Tips och tricks för att förbättra din skrivförmåga för en framgångsrik HR-roll

Introduktion

Du kanske tror att skrivkunskaper är mindre viktiga för HR-chefer än kommunikation och interpersonella färdigheter. Men att skapa välstrukturerat och omfattande innehåll är lika viktigt som att lösa en konflikt mellan kollegor eller genomföra en imponerande anställningsintervju.

Utan tvekan är det inte alla som föds med en skrivtalang. De flesta av oss måste arbeta hårt för att förbättra vår skrivförmåga. Om du vill ta ditt skrivande till nästa nivå kommer du att hitta många praktiska tips i den här artikeln. Men först ska vi snabbt gå igenom skälen till varför du kan behöva förbättra din skrivförmåga som HR-chef.

Varför är skriftliga färdigheter viktiga för HR-roller?

Bild av Polina Zimmerman från Pexels

Du förlitar dig på din skrivförmåga varje dag, från det att du skaffar ett jobb inom HR-området och behöver inkludera ett personligt uttalande i ditt CV, till vardagliga e-postmeddelanden och månatliga presentationer. Det är inte konstigt att arbetssökande ofta använder sig av en tjänst för att skriva ett personligt uttalande för att skapa ett informativt och minnesvärt stycke om sina prestationer och de viktigaste skälen till varför de är perfekta för jobbet. En erfaren skribent kan hjälpa dig att utforma en kort beskrivning som fångar läsarens uppmärksamhet.

God skriftlig förmåga är avgörande för att skapa trovärdighet och professionalism inom HR. Det du skriver är ofta det första intrycket en kandidat eller anställd får av dig och HR-avdelningen. Kort sagt visar tydliga, koncisa och felfria texter att du är uppmärksam på detaljer och tar ditt arbete på allvar. Här är några fler anledningar till varför du bör överväga att förbättra din skrivförmåga.

* Tydliga och övertygande arbetsbeskrivningar

Goda skrivkunskaper är avgörande för att skapa beskrivningar som lockar kvalificerade kandidater och informerar dem om rollen.

* Effektiv kommunikation

HR-medarbetare kommunicerar ständigt med medarbetare, chefer och ledare. De måste kunna skriva tydliga, koncisa och informativa e-postmeddelanden, rapporter och andra dokument.

* Rättslig efterlevnad

Många HR-dokument, t.ex. policyer och rutiner, måste vara juridiskt korrekta. HR-medarbetare måste kunna skriva dokument som är tydliga och koncisa och som uppfyller alla juridiska krav.

* Arbetsgivarvarumärke

Som HR-specialist kan du vara ansvarig för att skriva innehåll till företagets webbplats eller sociala medier, t.ex. karriärsidor eller platsannonser. Därför bör det innehåll du skapar återspegla företagskulturen på ett korrekt sätt.

* Utbildning och utveckling

Du kan vara involverad i att utveckla utbildningsmaterial för anställda. Du strävar efter att göra dem tydliga, koncisa och lätta att förstå.

Bästa tipsen för HR-medarbetare för att förbättra skrivförmågan

Bild av tirachard kumtanom från Pexels

Följande effektiva tips och tricks hjälper dig att förbättra dina skrivkunskaper genom att bygga upp en stark kommunikation med företagets ledning och anställda.

Läs mycket och regelbundet

Människor lär sig ofta genom att titta på när mästarna arbetar. De kan lära sig nya tekniker och ta del av experternas visdom. För att finslipa din skrivförmåga bör du fördjupa dig i bra texter. Var uppmärksam på hur författare bygger upp meningar, stycken och argument. Du kan välja relevant litteratur för ditt område för att lära dig den nödvändiga terminologin. Detta tillvägagångssätt kommer att förbättra din förståelse för grammatik, stil och ton.

Planera och organisera

Innan du börjar skriva bör du ta dig tid att planera dina tankar och organisera ditt innehåll. Ofta börjar en bra litterär text med en detaljerad disposition. Även när du skriver ett enkelt e-postmeddelande bör du ge dig själv tillräckligt med tid för att tänka igenom det. Denna strategi hjälper dig att skriva en mer fokuserad och sammanhängande text.

Praxis

Ju mer du skriver, desto bättre kommer du att bli på det. Avsätt tid varje dag eller vecka för att skriva, även om det bara handlar om en kort dagboksanteckning. En användarvänlig tidmätare kan vara bra att ha. Du kan fördjupa dig i kreativt skrivande eller fokusera på yrkesslang och öva på att skriva e-post, rapporter osv. Det är också ett utmärkt tillfälle att förbättra din organisationsförmåga. Att hitta tillräckligt med tid för denna aktivitet kan vara en utmaning, men det kommer definitivt att vara till nytta för dig.

Gå en kurs i skrivande

Många skrivkurser finns tillgängliga både online och fysiskt. Sådana kurser kan hjälpa dig att förbättra dina skrivkunskaper i en strukturerad miljö och är särskilt användbara för dem som kämpar för att organisera studieprocessen på egen hand. Dessutom kan du använda detta tillfälle för att träffa likasinnade och nätverka.

Hitta din röst

En av uppgifterna för en effektiv HR-chef är att främja medarbetarnas utveckling och se till att alla får möjlighet att visa upp sina färdigheter och talanger. Använd samma tekniker för att komma fram till en skrivstil som är både professionell och autentisk för dig. Även om du behöver använda ett formellt språk för din kommunikation, betyder det inte att du inte kan anpassa det till din personlighet.

