Hur du ökar ditt teams produktivitet på distans

Intro

Trots all den uppmärksamhet som distansarbete hade fått före Coronavirus-pandemin, hade kontorsarbete flera fördelar som distansarbetet inte kunde bestrida.

En av de mest förbisedda fördelarna med kontorsarbete var att företagen kunde påverka sina anställdas prestationer. Oavsett om det innebär att en chef kan diskutera medarbetarnas problem eller ge dem incitament för att öka deras prestationer personligen, skapar distansarbete nya utmaningar för företag som vill öka produktiviteten i sina team.

Den senaste tidens övergång till distansarbete kan ha förändrat företagens sätt att se på produktivitet, men det är inte slutet. Med det sagt finns det många produktivitets- och tidshanteringshacks som du kan använda för att öka ditt teams produktivitet på distans. Så här kan du göra.

Definiera produktivitet för dina anställda

Produktivitet är den förmåga som en arbetstagare har att slutföra en viss uppgift framgångsrikt. Med andra ord handlar det om arbetseffektivitet; ju bättre en anställd kan fullgöra sitt ansvar, desto mer produktiv kommer han eller hon att vara.

Eftersom produktivitet är ett så generiskt och överanvänt ord måste du definiera vad det betyder för dina anställda i deras respektive arbetsuppgifter. Att dyka ner i statistik och fakta om produktivitet kan hjälpa dig och ditt team att få en bättre förståelse för hur man är produktiv. Dina anställda bör veta hur deras arbete spåras och bedöms så att ni kan diskutera potentiella förbättringar efteråt.

De mått som du använder för att mäta deras prestationer bör utgå från de ansvarsområden som definierades när du anställde dem och från dina affärsmål.

I bred bemärkelse kommer dina produktivitetsmätningar att baseras på någon av följande aspekter av dina anställdas arbete:

• Hur snabbt en viss uppgift slutförs i tid.
• Antalet uppgifter som slutförts under en viss tidsperiod.
• Kapaciteten att utföra en viss uppgift enligt en standardförfarande (SOP).
• Feedback från chefer, medarbetare och/eller kunder
• Tillgänglighet under arbetstid

Var och en av dessa egenskaper bör anpassas till varje anställds arbetsuppgifter.

För en kundtjänstmedarbetare kan produktivitetsmåttet vara kundnöjdhet, genomsnittlig samtalstid och antalet lösta ärenden. För en utvecklare kan mätvärdena vara levererad kod, kodförluster och den tid det tog att slutföra ett projekt. För en marknadsförare kan du använda kostnad per lead, kostnad per förvärv och antalet genererade leads.

Oavsett vilka mått ni använder, bör ni informera om deras produktivitetsmått innan ni sätter er ner för att diskutera deras prestationer.

Utveckla en tydlig policy för arbete hemifrån

Att arbeta hemifrån kan verka som en patentlösning för vissa, men verkligheten har visat att detta arbetsarrangemang har sina nackdelar. Buffers rapport 2019 State of Remote Work visade att de vanligaste problemen med distansarbete var att koppla bort arbetet efter arbetstid (22 %), ensamhet (19 %) och kommunikation (17 %).

Istället för att förbise dessa utmaningar måste du ta itu med dem genom att utveckla en policy för arbete hemifrån. Även om hemkontor har blivit vanliga på grund av pandemin, vill du ha en policy för arbete hemifrån som definierar fjärrarbetarnas förväntningar.

Policyn bör bland annat innehålla vilka verktyg dina anställda ska använda - programvara eller hårdvara - vilka tider de ska vara tillgängliga för kommunikation och hur de ska skydda sig själva och företaget.

Med tanke på de utmaningar som distansarbete innebär för de anställda bör din policy ta itu med dem proaktivt. Din policy för arbete hemifrån kan till exempel ange när en dag slutar eller dela med sig av offentliga online-evenemang där dina anställda kan mingla och komma i kontakt med varandra.

Din policy bör visa vilka olika kommunikationskanaler som finns, hur de ska användas och under vilka omständigheter. Du kan till exempel ha Slack för personlig och företagsgemensam kommunikation, e-post för mer specifik kommunikation, Zoom för samtal och Asana för projekthantering.

Som en policy bör ditt företag också betala bonusar till anställda som behöver nya datorer, snabbare internetanslutningar och kontorsrelaterad utrustning (t.ex. bord, stolar osv.).

Utveckla ett program för medarbetarengagemang

På grund av att distansarbete plötsligt har blivit standard - om än tillfälligt - kommer många anställda att känna av de utmaningar som det skapar djupare. Som en motvikt vill du utveckla ett program för att engagera medarbetarna för att se till att de är nöjda med sitt arbete.

