Hur digital transformation kan förbättra företagens produktivitet

Introduktion

Minns du Disneys anmärkningsvärda digitala omvandlingsresa i början av 2000-talet, som fick det 80-åriga företaget att återgå till kundernas fantasi? Disney återupplivade sina temaparker och streamingverksamheter med hjälp av digital teknik, förvärvade Marvel 2009 och levererade en rad blockbusters som drog in över 22 miljarder US-dollar. Detta var möjligt tack vare den legendariske VD:n Bob Igers insatser, som är ett exempel på hur digital teknik kan ge nytt liv åt organisationer.

Bildkälla

Nästan två decennier senare har digital transformation blivit en mycket större fråga med betydande ekonomiska konsekvenser för företagen.

En ledande branschrapport visar att företag får betydande utdelning från sina initiativ för digital transformation. Sju av tio företagsledare anser att de har 1,5 gånger större sannolikhet att rapportera ökade intäkter, och 66% förväntar sig högre lönsamhet för organisationen under de kommande två åren.

Dessa resultat understryker ett aldrig tidigare skådat fokus på digital transformation bland organisationer eftersom de i allt högre grad strävar efter större flexibilitet och motståndskraft mot osäkerhet.

Företag måste vara flexibla för att kunna fatta snabba och korrekta beslut med hjälp av stora datamängder för att kunna ge sina kunder bättre och snabbare service än sina konkurrenter. Agila organisationer har de verktyg och processer som hjälper beslutsfattare att snabbt reagera på interna och externa utmaningar som brist på kvalificerad arbetskraft eller behovet av att höja kompetensen hos arbetskraften för att bibehålla en konkurrensfördel.

Motståndskraft eftersom motståndskraftiga organisationer är bättre förberedda på att möta osäkerheter. Organisationer som förutser och hanterar personal, processer och tekniska förändringar utan att störa sina arbetsflöden eller påverka kundservicenivåerna har bättre förutsättningar än de som störs av oförutsedda utmaningar och ständiga brandkårsutryckningar.

Digital transformation är deras biljett till att nå dit snabbare!

Digital transformation missförstås ofta som ett storskaligt initiativ som kräver en dramatisk organisatorisk respons. Istället är det en experimentell, upptäcktsdriven metod där företag antar strategier, processer och strukturer för att få ut det mesta av det digitalt ledda affärslandskapet genom att förbättra sin övergripande produktivitet.

Men digital transformation handlar inte bara om att bli en teknikdriven organisation.

Det handlar också om kunderna och om att tillgodose deras behov på ett bättre sätt genom att ta itu med isolerade affärsfunktioner, processer och teknikplattformar och strömlinjeforma dem för att öka effektiviteten och produktiviteten.

Det handlar också om att förstå hur framväxande tekniker som artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML) påverkar verksamheten, affärsstrategierna och konkurrensen, och hur de kan stärka och optimera arbetsstyrkan. Det handlar också om att dra nytta av kunnandet och synpunkterna från kunder och medarbetare, och utnyttja dem för att anpassa sig till den digitalt ledda modellen.

Gartner definierar digital transformation "som allt från IT-modernisering (till exempel cloud computing), till digital optimering, till uppfinnandet av nya digitala affärsmodeller. Termen används ofta i offentliga organisationer för att hänvisa till blygsamma initiativ som att lägga ut tjänster på nätet eller modernisera äldre system."

De främsta anledningarna till att företag behöver påbörja sin digitala transformationsresa

Bildkälla

1. Lägre produktivitet och engagemang hos medarbetarna

De pågående störningarna på de globala arbetsmarknaderna, med en rad medarbetarledda trender som den stora uppsägningen, understryker de utmaningar som långvarig utbrändhet och brist på entusiasm innebär. Distans- och hybridarbetsplatser har lett till en ökning av antalet arbetsapplikationer, vilket försvårar kommunikation och samarbete med teammedlemmar. Dessutom äter administrativa uppgifter, som att fylla i tidrapporter manuellt, upp deras produktiva arbetstid och gör att de ägnar sig åt monotona aktiviteter.

