Hur optimerar du din SaaS-applikationsportfölj?

Introduktion

Organisationer förlitar sig i hög grad på SaaS-applikationer för att effektivisera verksamheten, öka produktiviteten och förbättra kundupplevelsen på dagens konkurrensutsatta marknad. Hanteringen av dessa appar förbises dock ofta.

Spridningen av SaaS-applikationer är uppenbar i företagen nu. Enligt en studie från Productiv förväntas det genomsnittliga antalet SaaS-applikationer som används i ett företag uppgå till 371 år 2023.

Källa

Men frågan är hur väl dessa applikationer kan hanteras?

Antalet SaaS-appar som en organisation använder spelar ingen roll; det viktiga är hur dessa appar påverkar organisationens säkerhet, intäkter och tillväxt om de inte hanteras på rätt sätt.

Så hur hanterar och optimerar du din SaaS-applikationsportfölj på ett effektivt sätt för att öka företagets framgångar? Den här bloggen guidar dig genom stegen för att uppnå denna optimering, och börjar med de negativa effekterna av ohanterade SaaS-appar på ditt företag.

SaaS-applikationer som inte hanteras: Vad gör det med ditt företag?

SaaS-applikationer som inte hanteras kan skapa säkerhetsproblem och ekonomiska bekymmer, vilket påverkar företagets resultat och tillväxt negativt. Ohanterad SaaS uppstår när företag inte har en konsekvent metod eller plattform för att hantera sina SaaS-appar.

Det inträffar när applikationer köps in och används av ett internt team eller en enskild användare utan tillsyn från IT- eller ekonomiteamen.

Ofta spåras dessa ohanterade appar med hjälp av felbenägna kalkylblad. Denna manuella metod för SaaS-hantering är varken effektiv eller produktiv. Det leder till komplexa problem som ökade utgifter, bristande efterlevnad och SaaS-utbredning.

Manuell hantering av SaaS-appar var tillräckligt när det handlade om färre än 50 applikationer, men det är olämpligt för organisationer med 200+ appar.

Med manuell hantering går du miste om många fördelar:

• En heltäckande bild av hela SaaS-portföljen
• Meddelanden om icke godkända inköp av applikationer
• Insikter om SaaS-kostnader på avdelningsnivå
• Analys av användningsmönster
• Effektiv tilldelning och borttagning av användare

Förstå riskerna med SaaS som inte hanteras

1. Ökade utgifter på grund av Shadow IT

Obehöriga SaaS-appar som köps med företagets kreditkort kan inte spåras effektivt. Detta leder till överkostnader och underutnyttjade licenser, vilket påverkar företagets resultat. \

2. Dubbla och underutnyttjade appar ökar

Dålig SaaS-hantering och brist på central insyn ökar antalet dubbla, kostnadsfria och överflödiga appar, vilket leder till dålig avkastning och säkerhetsproblem. \

3. Risker för datasäkerhet och efterlevnad

Appar som inte hanteras leder till säkerhetsöverträdelser och förlust av känslig information. Om en app inte är förenlig med gällande regelverk kommer det också att påverka din affärsverksamhet. \

4. Automatisk förnyelse

Eftersom SaaS som inte hanteras inte spåras av ekonomi- eller IT-avdelningarna kan avtalen förnyas automatiskt, vilket leder till ökade utgifter. \

5. Problem med effektivitet och produktivitet

Applikationer som inte hanteras skapar stuprör i kommunikationen, leder till dåligt samarbete och hämmar teamets produktivitet, vilket i slutändan påverkar affärsverksamheten.

Nu när du känner till konsekvenserna och riskerna med ohanterad SaaS, låt oss prata om enkla sätt att hantera och få ut det mesta av dina SaaS-applikationer effektivt.

Källa

5 sätt att optimera din SaaS-applikationsportfölj

Det snabba införandet av SaaS har medfört nya svårigheter och begränsningar för ledningen. För att lösa dessa problem presenteras här fem sätt att hjälpa företag att optimera sina SaaS-applikationsportföljer och få ut mesta möjliga av sina SaaS-appar:

Få fullständig insyn i applikationen

"MADX-studien rapporterar att brist på applikationsvisibilitet i SaaS-organisationer leder till underutnyttjade eller oanvända SaaS-applicenser. Nästan 1/3 av din SaaS kan gå till spillo; detta kan innebära hundratals, tusentals eller till och med miljontals dollar, beroende på storleken på ditt företag."

Organisationer måste få omfattande insyn i sin appstack för att kunna hantera SaaS-appar effektivt. Denna insyn hjälper IT- och ekonomiteamen att avgöra vilka appar som används, vem som använder dem och vad de används till.

Företag med sådan insyn kan undvika de negativa konsekvenserna av redundanta appar, otillåten användning av programvara och dålig resursallokering.

Beslutsfattare kommer att kunna optimera sin applikationsstack och eliminera redundans genom konsolidering och rationalisering av applikationer. Som ett resultat kommer SaaS-stacken att optimeras, vilket ökar affärsproduktiviteten och den operativa effektiviteten.