En nyligen genomförd Gallupundersökning visade att 32 % av de tillfrågade kände sig engagerade i sitt arbete, medan de övriga 50 % och 17 % uppgav att de inte var engagerade eller inte engagerade.

Ett engagemangsprogram syftar till att knyta dina anställda till din organisation och höja deras nuvarande engagemangskänslor till de önskade, optimala nivåerna. Hög grad av engagemang hos de anställda har visat sig främja bibehållande, lojalitetskänsla och produktivitet på en och samma gång.

Till att börja med måste du göra undersökningar som visar vilken nivå det upplevda engagemanget ligger på. Fråga dina anställda:

• Hur känner du dig i din nuvarande roll?
• Vad skulle du vilja ändra på i ditt arbete?
• Hur nöjd är du med balansen mellan arbete och privatliv?

Bygg ditt engagemangsprogram baserat på en blandning av bästa praxis och lösningar för att åtgärda de problem som framkommer i dina undersökningar. Vanliga bästa metoder är att utveckla poängbaserade belöningsprogram, erbjuda friskvårdsprogram och främja nätverkande inom hela företaget.

Programmet bör också ta hänsyn till de anställdas feedback och visa att företaget bryr sig om deras känslomässiga och yrkesmässiga välbefinnande. Dela detta program öppet med befintliga och nyanställda medarbetare för att skapa rätt förväntningar från början.

Uppmuntra balans mellan arbete och privatliv

Buffers undersökning visar att balansen mellan arbete och privatliv är ett problem för distansarbetare. I en separat undersökning som gjordes på 1 004 heltidsanställda USA-baserade anställda konstaterades att 29 % av de distansanställda uppgav att de kämpar med balansen mellan arbete och privatliv, medan 31 % uppgav att de har behövt ta ledigt en dag för sin mentala hälsa.

Även om dina anställda teoretiskt sett kan stänga sina datorer när som helst är de flesta av dem ansvarsfulla människor som tar sitt jobb på allvar. För ditt företag kan detta låta som goda nyheter, men för dina anställda är denna attityd en stor belastning för deras produktivitet.

Ditt företag måste aktivt uppmuntra balansen mellan arbete och privatliv genom att förklara - eller tvinga, om det behövs - när dina anställda ska sluta arbeta, under vilka omständigheter och vilka tider de ska vara tillgängliga.

Det bästa sättet att göra distansarbetare nöjda är att låta dem själva bestämma sina arbetstider. Om de inte måste möta kunder i vissa tidszoner - tänk på en kundtjänstmedarbetare eller en säljare - kan de flesta anställda uppfylla de flesta, om inte alla, av sina skyldigheter när som helst.

Alternativt kan du säga till dem att de måste arbeta ett visst antal timmar samtidigt som de flesta arbetar, och låta dem fylla de övriga arbetstimmarna som de vill.

Överväg att dela med dig av produktivitetstekniker som uppmuntrar till att koppla bort arbetet, till exempel Pomodorotekniken. De kan också använda appar för tidsuppföljning som meddelar dem när de har arbetat ett visst antal timmar i följd.

En studie från det globala bemanningsföretaget Robert Half visar att arbetstagare som har en balans mellan arbete och privatliv är dubbelt så lyckliga, mer produktiva och mer lojala mot sina arbetsgivare än de som kämpar för att hitta en balans mellan arbete och privatliv.

Mät teamets produktivitet

De mätvärden som du använder för att följa dina anställdas arbetseffektivitet är grunden för dina produktivitetshöjande åtgärder. Detta är särskilt viktigt för distansarbetare som saknar direkta återkopplingsmekanismer som platsbaserade kontorsarbetare använder.

Anställda gillar att få feedback så länge den kommer från en objektiv och transparent analys och inte från personliga preferenser. Dina anställda kan använda denna feedback för att förbättra sin arbetseffektivitet, vilket i sin tur påverkar deras arbetstillfredsställelse och engagemang.

Ta de mätvärden du definierat, som förklarats tidigare i artikeln, och ange ett mål som dina anställda ska nå. Detta mål kan baseras på tidigare uppgifter, branschriktmärken eller interna diskussioner mellan chefer och anställda.

Definiera en tidslinje för att kontrollera varje anställds mätvärden - åtminstone kvartalsvis. Dela också upp varje mål i månads- och veckomål och be dina chefer att följa deras prestationer.

Analysera hur varje anställd uppnår sina mål och ge relevant feedback utifrån uppgifterna. Utarbeta en plan för att förbättra om en anställd eller ett team missat sina mål, och erbjud offentligt stöd när de överskrider dem.