Effektiv kommunikation är nyckeln till framgång för ditt företag

Intro

Jag vet att vi hör detta ofta: "Kommunikation är nyckeln." Men är det verkligen så? Självklart är det det! Kommunikation är viktigt i alla aspekter av våra liv. Oavsett om det handlar om dina personliga eller yrkesmässiga relationer, dina affärsstrategier eller till och med den emoji som används för att mildra den hårda texten - det är förresten icke-verbal kommunikation.

Vi brukar tro att när något definieras som utbyte av information mellan två eller flera personer, handlar det bara om skriftlig och muntlig kommunikation.

Kommunikation är dock mer än bara ord. Det kan också handla om ditt kroppsspråk, dina ansiktsuttryck och ditt tonfall. Var och en av dessa saker sänder ett budskap till den person du talar med.

I en affärsmiljö tillbringar du mycket tid med att kommunicera. Det kan vara internt, genom att beskriva dina mål, upprepa dina principer, delta i diskussioner och följa upp med medarbetare. Eller externt, genom att samordna med andra parter, samtala med kunder eller marknadsföra dina varor eller tjänster.

Jag anser att en lyckad form av kommunikation är när budskapet förstås på det sätt som det var tänkt att kommuniceras. Utan denna förståelse kan ett budskap missförstås eller förmedlas felaktigt, vilket leder till ett misstag eller frustration.

Alla företag behöver effektiv organisationskommunikation eftersom de uppgifter och förfaranden som måste genomföras för att företaget ska fungera inte kan genomföras utan den. Med detta sagt, låt oss först ta en djupare titt på varför effektiv kommunikation är viktig.

Vikten av effektiv kommunikation

(Källa)

Kommunikation har en betydande inverkan på produktiviteten, kulturen och entusiasmen i en organisation. Att som chef bygga upp en effektiv kommunikationsförmåga ger betydande fördelar på kort och lång sikt för ditt företag. En god kommunikatör kan inspirera sitt team att arbeta hårdare, ge bättre resultat och undvika missförstånd.

Alla dessa faktorer kan bidra till företagets framgång - och även till din egen. Det hjälper till att skapa en känsla av att bidra till organisationens framtid när de anställda är direkt involverade i arbetsprodukter och projekt. Det motiverar dem också att arbeta för att förbättra lönsamheten, kundnöjdheten och varumärkeskännedomen. Anställda som är personligt engagerade i företagets mål är mer intresserade av andra aspekter. Om varumärket till exempel har ett positivt rykte som en utmärkt arbetsplats kan detta påverka din förmåga att attrahera och behålla topptalanger på lång sikt.

Elva skäl till varför effektiv affärskommunikation är nyckeln till framgång

(Källa)

1. Bygger en bättre företagskultur

En korrekt strategi för affärskommunikation är avgörande för att skapa en positiv teamkultur och arbetsmiljö. Företag som kommunicerar på ett transparent och öppet sätt har en mycket sundare arbetsmiljö och högre motivation och tillfredsställelse hos de anställda.

Å andra sidan drabbas organisationer som försummar affärskommunikation som ett sätt att förbättra arbetsplatskulturen av lågt engagemang, låg personaltillfredsställelse, låg kundtillfredsställelse och hög personalomsättning.

2. Förbättrar kunskapsutbytet

Ett av de viktigaste målen som företag försöker uppnå genom att investera i intern kommunikation är att förbättra kunskapsdelningen. I en värld där de anställda ständigt växer och lär sig nya saker måste arbetsgivarna möjliggöra enkel kunskapsdelning inom sina organisationer. Utan en väl utarbetad strategi för intern företagskommunikation blir kunskapsdelningen och organisationens kunskap lidande.

3. Förbättrar de anställdas engagemang

Enligt Reagans undersökning om medarbetarnas engagemang är ledarskapskommunikation den viktigaste interna kommunikationsaspekten som statistiskt sett korrelerar med medarbetarnas engagemang. Interna kommunikationsteam spelar en viktig roll när det gäller att hjälpa, utbilda och utbilda ledare om kommunikationens värde.