Sådana utmaningar har fått företagen att automatisera processer och frigöra medarbetarnas tid för produktiva aktiviteter som att bygga kundrelationer och kompetensutveckling. Teknikinsatser är avgörande för att behålla och attrahera nya talanger, vilket framgår av hur organisationer i allt högre grad väver in dem som en del av sitt värdeerbjudande till nyckelpersoner.

Till exempel kan ett AI-drivet system för hantering av tid och närvaro spara upp till 20-30 minuter per dag för varje anställd - vilket enkelt kan frigöra hundratals arbetstimmar övertid för aktiviteter som gör dem mer engagerade. I praktiken innebär det att om det finns ett stort antal anställda i din organisation kan den sammanlagda tidsbesparingen lätt uppgå till hundratals arbetstimmar över tid. I grund och botten innebär ett system för hantering av tid och närvaro att verksamheten effektiviseras samtidigt som medarbetarnas engagemang och välbefinnande främjas, vilket i sin tur leder till en mer dynamisk och produktiv arbetsplats.

2. Behovet av att göra data begripliga

Den plötsliga ökningen av distans- och hybridarbetsplatser, nya medarbetartyper som skiftarbetare och en mer global och diversifierad arbetsstyrka skapar enorma mängder data. Äldre system och manuella processer är inte utrustade för att bedöma data korrekt och snabbt för att erbjuda handlingsbara insikter.

Det innebär att beslutsfattarna måste ägna mycket tid och kraft åt att tolka tillgängliga data för att hitta de ledtrådar som krävs för att fatta affärsbeslut. Detta manuella tillvägagångssätt leder till förlust av produktiv arbetstid som cheferna skulle kunna använda för att arbeta med affärskritiska initiativ eller för att förbättra sina teams sammanhållning och kompetens.

3. Ökat fokus på mjuka färdigheter

Kommunikation, samarbete, empati, tidshantering och förmågan att skapa samförstånd framstår som nyckelkompetenser. Organisationer måste skapa de rätta förutsättningarna för att deras anställda ska kunna förvärva och utnyttja dem. För att göra detta krävs att medarbetarnas tid frigörs.

I motsats till vad många tror föredrar omkring 80% av företagen att utveckla talanger internt snarare än att anställa externt eller ta in tillfälligt anställda, visar Mercers rapport Talent Assessment Practices Report. Nästan tre fjärdedelar av företagen (73%) planerar att automatisera processer och minska den mänskliga inblandningen.

Detta innebär att organisationer är angelägna om att minska administrativa uppgifter genom att automatisera dem och fokusera på att förbättra kompetensprofilen hos sina interna arbetsstyrkor.

4. Ökad press på vinstmarginalerna

Kundernas utgifter har minskat avsevärt, vilket sätter ytterligare press på vinstmarginalerna. Dessutom är kunderna nu mer benägna att välja projekt med fasta anbud, där förändringar i projektets omfattning, manuella fel och bristen på realtidssynlighet och -övervakning kan påverka slutresultatet. Som en följd av detta undersöker företagen olika sätt att digitalisera sina backend-processer och arbetsflöden och få insyn i realtid för att bättre kunna hantera sina projekt. Fokus ligger helt och hållet på att optimera människor och processer för att öka effektiviteten och produktiviteten.

Dessa utmaningar visar varför teknikanvändning och digital transformation har blivit viktiga prioriteringar för företagsledningen. Digital transformation bidrar till företagens produktivitet, vilket är direkt kopplat till högre lönsamhet.

Så här gör du:

Hur digital transformation kan lösa smärtpunkterna och leda till högre produktivitet

Bildkälla

En av de viktigaste fördelarna med digital transformation är förbättrat kundengagemang och kundhantering. HubSpot Annual State of Service in 2022 Report visar att 93% av kundtjänstteamen anser att kunderna har mycket högre förväntningar på deras varumärken än någonsin tidigare. Detta innebär att organisationer måste erbjuda dem personliga och flerkanaliga tjänster och ständigt förnya sig för att fånga deras minskande uppmärksamhet.

