Skatteguide för digitala frilansare

Intro

Om du är en frilansare som arbetar med digitala tjänster kommer du utan tvekan att ägna 99 % av din arbetsdag åt arbetsuppgifter som är relaterade till ditt jobb. Att lämna in en skattedeklaration eller ens tänka på att hantera dina skattefrågor är inte något som de flesta yrkesverksamma kommer att tänka på varje dag. Att betala skatt är dock ett lagstadgat krav, vilket innebär att alla bör hålla koll på sina egna skatteskyldigheter, även om det inte är något som någon tycker särskilt mycket om att göra. Nedan följer några praktiska råd som hjälper till att minska bördan när det gäller att hantera dina skatteärenden.

Tips för att klara deklarationen med minsta möjliga krångel

Att deklarera behöver inte alltid vara en smärtsam eller tidskrävande process. Det finns sätt att göra det enklare att hålla reda på allt.

Följ upp dina in- och utbetalningar

Det är viktigt att spåra företagets inkomster och utgifter under hela året så att du gör det med korrekta och uppdaterade uppgifter när du lämnar in din avkastning. Att registrera vad du har tjänat och vad du har spenderat görs bäst med hjälp av ett bokföringsprogram eftersom all data hålls säkert online. Med det sagt kan du ändå behöva använda fysiska dokument utanför programvaran då och då. Om du till exempel expanderar till ett litet företag kanske du vill ladda ner en mall för resultaträkning, som kan redigeras och öppnas i Excel snarare än i programvaran.

Sätt av pengar för att betala skatt

Om du öppnar ett separat konto för att spara pengar till skatten blir det lättare att undvika att spendera pengar som du behöver spara till din deklaration. Du kanske vill använda en skattekalkylator med jämna mellanrum för att räkna ut ungefär hur mycket skatt du sannolikt kommer att behöva betala på din inkomst efter avdrag för utgifter.

För att förenkla den här uppgiften ännu mer kan du ställa in automatiska överföringar till ditt sparkonto, så att du inte ens behöver komma ihåg att göra det manuellt. Om du kan, kan du lägga till lite extra för att täcka mer skatt de månader då du har en högre inkomst. Frilansande är inte en exakt vetenskap och ingen månad är den andra lik. Därför är det bättre att spara mer än du behöver än att spara mindre och sedan behöva hitta extra pengar för att täcka skatten.

Vilka poster kan jag dra av som en företagskostnad?

Att vara frilansare eller driva ett litet företag kan vara kostsamt, men tack och lov finns det många saker du kan lägga till dina utgifter för att minska din skatt (lagligt).

Utrustning och förnödenheter

För digitala frilansare kan de första utgifterna för utrustning och förnödenheter som gör det möjligt att driva ditt företag vara en stor utgift. Detta inkluderar datorer, skrivare, programvara och affärslokaler om du hyr kontorsutrymme istället för att arbeta hemma. Det är en bra idé för att skilja på arbete och privatliv, men det är ändå en kostnad. Även små utgifter blir snabbt stora, som brevpapper, visitkort och bläck till skrivare. Det är viktigt att hålla reda på alla dessa inköp så att du kan lägga till dem som utgifter för att minska hur mycket skatt du behöver betala.

Utbildning

Vissa utbildningar, workshops och webbseminarier kan också tas upp som företagskostnader. Huvudkravet är att dessa är kopplade till ditt digitala frilansarbete. Om du till exempel tillhandahåller tjänster inom grafisk design måste du hålla dig uppdaterad om tekniska framsteg som hjälper dig att förbättra dina färdigheter inom grafisk design. Dessa ändras ofta, så du kanske deltar i enstaka webbseminarier och workshops snarare än hela kurser. Dessa är en genomförbar kostnad. Andra kurser som hjälper dig att förbättra dina affärsfärdigheter som är mer generella, till exempel att lära sig att nätverka och förbättra dina marknadsföringsfärdigheter. Oavsett vilka tjänster du tillhandahåller kan lärande hjälpa dig att skaffa och behålla fler kunder.

Affärsresor

Om du behöver resa av någon anledning som är relaterad till ditt företag kan detta också vara en kostnad. Detta omfattar transporter som flyg, milersättning och hyrbil - förutsatt att resan är nödvändig för att träffa kunder, delta i konferenser som rör din verksamhet eller kan leda till affärsmöjligheter etc.

Kostnader för hemmakontor

Dessa kan likna utgifterna för utrustning och förnödenheter. Vissa digitala frilansare kommer att välja att arbeta enbart hemifrån istället för att hyra ett kontorsutrymme. De tycker att det är bekvämare, och en av de stora lockelserna med frilansande är att inte behöva resa till kontoret.

