7 Bästa SaaS Spend Management-plattformen 2023

Introduktion

Visste du att programvarukostnader är den tredje största kostnaden i en organisation, efter kostnader för anställda och kontorshyra?

Ja, SaaS-applikationer är, till skillnad från äldre appar, lättare att köpa. Alla som har tillgång till ett företagskreditkort kan köpa en SaaS-applikation utan godkännande från IT- eller finansavdelningen.

Dessa okontrollerade utgifter, som tekniskt kallas "skugg-IT", ökar antalet gratis och icke godkända appar i din SaaS-portfölj. Dessa appar döljs för IT- och ekonomiteamen och kan leda till missade förnyelser och, i värsta fall, även dataintrång.

Det är här SaaS plattformar för spend management kommer in i bilden. I det här blogginlägget utforskar vi de sju bästa plattformarna som finns tillgängliga idag och diskuterar fördelarna med att använda sådan programvara.

Vad är en SaaS-plattform för utgiftshantering?

En SaaS spend management-plattform är en mjukvarulösning som är utformad för att optimera och effektivisera SaaS-apparnas processer för upphandling, utgifter och kostnadshantering.

Den kan integreras med era ekonomi-, SSO- och HRIS-system för att ge företag omfattande insyn i sina SaaS-kostnader, skugg-IT och hjälpa till att effektivt kontrollera kostnaderna.

IT- och HR-teamen kan använda den insyn som en SaaS spend management-plattform ger för att identifiera skugg-IT och eliminera dubblerade appar. Dessa verktyg har också realtidspåminnelser och arbetsflöden för att förhindra automatiska förnyelser och hjälpa ditt team att förnya SaaS-kontraktet i tid.

Ökade SaaS-kostnader på grund av missade förnyelser, skugg-IT etc. kommer att påverka era budgetbeslut och intäkter om de inte kontrolleras. Så låt oss titta på de bästa SaaS spend management-verktygen som kan hjälpa dig att optimera dina SaaS-kostnader.

De 7 bästa SaaS-plattformarna för utgiftshantering

CloudEagle

CloudEagle tar ledningen eftersom det är en av de mest omfattande plattformarna för spend management på den här listan. Dess omfattande apphantering, kostnadsoptimering, upphandling, leverantörshanteringsfunktioner och användarvänliga gränssnitt har gjort det till en go-to plattform för små och medelstora företag och företag.

CloudEagle kan integreras med era interna SSO-, finans- och HRIS-system. På så sätt får du 100 % insyn i din SaaS-stack, kan spåra appanvändning, identifiera underutnyttjade och duplicerade appar och hålla skugg-IT under kontroll.

Plattformen erbjuder också automatiserade arbetsflöden för att effektivisera upphandlingsprocessen och förnyelser, vilket sparar värdefull tid och ansträngning för ditt team. Med CloudEagle blir det enkelt att hantera avtal och fakturor, eftersom du kan lagra dem på ett ställe och enkelt spåra dem.

CloudEagles SaaS inköpsexperter hjälper dig att hitta rätt programvara och förhandlar för din räkning för att köpa rätt programvara till rätt pris. CloudEagle är dessutom utmärkt på att övervaka förnyelser. De skickar påminnelser via Slack och e-post 90 dagar innan tidsfristen för förnyelse löper ut och eskalerar dem till olika intressenter tills avtalet har förnyats.

Funktioner

• Applikationssynlighet och korrekta insikter om användningen
• Automatiserad provisionering och deprovisionering av användare
• Arbetsflöden för upphandling och förnyelse
• Slack-notiser för upphandlingar och förnyelser
• Tjänster för assisterade köp
• AI-driven motor för rekommendation av leverantörer
• Licens- och kontraktshantering
• Anpassade rapporter.

Prissättning

Startpaketet är prissatt till $1000 per månad.

