Hur man skapar en bra kultur för distansarbete

Intro

Distansarbete blir en populär trend i takt med att tekniken utvecklas. När man väljer att arbeta på distans kan de anställda utföra sitt arbete var som helst i världen så länge de har en internetuppkoppling. Detta kan vara ett utmärkt alternativ för dem som vill resa eller arbeta hemifrån och för företag som vill spara på kontorsutrymme.

Det är dock inte alltid lätt att skapa och upprätthålla en trevlig distansarbetsupplevelse. I det här blogginlägget ger vi några tips för att skapa en positiv arbetsmiljö på distans.

Vad är kultur för distansarbete och varför är det viktigt?

Kultur för distansarbete kan definieras som en uppsättning gemensamma värderingar, uppfattningar och metoder som formar hur en organisations anställda arbetar och samarbetar på distans. Den omfattar allt från hur gruppmedlemmarna kommunicerar till vilka resurser de använder för att få sitt arbete gjort.

Att skapa en stark kultur för distansarbete är viktigt av flera skäl. För det första kan det hjälpa dig att attrahera och behålla de bästa talangerna. På dagens konkurrensutsatta arbetsmarknad söker fler anställda efter företag som erbjuder flexibla arbetsformer. Enligt en undersökning från CompareCamp skulle 76 % av arbetstagarna gärna stanna kvar på ett företag som erbjuder ett sådant schemaalternativ.

(Bildkälla)

För det andra kan det öka de anställdas produktivitet, eftersom det ökar deras lycka med så mycket som 20 procent, enligt en nyligen genomförd studie. När teammedlemmarna känner sig kopplade till företaget och varandra och har de resurser de behöver för att göra sitt jobb bra, är det mer sannolikt att de är produktiva.

Slutligen kan det indirekt påverka kundnöjdheten. Nöjda medarbetare leder till nöjda kunder, så det ligger i ditt intresse att skapa en arbetsmiljö på distans som stödjer nöjda medarbetare.

11 tips för att bygga upp en kultur i en distansarbetsmiljö

Vi har sett att distansarbete kan vara en win-win-win-situation för en organisation, dess anställda och kunder, men bara om man har en bra grundförutsättning för förväntningarna. Så nu ska vi ta en titt på några av de sätt på vilka detta kan åstadkommas.

1. Definiera företagets kärnvärden

Grundläggande värderingar är de vägledande principer som kommer att forma hur ditt team arbetar tillsammans. När teammedlemmarna vet vad ditt företag står för har de bättre förutsättningar att fatta beslut som överensstämmer med vad som förväntas av dem.

• Välj några (2-5) värden som är viktiga för ditt företag.
• Dokumentera vad varje värde innebär i konkreta termer.
• Dela med dig av dessa värderingar till ditt team och se till att alla är på samma sida.

Några exempel på kärnvärden för distansarbete är öppen kommunikation, snabb återkoppling och ömsesidig respekt.

2. Underskatta inte vikten av introduktion

Bara för att de anställda arbetar på distans betyder det inte att du kan hoppa över introduktionsprocessen. Det är faktiskt ännu viktigare att ha ett väldefinierat system för att hjälpa nyanställda att känna sig bekväma och trygga i sin nya roll från början.

När du tar in medlemmar i ett fjärrstyrt team ska du se till att inkludera följande:

• En introduktion till företagets kärnvärden: Hjälp nya medarbetare att förstå vad företaget står för och hur de kan bidra.
• En rundtur i dina verktyg för distansarbete: Ge nya teammedlemmar en rundtur i de verktyg som ni använder.
• En översikt över dina förväntningar: Förklara hur du förväntar dig att gruppmedlemmarna ska kommunicera och arbeta tillsammans.

3. Se till att alla känner till dina förväntningar

När anställda arbetar på distans är det viktigt att fastställa tydliga förväntningar för att se till att arbetet blir gjort och att tidsfristerna hålls. Ett sätt att göra detta är att upprätta dagliga eller veckovisa check-ins, antingen via videosamtal eller telefonsamtal. På så sätt kan du kontrollera framstegen, svara på eventuella frågor och ge feedback. Ditt team bör också förstå vilka uppgifter som måste slutföras och när. Detta kan göras genom att skapa en detaljerad projektplan med specifika tidsfrister för varje uppgift. Genom att ställa upp tydliga förväntningar och upprätta regelbunden kommunikation kan du hantera ditt distansteam på ett mer produktivt sätt.

4. Uppmuntra social interaktion

Kommunikation och samarbete är nyckeln till ett framgångsrikt team. Om du uppmuntrar lagmedlemmarna att kommunicera regelbundet och öppet kan du se till att alla är på samma sida och arbetar mot samma mål. Kom ihåg att både arbetsrelaterad och informell kommunikation är viktig för att bygga upp en nära relation mellan teammedlemmarna, så avskräck inte samtal utanför arbetet och informellt engagemang.

(Bildkälla)

Samarbete mellan teammedlemmarna är också viktigt eftersom det gör det möjligt att få med sig olika idéer och perspektiv till bordet. Detta hjälper dig att bygga ett mer sammanhängande och produktivt team.

