifter som leder till utbrändhet varje dag.

#3- Utvärdera

För att skilja dig från vanliga framgångsrika människor kan du behöva göra en granskning av hur du har använt din tid och vilka mål du har uppnått. Om du uppnår de flesta av dina mål betyder det att du lyckades få ut det bästa av rutinen. Förvänta dig inte perfektion, utan stegvis förbättring.

Vad är några myter om rutiner för arbete hemifrån?

Eftersom distansarbete har blivit allt mer populärt de senaste dagarna har många människor många föreställningar om hur det är att arbeta på distans. De flesta av dessa idéer återspeglar dock inte erfarenheten av att arbeta hemifrån. Du kan behöva rensa ditt sinne från dessa myter.

Myt 1: Du behöver inte klä upp dig på jobbet

För vissa är det lika enkelt att arbeta hemifrån som att vakna upp, stiga ur sängen och gå till den bärbara datorn i pyjamas för att arbeta. Du behöver inte ens snöra på dig skorna! De anser att du inte behöver oroa dig för hygien och att klä upp dig eftersom din chef och dina kollegor inte kommer att se dig. Även om du kan göra detta är det en fruktansvärd idé!

Det finns ett behov av att göra sig redo för dagen, även om du inte är ute för att imponera på chefen, kunden eller kollegan. Här kan du välja att klä upp dig så att du kan svara på ett videosamtal och spara dina dyra kostymer och slipsar till mötena.

Myt 2: Ditt schema är 100 % flexibelt

Många tror att eftersom du inte har några särskilda tider kan du göra vad du vill så länge du har ett arbete klart i slutet av dagen. Detta är en lögn! Ibland kan din chef och dina medarbetare behöva dig när som helst under arbetstid. Du kommer också att ha tidsfrister att hålla och förväntade resultat att leverera.

Din frihet när du arbetar hemifrån är på din egen tid och inte någonstans under arbetstid. Därför kan du behöva stiga upp tidigt eller ta tid senare under raster och efter arbetet för att hantera personliga saker, precis som alla som arbetar från ett kontor.

Myt 3: Du kommer automatiskt att hitta en balans mellan arbete och privatliv

Många tror att eftersom du är hemma oftare har du massor av tid att göra allt du vill. När allt kommer omkring slipper du långa onödiga arbetstimmar och pendling. Men du har fel!

Till skillnad från vad myten säger, kan du genom att arbeta hemifrån få problem med överbelastning. Detta händer särskilt för nybörjare när de försöker sätta gränser och hitta det perfekta schemat. Utan någon definitiv gräns för att skilja mellan arbets- och bostadsutrymme är sannolikheten större att man då och då saboterar balansen.

Därför är det upp till en själv att ta sig tid för både arbete och privatliv. Till skillnad från på kontoret kommer ingen att andas på din axel för att se till att saker och ting sker på rätt sätt. När ansvaret kallar måste du svara!

Fem tips för att utveckla en optimal rutin för arbete hemifrån

Vi måste alla börja någonstans när det gäller att arbeta hemifrån. Följande tips kommer att hjälpa dig att bygga upp en rutin som hjälper dig att uppnå bättre resultat när du arbetar på distans.

#1- Hantera vitt brus

När du börjar arbeta hemifrån kommer du att inse att du saknar vitt brus från kontoret. Du kan knappast få den låga nivån av bakgrundsbrus som du får när du arbetar hemifrån. Studier har visat att vissa människor, särskilt de som har svårt att vara uppmärksamma, är ganska beroende av vitt brus eftersom det hjälper dem att få fokus på vissa mentala uppgifter.

När många saknar vitt brus blir koncentrationen på jobbet sämre. Även om vi behöver tystnad under intensiva fokuseringsmoment, skapar för mycket ljud annars fler distraktioner för dig. För att åtgärda detta behov kan du sätta på lite bakgrundsmusik medan du arbetar eller sätta på fläkten, öppna fönstret eller till och med sätta på tv:n. Se dock till att det inte är din favoritstation för att undvika att bli frestad att titta.