Använd starka verb

Verben är arbetshästarna i dina meningar. Välj starka verb som exakt förmedlar din mening och ger kraft åt ditt skrivande. Se till att du inte skapar meningar som har dubbla betydelser och kan förvirra din publik. Använd också aktiv röst eftersom den i allmänhet är mer koncis och lättare att förstå. Denna regel är särskilt viktig när du skriver e-post, eftersom du vill att mottagarna ska ha en tydlig uppfattning om vad du vill att de ska göra med den mottagna informationen.

Variera meningsuppbyggnaden

Låt inte dina meningar bli monotona. Blanda meningslängd och struktur för att skapa en mer engagerande läsupplevelse. Läs dem högt för att upptäcka eventuella inkonsekvenser. Strategin att bara använda långa meningar kan misslyckas eftersom du lätt kan förvirra dina läsare. Om du däremot bara skriver korta meningar blir det svårt för läsaren att läsa hela texten, eftersom man snubblar över plötsligt avslutade tankar.

Känn din målgrupp

Precis som marknadsförare använder olika strategier för att förstå en användares avsikt och skapa tilltalande innehåll, utformar HR-chefer varje e-postmeddelande och varje rapport med hjälp av liknande metoder. Skräddarsy innehållet för den specifika målgruppen och ta hänsyn till dess behov och bakgrund. Ta hänsyn till deras kunskapsnivå och vilken information de behöver. Se till att ge mer information om det ämne som diskuteras för den publik som kanske inte är bekant med det.

Korrekturläs noggrant

Korrekturläs alltid ditt arbete noggrant innan du trycker på skicka. Typsnitt och grammatiska fel kan göra ett obehagligt intryck på dina läsare. Du kan använda tillägg till populära verktyg som Grammarly för din webbläsare för att upptäcka alla möjliga misstag. Många grammatikkontroller finns tillgängliga online och i ordbehandlingsprogram. Använd dessa verktyg för att upptäcka fel, men förlita dig inte helt på dem. Analysera de misstag du gör för att undvika dem i framtiden. Annars kommer du inte att förbättra dina skrivkunskaper.

Använda mallar

Många HR-dokument, t.ex. arbetsbeskrivningar och offertbrev, kan mallanpassas. På så sätt kan du spara tid och säkerställa enhetlighet. Du kan skapa personliga mallar med hjälp av exempel som du kan hitta på webben eller hos en professionell skrivtjänst. Lägg till specifika detaljer om ditt företags kultur och din personliga skrivstil för att göra dessa exempel unika.

Håll det lagligt

Var uppmärksam på juridiska frågor när du skriver HR-dokument. Rådgör med en jurist om du har några frågor för att säkerställa att du gör allt rätt. Om det behövs kan du gå en relevant skrivarkurs som diskuterar de juridiska aspekterna av HR-chefernas skriftliga material.

Hur man använder skrivfärdigheter för professionell utveckling

Du behöver stark motivation för att ägna tillräckligt med tid åt att förbättra dina skrivkunskaper. Din professionella utveckling kan vara en av de främsta motivationsfaktorerna för dig att prioritera dina skrivkunskaper framför andra aktiviteter i ditt fullspäckade schema. Tänk på följande sätt att använda dina skrivtalanger för att hjälpa dig att klättra på karriärstegen.

Skapande av innehåll

Etablera dig som en opinionsbildare genom att skriva blogginlägg om HR-frågor. Genom att göra det kan du visa din expertis och kan positionera dig för taluppdrag eller erkännande inom branschen. Du kan rikta in dig på branschpublikationer eller till och med starta en egen blogg. Börja i liten skala med att skriva regelbundna inlägg på plattformar som LinkedIn och bygg sedan upp din publik.

Intern kommunikation

Frivilligt skriva internkommunikation för HR-avdelningen eller hela företaget. Det kan handla om nyhetsbrev till anställda, policyuppdateringar eller utbildningsmaterial. Genom att göra detta kan du visa upp din förmåga att skräddarsy kommunikation för olika målgrupper.

Utarbeta starka förslag

Om din roll innebär att föreslå nya HR-initiativ ska du använda dina skrivkunskaper för att skapa övertygande och välstrukturerade förslag. Att skapa övertygande innehåll hjälper dig att få ut mesta möjliga för din avdelning och växa inom din organisation.

Bidra till branschens resurser

Visdom kommer med erfarenhet. Skriv fallstudier eller vitböcker om framgångsrika HR-metoder inom ditt företag (om sekretessen tillåter det). Genom att dela med dig av dina resultat och insikter stärker du ditt rykte och positionerar dig som en resurs inom HR-området.

Skapa en portfölj

Man vet aldrig vad framtiden för med sig. Att ha en portfölj med dina bästa HR-relaterade skrivprover är alltid en bra idé. Inkludera arbetsbeskrivningar, utbildningsmaterial eller till och med framgångsrik internkommunikation i portföljen. Det visar din enastående skrivförmåga och erfarenhet för potentiella arbetsgivare.

Nätverka med HR-experter

Många HR-proffs har kontakter online via forum eller grupper på sociala medier. Delta i diskussioner och dela med dig av dina insikter. På så sätt etablerar du dig som en kunnig röst och bygger upp professionella kontakter.