Hur man konfigurerar CRM som driver stora digitala marknadsföringsbyråer på exemplet med HubSpot och Verseo

Introduktion

Varje företagsägare måste någon gång inse den bistra sanningen - i dagens värld är CRM inte bara en möjlighet utan snarare en nödvändighet om man vill expandera sin verksamhet. Det ger inte längre någon konkurrensfördel - i en grundläggande form minskar det helt enkelt det tekniska gapet mellan pelotonen och eftersläntrarna. Genom att noggrant välja och så småningom behärska CRM-funktionerna kan företaget ta sig upp till ledarskiktet.

Vi experimenterade med CRM-programvara under en lång tid innan vi slutligen bestämde oss för HubSpot. Tack vare dessa formativa år visste vi vad ett företag som vårt - en växande byrå för digital marknadsföring - kunde förvänta sig, vad vi borde lära oss och i vilken riktning vi borde gå.

Låt oss visa dig hur vi använder ett CRM-system - vilka funktioner som digitala marknadsföringsbyråer som Verseo anser vara obligatoriska, valfria eller värdelösa. Och hur man framgångsrikt förenklar affärsprocesser med stor effektivitet. Läs vidare!

Vad är ett CRM-system?

Även om det kan tyckas självklart, låt oss börja med några definitioner. CRM står för Customer Relationship Management. I företagssammanhang handlar det vanligtvis om programvara som hjälper till att hantera kontakter och - om möjligt - marknadsföring, försäljning och serviceaktiviteter. Den digitala marknaden blomstrar tack vare applikationer som Salesforce, HubSpot, Zoho, Bitrix24, Salesmanago, Pipedrive och många, många fler. Alla dessa har samma kärna, men helt olika filosofi, logik, användarupplevelse (UX) och ytterligare funktioner eller integrationer med externa tjänster.

På Verseo insåg vi det ganska tidigt, efter några månaders användning av Excel som CRM-verktyg. Dynamiska förändringar, samtycken till marknadsföring, att hålla reda på kommunikationen - allt detta tillsammans utgör en stor utmaning för ett företag. Och Excel var definitivt inte "det rätta" - åtminstone inte när det gäller att hantera kontakter.

Effektivisering av försäljningsprocessen

En av de främsta anledningarna till att Verseo valde att implementera Hubspot var att effektivisera vår försäljningsprocess. Genom att använda Hubspots verktyg för säljautomation kunde Verseo automatisera säljprocessen från att generera leads till att stänga affärer. Programvaran gjorde det möjligt för säljteamet att spåra leads beteende, prioritera leads och ställa in uppföljningsuppgifter, vilket gjorde hela processen mer effektiv och effektiv. Som ett resultat såg Verseo en ökning av sin försäljningsproduktivitet och en minskning av den tid det tog att avsluta affärer.

Vilka funktioner var viktigast vid den här tidpunkten?

• E-postsekvenser - grundläggande automatisering som i kommersiella sammanhang gör det möjligt för säljspecialister att återkomma till potentiella kunder efter ett tag och övervaka samarbetsmöjligheter;
• E-postmallar - med det växande antalet e-postmeddelanden har detta snarare blivit en nödvändighet än ett alternativ;
• Ringa och spela in samtal - grunden inte bara för cold calling, utan också för kommersiellt arbete som sådant.

Idag använder vi de allra flesta funktionerna i Sales Hub - affärspipelines, möten, automatisering och mycket mer.

Vilka HubSpot-funktioner för försäljning anser vi vara mindre viktiga?

Prognoser - verktyget saknar vissa alternativ och verkar mer som en utfyllnad än en fristående funktionalitet.

Förbättrade marknadsföringsinsatser

Nästa steg var att implementera Marketing Hub så att Hubspots verktyg för automatiserad marknadsföring kunde hjälpa Verseo att förbättra sina marknadsföringsinsatser. I ett nötskal gjorde programvaran det möjligt för marknadsföringsteamet att skapa och hantera riktade kampanjer och spåra kundengagemang. Genom att använda Hubspots analys- och rapporteringsverktyg kunde Verseo få värdefulla insikter om våra marknadsföringsresultat och fatta datadrivna beslut för att förbättra vår marknadsföringsstrategi.

Se även Ranktrackers 61 Marketing Automation-statistik för 2023

Vilka HubSpot-funktioner anser vi vara användbara för marknadsföring?

Landing page creator - vi har börjat skapa guider relaterade till olika områden inom digital marknadsföring (Verseo Academy). Tack vare landningssidebyggaren var hela processen mycket enklare än tidigare, t.ex. med hjälp av "traditionella" webbutvecklingsmetoder. A/B-testning är också en mycket användbar funktion;

Formulär - som ett företag som erbjuder tjänster är vårt främsta mål med försäljningen att samla in leads - HS formulärverktyg är bekvämt att använda och kontakter med lämpliga fält går direkt till databasen;

Sociala medier - vi sköter publiceringen av inlägg och följer upp deras resultat på LinkedIn, Facebook och Instagram;

Nyhetsbrev - vi skickar en mängd olika material till kunder - nyheter, trivia, erbjudanden och uppdateringar. HubSpot utskicksalternativ gör det möjligt för sina användare att avstå från tjänster som Freshmail eller Mailchimp;

Integration med Google Ads, Facebook Ads och LinkedIn Ads - för en byrå vars starka sida är PPC-kampanjer är möjligheten att övervaka kampanjer och framför allt exportera grupper av poster från HS till ovanstående system baserat på definierade aktiviteter en enorm fördel;

Automatiserad leadanalys - dvs. tilldelning av kategorier till leads baserat på flera förutbestämda faktorer med en specifik vikt (lead scoring);

Vilka HubSpot-funktioner för marknadsföring anser vi vara mindre viktiga?

