Hur man bygger upp och ger ett marknadsföringsteam på distans

Intro

Distansarbete kan avsevärt förbättra produktiviteten, de anställdas tillfredsställelse och engagemang samt balansen mellan arbete och privatliv. Det kan också avsevärt förbättra din personalbindning. Bristen på struktur och distraktioner kan dock sänka de anställdas produktivitet om du inte hanterar det på ett bra sätt.

För att ge ditt marknadsföringsteam på distans möjlighet att arbeta på distans bör du undanröja hindren för distansarbete och effektivisera processerna. Detta gör det enkelt för människor att be om information, få stöd och göra skillnad.

I den här artikeln får du en stegvis guide för att bygga upp och stärka ett marknadsföringsteam på distans och hålla intressenterna engagerade.

Hur du bygger upp och hanterar ett marknadsföringsteam på distans på ett effektivt sätt

1. Arbeta med ditt program för introduktion på distans

Enligt Career Builder anser 93 % av arbetsgivarna att onboarding spelar en viktig roll för hur länge en anställd stannar kvar på företaget. Dessutom kan dåliga rutiner för introduktion leda till uppsägningar i 12 % av fallen.

Företagets framgång beror till stor del på teamets kompetens och talanger - de som arbetar i första ledet och ser till att verksamheten fungerar smidigt. Att utveckla ett strömlinjeformat program för inskolning på distans, även känt som ett virtuellt inskolningsprogram, kan vara till hjälp. Det kan till och med få nyanställda att komma igång snabbare. Det gör det möjligt för företag att fokusera på att utbilda nyanställda i aspekter som omedelbart kommer att påverka den övergripande organisationen och även hjälpa på lång sikt.

Om du utformar en robust 30-60-90-dagars skalbar process för att få in anställda kommer du att märka en ökning av antalet kvalificerade anställda som du behåller.

2. Håll kommunikationslinjerna öppna.

Även om människor börjar vänja sig vid distansarbete kan det fortfarande vara lite isolerande med tanke på de begränsade dagliga kontakterna. Uppmuntra till veckovisa eller tvåveckorsmöten för att se till att ditt marknadsföringsteam på distans är uppdaterat.

Förutom dessa möten kan du främja en kultur av direkt kommunikation genom 1:1-samtal eller direkta meddelanden. Du kan också skapa särskilda kanaler på Slack för att styra arbetsrelaterade samtal och informella diskussioner till lämpliga kanaler.

David Mara från advokatbyrån Mara säger: "När pandemin drabbade San Diego 2020 kämpade jag med att upprätthålla god kommunikation mellan mina jurister samtidigt som jag arbetade på distans. Jag började använda Slack och Teamwork sedan dess, och det fungerade fantastiskt bra för teamet och klienterna. Vi använder fortfarande dessa plattformar när våra advokater besöker en klient i en annan stad eller när de behöver arbeta hemifrån."

3. Fokus på meningsfulla metoder för engagemang

(Källa: Shelly Kramer)

Det är inte lätt att engagera distansanställda. Eftersom de inte är på kontoret tillsammans med dig kan du inte veta när deras engagemang sjunker eller vad som motiverar dem. Därför måste HR-team och chefer hitta engagerande lösningar för att hålla marknadsföringsteamet engagerat.

Du kan organisera virtuella kaffemöten, isbrytare, teambuildingaktiviteter eller brainstorming-sessioner kring det senaste projektet. Du kan också utse en kompis för nyanställda för att underlätta för dem att komma in i arbetet eller para ihop folk för rutinmöten så att de kan lära känna sina kollegor bättre.

Fastställ deras värderingar och karriärmål genom meningsfulla personliga möten, och sedan kan du börja hitta meningsfulla sätt att engagera ditt distansteam för att stödja dem.

4. Underlätta samarbete

Det är viktigt att skapa en samarbetsmiljö så att ditt distansteam kan växa och lära sig av varandra. Att skapa en företagskultur som främjar samarbete kan hjälpa dig att uppnå detta. Du kan också göra detta genom att få dina anställda att brainstorma för projekt.