Att samtidigt hantera resurser och serva kunder på distans eller i en hybridlösning är särskilt utmanande. Det är här digitala transformationsinitiativ som onboarding av ett AI-drivet automatiseringsverktyg för professionella tjänster kan förbättra en organisations resurshanteringsförmåga avsevärt.

Med realtidssynlighet i den globala resurspoolen, resursrekommendationer och resursallokering samt möjlighet att spåra varje resurs färdigheter, certifikat och expertisnivåer kan organisationer ge sina chefer de verktyg de behöver för att konsekvent leverera högkvalitativa kundupplevelser.

Bob Iger, Disneys VD, säger: "Disney utnyttjar idag det digitala för att engagera, underhålla och interagera med konsumenterna varje dag i sina temaparker, underhållningsstudior, interaktiva medieplattformar och fysiska butiker" och väger in hur digital transformation kan leda till högre kundengagemang.

Några andra viktiga fördelar med digital transformation listas nedan:

1. Förbättrad organisatorisk flexibilitet och skalbarhet

Ett omvälvande affärslandskap kräver att organisationerna snabbt och smidigt kan skala upp eller ner för att motverka effekterna av en negativ utveckling, som bristen på högkvalificerad arbetskraft. På samma sätt måste en organisation ha sin digitala grund på plats för att kunna dra nytta av internationell expansion eller den nya trenden att anställa från en global arbetsstyrka.

Organisationer kan ha svårt att driva agilitet och skalbarhet utan de teknikplattformar och processer som krävs. Det påverkar också organisationens produktivitet eftersom medarbetarna ofta är överarbetade på grund av silade eller manuella system, och saknar det tekniska stöd som behövs för att driva den önskade agiliteten och skalbarheten.

Digital transformation hjälper inte bara ett företag att hantera sina nuvarande utmaningar utan hjälper det också att skapa långsiktiga prediktiva modeller samtidigt som det erbjuder sätt att förbättra förvaltningen av sina resurser och finanser.

2. Långsiktiga kostnadsbesparingar

Deloittes Global Cost Reduction Survey visar att kostnadsminskningar har blivit ett globalt företagsuppdrag. "Kostnadsminskningar har blivit standard i alla regioner, och 86 procent av de globala respondenterna säger att deras företag sannolikt kommer att genomföra kostnadsminskningsinitiativ under de kommande 24 månaderna", står det i rapporten. Organisationer som ökar sin produktion och minskar sina kostnader kan förbättra sina vinstmarginaler.

Digital transformation möjliggör långsiktiga kostnadsbesparingar eftersom organisationer inte behöver spendera stora summor med jämna mellanrum för att skapa tillfälliga lösningar som kan motverka sidoeffekterna av externa faktorer som svaga makroekonomiska utsikter.

Istället kan de skapa ett digitalt ekosystem som är anpassat till organisationens krav och aktivt hantera kostnaderna för teknikplattformar och modernisering, samtidigt som de stärker sina medarbetare, affärsfunktioner och processer.

3. Att skapa en framtidssäker arbetsplats som attraherar och behåller talanger

Företag som använder ny teknik som AI och maskininlärning kan bättre definiera sina personalbehov och skapa en mer sömlös upplevelse för dem. På så sätt positionerar sig organisationerna som attraktiva arbetsgivare som är angelägna om att omfamna framtiden. De kan skapa en dragningskraft bland mycket eftertraktade, hårt konkurrensutsatta och högkvalificerade arbetskrafter.

Sådana anställningsmöjligheter är attraktiva för anställda som vill arbeta med spjutspetsteknik för att utöka sin kompetensmatris och utsätta dem för utmanande och givande arbete.

Det har redan skrivits mycket om hur teknik och digitala ekosystem har gjort det möjligt för organisationer över hela linjen att upprätthålla verksamhetens kontinuitet under de utmanande dagarna med covid-19-pandemin. Företagen måste skapa ett framtidssäkert ekosystem som kan stå emot chocker från störningar och göra det möjligt för dem att blomstra. På så sätt kan digital omvandling framtidssäkra affärsenheter.

