Skapa en fantastisk möteskultur för ditt team

Intro

En genomsnittlig anställd tillbringar 6 timmar på möten. Chefer tillbringar i genomsnitt mer än 23 timmar i veckan i möten, och den siffran ökar enligt forskning. Möten är en aktivitet som tar upp så mycket tid och energi på arbetsplatsen. De får lite uppmärksamhet ur ett kulturellt perspektiv, och det läggs inte tillräckligt mycket kraft på detta problem. Möten är ett av de mest kritiska, men förbisedda områdena inom företagskulturen.

Orsakerna till denna brist på uppmärksamhet är många. Det finns ingen tydlig process för att göra dem effektiva. Informationsutbytet sker ibland i sista minuten och är informellt. Undersökningen av möten är omfattande och mångsidig, men med tanke på att mötena är så olika till sin natur tenderar det att finnas få användbara resultat.

Vi på Hybryd har ägnat det senaste året åt att förbättra möten i organisationer av alla slag. Vi har lärt oss av hundratals experiment och försök hur möten flyter på. Nedan följer några av våra viktigaste resultat.

Möten som genomförs på ett sätt som sätter kulturen i första rummet

Kulturen är ett företags själ, det är den uppsättning övertygelser och beteenden som styr hur människor agerar och interagerar. När du tar in nya medlemmar är mötena hur teamet interagerar. Möten är det som ger dina nya lagkamrater de bästa ledtrådarna till din kultur. Det är på mötena som de verkligen kommer att märka av den. De är ett fönster till er organisation.

Hur kan möten förstärka kulturen?

• Vet de personer som bjuds in till ett möte vad mötet handlar om?
• Vet de vilket resultat mötet är tänkt att uppnå?
• Delar mötesledaren information i tid?
• Känner sig deltagarna bekväma med att dela med sig av sina idéer?
• Finns mötesresultat och beslut tillgängliga för personer som inte deltog i mötet?
• Är de endast tillgängliga för en utvald grupp människor?

Möten förstärker den kultur som du vill bygga upp.

Medan vissa mötesrutiner leder bort från den önskade kulturen, förstärker andra mötesrutiner en positiv kultur. Kunderna kom till oss för att de vill förbättra både resultaten och kulturen. Företagen införde ofta nya mötesprocesser, möten strukturerade med det högsta ledarskapet och en övergripande ram för mötet. Problemet är att få teamet med på dessa processer.

Nyckeln till bättre resultat är att göra det lätt för gruppmedlemmarna att ta till sig ramverket. Det måste vara tydligt, lätt att använda och finnas där när de behöver det.

Här är några av de bästa metoderna som hjälper dig att bli en möteshjälte:

• Sätt upp ett mål, se till att det är specifikt och genomförbart.
• Sätt upp en dagordning för att se till att inget missas under mötena.
• Agendor ser också till att alla i teamet är på samma sida när mötet börjar.
• Förberedelsearbete när det finns kunskapsluckor som behöver åtgärdas innan mötet börjar.
• Anteckningar, även små påminnelser, bidrar till att öka informationsutbytet inom företaget.
• Att tilldela anteckningar till åtgärder underlättar ansvarsskyldigheten mellan mötena för att säkerställa att projektet lyckas.

Efter de första mötena med det här systemet kommer du att se en tydlig förändring i både resultat och medarbetarnas engagemang. Framgångsrika mål och ansvarstagande hjälper alla företag och deras kultur.

Hur bör din kultur påverka dina möten?

Din kultur bör vara vägledande för hur dina mötesprocesser tillämpas och hur dina möten genomförs. I den nya världen med hybridarbete arbetar arbetsgrupper ofta med blandade modeller. Det är viktigare än någonsin att hålla ett noggrant öga på kulturen. De möten som dina team har erbjuder en mängd möjligheter att uttrycka de värderingar och mål som företaget har.

Att respektera allas tid, kommunicera tydligt och underlätta informationsöverföring är bara några av de sätt på vilka du kan stödja kulturen genom möten. Tydliga mål, agendor och förarbete är bara några av de viktiga verktyg som kan hjälpa dig på vägen.