Detta kan bidra till att dina anställda känner sig mer benägna att vara produktiva och bekväma i sin arbetsmiljö. Förutom att genomföra samarbetsaktiviteter kan du offentligt uppmärksamma medarbetarnas milstolpar och ge belöningar i rätt tid för ett väl utfört arbete.

En stor del av samarbetsinitiativen är starkt beroende av att skapa en robust och inkluderande arbetskultur.

5. Skapa mentorprogram

Att rekrytera ett starkt team har högsta prioritet för alla organisationer. Ett team som arbetar bra tillsammans skapar vanligtvis högkvalitativt arbete. Det är inte förvånande att många marknadsföringsledare letar efter sätt att skapa relationer mellan anställda som främjar samarbete och kunskapsdelning. Ett unikt sätt att göra detta är att skapa ett mentorprogram.

En mentorplattform är ett utmärkt sätt att hjälpa människor att utveckla sina yrkeskunskaper och ge dem en chans att bygga relationer mellan teammedlemmar. Beroende på teamets storlek och mål kan du välja mellan olika mentorskapsstilar, t.ex. 1:1, grupp, omvänd eller kamratbaserad mentorskap.

Dessutom är det ett utmärkt sätt att hjälpa ditt team att få lämpliga förebilder, bygga relationer, förbereda sig för framtida ledarroller och få en känsla av gemenskap samtidigt som de lär sig.

6. Ställ tydliga förväntningar

Den viktigaste delen av arbetet med ett marknadsföringsteam på distans är att ställa tydliga förväntningar på uppgifter och projekt. Detta innebär att du alltid bör kommunicera exakt vad du vill att det ska göras direkt och dela tydliga tidsramar för varje uppgift.

Dålig eller otydlig kommunikation leder till förseningar, fel och problem som kan påverka ditt resultat negativt. Om det fortsätter kan det till och med leda till lägre motivation och moral hos de anställda.

En förlängning av öppen kommunikation, tydliga förväntningar och en förberedelse av ditt marknadsföringsteam för framgång kan leda till extraordinära prestationer, bättre resultat och högre retentionsgrad.

Några punkter att dela med sig av här är:

• Projektets mål
• Tidsfrister för uppgifter
• Förväntningar på projektet, kvartalet eller till och med på arbetsrollen.
• Viktiga mått för framgång

Om ditt företag har distribuerade team kan du försöka diskutera en gemensam tid för alla teammedlemmar att vara online. Om det inte går att genomföra kan du försöka ha ett veckomöte där hela teamet är närvarande.

7. Tillhandahålla marknadsföringsverktyg för att öka resultaten

Dagens företag har mycket höga förväntningar på marknadsföringsgruppens arbete. Förutom de vanliga verktygen för projektledning och produktivitet måste ledarna stödja sina team med rätt marknadsföringsverktyg.

Nya verktyg kan vara nyckeln till att öppna möjligheter och ge de resultat du hoppas på. De bästa marknadsföringsverktygen samlar in data, ger insikter och förmedlar ditt varumärkesbudskap. De är prisvärda, enkla att använda och hjälper ditt team att skapa och publicera marknadsföringsmaterial som kan öka din räckvidd och förbättra konverteringar. Detta kan hjälpa ditt företag att växa och nå en större publik, oavsett om det är ett litet småföretag eller ett stort multinationellt företag.

Ett allt-i-ett SEO-verktyg som Rank Tracker kan hjälpa dig att granska din webbplats, hitta nyckelord, övervaka backlinks och spåra dina SERP-placeringar.

8. Skapa kanaler för kunskapsutbyte

När du arbetar på distans är det viktigt att hålla kontakten med ditt team. Eftersom ditt team är utspritt kan det vara svårare att uppnå detta.

