Grupper för sociala medier på distans: Hur man kommunicerar effektivt

Intro

År 2023 arbetar många team för sociala medier på distans, antingen på deltid eller heltid. Många företag har inte bara behållit en hybrid- eller WFH-policy efter pandemin. Genom att erbjuda helt och hållet distansarbete kan teamen också locka till sig de största talangerna som arbetsmarknaden har att erbjuda.

Det kan dock vara en utmaning att samordna ett team för sociala medier på distans. Särskilt när det gäller kommunikation.

Hur kan du se till att alla är på samma sida? Att arbetsflödena löper smidigt? Hur kan du minimera friktionsförluster och missförstånd?

Här är sju verktyg och strategier som du kan använda för att kommunicera effektivt med ditt team för sociala medier på distans.

Välj ett enda system för dokumentsamarbete

(Källa: Freepik)

Till att börja med måste du bestämma dig för en plattform för dokumentsamarbete som alla ska hålla sig till. Ja, detta är grundläggande. Ändå förlorar många team fortfarande för mycket tid på att skicka dokument fram och tillbaka och konvertera dem mellan olika filformat i onödan.

Välj ett enda molnbaserat system för dokumentsamarbete som gör det möjligt att dela, skapa och redigera textdokument, kalkylblad och presentationer tillsammans. Oavsett om det är en sammanfattning av Q2, en strategipresentation eller årsrapporten, gör ett centralt system det mycket enklare att skapa ett sammanhängande dokument med ett minimum av frustration.

För närvarande är de vanligaste molnbaserade lösningarna Google Workspace och Microsoft 365. Båda erbjuder en mängd olika filtyper och integreras med ett stort antal andra företagsappar.

Prioritera molnbaserade lösningar

När det gäller molnbaserade lösningar bör du prioritera dem för så många av dina arbetsflöden som möjligt, inte bara för delning av dokument.

Lagring av filer, grafisk design, videoredigering. Det finns sofistikerade molnbaserade verktyg för allt detta. Och de gör livet för fjärrteam så mycket enklare.

Säg till exempel att en medlem av ditt team håller på att ta fram en grafik för en Instagram-rulle eller ett inlägg om ett vittnesmål om din senaste produkt. Om de gör det i Photoshop på sin personliga bärbara dator är det bara de som kan arbeta med det. Och om de blir sjuka eller på annat sätt är otillgängliga, blir du lämnad i sticket.

En effektivare lösning är att använda ett molnbaserat designverktyg som Canva. Hela teamet har tillgång till alla ritningar. Och så länge du namnger dina filer och projekt rätt kan alla hitta och redigera det de behöver.

Prova asynkrona möten

Överväg att byta till asynkrona videosamtal, särskilt om du har teammedlemmar i olika tidszoner.

Videosamtal är ett utmärkt sätt för teammedlemmar att interagera, dela idéer, visa upp sin senaste design, få feedback på komplexa koncept och knyta band. Men de slukar också stora mängder tid. Och de kan vara svåra att ordna, särskilt om ditt team är internationellt.

Vid asynkrona möten kan du däremot spela in ditt bidrag som ett videoklipp - inklusive skärmdelning - och sedan dela det via en enkel länk. Resten av teamet kan sedan titta på det när de har tid. Dessutom kan de kontrollera den automatiska transkriptionen för att hitta de mest intressanta delarna av informationen, öka eller minska hastigheten på klippet och reagera med kommentarer eller en egen video.

På så sätt kan du effektivt kommunicera mycket mer och mer komplex information än via e-post, men du behöver inte hitta en tid som passar alla för att ordna ett videosamtal.

Centralisera din företagstelefoni

Ett annat utmärkt sätt att effektivisera kommunikationen är att skaffa en central företagstelefonitjänst.

Liksom många andra verktyg på den här listan är moderna företagstelefonitjänster vanligtvis molnbaserade. Det innebär att ditt team kan få tillgång till dem var som helst, oavsett var de befinner sig.

Dessutom har de många fler kanaler än bara röstsamtal. Videosamtal, direktmeddelanden, direktchatt och e-post ingår också ofta.

Många leverantörer erbjuder dessutom smarta tilläggsfunktioner, ofta baserade på artificiell intelligens, för att göra ditt liv enklare. Vissa tjänster har till exempel automatiska samtalsutskrifter och samtalssammanfattningar. Detta gör det enkelt att föra mötesprotokoll.

Utnyttja meddelandebaserat teamsamarbete

(Källa: Freepik)

Är du trött på oändliga e-postkedjor? Och att du missar viktiga meddelanden för att någon har glömt att trycka på "svara alla"?

Då kanske du vill byta till verktyg för samarbete i teamet som bygger på meddelanden i stället. Under de senaste åren har framför allt Slack och Discord visat sig vara starka konkurrenter på detta område. Och det med goda skäl.

Med dessa verktyg kan du effektivt strukturera kommunikationen mellan gruppmedlemmarna. Även om du kan skicka direktmeddelanden till någon är de flesta utbyten strukturerade i kanaler.

Säg till exempel att du har en arbetsgrupp i ditt team som har till uppgift att ta fram en ny strategi för kortformat videoinnehåll som svar på ett eventuellt förbud mot TikTok i USA. I stället för att låta medlemmarna i arbetsgruppen skicka e-post till varandra kan du inrätta en Slack-kanal där de kan utbyta meddelanden och dela dokument. På så sätt behöver ingen oroa sig för att missa viktig information.

Utnyttja projektledningsprogrammen

Om du arbetar med större eller mer komplexa projekt, eller om du måste samordna ett större team, kan du överväga att använda ett verktyg för projekthantering.

Dessa har mer sofistikerade funktioner än samarbetsverktygen ovan. Med dem kan du tilldela roller, ange tidsfrister, skapa beroenden mellan uppgifter och klargöra arbetsflöden.

Varje teammedlem ser de uppgifter som tilldelats honom eller henne och det datum då de måste vara klara. Om du dessutom vill kontrollera statusen för ett projekt kan du enkelt visualisera den som en Kanban-tavla eller ett Gantt-diagram.

Välj det bästa verktyget för hantering av sociala medier på distans

Slutligen finns det ett verktyg för hantering av sociala medier som du använder. I ett fjärrteam kan det vara lite svårt att välja det verktyg som passar bäst för dina behov. Det finns olika prioriteringar.

Tänk på hur många användare olika verktyg tillåter i olika planer. Om du kan ange arbetsflöden och olika behörigheter för olika roller. Om det är möjligt att spara och redigera utkast och lämna kommentarer och förslag.

Det kanske låter grundläggande, men många bra verktyg för hantering av sociala medier innehåller inte dessa funktioner och är därför mindre lämpliga för fjärrteam.

Slutsats

Att arbeta i ett team på distans kan vara en fantastisk erfarenhet för motiverade experter på sociala medier. Och du kan samla ett fantastiskt, drivet och produktivt team för att ta ditt företags sociala medier till nästa nivå.

Så länge kommunikationen fungerar smidigt.

Genom att integrera verktygen och strategierna ovan i dina arbetsflöden kan du säkerställa just detta. Det kommer att hjälpa dig att minimera frustration, missförstånd och friktionsförluster. Och se till att hela ditt team kan arbeta synkront mot era gemensamma mål.