Intro

Under de senaste fem åren har fler och fler arbetsgivare börjat erbjuda sina anställda att arbeta hemifrån, och dessa alternativ har blivit allt populärare på senare tid. Det finns många fördelar med att arbeta hemifrån, bland annat flexibel schemaläggning och fri tidsplanering.

Men det finns naturligtvis några negativa aspekter som man måste tänka på när man arbetar hemifrån.

Det kan vara svårt att fokusera på sina arbetsuppgifter när man arbetar hemifrån, och de dagliga uppgifterna påverkas av denna bristande produktivitet.

Så vilka produktivitetshack kan du använda för att förändra din upplevelse av arbete hemifrån och se till att du blir en bättre anställd?

Den här guiden kommer att tjäna dig väl och lära dig hur du kan:

• Skapa ett effektivt hemmakontor
• Utveckla en produktiv daglig rutin
• Använd dig av produktivitetshacks som ser till att du håller dig på rätt spår.

Det finns många fördelar med att arbeta hemifrån, men dessa fördelar är svåra att uppleva om du ständigt är stressad över att nå dina mål och få saker gjorda i tid. Med detta i åtanke kan du tillämpa följande tips för att se till att du får en ny upplevelse av att arbeta hemifrån:

Inrättande av ett personligt och kreativt kontorsutrymme

Det första steget i skapandet av en arbetsmiljö som är positiv för ditt distansarbete är att inrätta ett unikt kontorsutrymme.

Att arbeta från frukostbaren eller bordet i köket inspirerar dig inte till motivation.

Om du inte redan har gjort det bör du överväga att köpa ett skrivbord. När du har en arbetsplats kan du separera olika utrymmen, vilket är ett mycket viktigt koncept för dem som väljer att arbeta hemifrån.

Att separera utrymmen är inte komplicerat, det är precis vad det låter som; du måste avsätta utrymmen i och runt ditt hem för vissa aktiviteter och endast för dessa specifika aktiviteter. Även om det egentligen inte är så viktigt om du äter din lunch i soffan i stället för vid bordet, är det oerhört viktigt att kunna skapa en arbetsyta i hemmet som är avskild från resten av huset.

Psykologin bakom varför detta är så viktigt och hur det gör att du kan fokusera bättre på ditt arbete kallas kontextberoende minne.

Begreppet myntades redan på 1940-talet och har sitt ursprung i en studie som visade att minnet delvis är beroende av sammanhanget. Memorering bygger inte så mycket på individens inre förmåga, utan snarare på den yttre miljön.

Det som händer runt omkring en person när han eller hon gör sitt bästa för att fokusera på en arbetsuppgift fungerar som en påminnelse i hans eller hennes sinne. När man talar om memorering kan sådana föremål fungera som en katalysator för att komma ihåg, men när det gäller förmågan att fokusera i allmänhet kan dessa föremål hjälpa till att påminna hjärnan om att hålla sig på rätt spår.

1. Att välja plats

Välj en plats i huset där det är lugnt och tyst, och där det finns bra belysning. När det gäller bra belysning finns det två huvudtyper att tänka på för ditt nya hemifrån-arbetsrum:

• Varm belysning: Varm belysning kännetecknas av röda och orange undertoner, som stimulerar till avslappning i kroppen.
• Kall belysning. När du väljer kall belysning för ditt kontor hemma kommer du att vara alert och mycket produktiv.

Ett exempel på varm belysning är en öppen eld eller en konstgjord eldstad.

Kall belysning å andra sidan är det naturliga dagsljuset som lyser genom fönstren och solen.

Om du vill öka din produktivitet bör du välja kall belysning. Varm belysning riskerar att du känner dig sömnig vid ditt skrivbord på hemmakontoret. Så den bästa platsen för ditt nya hemmakontor är någonstans i huset där det finns gott om naturligt dagsljus och många fönster.

Om möjligt bör du försöka välja en plats som har en dörr, t.ex. ett sovrum som du för närvarande inte har. När du har denna typ av dedikerad arbetsplats är det lättare att separera dig från alla i huset genom att helt enkelt stänga dörren.

Hitta de bästa SEO-nyckelordsmöjligheterna med hjälp av vår sökordssökare!

2. Inställning av din arbetsyta

När du har bestämt dig för var du vill ha din nya arbetsplats är nästa steg att ställa in din arbetsplats. Som vi nämnde tidigare är det bästa sättet att börja köpa ett skrivbord, men det är bara en del av arbetet.

När du utformar ditt hemkontor måste du också ta hänsyn till hur skrivbordet ska utformas. Du bör sträva efter en minimalistisk livsstil och känsla och ta bort alla potentiella distraktioner. Du bör sträva efter att kopiera ett professionellt kontorsutrymme, men med dina egna personliga detaljer och din egen känsla.