Om det sker vid en tidpunkt då ljudet distraherar dig kan du stänga av apparaterna. En del buller är en del av din arbetsdag och det är det som skapar en balanserad arbetsmiljö.

#2- Ge din arbetsdag ett bra innehåll

För att kunna fokusera på bästa sätt måste du förstå behovet av pauser. Sluta bita ihop tänderna och tvinga dig själv att arbeta utan att stanna. Enligt forskning om förhållandet mellan arbete och pauser visar resultaten att vi bara kan fokusera i ungefär en timme med fem till tjugo minuters paus.

Under pauserna kan du behöva tänka på något annat än arbetet. Låt dig göra något annat, t.ex. äta ett mellanmål, prata med någon, kolla din e-post eller till och med yoga. Vad du än väljer ska du inte vara i samma position som du använde när du arbetade.

#3- Avstå från att arbeta strategiskt

När du arbetar måste du sätta gränser för när du ska arbeta och när du inte ska arbeta. Att arbeta hela dagen och täcka varje timme av arbetstiden kommer att leda till utbrändhet. Du måste fastställa en bestämd start- och sluttid för dina arbetsmål.

Använd en skrivbordsversion av Gmail och andra kommunikationsverktyg som gör det möjligt att stänga av meddelanden eller snooza e-postmeddelanden. På så sätt är det lätt att aktivera och inaktivera om du behöver fokustid.

Särskild arbetstid är ett perfekt produktivitetshack för hållbara rutiner för distansarbete. När arbetstiderna är definierade kan man skilja på arbetsliv och privatliv hemma och se till att de inte korsar varandra. En viss flexibilitet i fråga om arbetstider är tillåten. Du kan till exempel sträcka ut din tid tillfälligt för att kunna avsluta ett enormt projekt. Du bör dock se till att du återgår till din normala arbetstid när projektet är avslutat.

#4- Förbered dig i förväg

Attplanera i förväg är ett perfekt sätt att uppnå dina arbetsmål. Det hjälper dig framför allt att begränsa antalet beslut som du måste fatta vid ett enda tillfälle. I gengäld minskar tröttheten från dagliga beslut. Du kan också fatta bättre beslut eftersom du har tillräckligt med tid att tänka på dem, vilket leder till en rationell idé.

En schemakalender kan vara ett bra verktyg för dem som älskar att ha tidsfrister och tidsblock. Se dock till att du är realistisk med dina tidsgränser och förväntningar. Aktivitetsbaserade planerare kan skriva ner uppgifter som de behöver hantera en viss dag. Att förbereda sig kvällen innan känns som den mest optimala tiden för att detta produktivitetshack ska ge bra resultat.

#5- Organisera det du kan kontrollera

Att arbeta hemifrån med ett rum fyllt av dina nära och kära är ett stort problem. Du kan knappast kontrollera dem på ett optimalt sätt medan du arbetar. Därför måste du fokusera på det du kan kontrollera och organisera det på bästa sätt. Om det är buller kan du välja några bullerdämpande hörlurar eller hitta ett lugnt hemmakontor.

Du kan minska distraktioner för att undvika att din arbetsförmåga påverkas. Om du måste ta hand om vissa personliga ansvarsområden i hemmet bör du också vara flexibel. På så sätt kan du hitta ett optimalt sätt att hantera ditt arbetsliv och ditt privatliv utan att behöva kämpa hårt.

Sista tanken

Även om hemarbete kan ha uppfattats som enkelt, innebär det en hel del problem, särskilt när det gäller din produktivitet. Vi kan dock alltid hitta sätt att lösa de utmaningar vi står inför. Med hjälp av ovanstående tips kan man träna sig i att uppnå det maximala av vad deras dagliga rutin har att erbjuda när det gäller att uppnå arbetsmål.