5. Respektera varandras tid

Om gruppmedlemmarna arbetar i olika tidszoner är det viktigt att respektera varandras scheman. Detta innebär att man inte förväntar sig att alla ska vara tillgängliga samtidigt och att man har förståelse om någon måste ta ett samtal utanför arbetstid. En annan viktig faktor är att inte göra dina virtuella möten längre än de behöver vara. Se till att varje möte tar upp specifika frågor eller uppdaterar teamet om framstegen. På så sätt håller man alla på rätt spår och undviker onödiga distraktioner.

(Bildkälla)

6. Främja balansen mellan arbete och privatliv

I dagens snabba värld är det viktigare än någonsin att främja en sund balans mellan arbete och privatliv. Genom att uppmuntra de anställda att ta pauser, sätta rimliga tidsfrister och erbjuda möjligheter till flexibla arbetsarrangemang kan arbetsgivare hjälpa till att förebygga utbrändhet och minska stressnivåerna. Detta kan i sin tur leda till ökad arbetstillfredsställelse, ökad produktivitet och minskad sjukfrånvaro.

Genom att främja en god balans mellan arbete och privatliv kan arbetsgivare dessutom visa sina anställda att de värdesätter deras välbefinnande. Detta kan bidra till att skapa en positiv kultur på den virtuella arbetsplatsen och förbättra personalbindningen.

7. Gör feedback till en prioritet

En kultur med regelbunden återkoppling är viktig för alla fjärrstyrda team. När gruppmedlemmarna ger och får feedback regelbundet kan de identifiera problem och hitta sätt att förbättra sitt arbete, så planera regelbundna möten med gruppmedlemmarna för att ge feedback och vägledning. Dessutom kan du uppmuntra teammedlemmarna att ge varandra informell feedback.

Det är dock viktigt att komma ihåg de grundläggande reglerna för feedback: den ska komma i rätt tid, vara specifik, handla om beteendet och inte om personen. Feedback bör också ges på ett konstruktivt sätt, i syfte att hjälpa personen att förbättra sina prestationer. Kom ihåg det gamla ordspråket: beröm offentligt, kritisera privat.

8. Fira framgångar

När teammedlemmarna känner sig uppskattade är de mer motiverade att göra sitt bästa arbete. Det finns några sätt att visa uppskattning för ditt team, till exempel:

• Erkänn individuella prestationer, oavsett om det sker på ett gruppmöte eller i ett e-postmeddelande till hela företaget.
• Anordna regelbundna evenemang för att knyta ihop teamet, till exempel virtuella spelkvällar eller happy hours. Dessa evenemang är ett utmärkt sätt att visa ditt team att du uppskattar dem.
• Ge bonusar och belöningar till lagmedlemmar som gör mer än vad de kan. Det visar dem att deras hårda arbete uppmärksammas och uppskattas.

9. Tillhandahålla utbildning och resurser för inlärning.

Att investera i företagsutbildning lönar sig i form av en mer produktiv och effektiv arbetskraft. Det är sant att vissa människor kan arbeta effektivt utan hjälp, men andra kan behöva viss vägledning för att vara produktiva. Genom att ge de anställda de verktyg och den kunskap de behöver för att lyckas kan du skapa en miljö där alla kan bidra till företagets framgång. Genom att erbjuda stöd och råd bygger du dessutom upp förtroendefulla relationer med dina anställda, vilket kan förbättra moralen och lojaliteten.

Det finns två typer av yrkesutbildning - extern och intern. Extern utbildning omfattar lokala och internationella konferenser, online-kurser och möten. Du kan också odla en kultur av intern utbildning, för vilken det hjälper att veta hur man spelar in skärmen på Mac eller Windows för att skapa programinstruktioner och bygga en inlärningsportal där man kan lagra dem.

10. Investera i företagsvaror

grundläggande - och/eller roliga - företagsvaror kan du visa ditt team att du uppskattar deras hårda arbete. Det kan handla om allt från märkesmärkta t-shirts till kaffemuggar, pennor och telefonfodral. Det är en liten gest som kan vara mycket viktig för att bygga upp lagmoralen och lojaliteten. Dessutom är det ett utmärkt sätt att främja ditt varumärke och din organisations kultur. Men se till att dina varor verkligen går att använda - dvs. att t-shirts finns i lämpliga storlekar och att pennor faktiskt fungerar.

11. Ta tid för teambyggande aktiviteter

På alla arbetsplatser är det viktigt att de anställda känner sig nära varandra. Det finns ett antal teambuildingaktiviteter som kan bidra till att främja denna känsla av samhörighet, även för en grupp som befinner sig på distans. Det kan handla om enkla tekniker som "2 sanningar och 1 lögn" eller mer komplicerade online-frågor och frågesporter. Genom att delta i dessa aktiviteter kan gruppmedlemmarna lära känna varandra bättre. De får också en chans att arbeta tillsammans och lära sig att kommunicera effektivt med varandra.

Slutsats

Även om det kan kräva en viss ansträngning att skapa en stark kultur för distansarbete, är fördelarna definitivt värda det. Genom att uppmuntra kommunikation och samarbete mellan teammedlemmarna, underlätta teambuildingaktiviteter och främja balansen mellan arbete och privatliv kan du hjälpa dina anställda att känna sig anslutna och stöttade, oavsett var de arbetar. Och med rätt utbildning och resurser kan de vara lika produktiva (om inte mer) som om de befann sig på kontoret. Genom att följa dessa tips kan du skapa en kultur som hjälper ditt team att lyckas.