Hur man effektivt förhindrar tidsstöld på arbetsplatsen

Introduktion

Benjamin Franklin, en av USA:s grundare, var många saker - författare, framgångsrik affärsman, tryckare, filantrop, politiker och uppfinnare.

I en av sina essäer - "Advice to a Young Tradesman" - skrev han: "Kom ihåg att tid är pengar."

Franklin skulle ha roats av att veta att hans råd till unga hantverkare fortfarande är relevanta efter 275 år, särskilt för organisationer som vill ta itu med problemet med "tidsstöld" och samtidigt utnyttja de anställdas tid på bästa möjliga sätt.

Tidsstölder bland anställda är en stor utmaning för organisationer som ständigt vill förbättra produktivitetsnivåerna på arbetsplatsen. Om man inte tar itu med problemet kan det leda till vinstförluster och påverka organisationens tillväxtutsikter och till och med dess långsiktiga hållbarhet.

När organisationer undersöker orsakerna till låg produktivitet bland medarbetarna måste de ta reda på om deras anställda medvetet eller omedvetet ägnar sig åt tidsstöld. Den här bloggen hjälper dig att förstå allt om tidsstöld, hur anställda ägnar sig åt sådana metoder och hur du som arbetsgivare kan förhindra dem.

Vad är tidsstöld?

Bildkälla

Tidsstöld innebär helt enkelt att anställda förskingrar arbetstid, antingen genom att medvetet eller omedvetet låtsas arbeta och ägna sig åt icke-arbetsrelaterade aktiviteter. På så sätt får de anställda betalt för timmar som de inte har arbetat, vilket leder till minskad produktivitet och sämre resultat för organisationen.

Tidsstöld kan verka trivialt och till och med svårt att förstå eftersom det inte är som stöld av material. Vi är vana att tänka på stöld som den fysiska förlusten av egendom eller tillhörigheter. Det är därför organisationer kan tycka att det är svårt att helt förstå konturerna av tidsstöld och dess inverkan på deras affärsresultat.

Det är dock en form av tjänstefel som kan leda till en enorm förlust av organisationens produktion och intäkter, särskilt för större organisationer med ett betydande antal anställda.

Låt oss förstå detta med ett exempel på en organisation med 700 anställda. Om varje anställd stjäl eller förskingrar 30 minuter om dagen förlorar organisationen 21 000 minuter eller 250 timmars produktiv tid varje dag!

Dessa siffror kan bli till hundratusentals arbetstimmar och miljontals dollar i monetära belopp, vilket understryker hur tidsstöld kan påverka affärsresultatet och till och med äventyra organisationens hållbarhet på längre sikt.

Nu när vi har förstått vad som utgör tidsstöld ska vi titta på några sätt som anställda stjäl tid från sina arbetsgivare.

Sju sätt för anställda att stjäla tid

Uppfinningsrikedomen känner inga gränser, och det finns en uppsjö av sätt som anställda kan använda för att stjäla tid. Nedan har vi dock listat de sju välkända sätt på vilka anställda stjäl tid från sin organisation.

1. Automatisering av musen

Ett av de mest effektiva sätten att lura tidsregistreringsprogram är att använda en automatiserad mus. Medarbetarna kan placera en musburk ovanpå en batteridriven eller fjärrstyrd enhet, som de kan använda på avstånd.

På så sätt fortsätter musen att sväva över skärmen med regelbundna och fördefinierade intervall, som användaren anser lämpliga, och håller datorskärmen aktiv. Eftersom programvaran för tidsregistrering förutsätter att användaren är aktiv, kan den inte registrera någon misstänkt aktivitet och rapportera tidsstöld.

2. Öppna flera små fönster

Ett annat effektivt och enkelt sätt att stjäla tid är att öppna flera små fönster på datorskärmen. Med hjälp av sådana fönster kan medarbetarna surfa på Internet, chatta med sina vänner eller till och med handla online. Samtidigt håller de huvudfönstret öppet för kontorsrelaterade aktiviteter. Eftersom vissa typer av program för tidsregistrering på nätet spårar helskärmsfönstret kan dessa luras att registrera anställda som arbetar aktivt med kontorsrelaterade uppgifter.

3. Timing av skärmdumpsprogramvaran

För att använda detta trick krävs vissa kunskaper om operativ programvara, särskilt förmågan att kringgå eller knäcka den programkod som används för att spåra anställda. Anställda kan hacka tidsregistreringsprogrammet för att urskilja det tidsintervall under vilket programmet tar en skärmdump av användarens datorskärm.