Finly

Finly är en avancerad molnbaserad ekonomihanteringslösning som är byggd för att spåra och hantera utgifter och kostnader som uppstår för användare och verksamheter inom en organisation. Det fina med Finly är att det kan spåra och behandla alla utgifter, oavsett om de finns på papperskvitton eller i digitala register.

Finly är utrustat med OCR-teknik (Optical Character Recognition), vilket gör att verktyget kan extrahera relevant information från kvitton, inklusive datum, leverantörsuppgifter och utläggsbelopp. Denna information bearbetas sedan för att automatiskt generera omfattande utgiftsrapporter.

Rapporterna skickas sedan till cheferna för granskning och godkännande. När de har godkänts går de vidare till ekonomiteamet för ersättning, vilket säkerställer en snabb och korrekt hantering av de anställdas utgifter.

Om din SaaS-stack har dubbla applikationer på grund av skugg-IT kan Finly hjälpa dig att ta reda på vem som köpte applikationen genom att analysera kvitton eller fakturor. Genom att använda ekonomihanteringsverktyg som Finly kan organisationer förbättra ansvarsskyldigheten för skugginköp och genomföra åtgärder för att förhindra att de upprepas.

Funktioner

• Automatiserade arbetsflöden
• Spårning av aktiviteter och utgifter
• Hantering av ersättningar
• Automatisera avtalsbetalningar
• Hantera betalningar av inköpsorder
• Budgetkontrollsystem
• Hantering av kreditkortsbetalningar för företag

Prissättning

Tre prisnivåer är tillgängliga: Småföretag, snabb tillväxt och Enterprise. Vilken typ av företag är du i? Är du ett snabbväxande nystartat företag? Du kan kontakta Finlys team för prisinformation.

Ramp

Till skillnad från de andra plattformarna på den här listan erbjuder Ramp en unik lösning som skulle förhindra anställda från att köpa SaaS-applikationer utan IT-godkännande: Ett företagskort från Ramp.

Hur kan ett företagskort förhindra att anställda gör skuggköp?

Dessa kort kan konfigureras på olika sätt. Du kan t.ex. tilldela kortet en specifik budget som förhindrar att teamen spenderar för mycket pengar, och du kan också begränsa utgifterna på dessa kort för att hålla utgifterna optimerade.

Med Ramp visitkort blir SaaS budgetering enkel eftersom varje avdelning kan tilldelas ett dedikerat företagskort med en fördefinierad budget som är skräddarsydd efter deras behov. Detta tillvägagångssätt ökar ansvarsskyldigheten och förhindrar skugginköp.

Förutom visitkort är Ramp också en robust plattform för kostnadshantering och leverantörshantering. Den förenklar betalningsprocesserna genom att samla in och verifiera kvitton på ett korrekt sätt, vilket garanterar en smidig upplevelse för användarna.

Funktioner

• Leverantörs- och kostnadshantering
• Sätt upp utgiftstak för visitkort
• Svartlista leverantörer för att förhindra oönskade inköp
• Förhindra att leverantörer tar ut högre avgifter vid automatiska förnyelser
• Kartlägga transaktioner till rätt leverantör
• Fördefinierade arbetsflöden för godkännande av inköp
• Centralisera alla kostnader för anställda och SaaS för enkel hantering.

Prissättning

En kostnadsfri provperiod är tillgänglig. Du måste kontakta teamet för att få veta mer om prissättningen.

Spendesk

Spendesk är en intuitiv spend management-lösning som hjälper företag att effektivt hantera sina användar- och applikationskostnader. Den erbjuder olika dynamiska funktioner som kostnadsautomatisering, virtuella kort, fakturamatchning med OCR etc. för att effektivisera utgiftshanteringen.

Det gör det möjligt för företag att automatisera repetitiva utgifter, minska manuellt arbete, spara tid och öka teamets produktivitet. Denna automatiseringsfunktion effektiviserar processen för hantering av utlägg och säkerställer enhetlighet.