4. Förbättrar samarbetet mellan avdelningarna.

Det är mycket svårt att upprätthålla en effektiv kommunikation mellan avdelningar inom företag utan en stark kommunikationsplan. Anställda måste kunna interagera och samarbeta utan ansträngning för att bli mer produktiva. Till exempel måste forsknings- och marknadsavdelningarna vara på samma sida, och affärsavdelningen och IT-avdelningen måste vara synkroniserade.

5. Förbättrar kundtillfredsställelsen och bibehållandet av kunderna

Bättre affärskommunikation innebär också bättre kundnöjdhet. Om kommunikationen är dålig inom en organisation händer två saker när det gäller kundservice och kundtillfredsställelse: För det första får de anställda i kundorienterade roller inte den information de behöver. För det andra kommer kunderna att känna av den låga medarbetarmoralen och få en negativ upplevelse.

En studie visade att de anställdas attityd har en betydande inverkan på kundnöjdheten, vilket i sin tur leder till ökade intäkter.

6. Eliminering av överbelastning av e-post

Allt från uppdateringar av framsteg till dataförfrågningar, arbetsuppgifter, interaktioner och feedback från anställda, mötesinbjudningar, kommunikation med kunder och leverantörer, leverans av dokument och födelsedagshälsningar - allt detta hanteras i allmänhet via e-post inom företag.

Enligt Radicati spenderar den genomsnittliga företagsarbetaren 25 % av sin arbetsdag på e-postrelaterade rutiner. Det är dock bara några få som är värda vår omedelbara hjälp. Många av de e-postmeddelanden vi får är helt irrelevanta för oss. Överbelastningen av e-post har minskat i intern företagskommunikation som använder effektiva plattformar för medarbetarengagemang och samarbete.

7. Minskar personalomsättningen

Företag med mer engagerade och nöjda anställda har mycket lägre omsättning. För att attrahera och behålla millennieungdomar och yngre generationer på arbetsplatsen måste arbetsgivarna se till att hålla sina anställda informerade om vad som är relevant för deras jobb.

Å andra sidan leder för mycket irrelevant information ofta till stress, oengagemang, frustration och därmed till att de anställda blir mindre nöjda.

8. Bättre kommunikation för distansarbetare

Fjärrteam är framtidens sätt att arbeta. Enligt statistiken kommer 73 % av alla affärsavdelningar att anställa distansarbetare år 2028. I rika länder som USA kan siffrorna till slut överstiga 75 procent.

Detta kräver en ny strategi för kommunikation, ledarskap och förvaltning. Grupper som arbetar på distans stöter på en rad olika kommunikationsproblem, bland annat samordning över tidszoner, övervinnande av informationsbarriärer och övervinnande av språkliga och kulturella hinder. Dessutom gör avståndet det svårt för gruppmedlemmarna att känna att de hör ihop. Förbättrad intern företagskommunikation kan dock göra stor skillnad för hur fjärrteam samarbetar och interagerar.

9. Eliminering av kommunikationshinder

Informationshinder är vanliga när det finns för mycket irrelevanta saker. Därför kan viktig information för en anställd snabbt hamna på fel plats. Effektiv intern kommunikation inom företaget och användning av lämpliga kommunikationsverktyg är avgörande för att övervinna denna svårighet.

10. Ökar de anställdas engagemang

När arbetsgivare vet hur de ska kommunicera med sina anställda på ett effektivt sätt lyckas de mycket bättre med att göra dem till varumärkesambassadörer. Att vara varumärkesambassadör är inte så svårt att uppnå som många företag tror. Faktum är att lyckliga anställda gärna bidrar till program för varumärkesambassadörskap.

Det finns fyra huvudsakliga sätt på vilka varumärkesambassadörskap och personalförtroende kan hjälpa ett företag att bedriva sin verksamhet:

• Öka medvetenheten om varumärket
• Förbättra arbetsgivarvarumärket och attrahera högkvalitativa kandidater
• Öka marknadsföringsinsatserna
• Öka försäljningen

Hur kan företag arbeta för en effektiv kommunikationsprocess?