Denna information kan hjälpa dem att tidsbestämma sina aktiviteter på ett sätt som gör att tidsregistreringsprogrammet registrerar dem som verksamma i tjänsten. Under tiden kan den anställde bekvämt surfa på Internet eller ägna sig åt icke-arbetsrelaterade uppgifter under gapet mellan de två skärmdumparna.

4. Använda flera bildskärmar

Vissa anställda ansluter sina bärbara datorer till flera andra monitorer/skärmar via USB-kablar. På så sätt kan de använda flera fönster samtidigt medan de använder huvudfönstret för kontorsrelaterade uppgifter. Tyvärr är det inte många tidrapporteringsprogram på marknaden som kan identifiera och spåra flera bildskärmar.

Denna brist gör det möjligt för vissa anställda att stjäla arbetsgivarnas tid.

5. Manipulation av programvarukoden

Det är ett mer ovanligt sätt att lura tidsregistreringsprogramvaran. Anställda som är duktiga på teknik och programvara kan dock utnyttja tidsregistreringsverktyg genom att göra ändringar i programkoden.

Vissa mjukvaruverktyg för tidsregistrering är känsliga för hackning och manipulering, vilket skapar en möjlighet för anställda att förändra sitt arbetssätt. På så sätt registrerar sådana verktyg felaktig information, som i förväg matas in av de anställda.

6. Stansning av kompis

Bildkälla

Buddy punching som ett sätt att lura arbetsgivare om anställdas användning av arbetstid har funnits sedan begreppet tidsregistrering kom i förgrunden. Buddy punching innebär närvaro genom ombud, där någon annan anställd markerar närvaron för sina kollegors räkning.

Organisationer har dock till stor del stoppat denna form av tidsstöld genom att införa biometriska närvarosystem, där anställda registrerar sin närvaro med hjälp av näthinneskanningar, fingeravtrycksskanningar, ansiktsigenkänningssystem etc.

7. Överdriven icke-produktiv internetsurfning

Att surfa på Internet är naturligt och anställda besöker Internet ibland för att söka eller bekräfta information eller för att få insikter i ett ämne som de sannolikt kommer att ta upp med sina kunder, chefer eller kollegor. Överdriven internetsurfning, särskilt för icke-produktiva uppgifter som att svara på personliga e-postmeddelanden, shoppa online eller läsa om icke-arbetsrelaterade ämnen, kan dock leda till att produktiv arbetstid går förlorad.

Vissa anställda kan också surfa meningslöst på Internet under kontorstid medan de låtsas leta efter relevant information relaterad till vissa officiella uppgifter. För att hantera sådana scenarier kan du behöva arbeta med att inspirera dina anställda på olika sätt för att förbättra deras prestationer.

Tidsstöldernas inverkan på företagen

Branschresultat tyder på att tidsstöld fortfarande är en allvarlig källa till intäktsläckage för organisationer. En branschrapport visade till exempel att tidsstölder orsakade en årlig förlust på mellan 20 och 50 miljarder US-dollar för amerikanska organisationer.

Samtidigt förlorar företag globalt mer än 400 miljarder USD i förlorad produktivitet på arbetsplatsen! Det här är allvarliga siffror och en källa till oro för organisationer som genomgår flera kriser, t.ex. en turbulent arbetsmarknad och oinspirerande makroekonomiska indikatorer på viktiga marknader.

Hur man stoppar tidsstöld

Nedan nämns några sätt på vilka organisationer kan stoppa tidsstöld.

1. Öka engagemanget bland medarbetarna

En färsk branschrapport bekräftar att medarbetarnas engagemangsnivåer ligger kvar på en historiskt låg nivå. Endast en femtedel eller 21% av den globala arbetskraften identifierar sig som aktivt engagerade. Under tiden ökade medarbetarnas stress med 44% under 2022, vilket var ännu högre än siffrorna för 2021.

Den plötsliga övergången till distans- och hybridarbetsplatser har påverkat balansen mellan arbete och privatliv och lett till ökad utbrändhet. Sådana utmaningar har påverkat medarbetarnas förmåga att fokusera på kontorsrelaterade uppgifter och balansera sina privata och professionella liv. För att hantera detta måste organisationerna spendera tid med medarbetarna för att förstå orsakerna bakom deras låga produktivitet och behovet av att använda sätt att fuska med tidsregistreringsprogramvaran.

