Hur man optimerar SaaS-kostnaderna 2023

Introduktion

En nyligen genomförd studie av BetterCloud visade att användningen av SaaS-applikationer har ökat med 18%, med ett genomsnitt på 130 applikationer som används jämfört med 110 appar 2022.

Programvarukostnaderna har blivit de tredje högsta i en organisation, efter kostnader för anställda och kontorshyror. Detta visar att företagen använder SaaS-applikationer för att de är enkla att använda och anpassningsbara.

En rapport från Flexera visar dock att cirka 29% av SaaS-programvarukostnaderna underutnyttjas av teamet, vilket leder till dålig ROI.

Med tanke på den ekonomiska nedgången 2023 är det nu dags att fokusera på optimering av SaaS-kostnaderna innan det är för sent.

I den här artikeln undersöker vi hur organisationer spenderar för mycket pengar på SaaS och hur man optimerar programvaruutgifterna och ökar avkastningen.

Vad är optimering av SaaS-kostnader?

SaaS spend optimization avser de gemensamma åtgärder som en organisations IT- och ekonomiteam vidtar för att minska kostnaderna för SaaS-programvara. Det är en pågående process som fokuserar på analys av applikationsanvändning, licensutnyttjande, skugg-IT, spårning av förnyelser etc., med det slutliga målet att få ut maximalt värde från varje applikation.

Men innan ni diskuterar hur ni kan minska era programvarukostnader måste ni identifiera var ni spenderar för mycket pengar.

Fem sätt att spendera för mycket på SaaS

Skugg-IT eller inköp

Det innebär att anställda köper en SaaS-applikation med hjälp av ett företagskreditkort utan godkännande från IT- eller finansavdelningen. Gartners studie visade att 30-40% av programvarukostnaderna i en organisation härrör från skugg-IT på grund av missade förnyelser och dolda kostnader.

(Källa)

Inköp utöver behovet

Alla organisationer tenderar att förutse sin tillväxt och köpa överskottslicenser utöver sina behov. I slutändan kommer de flesta licenser att förbli oanvända, vilket leder till dålig ROI och onödiga utgifter.

Bristande synlighet för applikationer och utgifter

Den främsta anledningen till att företag spenderar för mycket pengar på SaaS är att de inte har fullständig insyn i de applikationer de använder och kostnaderna för varje applikation. Året är 2023 och vissa team använder fortfarande kalkylblad för att hantera SaaS-applikationer.

Missade förnyelser

Bristande insyn i utgifterna och kalkylbladsbaserad spårning leder till missade förnyelser, och SaaS-leverantörerna kommer att utnyttja tillfället och ta mer betalt. Skugg-IT-applikationer leder ofta till automatiska förnyelser, vilket leder till ökade utgifter.

Ekonomiteamet kommer inte att kunna identifiera dessa ökade utgifter eftersom de inte vet att appen finns i deras SaaS-stack.

Brist på prisjämförelser

Du kanske betalar för mycket för abonnemang om du inte vet vad dina kollegor betalar för liknande applikationer. Om du inte känner till de senaste prisriktmärkena kommer SaaS-leverantörerna att dra nytta av detta och ta mer betalt för applikationerna, vilket leder till överdrivna utgifter.

Optimera dina SaaS-kostnader 2023

Nu vet du hur organisationer spenderar för mycket pengar på SaaS, men visste du att allt du behöver är en enda lösning för att optimera dina SaaS-kostnader?

Ja, du behöver bara en SaaS spend management-plattform för att sänka kostnaderna för SaaS-applikationer och optimera din SaaS-portfölj.

Så här går det till:

Få fullständig insyn i SaaS

SaaS spend management-plattformar har ett omfattande integrationsbibliotek för att ansluta till en organisations SSO-, finans- och HRIS-system. Dessa integrationer gör det möjligt för plattformen att ge 100 % insyn i era SaaS-applikationer, leverantörer och respektive utgifter för varje användare, avdelning och kostnadsställen.

När IT-teamen får central insyn i SaaS-portföljen blir det enklare att hantera applikationerna och identifiera skugg-IT-appar och duplicerade appar. Alla obehöriga appar i stacken kan elimineras, vilket leder till ökade besparingar.

Ekonomiteamen kommer också att kunna se hur mycket varje avdelning spenderar på SaaS-applikationer. De kan använda utgiftsdata, jämföra dem med användningsdata och fatta rätt beslut om kostnadsoptimering.

Tips: Använd en SaaS-hanteringsplattform som täcker hela SaaS livscykel, från upphandling och förhandlingar till tillhandahållande, hantering och förnyelser.

Analysera användningsdata för din app

SaaS-hanteringsplattformar kan integreras direkt med SaaS-appar via API:er och ge korrekta insikter om användningen. Ekonomiteamen kan analysera dessa användningsdata för att identifiera underutnyttjade applikationer och beräkna ROI baserat på utgifterna.

Användningsinsikter visar teamets krav, hur de använder appen och hur många licenser som används. Du kan utnyttja de oanvända licenserna och omfördela dem till de användare som behöver dem, eller så kan du anpassa antalet licenser under förnyelseförhandlingarna och optimera SaaS-kostnaderna.

Genom att analysera användningsdata och dimensionera licenserna rätt kan du få ut maximalt värde av en applikation och öka din ROI.

Konsolidera applikationer eller leverantörer

Konsolidering av appar eller leverantörer har blivit den taktik som CFO:er och inköpschefer använder för att minska SaaS-kostnaderna. Appkonsolidering är en process där man identifierar överflödiga eller dyra applikationer som tjänar liknande syften och konsoliderar dem till en enda lösning.

