8 bra strategier för att bygga upp ett kundtjänstteam för ditt företag

Intro

En nöjd kund är bränslet som får alla företag att växa. För att säkerställa varumärkets framgång och hålla kunderna nöjda behöver du ett bra kundsupportteam som effektivt kan hantera och lösa kundernas utmaningar.

Ett högkvalitativt och professionellt supportteam kommer att få kunderna att återkomma för återkommande köp och öka intäkterna för verksamheten. De förstår och vet hur de ska förhålla sig till kundernas behov och effektivt lösa dem.

Den här artikeln visar hur varumärken kan bygga upp bra kundsupportteam, skapa förtroende hos kunderna när de hanterar deras problem och visa dem hur de kan få ut värde av verksamheten.

1. Använd de kanaler som kunderna oftast använder.

Kunderna föredrar olika kommunikationskanaler och ditt supportteam bör ha olika kanaler för att kommunicera med målgruppen. Dessa kanaler inkluderar

• Konton i sociala medier
• Chatt i realtid. Till exempel riktar sig vår livechattbot på webbplatsen till kunder som vill få hjälp av supportteamet för att få veta mer om verksamheten.

Källa: Ranktracker Ranktracker

• Forum
• Telefonsamtal
• Kunskapsbas
• E-postmeddelanden

Maximera de kanaler som kunderna använder för att interagera med ditt företag. Mät prestandan i de olika kanalerna och investera mer i de kanaler som har högst spårning för att leverera de bästa kundsupporttjänsterna.

2. Använd rätt verktyg

Kundsupport bör integrera alla andra avdelningar i en organisation. Det är viktigt att ha ett verktyg som kan integreras med alla andra avdelningar i företaget.

Integrerade kommunikationskanaler bidrar till att förbättra kommunikationen mellan de olika teamen och gör det lättare att fatta välgrundade beslut för att lösa kundernas behov.

Se till att verktygen har rätt funktioner och är kostnadseffektiva, och att supportteamet och andra avdelningar vet hur de ska använda dem för att enkelt kunna hantera kundernas behov.

Med rätt verktyg kan du automatisera repetitiva uppgifter inom supportteamet och göra det enkelt att hantera konsumenternas krav.

Till exempel kan rätt programvara för livechatt hjälpa till att besvara kundernas frågor när de är inne på webbplatsen och söker mer information och hjälp med sina problem. Genom att använda ett effektivt ärendehanteringssystem kan man förbättra svarstiden för kundernas behov.

3. Få feedback från kunderna

Feedbacken hjälper supportteamet att förbättra sin effektivitet när det gäller att hantera kundernas utmaningar. Teamet kan också samla in feedback mellan sig själva och inom andra avdelningar på företaget, t.ex. försäljning och marknadsföring, för att få veta mer om kundernas behov.

Låt en kundrepresentant gräva djupare i kundupplevelsen och få förstahandserfarenheter och feedback. Representanten får djupare insikter i kundernas problem, de utmaningar de står inför när de ska lösa problemen och möjligheterna att förbättra tjänsteleveransen.

Genom att arbeta med djupare insikter från kunden kan man skapa en djupare relation till varumärket, bygga upp ett större förtroende och en positiv kundnöjdhet samt behålla kunderna under en längre tid.

Du kan också använda en proaktiv strategi och kontakta kunderna för att få deras feedback. Med hjälp av feedbacken kan du justera strategin och kommunikationsmönstren till kunder och potentiella kunder för att leverera utmärkt kundservice till kunderna. Bygg en kundcentrerad kultur med ditt supportteam för att kunna leverera de bästa supporttjänsterna till dina kunder.

Med hjälp av kundfeedbacken vet du vad som fungerar bäst för ditt supportteam och vilken typ av tjänster och upplevelser som kunderna älskar med ditt varumärke, så att du kan ge dem det bästa värdet när de löser sina utmaningar.

4. Anställ ett bra team för kundsupport.

Ställ bland annat dessa frågor när du annonserar och letar efter kandidater att anställa för ditt företags kundsupport.

• Hur kommer du att hantera kundklagomål?
• Hur snabbt kommer ni att kunna svara på kundernas behov?
• Hur kommer de att uppträda när de hanterar kunder? Deras språk, ton osv.
• Vilka färdigheter bör ditt supportteam ha?

Välj medarbetare som har empati och goda kommunikationsfärdigheter bland andra färdigheter för att hantera dina kunders behov. De svar som kandidaterna ger på ovanstående anställningsfrågor och andra kommer att bidra till att mäta deras erfarenhet och expertis inom kundsupport.

Se till att alla avdelningar inom kundsupportteamet är välorganiserade. Här är strukturen för kundsupportteam för varumärken.

Källa

Du måste anställa supportpersonal som brinner för ditt företags produkter eller tjänster eftersom de kommer att ha egen motivation att veta mer om produkten och kundernas behov när det gäller deras smärtor.

5. Erbjuda utbildning till kundsupportteamet

För att leverera värde till kunderna och betjäna dem på ett effektivt sätt bör varumärkena utbilda sin supportpersonal i hur verksamheten fungerar och stärka teamets värderingar genom coachning och utbildning.