(Källa)

1. Använd rätt kommunikationsverktyg

De verktyg som du använder för att kommunicera med ditt team kan ha stor betydelse för hur effektiv din kommunikationsprocess är. Om du använder verktyg som är långsamma, inte särskilt användarvänliga eller som kräver mycket utbildning för att de anställda ska kunna vänja sig vid kan det bli frustrerande för de anställda.

Denna frustration kan leda till missförstånd och förlust av produktivitet och tid. Som ett resultat av detta kan de verkliga budskapen bli otydliga i processen. Se därför till att göra din forskning om rätt verktyg för teamkommunikation och välj sedan klokt.

Ta hänsyn till ditt företags behov. Kontorstelefonsystem för små företag kan passa perfekt för ditt företag, men större organisationer kan ha andra krav.

2. Att veta vad du pratar om

Kloka män talar för att de har något att säga, dårar talar för att de måste säga något. - Platon

Oavsett om du talar till en kund, kollega eller affärspartner i en professionell egenskap talar du alltid för någon annan än dig själv. Du kan presentera din organisation, en tjänst eller en avdelning.

Du bör alltid vara medveten om vem du talar för och varför du kommunicerar. Tänk på följande innan du talar:

1. Vem talar jag för?
2. Varför talar jag?

3. Undvik att förolämpa människor

Förolämpa inte andra på samma sätt som du själv tappar humöret. Som en bra kommunikatör i näringslivet ska du komma ihåg att ditt mål är att anpassa din publik till dina mål. Människor är mycket mindre benägna att vilja lyssna, samarbeta eller samarbeta med dig om du inte respekterar dem på något sätt.

Att förolämpa någon annan ger dem dessutom ett nytt försvar som de tidigare saknade. Din attityd är nu den viktigaste punkten för uppmärksamheten, och det budskap som du verkligen försöker förmedla försvinner i bakgrunden.

4. Lyssna noga och med uppmärksamhet

Du lyssnar inte riktigt när du har en diskussion, och din uppmärksamhet är inriktad på vad du ska säga härnäst snarare än på vad den andra personen säger. Du kan misstolka eller förbise viktiga delar av deras budskap, vilket kan leda till fruktlösa beslut. Att ge dem hela din uppmärksamhet är det första steget till effektiv kommunikation.

5. Håll ett positivt kroppsspråk.

Förmågan att kontrollera ditt kroppsspråk är absolut nödvändig för kommunikationen. Genom att visualisera en linje som går från bröstet till taket eller himlen och som försiktigt drar dig högre upp kan du öva på att stå rakt upp. Var försiktig så att du inte går över gränsen. Du vill framstå som så naturlig som möjligt.

6. Håll utkik efter svåra känslor

Ibland orsakar svåra förhållanden många starka känslor. Vi måste kunna identifiera och hantera våra egna känslor om vi vill förbättra kommunikationen. Vi måste också kunna reagera på lämpligt sätt på andras uttryck av ilska eller missnöje.

Även om vi pratar med andra varje dag har vissa människor inte fått lära sig eller fått möjlighet att öva på lämpliga kommunikationstekniker.

Börja kommunicera bättre idag

Varje år toppar kommunikationsförmågan listan över de färdigheter som arbetsgivarna efterfrågar. Anledningen till detta är att kommunikation är det som gör att våra yrkesmässiga och personliga relationer fungerar smidigt. Det är så vi visar omsorg, katalyserar förändringar och får saker gjorda. Det är skäl nog att förbättra och fortsätta att förbättra dessa viktiga färdigheter. Som tur är kan vi alla lära oss att kommunicera bättre.

Genom att förstå mer om kommunikationsstilar kan du göra dig hörd, oavsett vem du pratar med. Och det är en viktig del av att leda andra och hjälpa dem att förstå din synvinkel.

Kom ihåg att de flesta människor har en blandning av olika kommunikationsstilar och att de kan ändra sig beroende på humör och situation. Det är ditt jobb som kommunikatör - och ledare - att se till att alla förstår dig, oavsett vem du har att göra med. Oavsett vilken stil du har, om du utvecklar ett sätt att kommunicera med ditt team som fungerar för dig är du på väg mot framgång för ditt företag.