För att illustrera detta kan vi tänka oss ett scenario där säljteamet använder Salesloft för säljaktivering, marknadsföringsteamet använder Mailchimp för e-postmarknadsföring och kundteamet använder Hubspot för CRM-ändamål.

Leverantörskonsolidering innebär att Salesloft och Mailchimp slås samman till Hubspot, som erbjuder omfattande funktioner för säljstöd, e-postmarknadsföring och CRM.

(Källa)

Genom att konsolidera dessa verktyg kan din organisation effektivisera verksamheten, förenkla SaaS-hanteringen och öka besparingarna inom SaaS.

Tips: Se till att du inte konsoliderar applikationerna hos dina långsiktiga och pålitliga leverantörer.

Automatisera förnyelse av avtal

Gör dig av med dina kalkylblad. De skickar inte proaktiva varningar om kommande förnyelser. Du behöver ett automatiserat system för hantering av förnyelser för att ligga steget före. Lyckligtvis kan en SaaS-hanteringsplattform hjälpa dig att automatisera avtalsförnyelser.

Automatiska förnyelser kan vara tråkiga. En plattform för förnyelsehantering skapar en förnyelsekalender baserat på avtalsdatumet och initierar arbetsflöden 90 dagar före deadline, vilket hjälper dig att förhindra automatiska förnyelser.

SaaS-hanteringsplattformar som CloudEagle kan integreras med Slack och skicka automatiska förnyelsevarningar 90 dagar innan förnyelsedatumet. Detta ger dig gott om tid att analysera din appanvändning och förbereda en förhandlingsstrategi för att få rätt storlek på dina licenser och optimera dina utgifter.

Kom ihåg att förnyelseförhandlingar ger dig möjlighet att förhandla med leverantören om att eliminera oanvända licenser, nedgradera prissättningsplaner baserat på användning och konsolidera leverantörer, så du måste vara vass i dina förhandlingar.

Tips: Om du planerar att omförhandla avtalet bör du inleda förhandlingarna tidigt eller meddela säljarna om ditt val innan uppsägningstiden löper ut.

Förbättra dina förhandlingar med prisriktmärken

Leverantörsförhandlingar spelar en viktig roll för hur framgångsrik processen för optimering av SaaS-kostnader blir. Skickliga förhandlingar kan leda till större kostnadsbesparingar för SaaS, medan otillräckliga förhandlingar oavsiktligt kan öka utgifterna.

Förnyelseförhandlingar gör det möjligt för er att anpassa era licenser, eliminera överflödiga applikationer baserat på omfattningen och omförhandla med en leverantör för att få rabatt eller en gynnsam prisperiod.

Men innan du inleder förhandlingar med SaaS-leverantörer bör du analysera prisriktmärken för att se vad dina kollegor betalar för en liknande applikation. Använd referenserna som hävstång för att förhandla fram förmånliga priser, rabatter eller ytterligare funktioner.

I vissa fall kan ditt upphandlingsteam vara överhopat med strategiska uppgifter och sakna tid att förhandla med leverantörerna. Oroa dig inte, du kan lägga ut dina förhandlingar på SaaS inköpsexperter .

Dessa assisterade inköpare fungerar som ert utökade upphandlingsteam. De analyserar era krav och er appanvändning, genomför marknadsundersökningar, identifierar de senaste prisriktmärkena och förhandlar med leverantörerna för er räkning för att säkra de bästa prisvillkoren och rabatterna.

Proffstips: SaaS-leverantörer är smarta; undvik att gå in i förhandlingar oförberedd, eftersom du lätt kan påverkas att betala mer än nödvändigt. Förbered en tydlig förhandlingsstrategi och gå sedan vidare.

Bonus

SaaS budgetering

Vi diskuterade de fem sätten att optimera SaaS-kostnaderna. Vi kan gå i god för dessa taktiker eftersom CFO:er, upphandlingschefer och verksamhetschefer världen över använder dem.

Men den bästa metoden är att hålla SaaS-stacken och utgifterna optimerade i stället för att i sista minuten försöka minska utgifterna efter att man förlorat kontrollen över dem.

Tips: Fokusera på operativ excellens snarare än kontinuerlig förbättring

För att uppnå operativ excellens måste du betona SaaS-budgetering. Få fullständig insyn, analysera användningen, förstå kraven och fördela budgeten i enlighet med detta till applikationer och team som behöver den.

• Sätt budgetgränser för varje avdelning.
• Genomföra regelbundna budgetrevisioner.
• Utnyttja och omfördela budgetar när så är nödvändigt.

Du behöver dock en SaaS-hanteringsplattform för att analysera användning, utgifter och fördela budgetar, så du får inte glömma att välja rätt plattform.

Proffstips: Samla alla intressenter för att förstå kraven innan budgeten fördelas för att undvika ineffektivitet.

Slutsats

Med tanke på den ekonomiska nedgången 2023 är det hög tid att organisationer fokuserar på att optimera sina SaaS-kostnader snarare än att köpa överskottsapplikationer eller licenser genom att prognostisera potentiell tillväxt.

Om du vet var du gör av med för mycket pengar blir processen för kostnadsoptimering av SaaS enklare. I den här artikeln ger vi konkreta tips som ekonomi- och IT-avdelningarna kan använda för att få fullständig kontroll över sina SaaS-kostnader.

Det är en cyklisk process, och med rätt SaaS-hanteringsplattform som CloudEagle kan du uppnå operativ excellens och öka ditt resultat.