Hur du säkerställer affärsmässig efterlevnad år 2024: Verktyg som hjälper dig att ligga steget före

Intro

Låt oss inse det - att hålla jämna steg med affärsreglerna kan kännas som en jongleringsuppgift. Mellan ändrade skatteregler, lagar om dataskydd och branschspecifika riktlinjer är det lätt att bli överväldigad.

Men så här ligger det till: att följa reglerna handlar inte bara om att bocka av rutor på en imaginär checklista för ditt företag. Det handlar om att skydda ditt företag från böter, upprätthålla förtroendet hos dina kunder och se till att verksamheten fungerar smidigt.

Idag har företag inte råd att förlita sig på manuella processer. Verktyg för regelefterlevnad är vägen framåt. Med tanke på hur AI-drivet många saker har blivit idag bör företag inte hamna på efterkälken.

Du bör se till att ditt företag följer spelreglerna. I den här artikeln går vi igenom vad efterlevnad innebär, varför det är viktigt, riskerna med att ignorera det och vilka verktyg som kan hjälpa dig att hålla dig på topp.

Vad är Business Compliance?

Tänk på affärsefterlevnad som de skyddsräcken som håller din verksamhet säker och laglig. Det handlar om att följa de regler och förordningar som gäller för ditt företag - oavsett om det handlar om arbetsrätt, krav på datasekretess eller krav på finansiell rapportering. Det svåra är att hålla jämna steg med reglerna, eftersom de inte är huggna i sten.

Compliance innebär att du måste hålla dig medveten om dessa förändringar och se till att ditt företag alltid är på den säkra sidan. Ditt mål är att undvika böter, behålla kundernas förtroende intakt och driva ett företag som fungerar lagligt och korrekt.

Varför behöver ditt företag automatiserade verktyg för regelefterlevnad?

Att försöka följa reglerna utan rätt verktyg är som att försöka springa ett maratonlopp i flip-flops. Det är möjligt att avsluta maratonloppet, men förvänta dig inte att vara med i rankingen. Du kommer förmodligen också att åsamka dig själv onödig smärta längs vägen.

Varför skulle du vilja ha den typen av smärta, eller hur? Så för att komma vidare behöver du automatiserade efterlevnadsverktyg. Dessa verktyg tar bort en stor del av huvudvärken från att hantera regler. Här är varför de är så viktiga:

Komplexiteten i regleringar

Regelverk ändras snabbt. Bara förra året uppgav mer än hälften av företagen att de hade svårt att hålla jämna steg med nya regler - särskilt när det gäller dataskyddslagar som den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Automatiserade verktyg uppdateras i realtid, så att du inte behöver oroa dig för att missa viktiga förändringar.

Integration mellan olika avdelningar

Regelefterlevnad finns inte på en enda avdelning. HR, ekonomi, IT - alla är inblandade. Automatiserade system ser till att alla delar av ditt företag är synkroniserade. Detta hjälper dig att uppfylla kraven över hela linjen utan krångel.

Övervakning i realtid

Vore det inte bra att få en förvarning när något håller på att gå fel? Automatiserade efterlevnadsverktyg gör precis det. De ger varningar i realtid om du är nära att bryta mot en regel så att du kan åtgärda det innan det blir ett problem.

Konkurrensfördelar

Kunderna lägger allt större vikt vid vilka företag som följer reglerna. Enligt en NielsenIQ-rapport från 2022 föredrar faktiskt över 80 % av konsumenterna att arbeta med företag som är transparenta med sina processer. Automatiserade verktyg hjälper dig att bygga upp det förtroendet - och förtroende leder till lojalitet och långsiktig framgång.

Riskerna med bristande efterlevnad: Böter, skadat rykte och driftsstörningar

Att inte följa reglerna är inte bara riskabelt - det är också dyrt. Bristande efterlevnad kan drabba dig från alla håll, med konsekvenser som sträcker sig från ekonomiska påföljder till skadat kundförtroende.

En studie från 2017, True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, av GlobalScape och Ponemon Institute, visade att den genomsnittliga årliga kostnaden för bristande efterlevnad för företag uppgick till 14,8 miljoner USD. Det är 45 % högre än 2011 och betydligt dyrare än den genomsnittliga kostnaden för efterlevnad på 5,5 miljoner dollar.

Det här scenariot visar hur kostnadseffektiv efterlevnad av lagar och regler kan vara. Det hjälper dig att undvika de tre största riskerna:

Böter och rättsliga problem

Böter och juridiska problem är inte bara smällar på fingrarna. De är allvarliga problem som potentiellt kan kosta dig miljoner. Ta till exempel GDPR (General Data Protection Regulation) i Europa. Om du gör ett misstag kan du få böter på upp till 20 miljoner euro eller 4 % av din globala omsättning, beroende på vilket som är högst.

Skadat rykte

I dagens värld betyder ditt varumärke allt. Ett enda problem med efterlevnaden kan äventyra ditt företags rykte.

Tänk på att kunderna idag värdesätter sin integritet mer än någonsin tidigare. De vill veta om deras uppgifter är säkra hos dig. Om det kommer ut att du har varit för slapp när det gäller att skydda deras personliga information kan de börja fönstershoppa för dina konkurrenter.

Operativ huvudvärk

När bristande efterlevnad uppmärksammas kan det leda till att verksamheten avstannar. Du är till exempel redo att lansera din nya produkt. Marknadsföringsteamet är taggat och alla är redo att köra igång. Men plötsligt dyker det upp problem med efterlevnaden. Plötsligt stannar allt upp. Det skulle vara en stor besvikelse för både dig, dina anställda och dina kunder.