SEO-verktyg - rekommendationer om sökmotoroptimering och integrering av Google Search Console kan vara till hjälp, men i allmänhet kan hela modulen inte ersätta externa verktyg som Ahrefs, Semstorm, Senuto och Google PageSpeed Insights.

Förbättrad kundservice

HubSpots kundserviceverktyg visade sig också vara en värdefull tillgång för Verseo. I flera år var Asana den huvudsakliga programvaran för att hantera serviceuppgifter. Med Hubspot kunde supportteamet spåra kundinteraktioner, hantera ärenden och ge personlig support. Programvaran gjorde det möjligt för teamet att snabbt svara på kundförfrågningar, prioritera brådskande frågor och förbättra den övergripande kundupplevelsen. Detta resulterade i högre kundnöjdhet och förbättrad kundretention.

Service Hub är utformat för att hantera ärenden från kunder, men det kan också användas som ett internt verktyg för att organisera administrativa uppgifter - metaforiskt sett kan vi med Service Hub slå två flugor i en smäll.

Vilka HubSpot-funktioner anser vi vara användbara när vi betjänar våra kunder?

Ärendehantering och pipelines - vi kan identifiera varje serviceärende och kontrollera vem som arbetar med det, se hur brådskande det är etc;

NPS (Net Promoter Score) - genom att automatisera NPS-formulär kan vi både spara tid och samla in viktig information om kundnöjdhet;

Vilka HubSpot-funktioner gällande service anser vi vara mindre viktiga?

Kunskapsbas - men idén om en så kallad "Wikipedia för våra kunder" verkar legitim och att inte omsätta den i handling är helt och hållet vårt fel.

Automation är makt

Arbetsflöden möjliggör fullständig automatisering baserat på kontaktens egenskapsfält - det kan vara en position i ett företag, deltagande i ett evenemang, fylla i ett formulär, visa en undersida och i princip allt annat. I HubSpot beror möjligheterna att använda arbetsflöden på modulen - dvs. Sales Hub låter dig automatisera aspekter relaterade till försäljning, Marketing Hub gör detsamma när det gäller marknadsföring (t.ex. skicka ovannämnda nyhetsbrev) baserat på uppfyllandet av vissa villkor av kontakter eller våra handlingar.

Rapportering

CRM samlar in mycket data om kunder, relationer och försäljning, men i det här scenariot spåras även marknadsföringsaktiviteter. Omfattande rapportering gör det möjligt för oss att analysera båda dessa grenar som en organism. Detta ger en holistisk (eller åtminstone nära) bild av resultaten av enskilda aktiviteter i företaget. Data kan kombineras i stor utsträckning - men det handlar främst om fördefinierad rapportering och anpassade rapporter om vi vill mäta något utanför den standarduppsättning som HubSpot erbjuder.

Integrationer

HubSpot kan integreras med många externa verktyg. Plattformen erbjuder många inbyggda integrationer, som de tidigare nämnda Google Ads, Google Search Console, Analytics eller Messenger. Om det inte finns någon officiell integration kan en skicklig programmerare skapa en anpassad sådan.

Vilka HubSpot-integrationer använder vi dagligen?

• Central Statistical Office databas - HubSpot fyller i företagsdata som adress, skatteidentifikationsnummer eller typ av bransch;
• Google Chat - i kombination med NPS-automatisering får vi ett meddelande varje gång en kund fyller i en kundnöjdhetsundersökning;
• Google Ads och andra PPC-verktyg - som ett företag som använder Google Ads och Meta (Facebook) Ads i stor utsträckning hjälper det oss att övervaka våra kampanjresultat;
• Search Console & Analytics - mycket användbart för att analysera webbplatstrafik;
• Fakturaskapare - Vi har skapat en kontinuerlig integration med faktureringssystemet som, baserat på transaktioner och notifieringar (tickets) i HubSpot som innehåller lämpliga datafält, skickar ett paket med information som behövs för att utfärda en faktura via en webhook.

Slutsats

Implementeringen av Hubspot var ett viktigt steg för Verseo när det gäller att förbättra vår affärsverksamhet i bred bemärkelse. Som ett resultat kunde Verseo öka försäljningsproduktiviteten, förbättra kundnöjdheten och fatta datadrivna beslut för att förbättra vår övergripande affärsprestanda.

Var det svårt att implementera HubSpot i ett företag med över 100 medarbetare (och fler)? Ja, självklart. Det största hindret var definitivt att övervinna den mänskliga faktorn - det är verkligen svårt att introducera en så stor plattform, även i ett tekniskt kunnigt företag. Men - uppdraget slutfört.