Om det är möjligt är det också en bra idé att förvara mobiltelefonen i ett annat rum, så att du inte behöver avbryta arbetet för att titta på den under dagen.

En aspekt av att skapa ett hemmakontor som ofta förbises är vikten av grönska. Var du medveten om att människor är kopplade till naturen från början?

I en studie från Sydney New University of Technology 2010 fann man en del intressant information. Huvudsyftet med studien var att fastställa om grönska på kontoret hjälpte de anställda att hålla sig mer fokuserade och upprätthålla mer positiva känslor. Några av de resultat som hittades var:

• En 44 % minskning av fientlighet och ilska
• En 58-procentig minskning av nedstämdhet och depression
• En minskning på 64 % av den totala förändringen av negativitet.

Vad kan vi lära oss av dessa siffror? Vi kan lära oss att växter har en positiv inverkan på dina energinivåer och din mentala hälsa.

Levande växter är de mest idealiska på grund av det syre och andra fördelar som de ger, men även plast- eller gummiväxter kan göra din arbetsplats hemma livligare, vilket i sin tur har en positiv inverkan på din produktivitet.

Skapa en rutin genom att bekämpa eld med eld

Den enskilt viktigaste delen av att vara en framgångsrik distansarbetare är att ha ett effektivt schema.

Beroende på din stil och individuella smak kanske du känner dig bekväm med att arbeta i ditt kök, medan andra människor inte kan arbeta effektivt om de inte har en särskild arbetsplats. Det spelar ingen roll vilka dina preferenser är, för att förändra din upplevelse av arbete hemifrån måste du bygga upp en effektiv rutin.

Tänk på vilka dagliga distraktioner du har i ditt liv. Vilka är de största distraktionerna och vilka är de som för närvarande hindrar dig från att fortsätta ditt arbete? Om du är som de flesta som arbetar på distans är svaret på denna fråga teknik.

En rapport från MIT Sloan från 2012 visade att företag förlorar så mycket som 10 000 dollar per anställd varje år på grund av digitala distraktioner. Studien rapporterade också att mer än 60 procent av arbetstagarna tillbringar minst en timme av sin arbetsdag med att använda sina telefoner.

Den mänskliga hjärnan är inte konstruerad för att kunna hantera så många inflöden som vi får varje dag, så det kan vara mycket svårt att sålla igenom bruset och distraktionerna och hålla fokus. När det gäller anställdas produktivitet kan man lugnt säga att tekniken är här för att stanna.

Med detta i åtanke kan du använda denna teknik till din fördel.

Som vi sa tidigare, förvara telefonen i ett annat rum om det är möjligt. Om det inte är möjligt, stäng av så många meddelanden som möjligt och ha telefonen med dig endast för att ta emot brådskande meddelanden eller samtal.

Om du stänger av meddelanden på låsskärmen måste du faktiskt gå in i telefonen för att kolla efter meddelanden. När telefonen lyser varannan minut kommer du inte att vara lika frestad att kolla efter meddelanden.

Om du vill kan du gå ett steg längre. Många företag som anställer distansarbetare använder Zoom eller Slack för att kommunicera, men det blir då din uppgift att hålla reda på din arbetsbelastning. Om du upptäcker att detta är ditt fall kan du använda gratis projektledningsverktyg eller appar för tidsuppföljning på skrivbordet för att se till att du organiserar din arbetsdag effektivt.

Följande två alternativ kan övervägas:

Google Kalender

Det första steget du måste ta för att skapa en effektiv rutin för arbete från hemmet är kalenderplanering. Du kommer att känna dig mycket mindre pressad och mer organiserad när du kan se hela din vecka eller dina veckor i en överblick.

Du kan skapa enkla och effektiva kalendrar med Google Kalender. En extra bonus med Google Calendar är att du kan ändra behörigheter och ge vem som helst tillgång till din kalender. Detta effektiviserar i sin tur veckoplaneringen och samarbetet mellan anställda.

Trello

För att bli en effektiv distansarbetare är den andra delen av att bygga upp en effektiv rutin att organisera en lista över saker att göra dag för dag. Du bör reservera utrymme i din kalender för att blockera tidsperioder när du inte är tillgänglig och för att boka möten. Din att-göra-lista är däremot en bra dumpningsplats där du kan anteckna allt och alla saker som du behöver göra.

Trello har Kanban-tavlor och är helt gratis att använda. Kanban är visuella signaler som listar de uppgifter som du skriver ner på en tavla. När du använder Trello kan dessa tavlor användas för lediga dagar för hela veckor, så att du kan se din att-göra-lista för hela veckan i en överblick.

Det bästa med Trello är att du kan integrera det med din Google-kalender, så att du på en gång kan se alla dina möten och din lista över saker att göra.