Om du har ett särskilt arbetsutrymme i ditt hem kan du, förutom det som redan nämnts för ett kontor, kanske ta upp detta som en kostnad, beroende på arbetsutrymmets storlek och hur ofta det används. Det är värt att få råd för att se till att du tar upp rätt belopp som en kostnad. Som en guide kan du få en skattereduktion på 5 USD per kvadratmeter av ditt hem som används för affärsändamål. Det finns dock ett maximum på 300 fot, men det är en rimlig mängd utrymme för en digital frilansare.

Fordonskostnader

Förutom resor kan du också få skattereduktion om du har ett fordon som du använder i tjänsten. De kostnader du anger kan omfatta bensin, olja, reparationer, försäkring och avskrivning. För att räknas som en företagskostnad måste du använda fordonet för att träffa kunder, leverera varor (om tillämpligt), delta i affärsrelaterade evenemang och andra arbetsuppgifter.

Reklam och marknadsföring

Som digital frilansare kan du välja att anlita externa marknadsföringstjänster eller göra detta själv. I båda fallen kommer det att finnas kostnader som klassificeras som affärsutgifter. Detta kan inkludera online- eller offlineannonser, utveckling och underhåll av webbplatser, broschyrer och betalda kampanjer i sociala medier.

Professionella tjänster

Även om du är den enda personen i ditt frilansföretag kommer du någon gång att behöva använda externa tjänster. Dessa kan vara juridiska rådgivare, revisorer eller finansiella rådgivare. Var och en av dessa yrkesverksamma kan hjälpa till att säkerställa att ditt företag fungerar smidigt, så de är alla lönsamma utgifter som kan bidra till att sänka hur mycket skatt du måste betala.

Saker du inte kan ta upp som kostnader

Allt kan inte tas upp som en legitim företagskostnad. Vissa frilansare kan dock se vissa utgifter som en gråzon. För att hjälpa till att reda ut detta är här exempel på inköp som vanligtvis inte är avdragsgilla som företagskostnader.

Personlig resa eller mat

Att vara en digital frilansare kan ge dig friheten att arbeta från var som helst för en del av eller hela ditt arbete. Vissa frilansare tycker om att ta arbetssemestrar där de tillbringar tid utomlands medan de arbetar, men platsen har ingen relevans för deras affärsverksamhet. Resor av detta skäl (och de måltider du köper när du är där) är inte affärsutgifter.

Föremål för personligt bruk

Föremål som en bärbar dator eller telefon kan bara vara utgifter om de används enbart för ditt frilansande. Om du köper ett telefonabonnemang som sällan eller aldrig används för affärssamtal är det för personligt bruk. Men om du använder telefonen regelbundet i arbetet, men även av privata skäl, kan du ta upp en del av kostnaden som utgift.

Abonnemang för andra än företag

Även om prenumerationer som marknadsföringsverktyg, virusprogram, program som hjälper dig med ditt frilansarbete och redovisningsprogram är alla rimliga utgifter. Vissa andra prenumerationer är det inte. Du kanske till exempel tycker om att lyssna på musik medan du arbetar och blir distraherad av reklam mellan låtarna. Så du tecknar en betald prenumeration för att ta bort annonserna. Detta ses inte som en kostnad eftersom det inte har en direkt och uppenbar koppling till ditt arbete och det skulle vara svårt att bevisa att det gör dig mer produktiv.

Kläder

Kläder kommer sällan att klassas som en kostnad såvida du inte har en specifik uniform eller behöver bära säkerhetskläder för att utföra ditt arbete. Eftersom detta troligen inte gäller digitala frilansare kan du inte ta upp detta. Alla kläder som du köper för att träffa kunder eller delta i evenemang kan också bäras på din fritid.

Underhållning

Om du träffar en kund eller potentiell kund kan du kanske ange måltider som en utgift, men underhållning som en konsert eller ett sportevenemang är inte stödberättigande. Även om detta kan vara ett bra sätt att imponera på en kund och bryta isen, är det inte tillåtet som utgifter eftersom det är omöjligt att bevisa sambandet mellan underhållningskostnader och att dessa ger dig mer arbete.

Politiska bidrag

Till skillnad från välgörenhetsdonationer är politiska bidrag inte berättigade till skatteavdrag. De är inte nödvändiga för att driva din frilansverksamhet och mottagarna är inte välgörenhetsorganisationer. Så om du bestämmer dig för att bidra till en politisk sak som du känner starkt för, kommer det inte att sänka den skatt du betalar.

Genom att vara medveten om vad som är och inte är en företagskostnad kan du se till att du betalar så lite skatt som möjligt utan att bryta mot några regler. Att hålla reda på allt, vara förberedd och inte vänta med deklarationen till sista minuten gör det hela mer hanterbart.