Vilka är de viktigaste områdena inom Business Compliance?

Compliance är inte en fråga som passar alla. Det omfattar flera områden beroende på din bransch. Här är de viktigaste områdena som företag måste hålla koll på:

Skydd av personuppgifter

Dataskyddsregler som GDPR (General Data Protection Regulation) och California Consumer Privacy Act (CCPA) kräver att företag hanterar kundinformation på ett ansvarsfullt sätt. Detta inkluderar att göra följande steg:

1. Få kundernas samtycke till datainsamling.
2. Skydda de insamlade uppgifterna med kryptering.
3. Meddela kunder i händelse av intrång.

Miljöbestämmelser

Om ditt företag har någon miljöpåverkan (och det har de flesta) måste du följa regler kring saker som koldioxidutsläpp, avfallshantering och miljövänliga metoder. Hållbarhet är inte bara bra för planeten - det håller på att bli ett regulatoriskt måste.

Enligt PwC:s undersökning Voice of the Consumer 2024 är 9,7% av konsumenterna beredda att betala högre priser för hållbara produkter och varor. Detta är i linje med förra årets undersökning, som visade att 9,8% var villiga att betala högre priser för hållbarhet.

Finansiell rapportering och revision

Att ha ordning och reda i bokföringen är inte bara smart - det är ett lagstadgat krav. Myndigheter förväntar sig korrekt finansiell rapportering och många företag måste förbereda sig inför revisioner. Genom att automatisera den finansiella efterlevnaden kan du slippa uppgifter och problem i sista minuten.

Branschspecifika föreskrifter

Vissa branscher har extra regler att följa. Till exempel måste vårdgivare följa HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) för att skydda patientuppgifter. På samma sätt måste finansinstitut uppfylla AML-kraven (Anti-Money Laundering) för att förhindra bedrägerier.

Hur HR-programvara kan effektivisera efterlevnaden av lagar och regler

Om du tror att regelefterlevnad bara är en ekonomisk eller juridisk fråga, tänk om. HR spelar också en viktig roll. Tack och lov kan HR-programvara göra det mycket enklare att hantera efterlevnad.

Automatisering av dokumentation och rapportering

HR-verktyg kan automatiskt generera rapporter och hålla dina register uppdaterade, så att du alltid är förberedd för revisioner och inspektioner.

Efterlevnad av arbetsrätt - enkelt

HR-verktyg hjälper dig att följa arbetslagstiftningen, från att spåra arbetstid till att garantera lika lön. System med inbyggda kontroller gör det enkelt att upptäcka potentiella överträdelser innan de blir ett problem.

Compliance-verktyg för finansiell rapportering

Finansiell efterlevnad är ett område där automatisering verkligen fungerar. Låt oss titta på hur finansiella verktyg kan hålla dig på rätt spår:

Håll dig uppdaterad om förändringar i skattelagstiftningen

Skattelagstiftningen kan ändras snabbt, särskilt i stater som Kalifornien där reglerna uppdateras ofta. Lönesystem som är utformade för företag i Kalifornien, till exempel EarnPayroll, hjälper dig att ligga steget före genom att automatiskt tillhandahålla uppdateringar om nya skatteregler. Detta säkerställer att dina deklarationer alltid är korrekta och att du uppfyller de senaste lagkraven som gäller i Kalifornien.

Fånga upp fel innan de blir problem

Misstag sker - men de behöver inte leda till böter. Automatiserade finansiella verktyg använder algoritmer för att upptäcka fel. Dessa algoritmer kan upptäcka problem som det mänskliga ögat kanske missar. Du kan åtgärda eventuella fel omedelbart innan du skickar in din rapport.

Revisionsberedd lagring i molnet

Genom att lagra finansiella dokument i molnet hålls allt organiserat och tillgängligt för revisioner. Molnlagring garanterar inte bara efterlevnad utan skyddar också dina register med förstklassig säkerhet. Du kan komma åt dina dokument när som helst och var som helst på ett säkert sätt.

Verktyg för efterlevnad av dataskydd och säkerhet

Med allt fler dataintrång har företag inte råd att snåla med säkerheten. Här är några verktyg som du måste ha för att uppfylla kraven på dataskydd:

Cybersäkerhetsverktyg för att hålla sig kompatibel

Att följa datalagstiftningen innebär mer än att bara låsa in data - det kräver ständig övervakning. Cybersäkerhetsverktyg hjälper dig att upptäcka hot i realtid och ligga steget före cyberrisker. Du kan förhindra potentiella identitetsstölder och andra problem som kan uppstå till följd av cyberattacker.

Det finns verktyg som hjälper dig att följa Fair Credit Reporting Act (FCRA) när du hanterar kreditinformation om kunder. FCRA-överensstämmelse är avgörande för att lagligt rapportera korrekt kreditinformation.

Compliance kanske inte är den mest spännande delen av att driva ett företag, men det är definitivt en av de viktigaste. Den goda nyheten är att du inte behöver ta itu med det ensam. Automatiserade verktyg kan göra efterlevnaden enklare.

Med rätt verktyg på plats kan du undvika kostsamma misstag. Du kan fokusera på att bygga upp ett förtroende hos dina kunder och utveckla ditt företag. Idag handlar efterlevnad inte bara om att undvika problem. Det handlar om att skapa förutsättningar för långsiktig framgång.