Bonus: Notion

Om du letar efter en programvara som kan kombinera Google Calendar, Trello och anteckningar är Notion ett måste för dig. Om ditt jobb är tekniskt kan du också skapa databaser för uppgifter och lagra kodutdrag med hjälp av programvaran. Även om både Google Calendar och Trello är bra, bör du prova Notion för mer avancerad projekthantering och för en effektivare organisation.

Som ett sista tips kan du under arbetstid stänga av meddelanden från alla appar du har som inte har med ditt arbete att göra, så att du inte blir distraherad.

Använd vår Backlink Checker för att se vilka backlinks dina konkurrenter har och anpassa deras innehållsstrategier för att förbättra dina egna.

Berömda produktivitetstekniker som ser till att du håller dig fokuserad

Du kan ha ett fantastiskt skrivbord med flera skärmar och hela ditt liv planerat in i minsta detalj, men om du inte håller dig fokuserad slösar du bort all tid du lägger på att organisera. För många människor behövs fler steg än att organisera uppgifter och skrivbordsutrymmen.

Om du känner att du hör till den här kategorin finns det några strategier som du kanske kan prova.

Pomodoro-teknik

Pomodorotekniken skapades av Francesco Cirillo med det ursprungliga syftet att förbättra effektiviteten och uppskatta hur lång tid det tar att slutföra en enskild uppgift.

Tekniken är faktiskt ganska enkel:

• Stäng av distraktioner och alla meddelanden
• Ställ in en timer på tjugofem minuter.
• Arbeta konsekvent tills timern summerar eller ringer.
• Ta en paus på fem minuter
• Upprepa stegen i ytterligare 3 sessioner.

När du har genomfört 4 sessioner med Pomodoro-stilen är det dags att ta en lite längre paus.

Det som gör den här tekniken så bra är att den gör att du kan fokusera intensivt under kortare tidsperioder. Det är möjligt att få en hel del arbete utfört på tjugofem minuter, och de fem minuterna paus garanterar att din hjärna står emot trötthet.

Du kan själv bestämma hur långa rasterna ska vara och hur länge du ska arbeta. Om du tycker att 25 minuter är för lång tid kan du börja med 20 eller till och med 15 minuter. När du väl har vant dig kan du öka tiderna för varje arbetspass och se till att du blir ännu mer fokuserad och motiverad när du ser hur mycket arbete du lyckades slutföra på fyra arbetspass.

För att den här tekniken ska fungera ännu bättre bör du undvika att använda din smartphone som timer och istället använda en Pomodoro Timer. Genom att inte använda din smartphone kan du motstå frestelsen att hela tiden låsa upp telefonen för att se hur mycket tid du har kvar.

Zen till gjort

I ett försök att effektivisera den planeringsprocess som människor använder varje vecka presenterade Leo Babauta sin Zen to Done-idé. Denna strategi följer tio enkla principer:

• Fånga idéer i ett dokument eller en anteckningsbok
• När det gäller din inkorg ska du fatta snabba beslut.
• Fastställ de viktigaste uppgifterna varje dag
• Utan distraktioner hanterar du dina uppgifter en efter en.Denna teknik kan du kombinera med Pomodoro tekniken.
• Se till att du gör en lista över saker att göra dagligen.
• Se till att allt är organiserat
• Se till att du granskar dina uppgifter och mål varje vecka.
• Lagra endast de uppgifter och mål som är viktigast.
• Skapa effektiva rutiner
• Se till att du brinner för det arbete du söker.

Zen to Done fokuserar på att identifiera de uppgifter som är viktigast för dig dagligen och förenkla dem, vilket gör att du kan hålla dig fokuserad och inte blir rörig.

Att arbeta hemifrån som ett livsstilsval

De problem som du stöter på när du arbetar hemifrån är kopplade till fördelarna. Du har ingen chef som tittar dig över axeln, vilket i sin tur innebär att det är frestande att ta en längre lunchrast eller sluta arbeta för att handla på nätet.

Att du kan utföra ditt arbete hemifrån betyder dock inte att ditt arbete inte är viktigt. För att få din egen unika erfarenhet kan du använda ovanstående strategier för att hålla dig fokuserad. Skapa en energigivande kontorspay där du kan hålla dig fokuserad, skapa en effektiv rutin och hålla dig på rätt spår genom att använda våra produktivitetshacks och tekniker.

När du arbetar hemifrån måste du hålla dig själv ansvarig, men genom att göra det kan du uppleva de fördelar och den frihet som följer med distansarbete.

Om författaren

Georgi Todorov är grundare av ThriveMyWay, en plats där entreprenörer, bloggare, SEO-specialister och frilansare på nätet kan hitta framgång på sitt eget sätt. Kolla in hans LinkedIn: Georgi Todorov och Twitter: @GeorgiTodorovBG-profil.