Utbildnings- och mentorskapssessionerna bör vara omfattande och täcka alla områden som rör kundernas behov och problem, t.ex. kunskap om produkterna eller tjänsterna, konfliktlösning och de bästa effektiva kommunikationsstrategierna med kunderna.

Till exempel har vårt kundsupportteam omfattande kunskap om de tjänster nedan som vi erbjuder våra kunder.

Källa: Ranktracker Ranktracker

Utbildningen ger kundsupportteamet möjlighet att hantera de utmaningar som kunderna ställs inför. Den ökar också deras förtroende och förmåga att utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt. Supportteamet kan fatta självständiga beslut som påverkar kundnöjdheten.

Med bra utbildning och avancerade färdigheter kan supportteamet hantera kundförfrågningar och problem på ett professionellt sätt, skapa förtroende för varumärket och öka antalet konverteringar. Teamet bör ha dessa fantastiska färdigheter

• Kommunikation
• Empati
• Positiv inställning
• God organisationsförmåga
• Förmåga att lyssna
• Tålamod och vänlighet
• Tidshantering

Utöver utbildningen bör teamet ha gedigen grundläggande kunskap om företagets produkter och tjänster för att kunna hantera kundernas behov och visa dem värdet av deras verksamhet.

6. Mät rätt parametrar för kundsupport

Att spåra rätt mätvärden för företagets försäljning och intäktstillväxt är en bra indikator på hur bra din kundsupport mår. Forskning visar att missnöjda kunder lämnar ett företag och letar efter ett annat. De lämnar också negativa recensioner som kan skada företagets image.

Mätvärdena avslöjar mer än bara siffror från kunderna. De visar de beteendemönster och den feedback som kunderna har om det du erbjuder. Några av dessa mätvärden att spåra inkluderar:

• Betyg för kundnöjdhet
• Net promoter score mäter kundlojalitet och kundnöjdhet. Här är ett exempel på det

Källa: ProProfs ProProfs

• Lösning vid första kontakten
• Kundbortfall
• Betyg för kundansträngning
• Betyg för kundhälsa

När du mäter mätvärdena, kontakta regelbundna prestationsutvärderingar från data om de mätvärden du följer och förbättra de områden som kommer att leda till mer tillfredsställelse för kunden.

7. Sätt upp mål för ditt supportteam

För att säkerställa att supportteamet arbetar effektivt måste du sätta upp mål för teamet. Dessa mål kan vara att minska svarstiden för kunderna, hantera kundernas utmaningar på ett professionellt sätt och öka kundnöjdheten.

Du bör känna till dina kunders förväntningar på ditt varumärke, t.ex. tydlig kommunikation, och ha dem som mål för att maximera förtroendet hos kunderna och behålla dem under lång tid.

Var tydlig med vad du vill att ditt supportteam ska uppnå för att ditt företag ska växa inom den specifika tidsramen. Sätt upp mål som ligger i linje med företagets vision och som också är kundcentrerade för att säkerställa kund- och affärsframgång i stort.

Du kan också skapa belöningsprogram för kundsupportteamet som anstränger sig extra för att leverera utmärkta tjänster till kunderna och för varumärkets tillväxt.

Uppmuntra samarbete och teamwork inom supportteamet för effektiv kundhantering. Kan använda teamets styrelsemöten och brainstormingsessioner om kundutmaningar och hur de ska lösas.

Tänk på medarbetarnas välbefinnande när du sätter upp mål och pressa dem inte för hårt eftersom det kan äventyra deras leverans av professionell support till kunderna. Ge rimliga arbetsbelastningar och ha flexibla arbetsscheman och stöd.

8. Använd beteendeanalys för att anpassa kundsupporten

Med hjälp av analyser kan du få reda på hur användarna beter sig när de interagerar och engagerar sig i ditt företag. Det är lätt att förutse kundbeteenden och ha en strategi för att hjälpa dem när de tar upp problem som behöver lösas.

Med hjälp av beteendeanalys från dina kunder kan ditt supportteam vara väl rustat för att hantera och lösa kundernas problem eftersom de kan förutse dem baserat på deras beteenden när de engagerar sig och interagerar med varumärkets produkter eller tjänster eller på de olika kommunikationskanalerna.

När kunderna får personlig support för sina utmaningar bygger de upp ett större förtroende för varumärket och gör upprepade köp. Du kan också spionera på dina konkurrenter och se hur deras kundsupportteam från olika kanaler hanterar sina kunder.

Slutsats

Att ha ett supportteam som vet hur man hanterar kundernas behov och tillhandahåller lösningar på deras problem. En nöjd kund är en drivkraft för tillväxten i alla företag. Bra kundsupportteam bygger varumärkets rykte och förbättrar varumärkesbilden för kunder och framtidsutsikter. Bygga mer lojalitet och förtroende hos kunder som leder till upprepade inköp och mer försäljning och intäkter.

Använd dessa strategier för att bygga upp ett bra kundsupportteam som kommer att öka försäljningen genom att ge professionell hjälp till kunderna och få dem att använda företagets tjänster eller produkter.

Se till att du håller dig uppdaterad om de senaste trenderna när det gäller konsumenternas behov och marknaden för att kunna erbjuda bästa möjliga kundsupport.