OCR-mjukvaran (Optical Character Recognition) gör det möjligt för Spendesk att automatiskt matcha fakturor med utläggsredovisningar. Detta bidrar till att korrekt relatera utgifterna till relevanta fakturor och förenklar avstämningsprocessen.

Precis som Ramp tillhandahåller Spendesk virtuella kreditkort för engångsbruk, som kan användas för säkra onlineköp inom en organisation. Dessa kort kan konfigureras med utgiftsgränser och fördefinierade budgetar för att förhindra att användarna spenderar för mycket på produkter och tjänster.

Funktioner

• Virtuella kort och kunddebetkort
• Budgetkontroll på kort
• Spåra finans- och redovisningstransaktioner i realtid
• Skapa fördefinierade utgiftsregler
• Hantera app-prenumerationer enkelt
• Ersättning för utlägg.

Prissättning

Du kan få en anpassad offert från teamet baserat på dina krav.

Payhawk

Nästa företag på vår lista över de bästa SaaS-programmen för utgiftshantering är Payhawk, som kombinerar företagskort, hantering av flera enheter, utgiftshantering och leverantörsreskontra i en och samma plattform.

Den enhetliga lösningen ger bättre insyn i kassaflödet, optimerar utgifterna och förenklar koncernövergripande planering, så att företagen kan hantera sina finansiella processer på ett effektivt och rationellt sätt.

Företagskort har funktioner för utgiftshantering, t.ex. utgiftsgränser, policyer och regler för att konfigurera budgetar och kontrollera individuella och teambaserade utgifter. Du kan spåra användningen i realtid och frysa kortet och ytterligare transaktioner när användare är inblandade i skuggköp.

Det bästa med Payhawk-kort är att du inte behöver hantera enskilda kort. Kontoautomatiseringsfunktionen gör att du kan spåra och hantera kort i bulk. Du kan ställa in budget- och utgiftsregler och tillämpa dem på hela avdelningen med ett klick.

Funktioner

• Proaktiv budget- och utgiftskontroll
• Hantering av bulkkort
• Skapa kort med gemensamma, fördefinierade budgetar
• Utgiftshantering
• Arbetsflöden för godkännande är tillgängliga
• Payhawks mobilapp är tillgänglig

Prissättning

• Premiumkort - 199 €/månad
• Allt-i-ett-utgifter - 299 €/månad
• Enterprise - Anpassad offert baserat på krav

Fördyra

Expensify är ett molnbaserat system för hantering av företagskostnader som hanterar kostnader och transaktioner genom databehandling i realtid.

Den erbjuder en rad funktioner för att effektivisera kostnadsspårning, analysera användarnas utgiftsmönster, hantera leverantörsrelationer, skapa en robust budgetplan, hantera kvitton och hantera ersättningsprocesser.

Expensify erbjuder även företagskreditkort som hjälper ekonomiteamen att kontrollera och hantera sina utgifter på ett effektivt sätt. Du kan ställa in smarta gränser för varje kort för att kontrollera utgifterna. När gränsen har nåtts stängs kortet av tills den tidigare utgiften har godkänts.

Du kan skapa smarta och omfattande utläggsrapporter genom att sammanställa individuella utlägg och grupputlägg med anpassningsbar formatering. Du kan dela dessa rapporter med kollegor, chefer eller ekonomiavdelningar för samarbete och för att underlätta smarta beslut.

Funktioner

• System för att upptäcka Rogue Agents för efterlevnad
• Utläggs- och fakturahantering
• Centraliserade researrangemang och personliga betalningar
• Avancerade automatiserade arbetsflöden och integrationer
• Prioriterat stöd
• App för scanning av kvitton.

Prissättning

• En gratisversion tillgänglig med begränsade funktioner
• Collect-planen kostar $5/användare/månad med Expensify-kort
• Priset för kontrollplanen är $9/användare/månad med Expensify-kort.