Engagerade medarbetare är mindre benägna att slösa bort sin arbetstid på icke-produktiva uppgifter och skapar större värde för organisationen. För att uppnå detta kan arbetsgivare genomföra olika aktiviteter för att engagera medarbetarna, öka produktiviteten och bidra till att minska problemet med tidsstöld.

2. Kommunicera effektivt

Effektiv kommunikation är viktigare än någonsin, särskilt när personliga möten blir allt ovanligare och distansarbete blir allt vanligare. Organisationer bör inte bara kommunicera effektivt för att engagera medarbetarna utan också för att hjälpa dem att förstå behovet av tidsregistreringssystem.

Organisationerna måste få sina anställda att förstå att syftet med att använda sådana tidsregistreringsmekanismer inte är att detaljstyra dem, utan att ge dem mer handlingsinriktade insikter om hur de kan få möjlighet att utföra mer värdefulla uppgifter. Företagsledare måste ta ledningen och hjälpa till att institutionalisera sådana metoder i hela organisationen genom att agera som förändringsaktörer.

Läs också: 5 effektiva verktyg för internkommunikation som förbättrar ditt företags arbetsflöde

3. Ombord på en programvara för tidsregistrering

Bildkälla

Att införa en programvara för tidrapportering är ett strategiskt steg för företag som vill öka produktiviteten och förebygga tidsstölder. Genom att använda ett tidrapporteringsverktyg som Replicon kan organisationer noggrant övervaka medarbetarnas arbetstid och aktiviteter, vilket minskar risken för tidsstöld. Dessa avancerade lösningar ger insikter i realtid om uppgifter och projekttidslinjer, vilket säkerställer ansvarsskyldighet och transparens på arbetsplatsen. Vissa av dessa verktyg erbjuder AI-drivna tidrapporter och mobila tidrapporter som hjälper organisationer att registrera tid och närvarodata, boka ledighet och hantera arbetsscheman effektivt när som helst och var som helst.

4. Möjliggör flexibla arbetstider

Bildkälla

Arbetsgivare kan hjälpa anställda att få ett bättre arbetsliv genom att möjliggöra flexibla arbetstider. Flexibla arbetstider kan hjälpa medarbetarna att hantera sina privatliv och ansvarsområden på ett sätt som gör att de inte behöver ljuga om att de är online under "fasta" tider eller hitta på geniala sätt att lura tidsregistreringsprogramvaran.

På så sätt kan de fokusera på sitt arbete och leva ett mer stressfritt liv, vilket ökar deras produktivitet och gynnar organisationen i det långa loppet genom att hjälpa dem att vinna det pågående kriget om talanger!

Du kan prova flextidsarrangemang där anställda kan arbeta ett visst antal timmar men välja när de vill arbeta eller till och med prova komprimerade arbetsveckor som 4/10, 9/80 eller 2-2-3 som gör det möjligt för anställda att utföra sina arbetsveckor på mindre än de vanliga fem dagarna för att få mer ledighet där de kan utföra sina personliga aktiviteter.

5. Fokus på resultat

Organisationer behöver utveckla en kultur där medarbetare och chefer fokuserar på resultat snarare än den tid som läggs på ett projekt eller en uppgift. Detta kan vara en förändring från det etablerade paradigmet där "spenderad tid" anses vara måttstocken för produktivitet.

Sådana förändringar kräver dock långsiktiga insatser och engagemang, eftersom kulturella förändringar tar lång tid att manifestera.

6. Flitig revision

Att granska hur medarbetarna spenderar sin tid kan ge djupa insikter i organisationsövergripande trender, som ledare kan använda för att skapa färdplaner för förbättringar. En organisation kan t.ex. automatisera administrativa uppgifter om medarbetarna ägnar mer tid åt administrativa aktiviteter än åt affärskritiska uppgifter.

Slutsats {#slutsats}

De senaste åren har varit omtumlande för organisationer över hela världen. Minskade vinstmarginaler, en avsevärd minskning av kundernas utgifter, ett rasande krig om talanger och ökande kostnader för personalresurser kräver ett skarpt öga på sätt att täppa till intäktsläckage. Och att ta itu med problemet med tidsstöld bland anställda är ett enkelt men mycket effektivt sätt att förbättra slutresultatet.