4. Minska antalet manuella fel

Manuella fel kostar organisationer dyrt eftersom risken för misstag är större. Att hantera löne- och arbetsvillkor manuellt eller använda olika system kan till exempel vara ineffektivt och känsligt för fel. Detta kan leda till administrativa omkostnader, ökad arbetsbelastning och potentiella felaktigheter i löneberäkningarna, vilket leder till missnöjda medarbetare och potentiella rättstvister.

42% av företagen upplever någon form av intäktsläckage, och manuella fel är en stor bidragande orsak till denna förlust som kan förebyggas. Organisationer har svårt att upptäcka och åtgärda intäktsläckage eftersom det sällan sker i stora mängder. Men vanliga missar som produktivitetsförluster i arbetstimmar blir till stora summor som skadar företagen ekonomiskt.

Ett tillverkningsföretag upptäckte att manuell löneberäkning och uppföljning av efterlevnad resulterade i en genomsnittlig felprocent på 5 % för lönerna i den internationella verksamheten. Med en arbetsstyrka på 10 000 anställda innebar detta cirka 500 fel per löneperiod, vilket ledde till missnöjda anställda och slöseri med administrativa resurser.

5. Förbättra samarbetet inom hela organisationen

Pandemin har förändrat vårt sätt att arbeta. När organisationer övergår till hybrid- och distansarbetsplatser måste de se över sin kultur och främja kunskapsdelning och samarbete. Det är viktiga aspekter som möjliggör en sömlös verksamhet och en bra upplevelse för intressenterna, särskilt när kunder och medarbetare främst arbetar online.

Digital transformation kan bidra till att öka kunskapsutbytet mellan sälj-, leverans-, HR- och ekonomiteam och driva på engagemang och samarbete inom hela organisationen. Dessutom kan lösningar som integrerar processer mellan olika team, erbjuder realtidsdata och insikter, minskar gapet mellan efterfrågan och kompetens och förbättrar medarbetarnas produktivitet.

Digital transformation är viktigt!

Teknik kan vara skrämmande! Fantastiska innovationer och omvälvande affärsmodeller utmanar traditionell visdom och tvingar ledningen att ompröva sina organisatoriska strategier och processer.

Tyvärr har det inte varit helt friktionsfritt.

Digital transformation uppfattas ofta som en omvälvande process. Detta felaktiga antagande har lett till motstånd från vissa håll i organisationen och försvårat arbetet med att få in digitala processer i affärsfunktionerna.

Koncernledningen måste ta ledningen för att skingra dessa verkliga eller upplevda farhågor genom att ta på sig rollen som mentorer och förändringsaktörer. De måste föregå med gott exempel och tydligt kommunicera att digital transformation inte är till för att ersätta medarbetare utan manuella processer. Syftet är att ge dem de verktyg som krävs på moderna arbetsplatser.

Att börja i liten skala och visa vilka fördelar medarbetarna kommer att få kan vara ett bra sätt att få fler att ta till sig tekniken. Automatisering av enkla uppgifter som tidsregistrering kan ge medarbetarna en förstahandsupplevelse av hur digital transformation kan göra deras dagliga liv mer sömlöst och frigöra dem för att ägna sig åt mer produktiva uppgifter. Det kan bidra till att öka organisationens fokus på att attrahera och behålla de bästa talangerna och integrera dem bättre för att minska personalomsättningen.

Därför måste företagen ta till sig ny teknik samtidigt som de formulerar hur de vill att deras medarbetare ska ta till sig den. Däri ligger nyckeln till att bättre kunna navigera i osäkra situationer och effektivt hantera de ständigt föränderliga kraven från sina intressenter.

I slutändan är digital transformation en pågående process och inte ett slutmål. Det är en process där vi blir integrerade, flexibla och motståndskraftiga, vilket i sin tur kan optimera arbetsstyrkan för att öka företagets produktivitet.

Och produktivitet betyder pengar!