Förhindra skugg-IT

Enligt en rapport från Gartner kommer 41 % av de anställda att förvärva, modifiera eller skapa teknik utanför IT:s synlighet 2022, och Gartner förväntar sig att den siffran kommer att stiga till 75 % 2027.

Att köpa och använda SaaS-appar utan IT-avdelningens vetskap kallas för skugg-IT. Appar som införskaffats genom skugg-IT kan äventyra datasäkerheten, försvåra efterlevnadsarbetet och leda till fragmenterade arbetsflöden.

Att få 100 % insyn är den enklaste lösningen för att bekämpa skugg-IT. Företag kan förhindra att icke godkända eller icke sanktionerade appar kommer in i deras SaaS-portfölj genom att proaktivt övervaka dem och centralisera sin upphandlingsprocess.

Verktyg som CloudEagle kan skicka omedelbara varningar när de upptäcker obehöriga appar i systemet, vilket ger en proaktiv strategi för SaaS-hantering.

Analysera användningen av applikationer

Flexera uppgav att cirka 33% av utgifterna för SaaS-programvara underutnyttjas av teamet, vilket leder till dålig ROI.

Att analysera hur SaaS-appar används inom en organisation ger betydande insikter om optimering. Genom att mäta användaraktivitet och engagemang kan beslutsfattare avgöra vilka appar som ger mest värde och vilka som är underutnyttjade.

Denna datadrivna metod gör det möjligt för IT- och finansteam att fatta välgrundade beslut om licensallokering, så att de kan omfördela resurser mer effektivt.

Genom att analysera appanvändningen kan du se om appen verkligen hjälper medarbetarna att utföra de uppgifter som krävs. Om inte, gör dig av med den och hitta en ny app som ditt team tycker är användbar.

Dessutom ger det möjligheter till utbildning av medarbetare eller förbättrade processer för att maximera potentialen hos redan existerande appar.

Eliminera oanvända licenser eller applikationer

Underutnyttjande av licenser är ett stort problem för företag och leder till onödiga kostnader. Företag kan förhandla med leverantörer med hjälp av data om applikationssynlighet och användningsforskning.

Med kunskap om faktiska användningsmönster kan företag förhandla om licensvillkor som säkerställer att antalet licenser motsvarar den faktiska efterfrågan. Köp bara licenser baserat på efterfrågan; överköp leder till bortkastade investeringar och dålig ROI.

Ett annat smart sätt att optimera din stack är att konsolidera två eller flera applikationer till en. Om ditt marknadsföringsteam t.ex. använder OptinMonster för popup-fönster och säljteamet använder Mailchimp för e-postmeddelanden, kan du konsolidera dessa funktioner i HubSpot, som kan hantera båda uppgifterna.

Istället för två olika program för olika användningsområden kan du bara använda ett, vilket gör det enklare att spåra och minska programvarukostnaderna.

Detta förfarande minskar spill och främjar ett mer kostnadseffektivt och strategiskt tillvägagångssätt för inköp av programvara.

Använd en SaaS-hanteringsplattform

Du behöver en robust SaaS-hanteringsprogramvara med relevanta funktioner för att kunna utföra alla ovan nämnda strategier. Dessa plattformar ger 100 % insyn och centraliserad kontroll över applikationshanteringen, vilket underlättar processer som kontraktshantering, licensdistribution och spårning av förnyelse.

SaaS-hanteringsplattformar kan integreras med era interna SSO-, HRIS- och ekonomisystem. Dessa integrationer gör det möjligt för plattformen att se hela er SaaS-stack och organisera den tillsammans med era utgifter på ett och samma ställe.

Varför förlita sig på kalkylblad för att spåra applikationer när du har avancerade verktyg som kan upptäcka IT-skuggor när det händer? Dessa verktyg kan också hjälpa till att optimera era SaaS-appar utan att kräva mycket manuellt arbete.

Det ger inte bara insyn, utan även möjligheter till kostnadsoptimering genom att avslöja dubbla och överflödiga appar. Du kan analysera användningen, eliminera den och optimera din portfölj.

Slutsats

Att optimera sin SaaS-applikationsportfölj är viktigt för organisationer som använder ett brett spektrum av SaaS-applikationer, eftersom det kan få programvaruutgifterna att skjuta i höjden.

En effektivhantering av SaaS-applikationsportföljen är avgörande för att öka tillväxten, minska riskerna och säkerställa en effektiv drift. Att inte hantera portföljen på rätt sätt kan leda till slöseri med resurser, säkerhetsproblem, ökade kostnader och fragmenterade arbetsflöden.

I den här artikeln diskuteras fem enkla sätt att optimera app-portföljen: från synlighet för applikationer till att förhindra skugg-IT, övervaka konsumtion, optimera licensiering och välja en SaaS-hanteringsplattform. Det här är beprövade metoder som organisationer använder för att optimera sin portfölj.

En väl optimerad SaaS-applikationsportfölj fungerar som en drivkraft för företagets tillväxt, innovation och långsiktiga framgång.