På ett fysiskt kontor är det lätt att få tillgång till SOP:er eller att nå ledande anställda. I ett marknadsföringsteam på distans kan du dock behöva använda nya programvaror för hantering av arbetsflöden, till exempel Asana eller ClickUp. För att lösa eventuella informationsbaserade problem kan du också ha särskilda kanaler för kunskapsdelning på plattformar som Slack. Du kan vara värd för diskussioner, dela dokument och fästa dem i kanalen för snabb åtkomst. Du kan också använda marknadsföringsverktyg som erbjuder insiktsfulla webbgranskningsrapporter.

Detta gör att alla är på samma sida, vilket förbättrar kommunikationen, beslutsfattandet och produktiviteten. Du kan börja med att skriva processer, förfaranden och policyer och sedan dela dem med teammedlemmarna. Om du ger informationen i förväg kommer det att finnas utrymme för färre problem och bättre resultat.

Du kan även skapa interna kanaler och projektbaserade kanaler för att effektivisera kommunikationen. Dessutom kan du dela alla viktiga dokument och projektriktlinjer på ett enda ställe för enkel åtkomst.

9. Ge feedback

Det kan vara mycket svårt att leda ett marknadsföringsteam på distans. Du kan inte alltid vara säker på att teamet är engagerat. Lösningen är att ge dina distansarbetare regelbunden feedback. Du kan engagera dem med veckovisa tillbakablickar genom att hålla reda på deras prestationer och hur de kan göra bättre ifrån sig veckan därpå.

Planera in en tid för att prata med dina distansarbetare varje vecka och fråga hur det går med projekten. Prata om framgångar och problem som uppstår. Ge genuin feedback. Det kommer att hjälpa dig att känna dig mer ansluten till ditt team och hjälpa dem att bli mer produktiva.

Du kan hålla månatliga feedbackmöten mellan kollegor för att förbättra sammanhållningen i teamet och hjälpa teamet att se saker och ting ur ett annat perspektiv.

Om du håller dig konsekvent till dessa metoder kommer du att få ett mer motiverat team som gör sitt bästa och en stark kultur av öppenhet och förtroende.

10. Dokumentera och dela med dig av kulturen och fördelarna

Ditt företag kan erbjuda olika möjligheter till professionell utveckling och karriärutveckling, utbildning, konkurrenskraftiga löner och förmåner samt ersättning för utbildning. Men det är kanske inte alla anställda som känner till det.

Ett sätt att se till att ditt team presterar bra är att dela med dig av din företagskultur och erbjuda livförsäkringar och förmåner som ledighet och utbildningsprogram så att de är medvetna och motiverade att prestera bra.

11. Tillåt ett flexibelt arbetsschema

Skapa en kultur av flexibelt arbete i företaget, särskilt om du leder distribuerade team. Du kan hoppa över de traditionella 9 till 5-kontorens tidsbegränsningar och låta de anställda arbeta endast när det finns uppgifter eller när de känner sig produktiva. Naturligtvis kan detta främjas om de följer fastställda tidsfrister.

Uppmuntra din distansanställda personal att anpassa sitt schema och arbeta på det sätt som passar dem bäst. Du kan ge dem flexibilitet så att de kan göra sina ärenden, följa med på läkarbesök osv. utan att känna sig stressade. För detta måste teamledarna vara flexibla och ha ett öppet sinne.

Ur produktivitetssynpunkt är det en självklarhet. Du kan arbeta i ditt eget hem, på din egen tid. Många distansarbetare rapporterar att de är mer produktiva och får mer gjort än vad de gjorde i en traditionell kontorsmiljö.

Avslutande tankar

För att kunna leverera ditt budskap till den målgrupp du vill nå måste du ha ett bra team som du kan lita på att det gör allt arbete åt dig. Det är också viktigt att ha rätt system på plats.

För att bygga upp ett marknadsföringsteam på distans måste du investera i rätt marknadsföringsverktyg. Utan dem begränsar du teamets tillväxtmöjligheter och företagets förmåga att växa.