Spendflo

Spendflo är en heltäckande plattform för SaaS-hantering och spendhantering med många funktioner för att hantera hela SaaS-livscykeln, från apphantering till upphandling och spendhantering.

Påskynda SaaS-köpsprocessen genom att automatisera arbetsflödena för godkännande. Använd färre manuella timmar och låt ditt team fokusera på mer strategiska uppgifter för att hantera dina SaaS-kostnader.

Spendflo kan integreras sömlöst med era interna SSO- och ekonomisystem för att spåra spenddata. Du kan få en 360-gradersvy av hur mycket ditt team spenderar på varje applikation. Jämför de planerade utgifterna med de faktiska utgifterna och beräkna var ni har spenderat för lite eller för mycket. Detta hjälper dig att planera din budget på ett effektivt sätt.

Analysera användningsdata för varje applikation, identifiera underutnyttjade licenser och dimensionera dem rätt för att öka besparingarna inom SaaS, vilket kommer att ha en betydande inverkan på slutresultatet.

Funktioner

• Hantera ansökningar och avtal från en och samma plats
• Utgiftsanalys och noggrann spårning av användning
• Automatiserade arbetsflöden för godkännande och assisterade köp
• Riskbedömning av leverantörer
• Genomföra en opinionsundersökning
• Hantera portfölj, utgifter och säkerhet från en och samma plattform.

Prissättning

Startpaketet kostar 2 500 USD per månad (faktureras årligen), och priset ökar baserat på dina årliga utgifter.

Fördelar med att använda programvara för spendhantering

Att implementera en SaaS-plattform för spendhantering kan ge många fördelar för ditt företag. Här är några av de viktigaste fördelarna:

Optimering av kostnader

En plattform för spendhantering hjälper er att få insyn i era SaaS-kostnader genom SSO och finansintegrationer, så att ni kan identifiera onödiga licenser och eliminera överflödiga tjänster, vilket resulterar i betydande kostnadsbesparingar.

Synlighet och centraliserad spårning

Med en plattform för spendhantering kan du få en överblick över hela din SaaS-stack och konsolidera alla dina SaaS-applikationer på ett ställe, vilket gör det enkelt att spåra, övervaka och hantera. Fullständig insyn förhindrar skugg-IT, dubbletter och överflödiga appar och säkerställer efterlevnad av företagets policyer.

Strömlinjeformade arbetsflöden

Programvara för spend management kan automatisera repetitiva uppgifter som fakturahantering, kostnadsspårning och arbetsflöden för godkännande, vilket minskar det manuella arbetet och ökar produktiviteten.

Spårning av användning

Tack vare integrationsmöjligheterna i mjukvaran för spend management kan ni spåra användningen av applikationer i realtid. Identifiera oanvända och underutnyttjade appar och gör nödvändiga optimeringar för att kontrollera utgifterna.

Hantering av kontrakt och förnyelse

Dessa plattformar erbjuder omfattande funktioner för kapitalförvaltning, så att ni kan spåra avtalsvillkor, automatisera förnyelser och förhandla fram bättre avtal med leverantörer med hjälp av assisterade inköpare.

Slutsats

Här är de sju bästa plattformarna för hantering av SaaS-kostnader att leta efter 2023. Programvarukostnader har blivit en okontrollerbar börda för finansteamen på grund av avsaknaden av ett sofistikerat system för att hantera hela SaaS-portföljen.

Du kan använda plattformar som CloudEagle och Spendflo för bättre SaaS-hantering och processer för spend management. Få fullständig insyn i vad dina team använder och var de spenderar, och fatta nödvändiga optimeringsbeslut för att öka SaaS-besparingarna.

Plattformar som Ramp och Expensify tillhandahåller virtuella kreditkort för företag, som kan användas för att kontrollera teamets utgiftsmönster och hålla utgifterna väl inom budgetramarna.

Så vad är det bästa valet för dig?